GUIDE UTILISATEUR. «L espace collaboratif»

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1 GUIDE UTILISATEUR «L espace collaboratif»

2 Sommaire 1. CONNEXION 1.1. Se connecter à l ENRS 1.2. Se connecter à l outil collaboratif Share 2. PROFIL UTILISATEUR 3. MON TABLEAU DE BORD 4. SITE COLLABORATIF 4.1. Vous êtes invité à rejoindre un site 4.2. Vous souhaitez accéder à vos sites 5. L ESPACE DOCUMENTAIRE 5.1. Les principales actions sur les documents 5.2. Création des dossiers et des sous-dossiers 5.3. Comment se déconnecter de l espace collaboratif 6. AUTRES FONCTIONNALITES DE L ESPACE CO Calendrier 6.2. Liens 6.3. Forum de discussion 7. ASSISTANCE ET SUPPORT 2 / 17

3 1 CONNEXION 1.1 Se connecter à l ENRS L accès aux espaces collaboratifs nécessite la création d un compte d accès à l ENRS (Espace Numérique Régional de Santé). Ce compte d accès est délivré par Alsace e-santé sur demande et fourniture des informations nécessaires à sa création. Après validation de ces informations, le compte est créé et vous recevrez un permettant d activer votre compte. En suivant les instructions de ce message, vous pourrez activer votre compte. 3 / 17

4 1.2 Se connecter à l outil collaboratif Share - Ouvrez un navigateur internet (IE, Chrome, Firefox, Safari) - Connecter-vous à l ENRS : Accéder à l ensemble des services d Alsace e-santé Vous pouvez alors atteindre la page des logins, gérer votre compte, voire trouver de l aide 4 / 17

5 - En cliquant sur «accéder au service» de la rubrique «Espaces collaboratifs», vous arrivez à la page de saisie de votre login. - Vous pouvez également arriver directement sur la mire de connexion à cette adresse : Pensez à mettre cette adresse dans les favoris de votre navigateur internet. 5 / 17

6 2 PROFIL UTILISATEUR Une fois connecté, la page d accueil de l application s affiche. Vous accédez aux informations de votre compte (profil) en cliquant sur votre nom. La page suivante apparait : Vous pouvez activer ou désactiver la notification des modifications apportées sur les sites dont vous êtes membre, comme des ajouts de documents. (active par défaut) Lister des contenus que vous avez déposés. Vous retrouvez également les informations vous concernant : les sites collaboratifs auxquels vous avez accès («Sites»), les utilisateurs qui vous suivent («Me suit»), ainsi que ceux que vous suivez («Suivis par moi») 6 / 17

7 3 MON TABLEAU DE BORD Votre tableau de bord de l espace collaboratif se personnalise! Il est possible de changer la configuration par défaut du tableau de bord. Cliquez sur l icone Vous choisissez les «dashlets» T à afficher. (Ce sont les éléments graphiques qui vous permettent d appeler un service ou une fonctionnalité. Ils composent votre tableau de bord) Il permet de regrouper l ensemble de vos activités et les différents sites collaboratifs auxquels vous participez. (Rappel : l application Share utilise le terme «site» pour désigner un espace collaboratif sur une thématique donnée) Au cours de votre navigation dans les espaces documentaires, un menu s affiche et vous permet de vous déplacer dans les services et fonctionnalités de l application. 7 / 17

8 Configuration du tableau de bord Modifier le nombre et la disposition des colonnes Ajouter, enlever, déplacer les dashlets en les faisant glisser vers la position souhaitée. Pour supprimer un dashlet, glissez-le dans la corbeille. 8 / 17

9 4 SITE COLLABORATIF Un site collaboratif est un espace de travail numérique accessible à plusieurs utilisateurs ou groupes d utilisateurs. 4.1 Vous êtes invité à rejoindre le site Lorsqu un site est mis à disposition par un autre utilisateur ; vous recevez un d invitation à rejoindre celui-ci, tel que ci-dessous : Le gestionnaire de site vous affecte un rôle (lecteur, collaborateur, ) sur le site qui définira vos droits sur les documents. Pour accepter l invitation, suivez les instructions du message à savoir : - Se connecter sur en saisissant votre identifiant et votre mot de passe. - A partir de votre tableau de bord, dans «Mes tâches», cliquez sur l invitation puis sur «Accept». Une fois l invitation acceptée, vous retrouvez le site dans votre tableau de bord, dans «Mes sites» 9 / 17

10 4.2 Vous souhaitez accéder à vos sites Le Menu «Sites T.» vous permet d accéder à vos sites ou de les rechercher. Le dashlet «Mes sites» propose également l affichage de vos sites (un système de «favoris» est disponible) Le tableau de bord du site sélectionné s affiche : Accès à l espace documentaire Ne pas confondre votre tableau de bord avec le tableau de bord du site! 10 / 17

11 5 L ESPACE DOCUMENTAIRE Accessible depuis le tableau de bord du site NAVIGATION Accès rapide aux documents à partir de l arborescence de fichiers CONTENU Ensemble des documents classés dans une arborescence définie ACTIONS (Affichage par survol de la souris) Description détaillée ci-dessous 5.1 Les principales actions sur les documents Cette partie décrit les actions les plus fréquentes. Elles sont disponibles en fonction de votre rôle (lecteur, contributeur) en survolant la ligne du document A cocher pour sélectionner un ou plusieurs éléments Un menu vous propose les différentes actions possibles sur le document 11 / 17

12 «Télécharger» Vous pouvez télécharger un document sur votre poste de travail. Cliquez sur «Télécharger», une fenêtre vous invite à ouvrir ou enregistrer le fichier. En sélectionnant plusieurs documents (case à cocher), la fonction «Eléments sélectionnés» s active, vous permettant de télécharger (sous forme archive ZIP) des documents simultanément. D autres fonctions sont disponibles, suppression, déplacement des fichiers. «Voir dans le navigateur» Vous ouvrez le document dans une nouvelle fenêtre de l explorateur ou sur votre poste de travail en visualisation (vous pouvez par exemple imprimer le document depuis cet endroit). «Editer hors ligne» L édition hors-ligne crée une copie de travail du fichier. L élément d origine reste dans l espace documentaire et les autres utilisateurs peuvent uniquement le visualiser ou le télécharger. Le message suivant s affiche : Vous pouvez ensuite «Annuler l édition», le document est libéré, il est à nouveau disponible et éditable «Importer une nouvelle version» Cela permet de déposer le document modifié. L historique des versions est tracé. Cette fonctionnalité permet de conserver un historique sur les fichiers ajoutés et de revenir, le cas échéant, à une version plus ancienne. «Supprimer le document» L utilisateur peut supprimer les documents dont il est l auteur 12 / 17

13 «Importer dans l entrepôt» La plupart des formats de documents sont acceptés par l application : txt, xls, doc, jpg, Il est également possible de déposer un document par «glisser/déposer» directement depuis l arborescence de votre poste de travail. «Tagger un document» Afin de retrouver plus facilement un élément contenu dans un site (document et dossier), vous pouvez le tagger. Une fois les éléments marqués, ils sont regroupés par les différents tags. «Tag» (balise, étiquette) : mot-clé attaché à un élément dans le but de permettre la classification et la recherche de cet objet. Ajouter un nouveau tag : Cliquez sur «Editer les propriétés» Sélectionner un tag dans la T liste ou saisissez un nouveau tag (la sélection se fait en cliquant sur l icone 13 / 17

14 «Rechercher un document» Vous disposez d un moteur de recherche pour retrouver vos documents. Il se situe en haut à droite, à côté de votre nom (disponible quel que soit l écran). Une recherche lancée à partir de votre tableau de bord personnel, ou à partir d un site, affiche les correspondances trouvées dans tous les sites. Une recherche avancée est proposée en cliquant sur la loupe La recherche avancée vous permet de multiplier les critères de recherche. «Trier les documents ou dossiers» Sélectionner dans la liste, la méthode de tri choisie 14 / 17

15 5.2 Création des dossiers et sous-dossiers (si habilitations) 5.3 Comment se déconnecter de l espace collaboratif Accessible en cliquant sur la flèche à côté de votre nom, ce menu est disponible quelle que soit la page ouverte 15 / 17

16 6 AUTRES FONCTIONNALITES DE L ESPACE COLLABORATIF En plus de l espace documentaire, d autres fonctionnalités sont proposées et peuvent être mises à disposition par le gestionnaire du site. Elles sont visibles dans le bandeau supérieur : Les fonctionnalités disponibles sont visibles dans le bandeau supérieur 6.1 Le calendrier L outil «Calendrier» permet de consulter, noter et planifier les évènements liés au site collaboratif. Tous les membres d un site, quels que soient leurs rôles, peuvent consulter le calendrier. «Ajouter un nouvel évènement» Si vous disposez des habilitations nécessaires, vous pouvez créer un nouvel évènement. Compléter les champs (* champs obligatoire). En cliquant dessus vous pouvez modifier ou supprimer un évènement 16 / 17

17 6.2 Liens Cette fonctionnalité répertorie des liens vers des sites internet intéressants et utiles dans le cadre de la thématique du site «Créer un lien» En fonction de votre rôle, il est possible d ajouter des commentaires sur un lien existant. 7 ASSISTANCE ET SUPPORT «Niveau 1» Contacter le(s) gestionnaires des sites (Référent de l outil collaboratif) «Niveau 2» Une équipe d experts à votre disposition GCS Alsace e-santé 5 jrs / 7 de 9h à 12h et de 14h à 17h Mail : support@sante-alsace.fr Téléphone : +33 (3) / 17