Programme Passeport. Gestion de votre aide financière au titre du programme Passeport

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1 Programme Passeport Gestion de votre aide financière au titre du programme Passeport Pour les personnes recevant du financement direct, les organismes bénéficiaires de paiements de transfert ou les courtiers Révisé en février 2016

2 INSTRUCTIONS RELATIVES À LA FACTURATION DE L ORGANISME PASSEPORT Le présent guide vous aidera à comprendre ce que vous devez faire pour obtenir le remboursement de vos dépenses. Facturation Veuillez n utiliser que des factures fournies par l organisme Passeport (appendix A); Soumettez uniquement des factures pour les dépenses engagées pendant l exercice financier courant; Les factures doivent être entièrement remplies. Nous ne pouvons pas traiter les factures qui sont incomplètes ou qui ne contiennent pas les renseignements nécessaires. Les factures incomplètes vous seront retournées et votre paiement sera retardé. Vous devez inclure sur chaque facture les renseignements au sujet de chaque travailleur qui vous fournit un service. Nous cherchons des renseignements généraux tels que le nom du travailleur et les dates où les services ont été fournis. Utilisez une facture par travailleur. Activités: Pour les dépenses des activités, veuillez fournir un reçu officiel détaillé; Les reçus rédigés à la main seront acceptés pourvu qu ils incluent la date, la dépense détaillée, le nom et les coordonnées du vendeur en lettre moulées; Veuillez calculer le reçu total des dépenses et inclure le montant sur la facture; Les cotisations annuelles/billets de saison seront considérés pour fins de remboursement pendant l exercice financier (1er avril au 31 mars); L alcool et le jeu ne seront pas remboursés. 2

3 Transport : Pour réclamer les frais de transport, veuillez remplir et joindre le formulaire des frais de transport (Annexe B) avec la facture. Les laisser-passer/billets d autobus et les frais de taxi sont aussi une dépense admissible. (Les reçus officiels doivent être présentés.) Repas des travailleurs de soutien : Les dépenses de repas doivent être accompagnées d un reçu officiel détaillé. Veuillez calculer le montant de reçus total des dépenses et inclure le montant sur la facture La limite des dépenses est : Déjeûner 11 $, Dîner 15 $, Souper 25 $ Les dépenses pour l alcool ne seront pas remboursées Préposé(e)s à la relève : Utilisez une facture par préposé(e) Sur chaque facture, écrire clairement en lettre moulées le nom et le numéro de téléphone du préposé /de la préposée. Le préposé ou la préposée doit signer la facture. Les factures peuvent être : mises à la poste, numérisées et transmises par courriel*, télécopiées ou déposées au bureau (boîte aux lettres disponible après les heures de travail), à l adresse indiquée sur le formulaire de facture. Si vous transmettez des factures et des reçus par télécopieur ou courriel, vous n êtes pas tenu de transmettre les originaux, mais assurez-vous de garder les factures/reçus originaux en cas de vérification. Étant donné la taille maximum de courrier électronique, veuillez garder la taille de vos courriels inférieure à 9 Mo. o Note: Quand vous facturez par courriel, vous recevez un courriel de confirmation de réception du bureau Passeport dans les 24 heures qui suivent. Si vous ne recevez pas cette confirmation, veuillez contacter le bureau Passeport dès que possible afin d éviter un retard de paiement. Le programme Passeport est un programme de remboursement. Les factures doivent être présentées après la dernière date de service indiquée sur la facture. 3

4 Les factures doivent être présentées au moins une fois par mois. Factures vierges supplémentaires : o Les copies sont acceptables; o Les formulaires sont disponibles sur notre site Web : o Contactez passport@handstfhn.ca; Les dépenses soumises pour un Plan géré par la personne doivent être accompagnées d un reçu et d une facture signée du fournisseur. Traitement Veuillez compter jusqu à 30 jours ouvrables après la date de réception de votre facture par le bureau de Mains LeReseaudaideauxfamilles.ca pour le paiement; Les factures sont traitées toutes les deux semaines. Si vous venez de vous inscrire au programme, veuillez compter 30 jours ouvrables après la date de réception de vos renseignements bancaires pour qu un dépôt soit fait. Renseignements bancaires Les remboursements sont déposés directement dans votre compte bancaire. Veuillez fournir : 1. Un spécimen de chèque (chèque annulé) imprimé par la banque, avec le nom du fournisseur de soins principal ou de la personne agissant au nom d une personne ayant une déficience intellectuelle. OU 2. Un formulaire de dépôt direct imprimé par votre banque et renfermant le nom et les renseignements bancaires du fournisseur de soins principal (ou de la personne qui agit au nom d une personne ayant une déficience intellectuelle). OU 3. L organisme Passeport peut vous fournir un formulaire de transfert électronique de fonds. Si vous devez modifier vos renseignements bancaires, vous devez nous remettre une lettre signée et datée demandant que vos renseignements bancaires soient changés. Veuillez joindre à votre lettre un des formulaires mentionnés ci-dessus avec vos nouveaux renseignements bancaires. 4

5 Changement de nom pour l administrateur/l administratrice du contrat Si vous changez votre nom, vous devez en informer notre bureau et fournir des documents émis par le gouvernement prouvant votre identité. Pièces d identité acceptables : certificat de naissance, certificat de mariage, permis de conduire valide. Comme ces renseignements doivent être vérifiés, vous devrez apporter les originaux à notre bureau pour nous rencontrer afin qu une «Copie certifiée conforme» soit ajoutée à votre dossier.. Veuillez compter 30 jours ouvrables pour que le changement ait lieu. Changement d adresse Si vous changez d adresse, veuiller en informer notre bureau. Suivez le solde de votre compte bancaire Les personnes ne peuvent pas facturer leur organisme Passeport au-delà de leur montant autorisé. Vous voudrez peut-être utiliser le «Formulaire de suivi des factures» Annexe C fourni dans cette trousse pour suivre vos dépenses afin de ne pas dépenser plus que votre montant d aide financière autorisé dans chaque exercice financier. Coordonnées Veuillez contacter votre organisme Passeport pour tout renseignement sur le programme Passeport, si vous avez besoin d autres factures vierges, si votre adresse change ou si vous avez des questions au sujet des dépenses admissibles conformément au programme Passeport. Pour de plus amples renseignements sur le programme Passeport, veuillez contacter : passport@handstfhn.ca 5

6 Autres coordonnées : Coordonnatrices Passeport : Jackie Orlando et Janine Besserer Mains LeReseaudaideauxfamilles.ca Programme Passeport Région du Nord-Est 222, rue Main Est North Bay (Ontario) P1B 1B1 Téléphone : Sans frais Télécopieur :

7 Facture du programme Passeport ANNEXE A Échantillon 1er avril 2016 au 31 mars 2017 * Obligatoire Nom de la personne : Nom du fournisseur de soins : Renseignements sur le travailleur/parent/préposé à la relève (Lettres moulées) : *Nom : *Veuillez indiquer votre préférence en matière de service : Anglais Français *Tél. # *Signature autorisée : Signature de la personne/du parent/du fournisseur de soins : X *Tél. # : En signant cette facture, (administrateur autorisé du financement ou bénéficiaire) je reconnais que : Je n ai pas présenté cette même réclamation auparavant. *Signature du travailleur/de la travailleuse : X En signant cette facture, je reconnais que : J ai fourni les services tels que décrits ci-dessous; J ai 18 ans ou plus; Je ne suis pas le fournisseur de soins principal/le parent. RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS NE PRÉSENTEZ PAS une facture avant que les services soient fournis. Nous NE POUVONS PAS TRAITER les factures incomplètes. Les factures incomplètes vous seront retournées et le remboursement peut être retardé. Prévoyez 30 JOURS OUVRABLES après la date de réception de votre facture au bureau de North Bay pour le paiement. Joignez une facture distincte pour chaque travailleur. Les reçus originaux offciels ou des copies sont exigés pour toutes les dépenses et doivent être présentés avec la facture. Si une copie est présentée, vous devez garder le reçu original à des fins de vérification. Les formulaires de frais de déplacement doivent être présentés lorsque vous réclamez les frais de déplacement. Type de Service/Programme Travailleur de soutiens à la participation communautaire Date du (DD/JJ/AAA A) Date au (DD/JJ/AAA A) Dépens es totales Total des heures Taux horaire Total partiel $ Dépenses du travailleur de soutien Soutiens à l emploi (y compris formateur en milieu de travail) Programmes/classes/développement des compétences/programmes de jour Circonstances atténuantes (nécessite l approbration préalable) RFS RFS Préposé(e) à la relève au foyer RFS - Préposé(e) à la relève hors du foyer RFS Relève indirecte (nécessite l approbation préalable) PGP Planification gérée par la personne (fournir une copie du plan et une facture détaillée du fournisseur de services) AUTRE AUTRE Admin Transport (Joindre la feuille des Frais de transport) Autre Administration Retournez à : Administration du programme Passeport Mains LeReseaudaideauxfamilles.ca 222, rue Main Est, North Bay (ON) P1B 1B1 Numéro de téléphone : ou Numéro de téléc. : Adresse courriel: passport@handstfhn.ca Timbre dateur : TOTAL Entrée par : 7

8 Échantillon Annexe B PASSEPORT Frais de transport PROGRAMME Pour chaque date/activité, indiquer le nombre de km et choisir une des méthodes de paiement cidessous : Date Détails de l activité Total des km Coût par km Taux fixe Reçus pour l essence Reçus pour taxis/ autobus Total partiel Grand total Notes: 1. Les frais de transport sont couverts uniquement si le/la bénéficiaire est dans le véhicule; 2. Le taux maximal est de 0,43 $ par km; 3. Taux fixe (la valeur totale ne peut pas dépasser le taux maximal autorisé de 0,43 $ par km) 4. Reçus pour l essence (la valeur totale ne peut pas dépasser le taux maximal autorisé de 0,43 $ par km.). Transférez le montant du Grand total sur votre facture Passeport. 8

9 . Annexe C Suivi du solde de votre compte bancaire Les personnes qui reçoivent du financement direct ne peuvent pas facturer Mains LeReseaudaideauxfamilles.ca pour un montant qui n est pas dans le cadre du montant autorisé. Vous voudrez peut-être utiliser un «Formulaire de suivi des factures» pour faire le suivi de vos dépenses. Ceci ne vous permettra pas de dépenser plus que votre montant d aide financière autorisé. Échantillon Formulaire de suivi des factures pour le programme Passeport NE RETOURNEZ PAS CE FORMULAIRE AVEC VOS FACTURES Soutiens à la participation communautaire Services de relève pour le fournisseur de soins Total du financement autorisé pour ( ) Date de présentation $ Total du financement autorisé pour ( ) Montant de la facture $ Solde restant Date de présentation de la facture $ Montant de la facture $ Solde restant RFS de la facture 7 avril $ $ 7 avril $ $ 10 mai $ $ 10 mai $ $ 1er juin $ $ 1er juin $ $ 9