Barre d outils et icônes AskTIR

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1 Barre d outils et icônes AskTIR Note: Ces fonctions ne seront pas disponible à tous les utilisateurs, cela dépend des tâches qui leurs incombent, ainsi que des droits d utilisateurs alloués. Certaines fonctions peuvent apparaître en «gris». Voici les définitions des divers raccourcis : Trouver un transporteur : fournit des données en mode lecture Trouver un partenaire : fournit des données en mode lecture Trouver et Mettre à jour les commandes de Carnets TIR passées à l IRU Trouver et Mettre à jour les notes de livraison de l IRU Localiser un Carnet TIR spécifique Contrôler/ vérifier un Carnet TIR spécifique; consulter les données SafeTIR, les demandes de réconciliation en attente, les données sur les émissions, retours, litiges, lettres et changement de localisation et de statut Enregistrer et consulter toutes les informations sur les litiges pour un Carnet TIR spécifique, voir toutes les lettres, les paiements, les remboursements Intégrer les informations SafeTIR, transférées de l IRU, ou du BC de votre association, dans votre base de données AskTIR Stopper la fonction Importation immédiatement (vous pouvez continuer à importer quand vous le souhaitez, les fichiers ne sont pas perdus) Créer les fichiers de données sur les émissions, retours, et vérification des opérations prêtes à être envoyées au BC, ou à l IRU Démarrer la connexion du modem pour le transfert des fichiers de votre association BC à l IRU et pour la réception des fichiers SafeTIR de l IRU Effectuer un Back up de la base de données : c est une fonction optionnelle en plus des opérations normales pré installées de back-up/ support

2 Imprimer le document visible à l écran. Cette icône est active uniquement lorsqu il y a un document ou un rapport sur l écran, sinon il est en «gris» Imprimer une image qui est sur l écran Visualiser les listes des actions à entreprendre et effectuer des tâches Enregistrer des émissions de Carnets TIR à un transporteur Enregistrer le retour d un Carnet TIR d un transporteur Schéma 1: Icônes AskTIR Les fonctions de la barre du Menu Lorsque vous sélectionnez les différents articles sur la barre du menu vous arrivez soit sur une sélection d options en liste déroulante ou soit directement dans écran de fonction. Cette section explique brièvement toutes les fonctions et options accessibles grâce à la barre du menu. Fichier Voir Chapitre V : Gestion des communications Vous devez utiliser la fonction Import après chaque «connexion» avec l IRU pour le transfert de données. La fonction Import intègre les données SafeTIR dans la base de données du BC. Utilisez la fonction Export pour créer «les fichiers envoyés» avant chaque «connexion» avec l IRU pour le transfert de données. Si vous sélectionnez Exit, le programme AskTIR se fermera. On vous demandera si vous voulez sauvegarder vos modifications, si des opérations étaient encore en cours.

3 Administrateur La fonction User Management permet à l administrateur de créer de nouveaux utilisateurs, d attribuer les droits d accès (groupes d utilisateurs et utilisateurs), ou de changer un mot de passe. Backup démarre le backup manuel de votre base de données sur bande. Fonction additionnelle de la procédure automatique de backup. Communication connecte votre ordinateur du BC aux ordinateurs des BR (SE) et gère la connectivité entre votre BC et vos BR. Toutefois cette fonction n est plus utilisée. Tableau de Référence permet de visualiser les tableaux utilisés dans AskTIR en mode lecture. Regardez les tableaux afin de comprendre la signification des différents statuts des codes utilisés dans le système AskTIR. Propriétés du site (voir Administration) donne des informations en mode lecture sur les paramètres défini votre ordinateur, le numéro du bureau, numéro de l association, code du pays etc. AskTIRNet info compte permet de gérer les comptes d utilisateurs d AskTIRNet, la création d accès, de modifier les informations qui seront visible aux titulaires, ainsi que l attribution des mots de passe. Contrôler statut AAS est actif uniquement si vous utilisez une application comptable externe de facturation, qui permet de consulter l échange de données effectué entre AskTIR et votre propre application. Transporteur Vous trouverez ici toutes les informations détaillées relative aux transporteurs. Ils peuvent être des transporteurs uniques (single user) ou des sous-traitants ou les deux. Vous pouvez également rédiger des notes aux transporteurs, qui pourront ensuite la consulter via internet avec «AskTIRNet». Chaque transporteur aura la possibilité de voir les détails que votre Association a enregistrée sur ses activités incluant les Carnets TIR non retournés, les lettres qui lui ont été envoyées ou une NOTE bien spécifique. Permission temporaire est une fonction qui vous permet d outrepasser une restriction une seul et unique fois, afin d émettre des Carnets TIR a un titulaire dont AskTIR aurait refusé l émission. Partenaires On trouve ici toutes les données des entreprises ou des personnes qui ne sont pas des transporteurs. Cela peut être : des assureurs, des banques, d autres Associations, des autorités douanières, etc. Dans cette section, les noms et adresses sont fusionnés dans les masques des lettres type lorsque vous créez des lettres. La fonction partenaire vous permet de créer, trouver (en mode lecture) ou trouver/ mettre à jour - qui vous permet de modifier leurs données.

4 Carnets Utilisez cet article du menu pour enregistrer tous les mouvements de vos Carnets TIR, depuis l envoi des commandes à l IRU, les commandes entre le BC et les BR (stations émettrices), livraison des Carnets TIR au BC ou à la SE, émission de Carnets TIR à des transporteurs locaux ou étrangers, retour de Carnets TIR de vos transporteurs et même renvoi des Carnets TIR soit aux transporteurs, soit de l IRU à votre Association. Dans cette section, il y a également une procédure pour enregistrer les déclarations de Carnets TIR perdus, volés, retenus ou détruits, le formulaire officiel peut être imprimé et envoyé par fax à l IRU conformément aux règles en vigueur. Chaque Carnet TIR retourné par le transporteur est contrôlé/vérifié avec les informations SafeTIR qui sont transmises par le(s) bureau(x) de douane de fin d opération. Les fonctions de stockage vous indiqueront la localisation exacte de n importe lequel de vos Carnets TIR. La fonction Liste de colisage vous permet de créer des paquets de Carnets TIR ou de retirer un Carnet TIR d un paquet. Info Carnet vous permet de : déclarer un Carnet TIR comme défectueux ; de laisser une requête/ message pour un Carnet TIR bien spécifique ou ajouter un commentaire. Réclamations Sélectionnez cette fonction pour aller directement dans l écran Litiges, où vous pouvez ouvrir, mettre à jour ou fermer un dossier de litige pour un Carnet TIR spécifique. La fonction litige est liée aux règles et règlements régissant le traitement des litiges décrits dans le Manuel TIR de l Association. Des liens sont disponibles pour la création et l enregistrement de lettres. Lettres A chaque fois que vous avez besoin de créer une lettre (ou un fax) pour l envoi à l un de vos partenaires, vous pouvez utiliser cette fonction. Cependant, vous constaterez que la plupart des autres fonctions ont des liens directs qui vous permettent de créer les lettres appropriées. Les lettres créées soit manuellement, en utilisant cette fonction, soit par l intermédiaire des liens des fonctions, sont visibles lorsque vous visualiser à l écran les données sur un transporteur, contrôle/ Carnet ou litige. Chercher est un outil de recherche puissant qui retrouvera (en mode lecture) une ou toutes les lettres correspondant au critère sélectionné. Chercher/ Mettre à jour est disponible uniquement pour les utilisateurs autorisés. Les lettres retrouvées peuvent être mises à jour ou supprimées. Impression Automatique fusionnera et imprimera toutes les lettres présélectionnées par l Association. Cela peut être des lettres de rappel aux transporteurs pour des Carnets non retournés dans les délais, ou toutes lettres demandées.

5 Rapports Tendance Les rapports des tendances sont sélectionnés à partir d une liste déroulante comportant neuf importants domaines d opérations et les résultats sont disponibles en totaux, pourcentages, par mois et par année. Comparaison Ces rapports de comparaison donnent l ensemble des chiffres pour différentes opérations de Carnets TIR, ou événements, par transporteur ou par bureau, par ex. nombre de Carnets TIR émis aux transporteurs sur une certaine période, ou le nombre de déclaration de perte ou vol pour un titulaire spécifique sur une période. Détails Vous permet de créer, mettre à jour et gérer vos propres rapports, même si vous aurez probablement besoin de demander de l aide à votre expert IT dans ce domaine. Association Permet d établir des rapports détaillés sur les opérations de vos bureaux d émission régionaux. Client Il s agit ici de rapports détaillés sur les performances des divers titulaires de Carnets TIR. Autres rapports établi des rapports basés selon leurs titres Options Utilisez ceci pour mettre/ enlever la barre d outils ou la barre de statuts. Aide A propos de AskTIR vous indiquera la date et le numéro de votre version AskTIR.