Guide d utilisation du centre d établissement des coûts KIP Guide d utilisation du centre d établissement des coûts KIP

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1 Guide d utilisatin du centre d établissement des cûts KIP - 1 -

2 Table des matières Guide d utilisatin du centre 1 Intrductin Cnfiguratin requise Systèmes d explitatin pris en charge Installatin Cnfiguratin Écran d accueil du centre mde d impressin Chargement de dnnées dans le centre Onglet Smmaire Onglet Densité mde d impressin Onglet Supprt mde d impressin Onglet Utilisateurs mde d impressin Onglet Prjets mde d impressin Onglet Service mde d impressin Onglet Prjets récents mde d impressin Écran d accueil du centre mde de numérisatin Onglet Utilisateurs mde de numérisatin Onglet Prjets mde de numérisatin Onglet Service mde de numérisatin Onglet Prjets récents mde de numérisatin Cmment utiliser le centre

3 1 Intrductin L applicatin du centre récupère des fichiers jurnaux directement à partir des systèmes KIP et génère autmatiquement des rapprts de prductin à l aide des dnnées cmptables sur les utilisateurs, les prjets et les services. Imprimez u envyez par curriel des rapprts graphiques visuellement attrayants sur la prductin d impressin et de numérisatin mnchrme et culeur, et ce, directement à partir de l applicatin. Générez des rapprts partut et en tut temps lrsque vtre système KIP est cnfiguré pur envyer autmatiquement par curriel les dnnées de suivi à des intervalles prédéterminés. Caractéristiques du centre Intégré à tus les systèmes KIP à écran tactile et à tutes les applicatins KIP Suivi des activités de cpie, de numérisatin et d impressin mnchrme et culeur Rapprts graphiques faciles à cmprendre Densité myenne de tner en purcentage Vlume qutidien d impressin et de numérisatin culeur et mnchrme Rapprts par plage de date Impressin de rapprts à la demande Réceptin de rapprts par curriel Catégries d utilisateur, de prjet et de service Accès aux détails des 100 derniers travaux Cût de tner KIP (culeur et mnchrme) Cût de l entretien KIP Cût de numérisatin KIP (culeur et mnchrme) - 3 -

4 1.1 Cnfiguratin requise Le pilte System K de KIP pur Windws est certifié WHQL et cmpatible avec : - Windws Vista, Windws 7 et Windws 8 (32 et 64 bits) - Windws Server 2003 (32 et 64 bits) - Windws Server 2008 (32 et 64 bits) - Windws 2008 Server R2 - Windws Server Windws Server 2012 R2 REMARQUE : Micrsft.Net Framewrk 4.0 est requis sur tus les systèmes d explitatin sur lesquels le pilte sera installé (distribuable). 1.2 Systèmes d explitatin pris en charge - 4 -

5 2 Installatin La prcédure ci-dessus illustre les grandes étapes de l installatin du centre. Veuillez nter qu il est nécessaire d installer la versin 8.0 du lgiciel KIP pur que le centre d établissement des cûts KIP fnctinne sur le KIP 770K, 7170K, 7700K et 7970K. Étape Actin Illustratin 1. Cliquez deux fis sur l icône du prgramme d installatin du centre d établissement des cûts KIP et sélectinnez la langue. Remarque : La langue du système KIP dit être la même que celle de l rdinateur sur lequel le centre est installé. Par exemple, si le système KIP est en japnais, alrs l rdinateur sur lequel est installé le centre d établissement des cûts dit également être en japnais. 2. Lrsque l écran d accueil s uvre, sélectinnez le butn Suivant pur cntinuer

6 Étape Actin Illustratin 3. Le prgramme d installatin exécutera l installatin de l applicatin. Acceptez les cnditins du cntrat de licence, puis cliquez sur Suivant. 4. Sélectinnez le dssier dans lequel vus suhaitez enregistrer la trusse d installatin u cnservez le dssier prpsé par défaut (recmmandé) et cliquez sur Suivant. 5. Cliquez sur le butn Installer pur lancer l installatin

7 Étape Actin Illustratin 6. L état d avancement de l installatin s affiche. 7. Une fis l installatin terminée, cliquez sur Terminer pur cmpléter l installatin. 8. Un raccurci vers le centre d établissement des cûts KIP s affiche sur le bureau

8 3 Cnfiguratin Les étapes suivantes snt nécessaires pur assurer le bn fnctinnement du centre d établissement des cûts KIP. Elles divent être réalisées avant la première utilisatin de l applicatin. Étape Actin Illustratin 1. Sélectinnez Outils dans la barre de menus supérieure. 2. Sélectinnez Optins dans la liste dérulante. 3. L nglet Général vus permet de cnfigurer les éléments suivants : Unités Impérial u Métrique Nmbre limite de prjets récents Peut être réglé pur afficher les prjets les plus récents (de 1 à 100) - 8 -

9 Étape Actin Illustratin 4. Onglet Curriel pur envyer des rapprts par curriel, il est nécessaire de cnfigurer ces paramètres : Destinatin du curriel l emplacement ù le curriel sera envyé. Paramètres SMTP ces renseignements snt nécessaires et devrnt être btenus auprès de l administrateur de système. Cliquez sur Test après avir saisi les renseignements. Vus devriez recevir un message cmme qui tut est crrect. Cliquez sur OK pur cntinuer. 5. Onglet Densité cet nglet sert à régler les plages de densité. Cette dnnée est utilisée dans la facturatin des différents dcuments imprimés. Réglez ces plages pur la culeur et le mnchrme (s il y a lieu). Cliquez sur OK pur cntinuer

10 Étape Actin Illustratin 6. Onglet Cûts entrez les cûts par bîte de tner et les frais d entretien par unité carrée que le client utilise aux fins de facturatin. Ces valeurs servirnt à établir des rapprts. Cliquez sur OK pur cntinuer. 7. Entrée manuelle cet nglet sert à truver des imprimantes KIP sur le réseau qui ne se snt pas autmatiquement affichées (sur un susréseau différent par exemple). Entrez l adresse IP de l imprimante que vus recherchez, le mdèle de l imprimante et le nm de l imprimante à afficher. Cliquez sur OK pur cntinuer. 8. Fermer la fenêtre lrsque vus avez terminé

11 4 Écran d accueil du centre d établissement des cûts KIP mde d impressin Le menu principal permet d'entrer les paramètres de rapprt afin d'établir le début et la fin de la plage de dates du rapprt. Il est pssible de sélectinner les imprimantes KIP dispnibles dans la liste dérulante Sélectin de l imprimante. Ce dcument explique les fnctins et l utilité du centre

12 4.1 Chargement de dnnées dans le centre Étape Actin 1. Accédez aux jurnaux d impressin : Lrsque le centre d établissement des cûts KIP est lancé, il parcure le réseau pur truver les imprimantes KIP dispnibles et les ajuter à la sectin Sélectin de l imprimante. Chisissez l imprimante apprpriée dans le menu dérulant. Cliquez sur le butn Imprter les dnnées des jurnaux. 2. Une fis les dnnées chargées, les autres butns deviennent actifs, et la page Smmaire s affiche. Smmaire Taux de Cuverture Supprt Utilisateurs Prjets Service Prjets récents Illustratin

13 3. Mde d impressin/mde de numérisatin le centre d établissement des cûts KIP prpse deux mdes : Impressin, qui cntient les dnnées suivantes : Taux de Cuverture Supprt Utilisateurs Prjets Service Prjets récents Numérisatin, qui cntient les dnnées suivantes : Utilisateurs Prjets Service Prjets récents

14 4.2 Onglet Smmaire Étape Actin Illustratin 1. Une fis les dnnées chargées, les autres butns deviennent actifs, et la page Smmaire s affiche. Smmaire Taux de Cuverture Supprt Utilisateurs Prjets Service Prjets récents Le Rapprt smmaire de prductin d'impressin cntient de l'infrmatin générale sur l'impressin et l'utilisatin du tner pur le rapprt en questin. L'infrmatin cntenue dans ce rapprt s'appuie sur la plage de dates sélectinnée dans le menu Paramètres du rapprt. Les cmpteurs de ttaux qui apparaissent dans le bas du rapprt cuvrent tutes les impressins depuis la mise en service de l'imprimante. Les butns de diagramme du côté drit de l écran permettent à l utilisateur de visualiser les diagrammes qui furnissent l infrmatin : sus frme de graphique circulaire pur le nmbre ttal d impressins culeur et d impressins en nir et blanc; sus frme de graphique à barres pur le nmbre ttal d unités carrées pur l impressin en culeur et pur l impressin en nir et blanc; sus frme de graphique linéaire simple qui ppse les impressins culeur aux impressins en nir et blanc en ce qui cncerne la plage de dates sélectinnées

15 Nmbre ttal d impressins : le cmpte, en pages, des impressins mnchrmes et des impressins nir et blanc. Unités imprimées : les ttaux cumulatifs en unités linéaires u carrées (mètres u pieds) des impressins mnchrmes et des impressins en culeur. Cartuches de tner cnsmmées : le nmbre apprximatif de cartuches de tner utilisées pendant la plage de dates du rapprt. Ce calcul s appuie sur le nmbre de grammes de tner utilisé cmme il a été établi à partir des dnnées de facturatin imprtées. Densité myenne : cette statistique est btenue en divisant le ttal de la densité des impressins individuelles mnchrmes et en nir et blanc par le nmbre ttal d impressins. Frais de tner et d entretien : en s appuyant sur les dnnées du menu des prix, le nmbre ttal d unités imprimées est multiplié par les frais de tner et d entretien. Cmpteurs de ttal : les cmpteurs de ttaux affichent le nmbre ttal d impressins depuis l installatin de la machine. Impressin de rapprt (exemple) Lrsque vus chisissez IMPRIMER, le rapprt suivant est généré. La barre de titre cmprend de l'infrmatin imprtante, cmme : le numér du mdèle; l'adresse IP de l'imprimante; la date de prductin du rapprt; la cnnexin du pste de travail et le nm de la persnne qui a prduit le rapprt; la date de début du rapprt; la date de fin du rapprt; les cûts affectés, y cmpris une mentin indiquant si l infrmatin est tirée du menu de l imprimante u si cette infrmatin a été écrasée par la persnne qui a prduit le rapprt

16 4.3 Onglet Densité mde d impressin Étape Actin Illustratin 1. Taux de Cuverture Le rapprt Détails sur la densité du tner furnit plus de détails prvenant du Rapprt smmaire des impressins. S appuyant sur le purcentage individuel de densité, la sectin Ventilatin de la densité des impressins en nir et blanc indique le nmbre d impressins mnchrmes et d unités carrées de ces impressins. La clnne Densité répartit les dnnées en tranches de 1 %, mais elle n affiche pas les tranches pur lesquelles il n y a pas eu d impressins. La sectin Purcentage de plages des impressins en nir et blanc indique le nmbre d impressins mnchrmes et d unités carrées utilisées seln la plage précisée établie dans les Catégries d utilisatin. S appuyant sur le purcentage individuel de densité, la sectin Ventilatin de la densité des impressins en culeur indique le nmbre d impressins culeur et d unités carrées de ces impressins. La clnne Densité répartit les dnnées en tranches de 1 %, mais elle n affiche pas les tranches pur lesquelles il n y a pas eu d impressins. La sectin Plages de purcentage des impressins en culeur indique le nmbre des impressins en culeur et des unités carrées utilisées seln la plage qui a été établie dans les Catégries d utilisatin

17 4.4 Onglet Supprt mde d impressin Étape Actin Illustratin 1. Supprt Le rapprt Détails sur les supprts indique le type de supprt utilisé, le nmbre de cpies et le nmbre ttal des unités (pieds carrés u mètres carrés) pur ce supprt

18 4.5 Onglet Utilisateurs mde d impressin Étape Actin Illustratin 1. Utilisateurs Le rapprt Détails sur l'utilisateur cntient les dnnées des impressins mnchrmes et en culeur ainsi que les frais se rattachant à chaque utilisateur. Il est pssible de trier ce rapprt par clnne simplement en cliquant sur l'en-tête de la clnne. L utilisateur peut également imprimer le rapprt Détails sur les utilisateurs en sélectinnant le butn Imprimer dans le cin supérieur drit. peut aussi visualiser un graphique qui mntre les détails relatifs aux principaux utilisateurs ainsi que ce qui a été imprimé en cliquant sur le butn du graphique circulaire. Il

19 4.6 Onglet Prjets mde d impressin Étape Actin Illustratin 1. Prjets Le Rapprt sur les prjets prte sur les impressins mnchrmes et les impressins en culeur ainsi que sur les frais seln un numér de prjet u de service. Effectuez une recherche pur btenir un rapprt sur un prjet particulier u pur l imprimer au myen de la fnctin de recherche de nm de prjet. L utilisateur peut également imprimer le rapprt Détails sur les prjets en sélectinnant le butn Imprimer dans le cin supérieur drit. Il peut aussi visualiser un graphique qui mntre les détails relatifs aux principaux prjets ainsi que ce qui a été imprimé en cliquant sur le butn du graphique circulaire

20 4.7 Onglet Service mde d impressin Étape Actin Illustratin 1. Service Le Rapprt sur les services prte sur les impressins mnchrmes et culeur ainsi que sur les frais seln les dnnées entrées dans le champ Descriptin pur la cmptabilité. Effectuez une recherche pur btenir un rapprt sur un service particulier u pur l imprimer au myen de la fnctin de recherche de service. L utilisateur peut également imprimer le Rapprt sur les services en sélectinnant le butn Imprimer dans le cin supérieur drit. Il peut aussi visualiser un graphique qui mntre les détails relatifs aux principaux travaux par service ainsi que ce qui a été imprimé en cliquant sur le butn du graphique circulaire

21 4.8 Onglet Prjets récents mde d impressin Étape Actin Illustratin 1. Prjets récents Le Rapprt sur les prjets récents furnit une grande quantité de détails sur les 100 travaux d impressin les plus récents qui nt fait l bjet d un rapprt dans le jurnal de facturatin. Les détails individuels cmprennent : le nm de l utilisateur et du prjet; le rapprt sur un nm de fichier particulier, cmprenant l'utilisatin du cyan, du magenta, du jaune et du nir, ainsi que le cmpte d'impressin, les frais de tner et les frais d'entretien assciés à ce fichier. L utilisateur peut également imprimer le rapprt Détails sur les prjets récents en sélectinnant le butn Imprimer dans le cin supérieur drit. Il peut aussi visualiser un graphique qui mntre les détails relatifs aux principaux prjets récents ainsi que ce qui a été imprimé en cliquant sur le butn du graphique circulaire

22 5 Écran d accueil du centre d établissement des cûts KIP mde de numérisatin Remarque : Un scanneur dit être relié au système KIP. 5.1 Onglet Utilisateurs mde de numérisatin Étape Actin Illustratin 1. Utilisateurs Le rapprt Détails sur l utilisateur cntient les dnnées des numérisatins mnchrmes et culeur ainsi que les frais se rattachant à chaque utilisateur. Il est pssible de trier ce rapprt par clnne simplement en cliquant sur l'en-tête de la clnne. L'utilisateur peut également imprimer le rapprt Détails sur les utilisateurs en sélectinnant le butn Imprimer dans le cin supérieur drit. Il peut aussi visualiser un graphique qui mntre les détails relatifs aux principaux utilisateurs ainsi que ce qui a été imprimé en cliquant sur le butn du graphique circulaire

23 5.2 Onglet Prjets mde de numérisatin Étape Actin Illustratin 1. Prjets Le Rapprt sur les prjets de numérisatin prte sur les numérisatins mnchrmes et les numérisatins en culeur ainsi que sur les frais seln un numér de prjet u de service. Effectuez une recherche pur btenir un rapprt sur un prjet particulier u pur l imprimer au myen de la fnctin de recherche de prjet. L utilisateur peut également imprimer le rapprt Détails sur les prjets de numérisatin en sélectinnant le butn Imprimer dans le cin supérieur drit. Il peut aussi visualiser un graphique qui mntre les détails relatifs aux principaux prjets ainsi que ce qui a été numérisé en cliquant sur le butn du graphique circulaire

24 5.3 Onglet Service mde de numérisatin Étape Actin Illustratin 1. Service Le Rapprt sur les services prte sur les numérisatins mnchrmes et culeur ainsi que sur les frais seln les dnnées entrées dans le champ Descriptin pur la cmptabilité. Effectuez une recherche afin d btenir un rapprt sur une descriptin de travail précise et imprimez-le avec la fnctin de recherche de descriptin. L utilisateur peut également imprimer le Rapprt sur les services en sélectinnant le butn Imprimer dans le cin supérieur drit. Il peut aussi visualiser un graphique qui mntre les détails relatifs aux principaux travaux par service ainsi que ce qui a été numérisé en cliquant sur le butn du graphique circulaire

25 5.4 Onglet Prjets récents mde de numérisatin Étape Actin Illustratin 1. Prjets récents Le Rapprt sur les prjets récents furnit une grande quantité de détails sur les 100 travaux de numérisatin les plus récents qui nt fait l bjet d un rapprt dans le jurnal de facturatin. Les détails individuels cmprennent : Nm d utilisateur et de fichier, date et heure, pages, frmat, destinatin, nmbre ttal de pieds carrés, cûts de numérisatin culeur et mnchrme, cûts par pied carré. L'utilisateur peut également imprimer le Rapprt sur les travaux récents en sélectinnant le butn Imprimer dans le cin supérieur drit. Il peut aussi visualiser un graphique qui mntre les détails relatifs aux principaux travaux ainsi que ce qui a été imprimé en cliquant sur le butn du graphique circulaire

26 6 Cmment utiliser le centre d établissement des cûts KIP La sectin suivante décrit la façn d utiliser le centre pur récupérer les jurnaux de dnnées de l imprimante KIP, puis de regruper l infrmatin. Étape Actin Illustratin 1. Entrez la plage de date que vus suhaitez que le rapprt cuvre. 2. Sur l écran d accueil, tus les butns sernt grisés jusqu à ce qu une imprimante KIP ait été sélectinnée. Dans la liste dérulante, sélectinnez l imprimante KIP apprpriée. Cliquez sur Imprter les dnnées des jurnaux. 3. L nglet Smmaire regrupe tus les renseignements pertinents à la plage de date spécifique que vus avez saisie. Cet nglet affiche les renseignements prpres à l impressin u à la numérisatin, seln le mde sélectinné. Remarque : Les dnnées qui figurent sus Cmpteur A et Cmpteur B cnstituent des ttaux cumulatifs depuis la date d installatin

27 4. Sélectinnez l un des butns situés dans le haut de l écran pur vir les détails du rapprt lié à cette sélectin (vir la sectin précédente pur btenir des renseignements détaillés). 5. Sélectinnez le butn Prjets récents. Étape Actin Illustratin 6. Le Rapprt sur les prjets récents (mde d impressin) furnit tus les renseignements nécessaires sur les derniers travaux d impressin (de 1 à 100), seln les paramètres établis au mment de la cnfiguratin, y cmpris : Utilisateur Nm d utilisateur Prjet Numér de prjet Cmpte des impressins N&B Impressins nir et blanc Culeur Impressins culeur Ttal Tutes les impressins Pieds carrés N&B Pieds carrés

28 de numérisatin nir et blanc Culeur Pieds carrés d impressin culeur Ttal Pieds carrés de tutes les impressins Charges N&B Tner et entretien Pieds Carrés N&B Ttal Culeur Tner et entretien Pieds Carrés Culeur Ttal Ttal Cût ttal de tner et d entretien culeur et mnchrme Remarque : Les rapprts peuvent également être imprimés u envyés par curriel

29 Étape Actin Illustratin 7. Le Rapprt sur les prjets récents (mde de numérisatin) furnit tus les renseignements nécessaires sur les derniers travaux de numérisatin (de 1 à 100), seln les paramètres établis au mment de la cnfiguratin, y cmpris : Prjet Numér de prjet Cmptage de numérisatins N&B Numérisatins nir et blanc Culeur Numérisatins culeur Ttal Tutes les numérisatins Pieds carrés N&B Pieds carrés de numérisatin nir et blanc Culeur Pieds carrés de numérisatin culeur

30 Ttal Pieds carrés de tutes les impressins Charges N&B Cûts de numérisatin Pieds Carrés N&B Ttal Culeur Cûts de numérisatin culeur Pieds Carrés Culeur Ttal Ttal Cûts de tutes les numérisatins culeur et mnchrmes Remarque : Les rapprts peuvent également être imprimés u envyés par curriel. 8. Fermez l applicatin lrsque vus avez terminé

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