Règlement intérieur. III Sécurité - Hygiène - Maintien de l'ordre 6 à 8

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1 Règlement intérieur SOMMAIRE Titres Articles n I Dispositions générales 1 II Utilisation 2 à 5 III Sécurité - Hygiène - Maintien de l'ordre 6 à 8 PETITE SALLE IV Assurances - Responsabilités 9 et 10 V Obligations - Redevance 11 et 12 VI Dispositions finales VIII Annexes TITRE I - DISPOSITIONS GÉNÉRALES Article 1 - Objet Le présent règlement a pour objet de déterminer les conditions dans lesquelles doit être utilisée la petite salle de Villebois, réservée prioritairement aux activités organisées par le mouvement associatif local, les scolaires et les particuliers résidant dans la commune. TITRE II - UTILISATION Article 2 - Principe de mise à disposition 2-1 Dispositions générales La petite salle (Cf. descriptif en annexe 1) a pour vocation première d'accueillir la vie associative, telle qu'elle s'exerce au travers des différentes associations de la Commune de Villebois. Elle sera donc mise en priorité à la disposition de ces dernières, dans l'exercice de leurs activités habituelles ou lors de manifestations, selon les modalités fixées ci-après. Elle pourra en outre être louée à des particuliers (personnes majeures - peuvent prétendre à la location de la petite salle, uniquement les habitants de Villebois ou leurs familles proches ascendants ou descendants : parents, enfants et petits-enfants, et pour leur propre utilisation) ou encore à des organismes ou associations extérieurs à la commune pour des activités autres que festives. La mise à disposition, hors les activités habituelles des associations de la commune, se décline suivant les périodes suivantes : Week-end :... Jour semaine : du mardi au vendredi du samedi 8h00 au lundi 14h30 de 8h00 du matin au lendemain 8h Cérémonies particulières Lors d une cérémonie pour un enterrement civil, les Communes doivent mettre gratuitement une salle à disposition. Si la salle est occupée après la cérémonie, il sera demandé à l utilisateur un forfait (Cf. grille tarifaire en annexe 2). 1

2 2-3 Mise à disposition d équipements divers (tables, chaises ) La Commune de Villebois met à la disposition des utilisateurs de la petite salle des tables et des chaises. Une convention de mise à disposition de ces équipements sera établie entre la Commune de Villebois et l utilisateur responsable en amont de la manifestation, lors de la remise des clés par un représentant de la Commune (Cf. descriptif en annexe 5). En fin de manifestation, cette convention sera visée par l utilisateur et par le représentant de la Commune assurant l état des lieux, lors de la restitution de la salle. S il est constaté un vol ou une dégradation sur du matériel, le montant sera retenu par la Commune sur tout ou partie de la caution. Article 3 Réservation 3-1 Associations de la commune Le planning annuel d'utilisation est établi chaque année lors d'une réunion avec la commission municipale «Vie associative» et le monde associatif de la commune. Cette planification intervient au mois de novembre pour l'ensemble des activités. En cas de litige ou de désaccord, si aucun compromis acceptable entre les utilisateurs n'est trouvé, la décision de la commission «Vie associative» fera autorité. 3-2 Particuliers de Villebois Les opérations de réservation se font auprès du secrétariat de Mairie pendant les heures d ouverture. Elles ne peuvent être confirmées, pour celles réalisées plus de six mois avant la manifestation, qu'après l'élaboration du planning cité en 3-1. Article 4 - Horaires Le respect des horaires d'utilisation de la petite salle est exigé pour son bon fonctionnement. La mise à disposition de la salle est consentie aux heures et aux jours indiqués dans le présent règlement, article 2-1. Article 5 - Dispositions particulières Cette salle, à usages multiples, de par sa surface réduite et sa configuration, convient à l organisation d évènements tels que : réunions, conférences, expositions, repas. Elle ne pourra être utilisée pour des activités sportives proprement dites nécessitant des équipements fixes ou permanents mais seulement pour des exercices au sol. Sont donc ainsi formellement exclus les sports de balle, collectifs ou individuels, du type basket-ball, hand-ball, tennis ou tennis de table. L'utilisation de la salle par les associations a lieu conformément au planning établi par la commission «Vie associative». L'absence d'occupation doit obligatoirement être signalée au secrétariat de Mairie dans les plus brefs délais. L'absence répétée d'utilisation entraînera la suppression du créneau attribué pour la saison. La Mairie se réserve le droit d'utiliser ou d'interdire les installations pour des interventions techniques notamment à l'occasion de travaux d'aménagement, d'entretien et de mise en sécurité. La sous-location ou mise à disposition de tiers est formellement interdite. Il doit être désigné un responsable de la manifestation, lequel devra être présent pendant toute sa durée. Ce responsable sera le signataire du contrat de location (Cf. annexe 3). En cas de difficultés ou d'accidents pendant la durée d'occupation de la petite salle, la responsabilité de la commune de Villebois est en tout point dégagée, dans la mesure où elle n'assure que la location. 2

3 Les clés de la salle seront délivrées lors de l état des lieux par l employé de la commune de Villebois ou par un responsable de la Commune, en début de saison pour les utilisateurs à l'année. Les clés devront être restituées lors de l état des lieux à l employé de la Commune de Villebois ou au responsable, à la fin de chaque saison pour les utilisateurs à l'année (Cf. état des lieux en annexe 4). L'utilisateur, en la personne du responsable désigné, doit se conformer aux règles d'ordre public habituelles, relatives à la sécurité, la salubrité et l'hygiène. Il est également responsable de la protection des mineurs pendant toute la durée d'occupation et notamment au cours des opérations de montage et de démontage. TITRE III - SÉCURITÉ - HYGIÈNE - MAINTIEN DE L ORDRE Article 6 Sécurité incendie Article MS46 de l arrêté du 25 juin 1980 modifié relatif aux risques d incendie et de panique dans les établissements recevant du public. (E.R.P). La commune a pour obligation de faire respecter par les utilisateurs de ses structures, la règlementation en matière de surveillance des établissements classés E.R.P. Conformément au règlement de sécurité incendie dont l article MS46, l occupant des lieux, que ce soit à titre gracieux ou payant est responsable de la sécurité incendie. À ce tire il doit certifier notamment qu il a : - pris connaissance des consignes générales et particulières de sécurité ainsi que des éventuelles consignes particulières données par l exploitant et s engage à les respecter, - procédé avec l exploitant à une visite de l établissement et à une connaissance des voies d accès et des issues de secours, - reçu de l exploitant une information sur la mise en œuvre de l ensemble des moyens de secours dont dispose l établissement. Article Utilisation de la petite salle L'utilisateur s'assurera de laisser les lieux dans l'état où il les a trouvés à son arrivée. S'il constate le moindre problème, il devra en informer la Mairie. L'utilisateur est chargé de l'extinction des lumières et du chauffage après chaque activité. Chaque utilisateur reconnaît : avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité arrêtées et s'engage à les respecter, avoir pris connaissance des itinéraires d'évacuation et des issues de secours. Il est interdit : de procéder à des modifications sur les installations existantes, de bloquer les issues de secours, d'introduire dans l'enceinte des pétards, fumigènes, de déposer des cycles & cyclomoteurs à l'intérieur des locaux, d'utiliser les locaux à des fins auxquelles ils ne sont pas normalement destinés, de pratiquer seul une activité en dehors de la présence des responsables. Afin de limiter au maximum les nuisances sonores, il convient de : maintenir fermées toutes les issues, y compris celles de secours donnant sur les habitations voisines, s'abstenir d'animations ou de manifestations extérieures à la salle après 22h, réduire au maximum les bruits provenant des véhicules (démarrages, claquements de portières...), 3

4 terminer de façon définitive à 1 heure du matin toute manifestation, respecter le stationnement des véhicules, qui ne devra en aucun cas gêner les accès privés (riverains), ne pas utiliser de matériel de sonorisation après minuit (formellement interdit), ce qui implique que la salle ne pourra pas être utilisée pour des bals, soirées dansantes ou musicales, la Municipalité se réserve le droit d accepter les congrès, réunions et toutes manifestations d associations extérieures à la Commune si elle juge qu ils peuvent apporter un intérêt à la Commune. Article 7 - Maintien de l'ordre Les enseignants, responsables d'activités associatives, organisateurs de manifestations sont chargés de la discipline et sont responsables de tout incident pouvant survenir du fait des scolaires, adhérents et du public. Ils sont tenus de faire régner la discipline, de surveiller les entrées et les déplacements des élèves, des adhérents, du public, de veiller à l'évacuation des locaux en fin d'utilisation. Article 8 - Mise en place, rangement et nettoyage Après chaque utilisation, la salle devra être rendue propre et en parfait état de rangement. Les opérations de remise en ordre seront effectuées par l'utilisateur au cours de la période allouée. Produits d entretien et sacs poubelle fournis En cas de manquement à cette disposition, en fonction du degré de dégradation, ou de l état général de la salle, une amende sera appliquée (Cf. grille tarifaire en annexe 2). TITRE IV - ASSURANCES - RESPONSABILITÉS Article 9 - Assurances Chaque utilisateur devra justifier d'une police d'assurance couvrant sa responsabilité civile pour les accidents corporels et matériels pouvant survenir à lui-même comme aux tiers. La Municipalité est déchargée de toute responsabilité pour les accidents corporels directement liés aux activités et pouvant intervenir pendant l'utilisation de la salle ainsi que pour les dommages subis aux biens entreposés par les utilisateurs. Elle ne saurait être tenue responsable des vols commis dans l'enceinte de la salle et ses annexes. Article 10 - Responsabilités Les utilisateurs sont responsables des dégradations qu'ils pourront occasionner à la salle ainsi qu'aux équipements mis à disposition par la Mairie. Ils devront assurer le remboursement ou la réparation des dégradations et des pertes constatées. Ils devront informer la Mairie de tout problème de sécurité dont ils auraient connaissance, tant pour les locaux que pour le matériel mis à disposition. La maintenance des locaux mis à disposition est à la charge de la Mairie. 4

5 TITRE V - OBLIGATIONS - REDEVANCE Article 11 - Obligations La tenue de buvette lors de manifestation publique doit faire l'objet d'une demande préalable adressée au Maire au minimum 15 jours avant la manifestation. Article 12 - Redevance La première mise à disposition de la salle et des équipements est gratuite pour les associations de la commune dans l'exercice normal et habituel de leurs activités et les manifestations qu'elles organisent et nécessite la signature d un contrat de location. Dans les autres cas, la location se fera à titre onéreux avec la signature d'un contrat de location (Cf. contrat de location en annexe 3) accompagné du montant correspondant (Cf. grille tarifaire en annexe 2). Le montant de la location comprend la participation aux charges de fonctionnement. Il est fixé annuellement par délibération du Conseil Municipal et il s'applique à compter du 1er janvier suivant. Les chèques pour le montant des sommes dues pour la location seront libellés à l ordre du «Trésor Public». TITRE VI - DISPOSITIONS FINALES Toute infraction au présent règlement sera poursuivie conformément aux lois et règlements en vigueur. Elle pourrait entraîner l'expulsion du contrevenant, la suspension provisoire ou définitive d'une manifestation ou du créneau attribué. La Mairie de Villebois se réserve le droit de modifier ou de compléter le présent règlement chaque fois qu'elle le jugera nécessaire. Le secrétariat et le personnel technique de la Mairie, les agents de la force publique, sont chargés, chacun en ce qui les concerne, de l'application du présent règlement. TITRE VII - ANNEXES : ANNEXE 1 : Description de la petite salle et des équipements ANNEXE 2 : Grille tarifaire ANNEXE 3 : Contrat de location ANNEXE 4 : État des lieux ANNEXE 5 : Matériel mis à disposition lors de la location de la salle Fait et délibéré par le Conseil Municipal de Villebois dans sa séance du 10 septembre Le Maire, Marc LONGATTE 5

6 ANNEXE 1 DESCRIPTION DE LA PETITE SALLE Capacité de la salle : 75 personnes La petite salle de Villebois comprend un ensemble de locaux d'une superficie totale de 92 m 2 environ, dont : Un local cuisine / rangement de 11 m 2, Une salle principale de 81 m 2 (10.97 m x 7.40 m). Équipements cuisine : Un frigidaire, Une plaque de cuisson, Une micro-onde, Un four, Un lave-vaisselle. Équipements divers : 8 convecteurs électriques ANNEXE 2 GRILLE TARIFAIRE DE LA PETITE SALLE PARTICULIERS de la Commune de VILLEBOIS PARTICULIERS Extérieurs à la Commune de VILLEBOIS Location de 1 jour Location week end LOCATION 80,00 140,00 CAUTION 140,00 AMENDE NETTOYAGE (forfait 2 heures) 50,00 APRÈS CÉRÉMONIE FUNÉRAIRE 50,00 Salle non disponible à la location pour les particuliers extérieurs à la Commune de Villebois - 1 chèque du montant de la location ET 1 chèque de caution à la réservation 6

7 ANNEXE 3 CONTRAT DE LOCATION DE LA PETITE SALLE Mairie de Villebois, le.... Entre, - La Commune de Villebois représentée par son Maire, Et, - M..demeurant. Représentant l association Contact :. Tél. Motif de la location :.. Il a été convenu ce qui suit : Date de location Durée. Nombre de personnes.. En aucun cas le nombre de personnes ne devra excéder 75 personnes. Le Maire agissant en fonction de ses pouvoirs de police, aura le droit d arrêter ou de refuser toute manifestation qui ne respecterait pas les règles de sécurité. Montant de la location : Association Particulier de la Commune Petite salle Gratuit. Modalités de versement : Total à payer pour la réservation. Payé le :. / /. par chèque n o 1 chèque du montant de la location ET 1 chèque de caution à la réservation La réservation des locaux ne pourra être effective qu une fois le paiement du montant total de la location. En cas de dédite de l utilisateur, la somme payée à titre de réservation n est pas remboursable. Je soussigné(e), déclare avoir pris connaissance du règlement intérieur de la salle. Pour le locataire, Pour la Commune, Date et heure état des lieux - entrée : (samedi 8h - Jean-Luc) - sortie : (lundi 10H30 OU 14H30 - Patricia) 7

8 ANNEXE 4 ETAT DES LIEUX DE LA PETITE SALLE Date de location.. /../. Nom (de l Association ou du particulier) Manifestation Nom du responsable de la manifestation. Chauffage : oui Non État des lieux Entrée fait par (nom du responsable commune) et (nom du responsable manifestation).. le.. /. /... Rendez vous pour état des lieux Sortie le.. / /... à...h.. Clés remises le :. /. /.. Clés rendues le :. /. /.. Nbre. Nbre. ÉTAT DES LIEUX EN ENTRÉE État de la Salle Etat des sols Remarques :.. ÉTAT DES LIEUX EN SORTIE État de la Salle Etat des sols Remarques :.. Local rangement Etat des sols Rangement Tables, chaises Toilettes Hommes Propreté Etat des sanitaires Toilettes femmes Propreté Etat des sanitaires Cuisine Propreté du sol Frigidaire Plaque de cuisson Evier / robinetterie / placards Local rangement Etat des sols Rangement Tables, chaises Toilettes Hommes Propreté Etat des sanitaires Toilettes femmes Propreté Etat des sanitaires Cuisine Propreté du sol Frigidaire Plaque de cuisson Evier / robinetterie / placards 8

9 ÉTAT DES LIEUX EN ENTRÉE ÉTAT DES LIEUX EN SORTIE Tableaux électriques Etat général Tableaux électriques Etat général Issues de secours Issues de secours Extincteurs (nbre 3) C Incorrect Extincteurs (nbre 3) Incorrect Etat des convecteurs x 8 Etat des convecteurs x 8 Inventaire équipements : 18 tables 76 chaises et matériel d entretien Observations diverses : Signature organisateur : Signature Commune : 9

10 ANNEXE 5 MATERIEL MIS A DISPOSITION PETITE SALLE MATÉRIEL Quantité Lingettes Balais MATÉRIEL Réfrigérateur Chasses d eau - toilettes Évier inox Plaque de cuisson Lave-vaisselle Micro-ondes Tables Chaises ÉLECTROMENAGER ET DIVERS Fonctionnement, propreté, état avant location Fonctionnement, propreté, état avant location Observations Remarques particulières :... Bon pour accord lors de la réception de la salle par le preneur, fait à VILLEBOIS le.. Vu par le responsable de la Commune, Vu par le preneur, Bon pour accord lors de la restitution de la salle par le preneur, fait à VILLEBOIS le.. Vu par le responsable de la Commune, Vu par le preneur, 10