MANUEL DE L EXPOSANT. Salon Industriel du Bas-St-Laurent (SIB 2014) 8 & 9 avril 2014, à Rimouski. Planifier Cibler Exceller

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1 PROMOTIONS ANDRÉ PAGEAU INC. Planifier Cibler Exceller MANUEL DE L EXPOSANT Salon Industriel du Bas-St-Laurent (SIB 2014) 8 & 9 avril 2014, à Rimouski

2 MOT DU PROMOTEUR Cher exposant, J ai l immense plaisir de vous accueillir à la toute première édition du Salon Industriel du Bas-Saint-Laurent, présenté à l hôtel et Centre des congrès de Rimouski, ville métropole de la région, les 8 et 9 avril Le Bas-Saint-Laurent dispose de quatre pôles de développement industriel et est favorable à l implantation de nouvelles industries. Quoi de mieux qu un événement rassembleur pour communiquer le dynamisme de cette région à travers la province. Vous vous fabriquerez un solide réseau de contact, découvrirez de nouveaux clients, profiterez d une visibilité unique. C est pourquoi je tiens à vous assurer de notre entière collaboration dans la réussite de votre exposition. L équipe des Promotions André Pageau sera présente, pour vous, tout au long de l aventure. Et elle commence ici par la bonne planification de votre événement. Au plaisir de vous y rencontrer avec toute mon équipe. Je vous souhaite un franc succès! Éric Pageau, Président 2

3 Table des matières «AVANT SALON» DATES IMPORTANTES...5 L INFO-EXPOSANT...6 VOTRE PROFIL EXPOSANT...7 PLANIFICATION PLANIFICATION MENSUELLE...9 BUDGET EN BREF...11 VOTRE RÉUSSITE EN UN COUP D ŒIL...11 PRÉPAREZ VOTRE SALON VOS OBJECTIFS SALONS...13 FOURNISSEURS...14 VOTRE RETOUR SUR INVESTISSEMENT...15 COMMUNICATION & MARKETING GUIDE OFFICIEL...17 SOYEZ CONFÉRENCIER...18 RÉPERTOIRE MCI...19 PLANIFIEZ VOTRE SÉJOUR HÔTELS ET RESTAURANT...21 VOS OUTILS MÉDIAS CARTONS D INVITATION...23 PUBLICITÉS POUR VOTRE SITE WEB...24 COURRIEL D INVITATION ET LOGO...25 VOTRE FORCE DE VENTES AU SALON QUATRE ATTITUDES GAGNANTES EN VENTE...27 AUGMENTEZ DE 290% LES RÉSULTATS DE VOTRE EXPOSITION...28 «APRÈS SALON» VOTRE «TO-DO LIST»...30 ÉVALUER VOTRE SALON...31 RÉGLEMENTS DU SALON INSTRUCTIONS D EXPÉDITION...33 MATÉRIEL ADMIS AU SALON...33 ENTREPOSAGE DU MATÉRIEL...34 DÉMONTAGE...34 MANUTENTION DU MATÉRIEL LOURD...34 PRÉSENCE AU STAND...34 SÉCURITÉ...34 ASSURANCE...35 MONTAGE ET DISPOSITION DES STANDS...35 LIMITES DE HAUTEUR...35 ENSEIGNES...35 HABILLAGE DE VOTRE ESPACE...36 INCENDIE...36 ÉLECTRICITÉ - EAU...36 ANNEXE...37 ILLUSTRATION MONTAGE/DISPOSITIONS DES STANDS..38

4 «AVANT SALON» DATES IMPORTANTES...5 L INFO-EXPOSANT...6 VOTRE PROFIL EXPOSANT...7 4

5 DATES IMPORTANTES Horaire de l événement 8 avril 13h à 21h 9 avril 10h à 18h (pour les exposants une heure avant) Horaire de montage 7 avril 8h à 21h 8 avril 8h à 10h* *Aucun matériel roulant sur les tapis d allées. * L aménagement des stands doit être complété pour le 8 avril à 10h. Horaire de démontage 9 avril 18h à minuit 10 avril 8h à 15h * Aucun transport de matériel ne sera permis avant le retrait des tapis d allées le mercredi 9 avril à 18h. Lieu de l événement Hôtel Rimouski Centre de congrès 225, boul. René-Lepage Est, Rimouski (Québec) G5L 1P2 t. (418) c. hotelrim@hotelrimouski.com Votre promoteur Promotions André Pageau inc. 1627, boul. Bastien Québec, Qc G2K 1H1 SF. (800) F c. info@promoapageau.com s. Vos conseillers Audrey Vézina avezina@promoapageau.com Martin Chamberland mchamberland@promoapageau.com Michel Lemelin mlemelin@magazinemci.com 5

6 L INFO-EXPOSANT Toutes l informations que vous devez savoir, regroupées dans un envoi mensuel! Nous vous ferons parvenir mensuellement votre «Info-exposant», cette communication regroupera tous les détails importants concernant votre présence à titre d exposant au Salon Industiel du Bas-St-Laurent. Nous vous suggérons de porter une attention particulière à l info-exposant Pour vous aider à l identifier, voici le visuel de l entête: Chaque envoi se présentera ainsi: Pour vous aider à bien repérer cette envoi, le courriel viendra de la part des Promotions André Pageau - sujet: SIB exposants - envoi # 1 et ainsi de suite. 6

7 VOTRE PROFIL EXPOSANT Un profil complété, augmente votre visibilité! Vous avez reçu, dans le premier envoi de l Info-exposant, votre accès pour accéder à la «zone exposant». Il est primordiale de compléter vos informations le plus rapidement possible. Voici un bref aperçu des informations à compléter: 1- Vos renseignements: Vos renseignements: vous devez confirmer votre adresse et informations. Description de votre entreprise: il est important de compléter la description de votre entreprise (celle-ci sera utilisée pour le Guide officiel ainsi que sur la liste interactive des entreprises sur le site Internet.) maximum de 30 mots Réseaux sociaux: votre entreprise se retrouve sur différente plate-forme? Indiquez les adresses sur votre profil pour permettre aux visiteurs de vous y retrouver. (Cette information se retrouvera sur la liste interactive des entreprises sur le site Internet). IMPORTANT: vous devez «Approuver vos données» une fois terminée. 3- Fournisseurs et/ou partenaires: Dans cet onglet vous devez y inscire le noms de vos fournisseurs ou partenaires qui seront représentés dans votre stand. Attention: Ne pas inscrire votre entreprise dans cette section. 2- Badges: Vous devez nous fournir le nom de vos représentants qui seront présents à votre stand lors du Salon. Le port de la badge est obligatoire. Complétez votre profil maintenant voir un exemple 7

8 PLANIFICATION PLANIFICATION MENSUELLE...9 BUDGET EN BREF...11 VOTRE RÉUSSITE EN UN COUP D ŒIL

9 PLANIFICATION MENSUELLE Voici un bref calendrier pour vous aider dans votre préparation. PLANIFICATION MENSUELLE Temps Tâches à accomplir Observation 12 mois Location du stand Plus le stand est réservé tôt, plus vous bénéficierez d un emplacement stratégique. 11 mois 10 mois 9 mois 8 mois Sélection des produits / services à exposer Analyse de l aménagement du stand Réservation de votre hôtel Conception du stand Préparation du matériel à exposer Réservez vos besoins en eau, électricité, téléphonie, manutention lourde, audiovisuel, etc. Complétez votre profil sur le site Internet du salon Inscrivez votre personnel sur le site Internet du salon pour les badges. Vous choisirez les produits et/ou services en fonction du public ciblé. Vous devez aménager votre stand de façon stratégique pour attirer les visiteurs. Ne tardez pas à réserver votre hôtel, en période d exposition ils sont souvent complets. L aménagement peut prendre du temps si l on choisit un stand plus personnalisé. Prévoyez une méthode d emballage pour les produits que vous utiliserez durant le Salon. 9

10 PLANIFICATION (SUITE) 7 mois Élaboration d une stratégie promotionnelle Utilisez le matériel Internet fourni par le promoteur Animation du stand, promotions offertes. 6 mois Choix des représentants sur place et des hôtesses s il y a lieu 5 mois Formation du personnel sur place Attention de bien sélectionner les meilleures personnes. Une formation pré-salon est un incontournable. Elle peut se donner à l interne ou par une entreprise spécialisée. 4 mois 3 mois 1 mois Au montage Réservation du transport Préparation de la documentation de vente Achat de la publicité dans le guide des visiteurs et/ou magazines ciblés Préparez l envoi de vos cartons d invitation Réservez vos billets d avion s il y a lieu Faire les derniers paiements de votre stand Envoyez les invitations Fournir la preuve d assurance pour le salon Expédition des produits Aménagement du stand Contrôle visuel de l aménagement Vérification de la sécurité en place Donnez les lignes directrices à votre personnel Il est préférable de réserver un transporteur expérimenté. Il peut y avoir de l attente à la livraison, veillez à bien planifier votre heure d arrivée. Les cartons sont offerts par le promoteur, utilisez-les judicieusement. Ils sont le meilleur moyen de communication afin de vous assurer des visiteurs à votre stand et de fidéliser votre clientèle. 10

11 BUDGET EN BREF Voici une liste pour vous aider dans la répartition de vos coûts. DÉPENSES À PRÉVOIR Frais d exposition Coût du stand : espace plancher, cloisons, tapis, mobilier, décoration Électricité, eau Téléphonie, Internet, audio visuel Montage et démontage Publicité dans le guide des visiteurs et/ou magazines ciblés Envoi de courriels de masses Production de documents de vente Production de matériel promotionnel Frais liés aux produits et services Emballage Transport Assurance supplémentaire Production d échantillon Frais liés aux personnels Transport Hébergement Repas Stationnement Sous-traitant(s) VOTRE RÉUSSITE EN UN COUP D ŒIL La réussite de votre présence au salon tient à une préparation organisationnelle rigoureuse. Voici les grandes lignes: Établir les objectifs et buts du salon en question Réservation d un espace stratégique Planification budgétaire Aménagement de votre stand Planification de votre déplacement Stratégie marketing à l intention de vos visiteurs Organisation du personnel Évaluation et suivi après salon 11

12 PRÉPAREZ VOTRE SALON VOS OBJECTIFS SALONS...13 FOURNISSEURS...14 RETOUR SUR VOTRE INVESTISSEMENT

13 VOS OBJECTIFS SALON Prenez le temps de bien réfléchir à l objectif de votre présence au salon. Ce faisant, vous pourrez planifier les activités qui vous permettront d atteindre cet objectif. Que ce soit pour l aménagement de votre stand, votre stratégie marketing ou le calcul de votre retour sur investissement, tout doit être orienté dans cette direction. CONTACT Établir des contacts de vente Faire la prospection de nouveaux clients Maintenir la relation avec vos clients actuels Cibler de nouveaux marchés Trouver de la main-d œuvre AFFAIRES Tester votre stratégie de prix Mettre en marché un nouveau produit Conclure des négociations Tester vos idées IMAGE Renforcement de votre image Améliorer votre position sur le marché Vous faire connaître INFORMATION Présenter une conférence sur vos produits Faire de la formation Identifier les tendances et le marché à cibler Analyser la compétition et votre marché actuel 13

14 FOURNISSEURS Pour que votre aménagement soit fonctionnel, vous devez vous prévaloir du matériel de base proposé par nos fournisseurs à votre service. IMPORTANT : après les dates limites, des frais supplémentaires sont à prévoir. Badges d identification pour les exposants, renseignement sur l entreprise, compagnies représentées lien vers la «zone exposant» (mot de passe requis) Aménagement de stand Fournitures, air comprimé, murs séparateurs et tapis obligatoire lien vers le formulaire aménagement lien vers l air comprimé Courtier en douanes, transport lien vers le formulaire allez/retour lien vers le formulaire retour Manutention de matériel lourd (4 000 lbs et plus seulement) lien vers le formulaire Électricité, Internet lien vers le formulaire Promotions André Pageau inc. 1627, boul. Bastien, Québec (Qc) G2K 1H1 t. (418) f. (418) c. info@promoapageau.com Tessier Services d Expositions 220, rue Lee, Québec (Qc) G1K 2K6 t. (418) f. (418) c. mireille@brunotessier.com Dolbec Logistique International inc. 361, rue des Entrepreneurs, Québec (Qc) G1M 1B4 sf. (800) f. (418) Responsable : Nathalie Huot Promotions André Pageau inc. 1627, boul. Bastien, Québec (Qc) G2K 1H1 t. (418) f. (418) c. info@promoapageau.com Promotions André Pageau inc. 1627, boul. Bastien, Québec (Qc) G2K 1H1 t. (418) f. (418) c. info@promoapageau.com 14

15 VOTRE RETOUR SUR INVESTISSEMENT Planifiez vos rencontres B2B Vous avez la chance de rencontrer des clients dans un événement rassembleur. Alors profitez-en pour personnaliser votre approche et votre présentation. Adaptez votre discours aux visiteurs. Encouragez votre marché cible à venir vous voir Avec une stratégie marketing ciblée, vous attirerez les clients intéressés à votre stand. Une invitation personnalisée ou campagne publicitaire avant le salon vous aidera. Organisez une rencontre sur place. Organisez une campagne d invitation Créez un incitatif pour les visiteurs, piquez leur curiosité pour votre produit. Produisez une invitation qui sera envoyée à travers votre base de données client. Contactez vos anciens clients, vos prospects et vos clients actuels. Préparez une infolettre. Passez par vos réseaux sociaux. Passez par les médias. «Ne laissez pas la chance décider de votre retour sur investissement» 15

16 COMMUNICATION & MARKETING GUIDE OFFICIEL...17 SOYEZ CONFÉRENCIER...18 RÉPERTOIRE MCI

17 GUIDE OFFICIEL Soyez vu par tous les visiteurs! Le Guide officiel est un outil de consultation par excellence copies du Guide seront remis gratuitement aux visiteurs du SIB Tirez profits de cette visibilité! Votre logo sera apposé en couleur dans la liste des exposants gratuitement, avec l achat d un espace publicitaire. Dimensions Format (largeur x hauteur) 4 couleurs process Arrière 8.25 x (fond perdu) $ 1 page 7 x 10 (non fond perdu) 995 $ 1/2 page 7 x $ 1/3 page 7 x $ 1/4 page x $ 1/6 page x $ Réservez votre espace: Date de tombée: 28 février 2014 «Votre savoir-faire exige le meilleur du nôtre!» Contactez-nous!

18 SOYEZ CONFÉRENCIER Vous êtes expert dans votre domaine? Profitez d une vitrine exceptionnelle en devenant conférencier ou formateur* lors du Salon Industriel du Bas-St-Laurent! Mardi, le 8 avril 2014: Deux plages horaires sont disponibles pour des conférences ou des formations, soit à 14h00 et 18h00. Mercredi, le 9 avril 2014: Une plage horaire est disponible pour une conférence ou une formation, soit à 14h00. Exigence pour être conférencier: Vous devez être exposant au Salon. Vous vous engagez à faire la promotion de votre conférence ou formation auprès de votre clientèle. Vous devez fournir un résumé de votre conférence ou formation ainsi qu une photo du conférencier dans les délais alloués. 18 * Nombre de conférenciers limités

19 RÉPERTOIRE MCI Une visibilité à l année, 24/24h! Profitez d une visibilité supplémentaire, diponible 24/24h, en inscrivant gratuitement votre entreprise via le Répertoire MCI. Déjà inscrit? N oubliez pas de visiter régulièrement votre profil et de le mettre à jour. 19

20 PLANIFIEZ VOTRE SÉJOUR HÔTELS & RESTAURANT

21 HÔTELS & RESTAURANT RÉSERVEZ VOTRE HÔTEL LE PLUS TÔT POSSIBLE Hôtel Rimouski Centre de congrès 225, boul. René-Lepage Est, Rimouski (Québec) G5L 1P2 t. (418) c. Autres Hôtels à proximités L «APRÈS-SHOW» Votre journée au salon est terminée et vous vous demandez où manger? Le St-Hubert de Rimouski vous attend! 395 boul. Arthur-Buies Est, Rimouski (Québec) G5M 1Y1 Commande ou réservation au (418)

22 VOS OUTILS MÉDIAS CARTONS D INVITATION...23 PUBLICITÉS POUR VOTRE SITE WEB...24 COURRIEL D INVITATION & LOGO

23 CARTONS D INVITATION En papier Chaque exposant reçoit des cartons d invitation gratuitement et personnalisable pour inviter clients, fournisseurs et prospects à venir les rencontrer lors du Salon. Conseil: personnalisez votre invitation en l estampant au nom de votre entreprise et n oubliez pas d y indiquer votre # de stand! Pourquoi ne pas l envoyer électroniquement aussi? Incorporez l image* de l invitation dans vos communications électroniques et augmentez votre nombre de visites à votre stand durant le Salon! «Profitez des outils médias que nous vous offrons pour optimiser votre stratégie marketing!» *image disponible en cliquant dessus ou via la «zone exposant» dans l onglet matériel web. 23

24 PUBLICITÉ POUR LE WEB Annoncez votre présence Faites savoir à vos clients que vous êtes présents au Salon Industriel du Bas-St-Laurent en plaçant directement sur votre site Internet ces publicités. 122 x x x x x x300 *images disponibles en cliquant dessus ou via la «zone exposant» dans l onglet matériel web.

25 COURRIEL D INVITATION Logo officiel du Salon Invitez personnellement vos clients et prospects Invitez vos clients à venir vous rencontrer en personne et voir vos produits sur place lors du Salon Industriel du Bas-St-Laurent. Conseil pour la rédaction de votre courriel: 1. Ne pas oublier d indiquer la date: 8 et 9 avril L endroit: Hôtel Rimouski - Centre de congrès 3. Le nom de l événement: Salon Industriel du Bas-St-Laurent 2014 (vous pouvez utiliser l acronyme, SIB 2014) 4. Votre numéro de stand En terminant, nous vous suggérons d utiliser la mention: Nouveau, Nouveauté, Première dans le Bas-St-Laurent, etc. pour indiquer à vos clients que ce sera la première édition du Salon. Pour toutes questions ou informations, n hésitez pas à communiquer avec nous

26 VOTRE FORCE DE VENTES AU SALON QUATRE ATTITUDES GAGNANTES...27 AUGMENTEZ DE 290% LES RÉSULTATS DE VOTRE EXPOSITION

27 QUATRE ATTITUDES GAGNANTES POUR VOS REPRÉSENTANT(E)S Maximisez le succès de votre entreprise au Salon Afin de maximiser le succès de votre entreprise au salon, nous vous suggérons quatre positions stratégiques que devrait adopter vos représentants durant le salon. L «accrocheur» Le «qualificateur» Le «vendeur» Le «démarcheur» Attire l attention des visiteurs qui passent près de votre stand. Par exemple, une hôtesse, un concours, une démonstration, etc. Accueille chaque visiteur. Vérifie la raison de la visite au salon. Peut-il être un client potentiel qui sera dirigé vers un vendeur? Entrainé à répondre à toutes questions sur vos produits et services. Inscrit au fur et à mesure les visiteurs dans la base de données de l entreprise et planifie un suivi après salon. 27

28 AUGMENTEZ DE 290% LES RÉSULTATS DE VOTRE EXPOSITION! Votre stand d exposition est là pour : 1. Éveiller l intérêt 2. Capter l attention de votre auditoire en piquant sa curiositié 3. Ralentir le pas des visiteurs 4. Donner une première bonne image de votre entreprise, créer un impact visuel favorable. Pour ce faire, vous devez bien penser votre visuel et votre texte. Vos visiteurs ont peu de temps pour se faire une idée sur vous. Entre trois et cinq secondes, les visiteurs devraient savoir, 1. Qui vous êtes 2. Ce que vous faites 3. Pourquoi ils devraient entrer dans votre stand. En quoi vous êtes différents, complémentaires, voir meilleur que les autres. Le tout appuyé par un visuel de qualité, digne de votre entreprise. Design de stand - Évitez les erreurs Voici la liste des dix erreurs les plus couramment observées dans les petits stands d exposition de 10 à Lettrage trop petit 2. Plus de deux types de fontes différentes utilisées 3. Trop de texte 4. Mauvais choix de mots 5. Conflit visuel avec le fond 6. Texte trop bas 7. Trop d images 8. Images de mauvaise qualité 9. Éclairage inefficace: soit trop ou pas assez éclairé, ou mauvais endroit 10. Affiches endommagées Voici deux exemples : Mauvais exemple Bon exemple 28 Julien Roy Formation en exposition Formation en réseautage d affaires Service d animateurs professionnels de stand Sans frais :

29 SUIVI APRÈS SALON POUR UN SUIVI EFFICACE & PAYANT...30 ÉVALUER VOTRE SALON

30 VOTRE «TO-DO LIST» La rapidité, la pertinence et la façon dont vous ferez le suivi après salon renseignera vos prospects sur le professionnalisme de votre entreprise. Nous vous suggérons cette liste d action qui devrait être accomplie dans la semaine suivant le salon. Envoi d un message de remerciement pour les visiteurs passés à votre stand Prendre contact par téléphone et prise de rendez-vous Terminez les soumissions et les transmettre Envoyez un message sur les réseaux sociaux de votre participation au salon Contactez les invités spéciaux qui ne se sont pas présentés à votre stand Mettre une promotion sur votre site internet Ajoutez les photos de votre équipe et stand sur votre site internet Envoyez une infolettre à vos clients 30 «Effectuer un suivi efficace, c est payant!»

31 ÉVALUER VOTRE SALON Faites un retour sur l événement rapidement Nous vous proposons un modèle de post-mortem illustrant les grandes lignes de votre réflexion. Il ne vous reste qu à le compléter pour simplifier votre retour sur le Salon. Modèle version Word Modèle version PDF NOTE: Cliquez sur la version souhaitée - une fois dans le modèle, téléchargez-le sur votre ordinateur en cliquant sur «Ctrl + s» ou en cliquant sur puis complétez les informations. «La mémoire est une facultée qui oublie.» 31

32 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX & DU SALON INSTRUCTIONS D EXPÉDITION...33 MATÉRIEL ADMIS AU SALON & DÉCORUM...33 ENTREPOSAGE DU MATÉRIEL...34 DÉMONTAGE...34 MANUTENTION DU MATÉRIEL LOURD...34 PRÉSENCE AUX STANDS...34 SÉCURITÉ...34 ASSURANCE...35 MONTAGE ET DISPOSITION DES STANDS...35 LIMITES DE HAUTEUR...35 ENSEIGNES...35 HABILLAGE DE VOTRE ESPACE...36 INCENDIE...36 ÉLECTRICITÉ - EAU...36 ANNEXE...37 ILLUSTRATION MONTAGE ET DISPOSITION DES STANDS...38

33 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX Instructions d expédition Dolbec Logistique International est le transporteur officiel et le courtier en douanes du salon. Pour ceux qui désirent expédier leur matériel à l avance, vous pouvez communiquer avec Mme Nathalie Huot de Dolbec Logistique International au (800) (lien vers le formulaire aller et retour) (lien vers le formulaire retour) Aucune marchandise ne sera acceptée avant les dates prévues de montage. La marchandise, en provenance de l étranger, doit être tamponnée par l agent en douanes. Les envois contre remboursement (COD) ne seront pas acceptés. Il est important d identifier chaque boîte envoyé par: Salon industriel du Bas-Saint-Laurent, le nom de votre entreprise et le numéro de votre stand. Matériel admis au salon & décorum Seuls les produits neufs seront admis au salon. Le promoteur se réserve le droit, en tout temps, de pénétrer à l intérieur de l emplacement et d enlever, en tout ou en partie, les objets exposés tels que, sans restreindre la généralité de ce qui précède, les imprimés, les souvenirs et les articles de nouveautés et d expulser de l événement les exposants ou d en expulser les membres de leur personnel, ou les deux, dont la conduite ne répond pas au décorum de l événement. Cette règle a pour but de protéger les exposants contre l exposition ou le fonctionnement de certains objets considérés par le promoteur comme étant dangereux, inacceptables ou répréhensibles par le public ou par les autres exposants de l événement. L exposant n a pas le droit non plus de permettre l exposition sur l emplacement de quelque produit que ce soit dont il n est pas le manufacturier, le distributeur ou le marchand autorisé. Aucune affiche présentant une publicité contraire à cette règle ne sera permise lors de l événement. Il n est pas permis d employer les allées communes aux fins d exercer de la sollicitation ou dans le but de distribuer quelque article que ce soit hors de son emplacement, sous réserve d autorisation écrite préalable accordée par le promoteur. (feuilles de tarifs, documentation, etc.) L exposant devra conserver l emplacement dans un état d exposition correspondant au décorum de l événement en tout temps entre l ouverture et la fermeture de l événement au public et à la presse. L emplacement devra être remis par l exposant dans l état où il en a pris possession. 33

34 RÈGLEMENTS (SUITES) Entreposage du matériel Le promoteur est responsable de l entreposage des boîtes et des colis ainsi que de leur retour au stand lors du démontage. Lorsque vos boîtes sont vides et prêtes à être entreposées, assurez-vous de les identifier clairement (nom de votre entreprise et numéro de stand). AVIS : Veuillez prendre note qu aucun entreposage ne sera toléré en arrière ou entre les stand. (Réf : Service de prévention des incendies). Démontage Aucun démontage ou déménagement ne sera permis avant que les tapis d allées ne soient enlevés à la fermeture du salon. Manutention du matériel lourd Vous devez absolument compléter et retourner le formulaire «Manutention du matériel lourd et volumineux» si vous comptez livrer au salon des machines ou autres pièces de plus de livres et dont les dimensions (plus de 20 pieds) peuvent poser des problèmes de manutention. (lien vers formulaire) Présence aux stands Les exposants doivent assurer une présence à leur stand durant les heures d ouverture. Aucun montage ou démontage ne sera permis durant les heures d ouverture. Toute modification du stand doit être autorisée par le promoteur. Les pourboires sont interdits. Sécurité La sécurité est assurée par le promoteur lors du montage, du démontage, durant l exposition et la nuit. Le promoteur se libère de toute responsabilité en cas de perte, dommage, vol ou blessure. Aucun matériel ne pourra être sorti de la salle d exposition sans une autorisation écrite auprès des responsables du salon. 34

35 RÈGLEMENTS (SUITES) Assurance L exposant souscrira et maintiendra en vigueur, à ses frais, en tout temps entre la date à laquelle l exposant accédera à l emplacement aux fin de montage et la date limite d occupation de l emplacement une assurance responsabilité publique et civile d une valeur minimum de 2 millions et une assurance garantissant la sécurité des biens que l exposant a sous sa garde ou sous son contrôle ou qui lui appartiennent, contre tout sinistre et sans limite la généralité de ce qui précède, contre le feu, le vol et le vandalisme. L exposant dégage et libère de toute responsabilité le promoteur, le propriétaire du site d exposition, leurs agents, mandataires, officiers, administrateurs et employés à l égard de la sécurité des biens de l exposant et ceux sous sa garde, contrôle ou possession. (Lien vers le formulaire) Tout exposant doit être muni d un stand avec des cloisons délimitant son espace. Montage et disposition des stands Les stands, rideaux ou tout élément du même genre (estrades, décors) doivent être fabriqués avec des matériaux ignifuges et respecter le «Règlement sur la Sécurité dans les édifices publics». Limites de hauteur Les étagères et les stands ne doivent pas dépasser 8 pieds de hauteur. Les exposants doivent s assurer que leurs stands ne bouchent pas outre mesure la visibilité des stands adjacents. La limite de hauteur pour l équipement présenté est de 16 pieds à condition qu il soit non haubané et sans support. Un minimum de 50% de la surface totale entre les stands adjacents doit permettre une visibilité à la hauteur des yeux. (Hauteur maximum de 4 pieds). Annexe: Voir les images pour le règlement du stand Enseignes Les enseignes suspendues sont interdites dans l enceinte du salon. Les enseignes ne doivent pas excéder la limite de 8 pieds de hauteur et ne peuvent être fixées ou peintes sur le matériel au-dessus de cette hauteur. 35

36 RÈGLEMENTS (SUITES) Habillage de votre espace Tous les exposants doivent avoir des murs séparateurs et un tapis. Tous les exposants qui se présentent avec un stand de style pop-up doivent obligatoirement avoir un rideau ou une structure rigide en fond de stand pour déterminer leur espace et cacher la structure tubulaire à l arrière de leur stand. Les tapis sont inclus au SIB (lien vers image de règlement stand) Incendie Véhicules et moteurs à combustion : les bouchons de réservoirs de carburant doivent être sécurisés et les réservoirs ne doivent pas être remplis plus qu à moitié et pas contenir plus de 10 gallons. Les batteries doivent être débranchées et il est interdit de faire démarrer un moteur à combustion. Aucun entreposage ne sera toléré entre les stands, le non-respect de cette mesure de sécurité entraînera une infraction de 250 $ plus les frais légaux. Les tentures, rideaux et textiles doivent être ignifugés, les stands doivent être de construction incombustible ou ignifugés, les arbres résineux sont interdits. Électricité - Eau La loi exige que l équipement électrique soit conforme aux règlements d Hydro Québec ou être approuvé CSA avant d être installé, offert en vente, cédé, vendu ou utilisé au Québec. Il est important de prévoir et de commander à l avance vos besoins en électricité et en eau. Les prises d alimentation pour ces deux ressources étant situées dans le plancher, il sera impossible, une fois les stands montés, d avoir accès aux puits de service sans devoir démonter une partie du stand. Pour vous éviter des frais additionnels de démontage et de déplacement, nous vous recommandons de commander dès maintenant ce que vous estimez nécessaire en eau et en électricité pour votre stand. (Lien vers formulaire) 36

37 ANNEXE

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40 PROMOTIONS ANDRÉ PAGEAU INC. BONNE PRÉPARATION! Planifier Cibler Exceller Salon Industriel du Bas-St-Laurent (SIB 2014) les 8 et 9 avril 2014, à Rimouski ET BON SALON!