Gestionnaire de risque et DSI - Ensemble pour la sécurité des usagers. Colloque des CII-CIR 2014 Montréal, le 8 mai 2014

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1 Gestionnaire de risque et DSI - Ensemble pour la sécurité des usagers Colloque des CII-CIR 2014 Montréal, le 8 mai 2014

2 Présentateurs Guillaume Ducharme, M. Sc. (adm. de la santé) D.E.S.S. Conseiller-cadre à la gestion intégrée de la qualité et des risques Association québécoise d établissements de santé et de services sociaux (AQESSS) Geneviève Ménard, inf., M. Sc. inf., M. Sc. (adm. de la santé) Directrice-conseil, direction des affaires externes Ordre des infirmières et infirmiers du Québec 2

3 Mise en contexte Les rôles joués par la directrice des soins infirmiers et le gestionnaire de risque sont complémentaires et intimement liés Mais des particularités encadrent les rôles joués par ces acteurs importants 3

4 La gestion des risques contexte et évolution 4

5 Gestion des risques - Contexte historique La gestion des risques dans les établissements de santé et de services sociaux a évolué au cours des années 1970 à 1990 : La gestion des risques est une réponse à la crise des assurances Deux crises majeures à l'échelle mondiale : o milieu des années 70 crise de disponibilité des assurances pour les établissements de santé o début des années 80 augmentation des réclamations et explosion du coût des primes d assurance 1986 : Création du Regroupement des assurances du réseau de la santé et des services sociaux* qui agit à titre de fiduciaire des assurances notamment de l ensemble des établissements de santé et de services sociaux québécois La gestion des risques est un moyen de maîtriser les coûts dans un contexte d autoassurance et d éviter l augmentation des primes La préoccupation est surtout financière * Maintenant désignée Direction des assurances du réseau de la santé et des services sociaux de l AQESSS. 5

6 Gestion des risques - Contexte historique (2) 2000 à 2010 : La sécurité des usagers d abord Fin des années 90 : Publication de diverses études qui lèvent le voile sur le phénomène des événements indésirables et de leurs conséquences (Institute Of Medecine (2000), To Err Is Human: Building a Safer Health System) Au Québec, un comité ministériel (Comité Francoeur) est mandaté afin d évaluer l ampleur de ce phénomène et de proposer des solutions Les travaux concluent que la situation du Québec n est pas différente de celle des autres pays et de proposer des modifications législatives Décembre 2002 : Modifications apportées à la LSSSS (projet de loi no 113) Plusieurs organismes font la promotion de la sécurité des patients : Agrément Canada, Conseil québécois d agrément, Institut canadien pour la sécurité des patients, Institut pour l utilisation sécuritaire des médicaments du Canada, etc 6

7 Gestion des risques - Contexte historique (3) 2010 a aujourd hui : La gestion intégrée des risques et le rôle des décideurs Fin des années 90 - Plusieurs événements ébranlent la confiance du public envers les institutions et les grandes entreprises (scandales financiers, crises sanitaires, etc.) Le développement cloisonné de la gestion des risques par secteur d activité (sécurité des patients, santé et sécurité du travail, mesures d urgence, etc.) permet difficilement aux décideurs d avoir un portrait d ensemble, de tenir compte des effets croisés entre les risques et de prendre les bonnes décisions 2010 : L AQESSS élabore en collaboration avec les établissements de santé et de services sociaux un modèle de gestion intégrée des risques 2011 : L AQESSS publie le Guide de la gestion intégrée des risques qui vise une meilleure intégration des activités de GR au sein de l établissement 2014 : L AQESSS publiera prochainement le Guide de la sécurité des services de santé et des services sociaux 7

8 La gestion des risques selon la LSSSS La LSSSS prévoit des dispositions visant la prestation sécuritaire de soins et de services Deux remarques à ce sujet : 1. Les dispositions de la LSSSS visent seulement une partie de la gestion des risques soit celle qui touche la prestation de soins et de services 2. Une partie importante des dispositions de la LSSSS en matière de prestation sécuritaire correspond au volet a posteriori de la gestion des risques, c est-à-dire la gestion des événements indésirables 8

9 Une question de sémantique Dans la loi, on utilise les termes «gestion des risques» et «gestionnaire de risque» pour désigner les activités et les personnes responsables de la déclaration, de l analyse et de la divulgation des événements indésirables Il est de plus en plus reconnu que la gestion des risques dépasse largement ce seul cadre et s adresse à l ensemble des activités et des secteurs d un établissement de santé et de services sociaux L AQESSS propose les termes «sécurité des services» et «responsable de la sécurité des services» pour remplacer les termes utilisés dans la loi et pour éviter toute méprise 9

10 La directrice des soins infirmiers et son rôle en matière de surveillance de la qualité 10

11 Responsabilités légales de la DSI Article 207 de la LSSS Surveiller et contrôler la qualité des soins infirmiers Collaborer à la surveillance des activités visées à l'art de la LII S'assurer de l'élaboration des règles de soins infirmiers Collaborer à l'élaboration des règles de soins médicaux et des règles d'utilisation des médicaments applicables aux infirmières ou aux infirmiers habilités à exercer des activités visées à l'art de la LII Tenir et mettre à jour un registre des infirmières et des infirmiers habilités à exercer l'une ou plusieurs des activités visées à l'art de la LII Veiller au bon fonctionnement des comités du conseil des infirmières et infirmiers 11

12 Responsabilités légales de la DSI Article 208 de la LSSS S'assurer de la distribution appropriée des soins infirmiers dans le centre Planifier, coordonner et évaluer les soins infirmiers en fonction des besoins du centre Gérer les ressources humaines, matérielles et financières sous sa gouverne Assumer toute autre fonction prévue au plan d'organisation 12

13 Qualité des soins et gestion des risques La DSI : Élabore, applique et fait le suivi du programme de surveillance et de contrôle de la qualité des soins infirmiers Réalise, à partir d indicateurs de résultats, une démarche collective d amélioration continue de la qualité des soins infirmiers Met en place les mesures pour évaluer et prévenir les risques liés aux soins infirmiers Ces responsabilités s articulent avec les programmes de gestion des risques et de la qualité de l établissement, de même qu avec les activités d évaluation des soins et des services dans les différents programmes-clientèles 13

14 La règle de soins infirmiers Détermine des conditions à respecter et donne des directives spécifiques liées à l accomplissement de l activité clinique visée Adoptée par la DSI, elle a un caractère obligatoire, puisque les conditions et directives qui y sont énoncées doivent être respectées par les personnes visées Ainsi, la règle de soins infirmiers constitue un outil dont disposent les DSI pour exercer leur mandat notamment en ce qui concerne le contrôle de la qualité des soins infirmiers 14

15 Algorithme décisionnel Enquête de la DSI Enquête RH Rapport d évaluation Événement déclencheur Choix de la démarche Analyse d ÉI Rapport d analyse Amélioration des processus 15

16 L enquête et l analyse en détail 16

17 Désignation des enquêtes Analyse d événement indésirable Enquête de gestion des risques Analyse des incidents (au Canada anglais) Enquête de la DSI Surveillance et contrôle de la qualité des soins infirmiers dispensés au sein d un établissement 17

18 Texte législatif encadrant les activités Analyse d événement indésirable L analyse des événements indésirables découle du mandat du comité de gestion des risques de l établissement «d assurer la mise en place d'un système de surveillance incluant la constitution d'un registre local des incidents et des accidents aux fins d'analyse des causes des incidents et accidents et recommander au conseil d'administration de l'établissement la prise de mesures visant à prévenir la récurrence de ces incidents et accidents ainsi que la prise de mesures de contrôle (LSSSS, art )». Enquête de la DSI La directrice des soins infirmiers «surveille et contrôle la qualité des soins infirmiers dispensés dans le centre (LSSSS, art. 207, 1 )». La loi prévoit des mesures spécifiques pour les IPS. 18

19 Analyse d événement indésirable L analyse relève du gestionnaire de l unité administrative où est survenu l événement ou de l unité qui gère l activité à l origine de l événement. Dans le cas d un événement complexe où une analyse approfondie est nécessaire, il est souhaitable de confier la coordination de l analyse à un responsable de la sécurité des services (gestionnaire de risque). La DSI collabore à l enquête afin de déterminer si l évènement est relié à la pratique infirmière ou à une faute professionnelle. Qui est responsable? Enquête de la DSI L évaluation de la qualité des soins infirmiers relève de la DSI L évaluation de la compétence de la pratique infirmière relève de la DSI La décision d encadrer ou de restreindre le champ d exercice d une infirmière relève de la DSI. L élaboration des règles de soins infirmiers relève de la DSI 19

20 Quand la fait-on? Analyse d événement indésirable Une analyse peut être effectuée à tout moment lorsque des informations permettent de croire qu un événement indésirable est survenu ou qu un problème de qualité est présent. Une analyse est normalement effectuée lorsque qu un événement sentinelle est déclaré à l établissement. Enquête de la DSI Lorsqu un problème de qualité en matière de soins infirmiers est détecté au sein de l établissement. Lorsque que la direction des soins infirmiers est informée d un problème disciplinaire ou de compétence chez une infirmière ou l infirmière auxiliaire, notamment via l avis du chef du service. 20

21 Quelle est la démarche à suivre? Analyse d événement indésirable L analyse est effectuée à l aide des outils qualité jugés pertinents par la personne qui l effectue. L analyse comprend normalement 3 grandes parties : 1. La collecte des faits pertinents 2. L analyse de ces faits afin de déterminer les causes de l événement indésirables 3. La formulation de recommandations afin d éviter la récurrence de l événement La loi prévoit également la déclaration et la divulgation des accidents. Enquête de la DSI 1. Analyse et évaluation de la situation en tenant compte de la pratique attendue versus la pratique exercée 2. Décision sur les mesures à prendre (amélioration des processus de SI ou décision concernant la pratique d une infirmière ou d une infirmière auxiliaires) 3. Mise en œuvre des mesures et suivi Dossier soumis à l OIIQ au besoin 21

22 Quelle est la finalité de la démarche? Analyse d événement indésirable Permettre la compréhension des causes d un événement indésirable de manière à en éviter la récurrence. L analyse constitue une composante de la stratégie de l établissement pour assurer la sécurité des services offerts et en améliorer la qualité. Enquête de la DSI S assurer de la qualité des soins infirmiers offerts par l établissement ainsi que la conformité des pratiques aux normes professionnelles en vigueur. 22

23 Quelles sont les limites de la démarche? Analyse d événement indésirable Lorsqu il apparait d emblée que le nonrespect d une procédure, un acte dérogatoire aux pratiques professionnelles ou un acte criminel est l une des causes principales d un événement indésirable, il est préférable de différer la tenue de l analyse de gestion des risques afin de permettre à l établissement de tenir une enquête de la DSI. Enquête de la DSI Lorsqu il semble qu un problème de qualité dépasse le cadre de la dispensation des soins infirmiers et ne concerne pas la seule pratique infirmière, il est préférable de tenir une analyse d événement indésirable. 23

24 À qui rendent-ils des comptes? Analyse d événement indésirable La personne qui effectue l analyse d événement indésirable rend compte à son supérieur selon le plan d organisation. Les résultats de l analyse sont déposés au comité de gestion des risques de l établissement. Le CGR assure le suivi des recommandations issues de l analyse. Celuici peut également recommander au conseil d administration (CA) la prise de mesures visant à prévenir la récurrence des incidents et des accidents (art , 2 ). Dans ce cas le suivi des recommandations adressées au CA est effectué par le comité de vigilance et de la qualité (art , 1 ). Enquête de la DSI La DSI rend compte de sa gestion au directeur général de l établissement. La DSI peut, au besoin, déclarer la situation à l OIIQ. 24

25 Caractéristiques particulières Analyse d événement indésirable L analyse de l événement indésirable doit être conduite selon les principes de la culture juste (absence de blâme pour les personnes ayant commis une erreur de bonne foi). Toute déclaration faite à un gestionnaire de risques dans le cadre d une activité de gestion des risques, comme une analyse d événement indésirable, est confidentielle et ne peut être utilisée comme preuve devant une instance judiciaire ou autre. (art ). Enquête de la DSI L évaluation de la pratique infirmière ou des SI est effectuée selon les pratiques attendues (mesure de l écart entre la pratique attendue et celle exercée). L enquête de la DSI s inscrit dans le cadre de ses responsabilités que lui confie la LSSS Les règles de justice naturelle doivent être appliquées (entendre l autre partie, agir avec équité, etc.). 25

26 Caractéristiques particulières (suite) Analyse d événement indésirable La personne qui conduit une analyse ne peut être contrainte à faire une déclaration devant une instance judiciaire ou autre sur une information obtenue dans le cadre de ses fonctions. (art ) Malgré la Loi d accès à l information, les documents et procès-verbaux du comité de gestion des risques sont confidentiels. (art ). Enquête de la DSI L enquête de la DSI permet d obtenir l information requise permettant de justifier la mise en œuvre de mesures administratives ou disciplinaires. 26

27 En résumé Analyse d événement indésirable Processus multidisciplinaire et administratif Concerne l ensemble des processus et des activités de l établissement Vise à s assurer de la compréhension des causes d un événement indésirable dans le but d en éviter la récurrence Est encadré par des dispositions législatives protégeant les participants à l analyse Processus à privilégier lorsqu un événement indésirable est survenu et qu une défaillance du processus est mise en cause Enquête de la DSI Processus clinique en SI et disciplinaire Concerne spécifiquement les soins infirmiers Vise à s assurer de la qualité des services et du respect des normes professionnelles en vigueur Permet l application de mesures administratives ou disciplinaires Est directement rattachée à la hiérarchie de l établissement Processus à privilégier lorsque qu un problème de compétence ou un problème de qualité des soins infirmiers a été détecté 27

28 Attention! Il ne faut pas confondre enquête de la DSI avec la participation de la DSI à une analyse d événement indésirable La DSI peut effectuer une analyse d événement indésirable, mais elle ne pourra pas utiliser l information obtenue pour prendre des mesures disciplinaires à l encontre d une infirmière L analyse des événements indésirables n est pas sous la responsabilité exclusive des «gestionnaires de risque» Étant donné la volonté du législateur de créer un processus étanche et confidentiel d analyse des événements indésirables et du rôle joué par la DSI dans un établissement, il est préférable de ne pas confondre les fonctions 28

29 Éviter les conflits de juridiction Il doit y avoir une collaboration entre les différents acteurs impliqués dans le respect des mandats et des obligations réciproques Les enquêtes visant à récolter des preuves pour des fins disciplinaires, administratives doivent être priorisées 29

30 Points de collaboration La prévention des événements indésirables ainsi que l amélioration des processus sont des responsabilités partagées L expertise de la DSI est essentielle à la réalisation d une partie importante des analyses d événements indésirables (ÉI) effectuées dans le cadre des activités de gestion des risques La déclaration des ÉI ainsi que les protections accordées aux déclarant sont essentielles pour s assurer que l information soit transmise à l établissement 30

31 Les zones exclusives et la zone de collaboration - Gestion de la déclaration - Recevoir témoignage confidentiel - Non contraignable - Gestion du CGR - Analyse des événements indésirables -Mesure et surveillance de la qualité des services - Recommander des améliorations - Évaluation de la pratique - Application de mesures d encadrement - Surveillance de la qualité des soins inf. Zone exclusive GR Zone de collaboration Zone exclusive DSI 31

32 Conclusion Nous l avons constaté, les rôles joués par la DSI et le gestionnaire de risque sont complémentaires et intimement liés Mais des particularités encadrent les rôles joués par ces acteurs importants font en sorte que certaines informations ne peuvent circuler librement d une démarche à l autre La collaboration entre la DSI et la sécurité des services sert les meilleurs intérêts des usagers 32

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