Passerelle entre STEP et STAR Version :

Transcription

1

2 Table des matières 1. Le principe de la passerelle Dans STEP, quelle opération déclenche la passerelle? Dans STAR, quelle est la conséquence de la passerelle? Le statut dépôt dans STAR...8 ii

3 Chapitre 1. Le principe de la passerelle Cette documentation concerne les établissements en production dans STEP et dans STAR. La passerelle STEP -> STAR est un programme qui permet de faire dialoguer les deux applications thèses de l Abes. La passerelle permet de lier les fiches STEP et STAR d un doctorant : Soit en permettant à une fiche de thèse en préparation d être poussée dans STAR : au statut «dépôt» à la saisie d une date de soutenance prévisionnelle dans STEP ou au statut «à traiter» à la saisie date de soutenance est dans STEP. Soit en récupérant la fiche STEP du doctorant pour initialiser sa fiche dans STAR avant que la thèse ne soit soutenue (la thèse sera créée au statut «dépôt» dans STAR) L activation de la passerelle est paramétrée par l ABES. L information est visible dans STEP, à partir de la fiche établissement. Les bénéfices de l utilisation de la passerelle sont les suivants : faire communiquer STEP et STAR pour bénéficier dans STAR des données déjà saisies dans STEP. Cela permet de suivre le circuit de la thèse de sa préparation à sa soutenance. permettre dans le moteur de recherche [ la redirection entre une page de thèse en cours de préparation (pastille orange) et une page de thèse soutenue concernant le même docteur (pastille verte). Lorsque la fiche est validée dans STAR, la page de theses.fr signalant la thèse en préparation est automatiquement remplacée par la page signalant la thèse soutenue 1

4 2

5 Chapitre 2. Dans STEP, quelle opération déclenche la passerelle? La saisie d une date réelle de soutenance, obligatoirement inférieure ou égale à la date du jour, fait passer la thèse du statut «sujet» au statut «soutenu». C est la saisie de cette date qui clôture la fiche de thèse en préparation dans STEP (elle n est plus éditable) et qui la pousse dans STAR, en statut «à traiter». Saisie de la date de soutenance réelle dans STEP : Passerelle entre STEP et STAR Visualisation de la fiche dans STEP : 3

6 Indication de l envoi de la fiche vers STAR : 4

7 Chapitre 3. Dans STAR, quelle est la conséquence de la passerelle? La thèse en statut «soutenu» dans STEP est automatiquement poussée dans STAR. La fiche automatiquement créée en statut «à traiter» contient les données issues de STEP et relatives au doctorant et à sa thèse. Tableau de bord dans STAR : Passerelle entre STEP et STAR Visualisation de la fiche dans STAR 5

8 Trace du passage par la passerelle : «modalité d entrée dans STAR : via la passerelle STEP» Identifiant dans STEP Il y a désormais un lien entre les fiches de thèses STEP et STAR qui va permettre, dans theses.fr, la redirection de la page de la thèse en préparation vers la page de thèse soutenue. Afin d être alerté lors de la création d une nouvelle fiche dans STAR, le correspondant STAR peut 6

9 indiquer dans la fiche établissement la ou les adresses de messagerie destinataire du message d information automatique concernant cette création. 7

10 Chapitre 4. Le statut dépôt dans STAR Le principe de la passerelle présuppose que la fiche de thèse suit le circuit logique dans les applications STEP et STAR, c'est-à-dire : Création de la thèse en préparation dans STEP Saisie de la date de soutenance réelle dans STEP et clôture de la fiche de thèse Envoi de la fiche de thèse dans STAR ou, si la fiche existe déjà, «déblocage» de la fiche qui passe du statut «dépôt» au statut «à traiter» Modification et validation de la fiche de thèse dans STAR Le statut «dépôt» se rencontre dans les 2 cas suivants : si une date prévisionnelle est renseignée dans STEP si un compte doctorant est créé dans STAR alors que, dans STEP, une fiche de thèse en préparation pour ce doctorant n a pas été clôturée par la saisie d une date réelle de soutenance. Elle peut ne pas être clôturée pour deux raisons : La thèse n est pas encore soutenue La thèse est soutenue mais la date de soutenance n a pas encore été indiquée dans STEP par le correspondant. Lors de la création d un compte doctorant dans STAR, un message d alerte prévient de l existence d un compte identique dans STEP. La vérification de l unicité du doctorant est basée sur le prénom, le nom et la date de naissance indépendamment de l application. Le message d alerte indique : le nom, prénom et date de naissance du doctorant le n interne de la thèse dans STEP le titre de la thèse en préparation Le nom et prénom du directeur de thèse 8

11 En cliquant sur «récupérer le compte du doctorant», vous récupérez dans STAR, la fiche pré-saisie dans STEP qui se trouve au statut «inscription» ou «sujet». Cette récupération permet de lier les deux fiches. La fiche récupérée dans STAR est dans un statut particulier appelé statut «dépôt». Ce statut signifie que la fiche de thèse est issue de l application STEP mais qu elle n est pas encore clôturée dans STEP par la saisie d une date de soutenance réelle. Les thèses en statut «dépôt» sont identifiables dès le tableau de bord, par le lien «dépôt des fichiers de la thèse avant soutenance». En statut «dépôt» la fiche de thèse n est que partiellement éditable, les champs des 3 premiers onglets du formulaire sont grisés. 9

12 Seul le 4 ème «Incarnation de la thèse, droits et dépôts des fichiers» est modifiable afin que FICH puisse déposer les fichiers, renseigner le cas et déclarer les droits. Pour pouvoir «débloquer» la fiche de thèse dans STAR et y accéder en mode édition, il faut qu une date de soutenance réelle soit saisie dans STEP. 10

13 Une fois que cette date est saisie, la fiche de thèse est de nouveau éditable dans STAR. 11