Parution du décret sur la Base de Données Unique et sur les délais de consultation et d expertise du comité d entreprise

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1 Parution du décret sur la Base de Données Unique et sur les délais de consultation et d expertise du comité d entreprise Comme indiqué dans de précédentes informations UNA, la loi de sécurisation de l emploi a modifié un certain nombre de règles relatives aux représentants du personnel. Parmi ces règles, la création d une base de données économiques et sociales ou Base de Données Unique (BDU), l instauration de délais donnés au comité d entreprise pour rendre un avis lors des informations-consultations obligatoires et l encadrement des délais données aux experts du comité d entreprise. Un décret n du 27 décembre 2013 publié au journal officiel du 31 décembre 2013 est venu préciser le contenu de ces mesures. La base de données économiques et sociales ou Base de Données Unique (BDU) Le contenu Le décret précise le contenu minimal de la base, contenu qui varie selon que l entreprise a ou non au moins 300 salariés : Types d information Présentation de la situation de l entreprise Investissements Entreprise d au moins 300 salariés - Chiffre d affaire. - Valeur ajoutée. - Résultat d exploitation. - Résultat net. - Investissement social : évolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté ; évolution des emplois par catégorie professionnelle ; situation en matière d'égalité professionnelle entre les Entreprise de moins de 300 salariés - Chiffre d affaire. - Valeur ajoutée. - Résultat d exploitation. - Résultat net. - Investissement social : évolution des effectifs par type de contrat ; évolution des emplois par catégorie professionnelle ; situation en matière d'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et

2 femmes et les hommes et mesures prises en ce sens ; évolution de l'emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer ; évolution du nombre de stagiaires ; formation professionnelle : investissements en formation, publics concernés ; conditions de travail : durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail, exposition aux risques et aux facteurs de pénibilité, accidents du travail, maladies professionnelles, absentéisme, dépenses en matière de sécurité. - Investissement matériel et immatériel : évolution des actifs nets d'amortissement et de dépréciations éventuelles (immobilisations) ; le cas échéant, dépenses de recherche et développement. mesures prises en ce sens ; évolution de l'emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer ; évolution du nombre de stagiaires ; formation professionnelle : investissements en formation, publics concernés ; conditions de travail : durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail. - Investissement matériel et immatériel : évolution des actifs nets d'amortissement et de dépréciations éventuelles (immobilisations) ; le cas échéant, dépenses de recherche et développement. Fonds propres, endettement et impôts Rémunération des salariés et dirigeants, dans l'ensemble de leurs éléments - Pour certaines sociétés anonymes : informations environnementales. - Capitaux propres de - Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières. - Impôts et taxes. - Evolution des rémunérations salariales : frais de personnel y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, par sexe et par catégorie professionnelle ; - Capitaux propres de - Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières. - Impôts et taxes. - Evolution des rémunérations salariales : frais de personnel y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, par sexe et par catégorie professionnelle ;

3 pour certaines sociétés anonymes : montant des rémunérations versées aux personnes les mieux rémunérées. - Epargne salariale : intéressement, participation. pour certaines sociétés anonymes, montant des rémunérations versées aux personnes les mieux rémunérées ; - Epargne salariale : intéressement, participation. - Rémunérations accessoires : primes par sexe et par catégorie professionnelle, avantages en nature, régimes de prévoyance et de retraite complémentaire. - Pour certaines sociétés anonymes : rémunérations des dirigeants mandataires sociaux. Activités sociales culturelles et - Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d'entreprise. - Dépenses directement supportées par - Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d'entreprise. - Mécénat. - Mécénat. Rémunération des financeurs (hors éléments présentés au titre des fonds propres, endettement et impôts) Flux financiers à destination de l'entreprise - Rémunération des actionnaires (revenus distribués). - Rémunération de l'actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l'épargne salariale, part dans le capital, dividendes reçus). - Aides publiques. - Réductions d'impôts. - Exonérations et réductions de cotisations sociales. - Crédits d'impôts. - Rémunération des actionnaires (revenus distribués). - Rémunération de l'actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l'épargne salariale, part dans le capital, dividendes reçus). - Aides publiques. - Réductions d'impôts. - Exonérations et réductions de cotisations sociales. - Crédits d'impôts.

4 - Mécénat. - Mécénat. Sous-traitance Pour les entreprises appartenant à un groupe : transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe - Sous-traitance utilisée par - Sous-traitance réalisée par - Transferts de capitaux tels qu'ils figurent dans les comptes individuels des sociétés du groupe lorsqu'ils présentent une importance significative. - Cessions, fusions, et acquisitions réalisées - Sous-traitance utilisée par - Sous-traitance réalisée par - Transferts de capitaux tels qu'ils figurent dans les comptes individuels des sociétés du groupe lorsqu'ils présentent une importance significative. - Cessions, fusions, et acquisitions réalisées Le décret vient confirmer que le contenu de la base de données portera sur : - Les 2 années précédentes. - L année en cours. - Les trois années suivantes. Les informations listées ci-dessus devront être présentées sous forme de données chiffrées ou, pour les années à venir, sous forme de «grandes tendances». Le décret prévoit toutefois que pour les années suivantes, l employeur peut ne pas donner ni de données chiffrées, ni de «grandes tendances» mais il doit alors l indiquer en expliquant les raisons de cette impossibilité. L employeur devra mettre à jour régulièrement la base et au moins selon les périodicités d information prévues par le Code du travail. A chaque mise à jour, il devra en informer les destinataires (comité d entreprise ). Mise en place et fonctionnement de la base La base doit être mise en place au niveau de l entreprise. Lorsqu il existe un groupe, une convention ou un accord de groupe peut prévoir la constitution de la base au niveau du groupe. La convention précise alors notamment les personnes ayant accès à la base ainsi que les modalités d accès, de consultation et d utilisation de la base. Dans le cas où il existe un comité central d entreprise, il convient d intégrer les informations mises à disposition des comités d établissement et du comité central. Comme indiqué précédemment, la base est accessible en permanence aux membres du comité d'entreprise ou, à défaut, aux délégués du personnel, ainsi qu'aux membres du comité central d'entreprise, du CHSCT et aux délégués syndicaux.

5 Avis UNA : En l absence de précision dans la loi et le décret quant au champ d application de cette base de données, il semble qu elle doit être créée uniquement dans les entreprises d au moins 50 salariés ETP, y compris en l absence de comité d entreprise, lorsque cette absence est liée à une carence lors des élections. Selon cette même interprétation, les délégués du personnel ne peuvent accéder à la base de données qu en l absence de comité d entreprise du fait d une carence aux élections. Le décret précise que la base peut être faite sur format informatique ou sur format papier. L employeur devra fixer différents éléments : - Les modalités d information des représentants du personnel quand à la mise à jour de la base. - Les modalités d accès, de consultation et d utilisation de la base. Le décret précise que ces modalités permettent aux représentants du personnel «d exercer utilement leurs compétences respectives». La loi comme le décret prévoient de façon expresse que ces représentants du personnel sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur. L employeur doit en outre indiquer la durée du caractère confidentiel. Substitution de la base de données aux obligations d informations régulières du comité d entreprise Le Code du travail modifié par la loi organise les liens entre cette nouvelle base de données et les obligations d informations préexistantes. Il précise ainsi que les documents transmis de façon régulière au comité d entreprise dans le cadre des informations périodiques obligatoires sont transmis via la base de données. Cela signifie qu en pratique, dès lors que l employeur a mis à disposition du comité certaines informations via la base de données, il est réputé avoir respecté son obligation de communication des informations. La base de données remplacera donc la totalité des documents remis régulièrement au comité d entreprise s agissant des informations économiques et sociales. A l inverse, les informations devant être transmises ponctuellement devront continuer à faire l objet d un envoi spécifique. Le décret précise que cette substitution ne sera possible que si les conditions cumulatives suivantes sont respectées : - La base de données est mise à jour régulièrement et au moins selon les périodicités prévues par le Code du travail. - L employeur met à disposition des membres du comité d entreprise les éléments d analyse ou d explication lorsqu ils sont prévus par le Code du travail. Attention! Cette substitution ne vise que l information et non la consultation : dans les domaines où la consultation est obligatoire, le simple fait d avoir fait l information via la base de données ne dispensera pas l employeur de procéder à la consultation. Entrée en vigueur

6 La loi prévoit que la base de donnée sera mise en place dans un délai variant selon l effectif de la structure : - Le délai est d un an à compter de la promulgation de la présente loi dans les entreprises d au moins 300 salariés soit le 14 juin Il est de deux ans dans les entreprises de moins de 300 salariés soit le 14 juin Le point particulier de la substitution de la base aux obligations d informations régulières fait l objet d une précision quant à sa date d entrée en vigueur : cette disposition entrera en vigueur à une date fixée par décret au 31 décembre De façon dérogatoire, le décret précise par ailleurs qu au titre de l année 2014 pour les entreprises d au moins 300 salariés et 2015 pour les entreprises de moins de 300 salariés, les entreprises ne sont pas tenues d intégrer les informations relatives aux deux années précédentes. Délai d examen donné au comité d entreprise dans le cadre des informations - consultations obligatoires Comme indiqué dans l information du 8 juillet 2013, le décret est venu préciser qu à défaut d accord entre l employeur et le comité d entreprise ou le comité central d'entreprise et en l absence de disposition légale spécifique, le silence gardé par le comité vaudra avis négatif à compter d un délai de : - 1 mois par principe. - 2 mois lorsqu un expert intervient. - 3 mois en cas de saisine d un ou plusieurs CHSCT. - 4 mois si une instance de coordination des CHSCT est mis en place à cette occasion (l instance de coordination des CHSCT est créé par la loi de sécurisation de l emploi mais ne pourra concerner que les structures ayant plusieurs établissements ayant chacun un CHSCT). Dans les deux derniers cas, le décret précise que l avis du ou des CHSCT est transmis au comité d entreprise au plus tard 7 jours avant la fin du délai de 3 ou 4 mois précité. Il convient de noter que le délai de consultation du comité commence à courir à compter : - Soit de la communication par l employeur des informations prévues par le Code du travail. - Soit de l information par l employeur de leur mise à disposition dans la Base de Données Unique (BDU). Le décret précise que cette règle entre en vigueur au lendemain de sa publication soit le 1 er janvier Encadrement des délais donnés aux experts du comité d entreprise Comme indiqué dans l information du 8 juillet 2013, la loi de sécurisation de l emploi est venu encadrer les délais d expertise. L'expert-comptable ou l'expert technique désignés par le comité d entreprise remettent ainsi leur rapport dans un délai «raisonnable» fixé par un accord entre l'employeur et le comité d'entreprise ou, à défaut d'accord, fixé par décret à :

7 - Pour l expert-comptable : o Dans le cadre de l examen des orientations stratégiques, la remise du rapport se fait au plus tard dans les 15 jours avant l expiration du délai donné au comité d entreprise pour rendre son avis. o Dans le cadre de l examen des opérations de concentration, la remise du rapport se fait dans un délai de 8 jours à compter de la notification de la décision de l Autorité de la concurrence ou de la Commission européenne saisie du dossier. Le rapport est ensuite présenté au cours de la 2 ème réunion du comité. - Pour l expert technique : le rapport est remis dans un délai de 21 jours à compter de sa désignation. Ce délai pourra être prolongé également par accord entre l'employeur et le comité. L'accord ou le décret déterminent également, à l intérieur du délai précité, le délai dans lequel l'expert désigné par le comité d'entreprise peut demander à l'employeur toutes les informations qu'il juge nécessaires à la réalisation de sa mission et le délai de réponse de l'employeur à cette demande. A défaut d accord, les délais sont fixés par décret : - L expert demande à l employeur les informations dans un délai de 3 jours à compter de sa désignation. - L employeur répond sous 5 jours. Le décret précise que cette règle entre en vigueur au lendemain de sa publication soit le 1 er janvier Contact : Direction réseau Pôle juridique - réseau juridique@una.fr

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