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1 1462 Yvonand, le 1 er novembre 2010 Municipalité d Yvonand Tél. 024/ Fax 024/ Au Conseil communal 1462 Y v o n a n d Préavis municipal No 2010/18 Concerne : Renouvellement parc informatique communal Monsieur le président, Mesdames, Messieurs les conseillers, Pour mémoire, c est en 1996 que le parc informatique communal a connu son dernier développement d envergure. Le choix s était alors porté sur la solution proposée par l entreprise Info Services SA, tant du point de vue matériel que logiciels. Cette décision, étudiée et validée par une commission d étude technique spécifiquement mise en place, permettait aussi de continuer la collaboration déjà existante, et donnant entière satisfaction, avec l entreprise Info Services SA. En 2004, une partie des postes de travail a été remplacée par du matériel plus performant, afin de répondre aux besoins toujours plus élevés en capacités machines des logiciels utilisés. Le renouvellement du matériel a été réalisé sur le budget ordinaire, sans dépôt de préavis. Cette tendance à des besoins toujours plus accrus en performances au niveau du matériel et des programmes ne s est pas inversée. Aujourd hui, force est de constater que le serveur principal est en bout de course du point de vue de ses capacités et de son âge. De même, les postes de travail doivent être remplacés afin de les adapter aux nouvelles exigences des logiciels et pour garantir la sécurité de fonctionnement du parc. Partant de cet état de fait et désireuse de poursuivre sa collaboration avec l entreprise partenaire qui donne toujours satisfaction, la municipalité a décidé de demander une offre à Info Services SA. C est cette offre qui sert de base au présent préavis en ce qui concerne le renouvellement du matériel. Au vu du développement technique ayant marqué le monde informatique ces dernières années, principalement au niveau de l augmentation des vitesses de communication sur les réseaux, nous nous sommes posés la question de la pertinence d une délocalisation de notre serveur central que l on pourrait aujourd hui facilement remplacer par un hébergement sur un système extérieur. Le principal avantage serait évidemment la suppression physique du serveur dans le bâtiment communal et donc l augmentation de la sécurité de nos données et de leur sauvegarde. L offre d Info Services tient compte de cette option et propose en variante, les coûts d une telle solution. Vous constaterez que le coût de cette variante est encore très onéreux. Afin de maintenir les coûts de nos équipements dans une fourchette raisonnable, la municipalité a opté pour le statu quo, soit de conserver une architecture de réseau avec serveur central dans le bâtiment communal. Toutefois, le local dédié au serveur sera équipé d un système d extraction d air, afin de maintenir la température ambiante à une valeur permettant à la machine de travailler dans des conditions normales. 1

2 La présente demande de crédit porte en conséquence sur une infrastructure avec serveur sur le site de l administration communale. L infrastructure a été dimensionnée pour recevoir à terme des applications comme la GED (gestion électronique de documents) et le BPM (gestion de processus). En ce qui concerne les besoins du bureau technique, un renouvellement du logiciel est nécessaire. Depuis 1996, le bureau technique et la voirie utilise le logiciel Gicad fourni par la société Sword Services SA. Or, en date du 27 septembre 2010, cette société nous a avisé de l arrêt définitif du développement de ce logiciel et a donc dénoncé le contrat de maintenance et de mise à jour pour le 31 mai Un nouveau logiciel, appelé AutocadMap 2010 nous a été proposé par la société Intercad SA à Vevey pour un montant de Fr. 65'012.00, inclus l installation sur 3 postes (2 postes pour le bureau technique et 1 poste pour la voirie), la récupération des données, les migrations ainsi que la formation. Le support annuel ainsi que les mises à jour se monteraient à Fr. 11' par année. Au vu de ce montant, la municipalité a demandé une contre-offre à la société Newis SA à Neuchâtel, entreprise proposant le logiciel ArcView & ArcRieder dont les fonctions sont similaires mais à un tarif nettement plus intéressant : Fr. 35'142.00, inclus l installation sur 3 postes, la récupération des données, les migrations ainsi que la formation. Le support annuel et les mises à jour se monteraient à Fr. 1' par année. Les deux logiciels ont été présentés aux personnes concernées et les prestations de Newis SA remplissent totalement les besoins du bureau technique et de la voirie. Nous avons donc sélectionné cette solution. D autre part, l acquisition des données cadastrales auprès de l Office de l Information sur le Territoire (OIT) et les mises à jour annuelles seraient nécessaire afin d éviter les nombreuses saisies qui se font actuellement manuellement. Cette acquisition est détaillée plus bas dans le descriptif des montants. Toujours par souci d une meilleure gestion de notre base de données, d une précision de travail et en vue des nouveaux besoins toujours plus exigeants dans le cadre des relevés et des contrôles sur le terrain, l acquisition d un système GPS serait aujourd hui nécessaire. L utilisation d un GPS permettrait d effectuer les nombreuses tâches, les relevés précis et rapides ainsi que la saisie automatique des points suivants : - réseau d eau potable : relevé des conduites, vannes, raccordements et prises - réseaux d eau claire et d eau usée : relevé des canalisations, grilles, regards et chambres - réseau de défense incendie : relevé des conduites et des bornes hydrantes - sources : piquetage obligatoire des secteurs de protection des zones S1 - cadastre : repérage et localisation de tous les points nécessaire, comme les trottoirs, les banquettes, les limites de parcelles ou les limite de chemins, les implantations diverses, les recherche de borne, etc - parcelles : relevé de l état d équipement afin de garantir une gestion optimale des surfaces construites (garage, couvert, cabanon de jardin, piscine, etc ) - signalisation : relevé de la signalisation routière en prévision de son renouvellement obligatoire selon les nouvelles normes à venir Il est à préciser que le transfert de ces nombreuses données dans le logiciel pourra s opérer sans être obligé d attendre les mises à jour cadastrales des nouveaux bâtiments ou des bâtiments ayant subi des travaux. 2

3 En effet, ce n est qu après de nombreux mois, voire plusieurs années, que le Registre Foncier transmet les données cadastrales à la commune et ce n est seulement qu après ce délai qu il est possible de transférer les divers équipements liés aux bâtiments dans la base de donnés. Ce décalage pourra alors être évité en utilisant un GPS pour effectuer les relevés et permettra de mettre à jour les données dans un bref délai. Il est évident que les données mémorisées via le GPS pourront être transmises automatiquement au logiciel mentionné ci-dessus. Cette nouvelle façon de travailler permettra d économiser plus de 50% du temps consacré aux saisies manuelles effectuées par le bureau technique. L acquisition d un GPS permettra aussi de diminuer le montant des travaux que nous mandatons actuellement à des entreprises extérieures. Quelques milliers de francs pourraient ainsi être économisés par année tout en restant attentifs à ne pas concurrencer les prestations des entreprises privées. Plusieurs types de GPS ont été étudiés et le choix s est porté sur la marque Promark en raison de sa précision et de son rapport qualité/prix. Objets de la demande de crédit : 1) Matériel d exploitation : - 1 serveur Protient ML35OR x 2.2/ E5520G6 Fr écran 17 de contrôle Fr armoire de brassage HP Fr pak matériel pour sauvegardes Fr alimentation 230V stabilisée et de secours Fr extension garantie serveur 3 ans Fr Fr TVA Fr Fr Nouveaux postes de travail : - 8 nouveaux postes de travail avec unités Compaq 6000 pro SFF L2D E8400 variante avec 1 écran 22 par place Fr TVA Fr Fr Logiciel d exploitation : - Windows 2008 RS Std + Windows 2008 Serveur User CAL Fr Exchange Serveur Exchange standard User CAL Fr Fr TVA Fr Fr Installation et mise en service : - Installation et mise en service selon offre Fr TVA Fr Fr Coût total nouvelle infrastructure informatique TTC Fr Travaux installation extraction d air local serveur Fr. 5' Total demande de crédit pour le matériel d exploitation : TTC Fr. 46'

4 Pour comparaison, la variante avec hébergement serveur à l extérieur coûte : - Matériel et logiciels Fr (variante avec 1 écran de 22 /personne) - Coût annuel d exploitation Fr ) Logiciels bureau technique et voirie : - ArcView Fr. 4' Module complémentaire Fr. 1' ArcReader multi postes Fr Récupération des données pour eaux potables, eaux claires, eaux usées et plan de zone Fr. 22' Formation Fr. 3' Fr. 32' TVA Fr. 2' Fr. 35' Base cadastrale, achat OIT Fr. 3' TVA Fr Fr. 3' ) GPS : - GPS Promark 500 Rover Fr. 24' Digiterra Explorer (logiciel intégré GPS) Fr Canne et contrefiche pour GPS Fr TopTrans (programme de transfert GPS-DXF) Fr Inscription et abonnement Swispos/geo Fr. 2' Fr. 29' TVA Fr. 2' Fr. 32' Total demande de crédit pour logiciels et GPS : TTC Fr. 70' TOTAL DEMANDE DE CREDIT: TTC Fr. 116' En conclusion de ce qui précède, la municipalité prie le conseil communal, après avoir entendu le rapport de la commission ad hoc et de la commission des finances de bien vouloir prendre les décisions suivantes : LE CONSEIL COMMUNAL D'YVONAND vu le préavis de la municipalité d é c i d e 1. D accepter le renouvellement du parc informatique communal, y compris l achat de logiciels et d un GPS, pour un montant de Fr. 116' De financer le montant de Fr. 116' par les liquidités courantes. 3. D amortir le montant de Fr par le compte (fonds informatique et bureautique). 4. D imputer le solde soit Fr. 16' au compte (informatique et bureautique à amortir). 5. D amortir la somme de Fr. 11' par le compte (amortissement obligatoire, à créer) sur le budget d exploitation D amortir la somme de Fr. 5' par le compte (amortissement obligatoire, à créer) sur le budget d exploitation

5 Nous vous présentons, Monsieur le président, Mesdames et Messieurs les conseillers, nos salutations distinguées. AU NOM DE LA MUNICIPALITE Le Syndic : La Secrétaire : Philippe Moser Viviane Potterat Municipaux délégués : M. Philippe Moser M. Guy-Daniel Beney 5

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