Abrégé sur les frais de déplacements pour mission

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1 Abrégé sur les frais de déplacements pour mission Document établi dans le cadre du GRC «Aspects Administratifs et Financiers de la vie des EPLE» juin 2010

2 SOMMAIRE 1 - Le décret n du 3 juillet Le remboursement des frais de transport. 3 - Le remboursement des indemnités de mission. 4 - La «problématique» de la circulaire du 09 novembre Les justificatifs pour le mandatement. 6 - Les avances sur les frais de déplacements. 7 - Les textes de référence. 8 - Questions-réponses. 9 - Les points à surveiller selon la jurisprudence du juge des comptes Annexe A : exemple de délibération du conseil d administration Annexe B : exemple d imprimé d autorisation du véhicule personnel Annexe C : exemple d imprimé d ordre de mission Annexe D : exemple d imprimé d état de frais.

3 REMBOURSEMENT DES FRAIS DE MISSION On ne traitera dans ce document que des frais de déplacements des personnels ; le remboursement des frais de déplacements des élèves lors de leurs stages relevant d une autre réglementation. Ne seront également traités ici que les frais de mission en métropole, à l exclusion des frais de stages ou des frais hors métropole. Ne seront pas non plus traités ici les indemnités pour le trajet domicile- lieu de travail. Le sujet est sensible, notamment pour les agents comptables, car le remboursement des frais de déplacements est un des domaines qui donnent le plus lieu à des mises en débet sans contestation possible ; il est donc indispensable de bien connaître les textes et d accorder une attention particulière aux mandats concernés. 1 - Le texte de base. Depuis le 1 novembre 2006, c est désormais le décret du 3 juillet 2006 sur les frais de déplacements qui s applique. Bien que ne constituant pas une réelle révolution, ce texte a cependant modifié quelque peu la réglementation antérieure. Reprenons certains des éléments de ce décret. Article 1 Le présent décret fixe les conditions et les modalités de règlement des frais de déplacements temporaires des personnels civils à la charge des budgets des services de l'etat et des établissements publics nationaux à caractère administratif, ainsi que des établissements publics locaux d'enseignement, des établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel et des établissements publics à caractère scientifique et technologique. Il est également applicable : - aux personnels des groupements d'intérêt public dont les dépenses de fonctionnement sont couvertes en totalité ou pour partie par des subventions de l'etat et des établissements publics nationaux à caractère administratif ; - aux personnes qui participent aux organismes consultatifs ou qui interviennent pour le compte des services et établissements précités. Deux remarques concernant cet article. Ce décret ne s applique pas aux personnels des collectivités territoriales (régis par le décret n du 5 janvier 2007 modifiant le décret n du 19 juillet 2001) ; mais il s applique à nos «intervenants extérieurs» et aux personnes qui interviennent pour le compte ou à la demande d un EPLE. Article 2 Pour l'application du présent décret, sont considérés comme : 1 Agent en mission : agent en service, muni d'un o rdre de mission pour une durée totale qui ne peut excéder douze mois, qui se déplace, pour l'exécution du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale ; 5 Personne participant à un organisme consultatif ou qui intervient pour le compte des services et établissements : personne qui se déplace pour participer aux commissions, conseils, comités et autres organismes consultatifs dont les frais de fonctionnement sont payés sur fonds publics ou pour apporter son concours aux services et établissements mentionnés à l'article 1er ; 6 Résidence administrative : le territoire de la c ommune sur lequel se situe le service où l'agent est affecté ou l'école où il effectue sa scolarité. Lorsqu'il est fait mention de la résidence de l'agent, sans autre précision, cette résidence est sa résidence administrative ; 7 Résidence familiale : le territoire de la commun e sur lequel se situe le domicile de l'agent ; 8 Constituant une seule et même commune : toute co mmune et les communes limitrophes, desservies par des moyens de transports publics de voyageurs. Toutefois, lorsque l'intérêt du service l'exige et pour tenir compte de situations particulières, un arrêté ministériel ou une délibération du conseil d'administration de l'établissement peut déroger à l'application du 8 ci-dessus ;

4 Pour l'application du présent décret, les déplacements dans la Principauté de Monaco ouvrent les mêmes droits que ceux afférents au territoire métropolitain de la France. 2 - Remboursement des frais de transport. L agent en mission peut prétendre : à la prise en charge de ses frais de transport sur production des justificatifs de paiement auprès du seul ordonnateur (article 3). Article 3 Lorsque l'agent se déplace pour les besoins du service hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale à l'occasion d'une mission, d'une tournée ou d'un intérim, il peut prétendre : - à la prise en charge de ses frais de transport sur production des justificatifs de paiement auprès du seul ordonnateur ; - et à des indemnités de mission qui ouvrent droit, cumulativement ou séparément, selon les cas, au : 1 Remboursement forfaitaire des frais supplémentai res de repas ; 2 Remboursement forfaitaire des frais d'hébergemen t et, pour l'étranger et l'outre-mer, des frais divers, sur production des justificatifs de paiement de l'hébergement auprès du seul ordonnateur. L'indemnité de mission et l'indemnité de stage sont exclusives l'une de l'autre. Des avances sur le paiement des frais visés aux alinéas précédents peuvent être consenties aux agents qui en font la demande. Leur montant est précompté sur l'ordonnance ou le mandat de paiement émis à la fin du déplacement à l'appui duquel doivent être produits les états de frais. Article 9 Les déplacements effectués par l'agent entre son domicile et son lieu de travail ne donnent lieu, sous réserve des dispositions des décrets des 18 octobre 1982 et 1er juillet 1983 susvisés, à aucun remboursement. Pour prétendre au remboursement, il faut donc que l'agent se déplace pour les besoins du service hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale à l'occasion d'une mission. Ces notions de résidence administrative et de résidence familiale sont importantes dans la mesure où il ne peut y avoir remboursement entre le domicile et le lieu de travail même si cela est justifié par des nécessités du service ; le comptable devra être particulièrement attentif sur ce point. Autre point important, l agent ne peut prétendre au remboursement de frais de mission pour des déplacements à l intérieur de sa commune de résidence familiale, ni à l intérieur de sa commune de résidence administrative. Concernant la notion de commune, il faudra également être attentif à l alinéa 8 de l article 2 «Constituant une seule et même commune : toute commune et les communes limitrophes, desservies par des moyens de transports publics de voyageurs» ; il faut donc se renseigner le cas échéant sur la liste des agglomérations multi-communales concernées. Cependant cette absence de remboursement au sein d une même commune est tempérée par la mention suivante : «Toutefois, lorsque l'intérêt du service l'exige et pour tenir compte de situations particulières, un arrêté ministériel ou une délibération du conseil d'administration de l'établissement (donc du CA d un EPLE) peut déroger à l'application du 8 ci-dessus» ; et par les dispositions de l article 4 ci-dessous : Article 4 Lorsque l'agent se déplace à l'intérieur du territoire de la commune de résidence administrative, de la commune où s'effectue le déplacement temporaire, ou de la commune de résidence familiale, ses frais de transport peuvent être pris en charge sur décision de l'autorité administrative lorsque la commune considérée est dotée d'un service régulier de transport public de voyageurs. Cette prise en charge est effectuée dans la limite du tarif, ou pour l'agent qui se déplace fréquemment, de l'abonnement le moins onéreux du transport en commun le mieux adapté au déplacement. Ces modes d'indemnisation ne sont pas cumulables entre eux ni avec d'autres indemnités ayant le même objet. La mission commence à l heure de départ de la résidence administrative et se termine à l heure de retour à cette même résidence. Toutefois, pour des raisons d ordre pratique (horaires des transports

5 collectifs, coût, durée du déplacement, ect ), l administration peut prendre en compte la résidence personnelle pour la détermination des droits à indemnisation. Le choix entre la résidence administrative ou personnelle doit correspondre au déplacement effectif. Cette notion de choix, précisée dans la circulaire Education nationale du 9 novembre 2006, est importante dans la mesure où elle a un impact financier indéniable. Ainsi, il parait pour le moins anormal de considérer qu un agent fasse une cinquantaine de kilomètres pour se rendre à sa résidence administrative pour en repartir immédiatement pour une mission située dans une commune distante de 10 km de son domicile. Il est donc très important de prendre en considération cette notion de trajet lors de l élaboration de l ordre de mission. L article 5 prévoit que l EPLE peut fournir directement au personnel en mission les titres de transport (billets SNCF par exemple). L article 6 prévoit que l agent appelé à se présenter aux épreuves d'admissibilité ou d'admission d'un concours, d'une sélection ou d'un examen professionnel organisé par l'administration, hors de ses résidences administrative et familiale, peut prétendre à la prise en charge de ses frais de transport entre l'une de ses résidences et le lieu où se déroulent les épreuves ; et ce dans la limite d un allerretour par année civile (il peut être dérogé à cette disposition dans les cas où l'agent est appelé à se présenter aux épreuves d'admission d'un concours). Article 9 Le service qui autorise le déplacement choisit le moyen de transport au tarif le moins onéreux et, lorsque l'intérêt du service l'exige, le plus adapté à la nature du déplacement. C est donc l ordonnateur de l EPLE qui décide des modalités de remboursement des frais de déplacement en précisant sur l ordre de mission le moyen de transport autorisé. Article 10 Les agents peuvent utiliser leur véhicule terrestre à moteur, sur autorisation de leur chef de service, quand l'intérêt du service le justifie. En métropole et outre-mer, l'agent autorisé à utiliser son véhicule terrestre à moteur pour les besoins du service est indemnisé de ses frais de transport soit sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux, soit sur la base d'indemnités kilométriques, dont les taux sont fixés par un arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique, du ministre chargé du budget et du ministre chargé de l'outre-mer. L'agent qui utilise son véhicule terrestre à moteur n'a pas droit au remboursement des impôts, taxes et assurances qu'il acquitte pour son véhicule. Il doit avoir souscrit au préalable une police d'assurance garantissant d'une manière illimitée sa responsabilité au titre de tous les dommages qui seraient causés par l'utilisation de son véhicule à des fins professionnelles. L'agent qui a utilisé son véhicule personnel est remboursé, sur autorisation du chef de service, des frais d'utilisation de parcs de stationnement et de péage d'autoroute sur présentation des pièces justificatives au seul ordonnateur, quand l'intérêt du service le justifie et dès lors que ces frais n'ont pas été pris en charge au titre du 2 de l'article 3. En toute occurrence, l'agent n'a droit à aucune indemnisation pour les dommages subis par son véhicule. Article 11 Lorsque l'agent a utilisé un véhicule personnel, autre qu'un véhicule mentionné à l'article 10, un taxi, ou un véhicule de location, il est remboursé des frais occasionnés sur autorisation du chef de service, sur présentation des pièces justificatives au seul ordonnateur, quand l'intérêt du service le justifie, et dès lors que ces frais n'ont pas été pris en charge au titre du 2 de l'article 3. L ordonnateur peut ainsi prévoir le remboursement au tarif des transports en commun. Il peut également autoriser l utilisation du véhicule personnel. Dans ce cas il peut limiter le remboursement au tarif SCNF 2 classe, ou autoriser le remboursement au tarif des indemnités kilométriques applicable aux véhicules automobiles (ou deux roues) en fonction de la cylindrée : «l'agent autorisé à utiliser son véhicule terrestre à moteur pour les besoins du service est indemnisé

6 de ses frais de transport soit sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux, soit sur la base d'indemnités kilométriques, dont les taux sont fixés par un arrêté». Actuellement ce tarif est fixé par l arrêté du 26 août 2008 : Indemnités kilométriques en euros à compter du 01 août 2008 (arrêté du 26/08/08)- Métropole Catégories jusqu à 2000 Km De 2001 à Km Au-delà de Km de 5 ch. et moins de 6 ch. et 7 ch de 8 ch. et plus Motocyclette >125 cc : 0,12 Vélomoteur : 0,09 Nota : il conviendra d être attentif au tarif en vigueur à la date de la mission puisque s applique au frais de déplacements la déchéance quadriennale ; et que des demandes de remboursement peuvent donc être présentées plusieurs années en retard. On notera que l utilisation du véhicule personnel doit être autorisée par le chef d établissement, que le véhicule doit être assuré pour une utilisation professionnelle et qu aucun dédommagement n est autorisé pour ce véhicule. La possibilité de remboursement des frais de stationnement ou de péage doit figurer clairement sur l ordre de mission. 3 - Indemnités de mission. L agent peut prétendre également à des indemnités de mission qui ouvrent droit, cumulativement ou séparément, selon les cas, au : 1 remboursement fo rfaitaire des frais supplémentaires de repas ; 2 remboursement forfaitaire des frais d'hébergement...» (article 3). A ce sujet, le décret de 2006 a annulé plusieurs articles de l ancien décret de 1990 et notamment l article 10 qui définissait les intervalles horaires ouvrant droit à l indemnité de repas et de nuitée (de 11 h à 14h, etc ) ; sans pour autant reprendre ces précisions dans son contenu. Il faut donc désormais définir la plage horaire donnant droit à indemnité de repas ou d hébergement (attention : par hébergement, le décret parle de nuitées et non de repas). Par ailleurs, l article 7 du nouveau décret précise : Pour la métropole, le taux du remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas est fixé par un arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique et du ministre chargé du budget. Le barème des taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement est fixé par le ministre ou par délibération du conseil d'administration de l'établissement dans la limite d'un taux maximal fixé par un arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique et du ministre chargé du budget. Toutefois, lorsque l'intérêt du service l'exige et pour tenir compte de situations particulières, un arrêté ministériel ou une délibération du conseil d'administration de l'établissement peut fixer, pour une durée limitée, des règles dérogatoires aux arrêtés interministériels prévus aux alinéas précédents, qui ne pourront, en aucun cas, conduire à rembourser une somme supérieure à celle effectivement engagée. Pour la métropole, le taux du remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas est fixé par l arrêté du 3 juillet 2006 à la somme de 15, 25 par repas ; elle est inchangée par rapport au taux précédent. Concernant le barème des taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement (nuitée) il «est fixé par le ministre ou par délibération du conseil d'administration de l'établissement dans la limite d'un taux maximal fixé par un arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique et du ministre chargé du budget». Ce taux maximal est fixé par arrêté du 3 juillet 2006 à la somme de 60. Mais il s agit d un taux maximal, le taux de remboursement choisi devant être fixé par arrêté du ministre de l EN ou à défaut par le conseil d administration de l EPLE. Enfin, cet article indique que «Toutefois, lorsque l'intérêt du service l'exige et pour tenir compte de situations particulières, un arrêté ministériel ou une délibération du conseil d'administration de l'établissement peut fixer, pour une durée limitée, des règles dérogatoires aux arrêtés interministériels prévus aux alinéas précédents, qui ne pourront, en aucun cas, conduire à rembourser une somme supérieure à celle effectivement engagée». Là encore un arrêté ou une délibération du CA est nécessaire pour rembourser à titre

7 exceptionnel au-delà ; ou en de-ça, de ces tarifs. Dans le cadre d un EPLE, cette délibération peut être notamment envisagée pour la venue d une personnalité dans l établissement pour une conférence par exemple. La durée de la mission est déterminée en fonction : - de l heure de départ de la résidence administrative (ou de la résidence personnelle) ; - de l heure de retour à la résidence administrative (ou à la résidence personnelle). Un délai forfaitaire d une demi-heure est inclus dans la durée de la mission avant l heure de départ et après l heure de retour, pour tenir compte du temps passé par l agent pour rejoindre le lieu où il doit emprunter un moyen de transport en commun et inversement. Ce délai forfaitaire est porté à une heure en cas d utilisation de l avion ou du bateau. La fixation de ces horaires est importante dans la mesure où elle ouvre droit ou non à indemnisation des frais de repas et de nuitée. Avec les réserves faisant l objet du chapitre suivant, la circulaire Education nationale du 9 novembre 2006 (parue au BO n 42 de 2006), précise les plage s horaires ouvrant droit à indemnisation : En application de l article 3 du décret du 3 juillet 2006, l agent bénéficie : - du remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas lorsqu il se trouve en mission pendant la totalité de la période comprise entre 11 et 14 heures, pour le repas de midi, et entre 18 et 21 heures, pour le repas du soir ; le taux de cette indemnité est fixé forfaitairement à 15,25 par repas, par l arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission (article 1) ; - du remboursement des frais d hébergement lorsqu il se trouve en mission pendant la totalité de la période comprise entre zéro et cinq heures, pour la chambre et le petit-déjeuner. Les taux de cette indemnité d hébergement sont fixés à : - 45,00 en province ; - 60,00 à Paris. Donc un agent en mission à Paris dont l ordre de mission débute le lundi à 9 heures et se termine à 8 heures le lendemain pourra prétendre à un remboursement de 90,50 (15, , ,00). A noter que les justificatifs pour la nuitée doivent être produits, ce qui n est pas le cas pour les repas. Par ailleurs, cette circulaire précise : Comme précédemment, l agent qui se déplace dans le cadre d une action de formation continue perçoit des indemnités de mission réduites de 50 % lorsqu il a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou assimilé, ou d être hébergé dans une structure dépendant de l administration moyennant une participation. On notera à ce propos et en complément, l arrêté du 3 juin 2010 pris en application de l'article 7 du décret n du 3 juillet 2006 qui fixe, à pa rtir du 1 septembre 2010, des règles dérogatoires pour l'indemnisation des frais occasionnés par les déplacements temporaires à la charge des services de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche. Cet arrêté élargi le champ d application de la réduction de 50 % de l indemnité de repas. La circulaire DAF du 9/08/2010 relative au règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'état, modifiant la circulaire du 9/11/2006 prévoit que "l'indemnité de repas allouée à l'occasion d'une mission ou tournée est réduite de moitié lorsque l'agent a effectivement pris un repas dans in restaurant administratif" Jusque là cet abattement était prévu en cas de déplacement dans le cadre d'une action de formation, ce n'est donc désormais plus aussi restrictif. 4 - La «problématique» de la circulaire du 09 novembre Une circulaire fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'etat, prise en application du décret n du 3 juillet 2006, a été publiée au BO par le MENESR. Cette circulaire est parue au BO n 42 ; mais peut, selon l interprétation ou la lecture que l on en fait, poser un questionnement. En effet, la circulaire indique : «1 - Champ d application de la circulaire. Les dispositions de la présente circulaire s appliquent aux agents de l administration centrale et des services académiques, ainsi qu aux agents recrutés par les établissements publics locaux d enseignement. Elles ne s appliquent ni aux

8 établissements publics nationaux, ni aux établissements publics d enseignement supérieur, ni aux établissements publics de recherche : pour ces établissements, le conseil d administration détermine les conditions d indemnisation des frais d hébergement (métropole) et de mission (en outre-mer) des agents, dans les conditions prévues par l article 7 du décret du 3 juillet 2006.». La position de l administration de l Education nationale est que la circulaire du 9 novembre 2006 règle la question pour tous les personnels des EPLE ; et qu elle s applique à tous les personnels de l établissement scolaire, même s il est indiqué clairement qu elle s applique «aux agents de l administration centrale et des services académiques, ainsi qu aux agents recrutés par les établissements publics locaux d enseignement». Ors, sans parler des agents des collectivités territoriales, on peut considérer qu à l exception des contrats aidés et des AED, les autres personnels ne sont pas recrutés par l EPLE et ne sont pas non plus des agents de l administration centrale ou des services académiques. Pour lever cette ambiguïté, la solution peut consister à s appuyer sur l article 7 du décret du 3 juillet «le barème des taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement est fixé par le ministre ou par délibération du conseil d'administration de l'établissement dans la limite d'un taux maximal fixé par un arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique et du ministre chargé du budget» en faisant voter par le conseil d administration de l EPLE une délibération reprenant les éléments de la circulaire. Vous trouverez en annexe A de ce document un exemple de délibération à adapter. On notera aussi que le décret du 25 mars 2007 sur les pièces justificatives indiquant pour les pièces à fournir au comptable dans ce domaine «la délibération fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement pour la métropole» (alinéa 2181). 5 - Les justificatifs. Article 3 Lorsque l'agent se déplace pour les besoins du service hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale à l'occasion d'une mission, d'une tournée ou d'un intérim, il peut prétendre : - à la prise en charge de ses frais de transport sur production des justificatifs de paiement auprès du seul ordonnateur ; - et à des indemnités de mission qui ouvrent droit, cumulativement ou séparément, selon les cas, au : 1 Remboursement forfaitaire des frais supplémentai res de repas ; 2 Remboursement forfaitaire des frais d'hébergemen t et, pour l'étranger et l'outre-mer, des frais divers, sur production des justificatifs de paiement de l'hébergement auprès du seul ordonnateur. Il convient de distinguer les pièces qui doivent être fournies à l ordonnateur et celles qui doivent être transmises par ce dernier au comptable à l appui du mandat. Doivent être produits obligatoirement, auprès de l ordonnateur, les justificatifs suivants : - en cas d utilisation d un moyen de transport en commun : titre de transport (billets SNCF par exemple) ou facture pour les frais de transport (article 3 du décret), y compris les frais liés à l utilisation d un taxi ou d un véhicule de location, après accord du chef de service (article 11 du décret) ; - facture pour les indemnités d hébergement (article 3 du décret) ; on notera que cette obligation de présenter une facture n existe pas à priori pour les repas ; - en métropole, après accord du chef de service, ticket ou facture, pour les frais de parc de stationnement et de péage d autoroute engagés par l agent autorisé à utiliser un véhicule personnel pour les besoins du service (article 10 du décret). Les pièces qui doivent être fournies au comptable. C est au décret n du 25/03/2007 sur les pièces justificatives qu il convient de se référer : Prise en charge des frais de déplacement engagés sur le territoire Pièces générales 1. État de frais (voir annexe A ci dessous). 2. Pour les frais d hébergement, selon le cas :

9 - Délibération fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d hébergement pour la métropole. ou - Délibération fixant les taux du remboursement des indemnités de mission pour l outre mer. 3. Le cas échéant, délibération fixant une définition dérogatoire à la notion de commune. 4. Le cas échéant, délibération fixant des règles dérogatoires d indemnisation et précisant leur durée d application. 5. Délibération autorisant d'une manière générale la prise en charge des frais de transport lors de l'admission d'un agent à un concours Pièces particulières a) Mission accomplie hors la résidence administrative et hors la résidence familiale. Ordre de mission indiquant notamment l'objet du déplacement, la classe autorisée et le moyen de transport utilisé. Si l autorisation porte sur plus d une mission, l ordre de mission précise sa durée de validité (dans la limite de douze mois), la limite géographique ou les destinations autorisées, les classes et les moyens de transport autorisés. d) Concours, sélection et examen professionnel. Convocation. e) Stage effectué hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale. 1. Ordre de mission ad hoc. 2. Le cas échéant, délibération déterminant le pourcentage de réduction de l'indemnité de mission lorsque l agent a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou d'être hébergé dans une structure dépendant de l'administration moyennant participation. f) Déplacement à l'intérieur du territoire de la commune de résidence administrative, de la commune où s'effectue le déplacement temporaire ou de la commune de résidence familiale. Décision de l'autorité territoriale. g) Personnes autres que celles qui reçoivent d'une collectivité ou d'un de ses établissements publics à caractère administratif une rémunération au titre de leur activité principale. Décision de l'autorité territoriale prescrivant la prise en charge des frais et, le cas échéant, prescrivant la majoration du taux de prise en charge. L annexe A précise les mentions obligatoires de l état de frais : Annexe A. Frais de déplacement des agents Une mention rappellera à l'attention des agents que les pièces justificatives en leur possession doivent être produites à leur service gestionnaire. 1. IDENTIFICATION DE L'AGENT : Préciser : - nom ; - prénom ; - grade ou emploi ; - la résidence familiale ; - la résidence administrative. 2. LIQUIDATION DÉTAILLÉE DES DROITS Indiquer : - le lieu du déplacement - le motif du déplacement 2.1 Les frais de transport de personnes Pour les déplacements dont le remboursement des frais est demandé, préciser : - le trajet effectué - le mode de transport utilisé ou la nature du véhicule utilisé Utilisation de transports publics

10 a) Cas général : Indiquer le prix du titre de transport acquitté. b) Pour l'agent qui se déplace fréquemment à l'intérieur du territoire de la commune de résidence administrative, de la commune où s'effectue le déplacement temporaire ou de la commune de résidence familiale : Indiquer le prix de l'abonnement acquitté Utilisation d un véhicule personnel a) Utilisation d un véhicule terrestre à moteur personnel : * Indemnisation réalisée sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux : Indiquer le prix du mode transport public retenu. * Indemnisation sous forme d indemnités kilométriques : En cas d utilisation du véhicule personnel (voiture) indiquer : - la puissance fiscale du véhicule ; - le nombre de kilomètres parcourus depuis le début de l année civile pour les besoins du service ; - le nombre de kilomètres réalisés au titre du déplacement dont l indemnisation est demandée ; - le ou les taux applicable(s) ; - le montant des indemnités kilométriques. En cas d utilisation d une motocyclette, d un vélomoteur ou un autre véhicule à moteur indiquer : - la cylindrée du véhicule ; - le nombre de kilomètres réalisés au titre du déplacement dont l indemnisation est demandée ; - le ou les taux applicable(s) ; - le montant des indemnités kilométriques. b) Utilisation d un taxi, d un véhicule de location ou d un véhicule personnel autre qu un véhicule terrestre à moteur. Indiquer le montant de l indemnisation. c) Remboursement des frais de parc de stationnement et de péage d autoroute Indiquer montant acquitté. 2.2 Frais de missions Missions et intérims en métropole Indiquer : - Le nombre de repas pris au cours de la mission ou de l intérim ; - Le nombre de nuitées effectuées au cours de la mission ou de l intérim. 3. RÉCAPITULATION Préciser : - le total des droits de l agent ; - le montant éventuel des avances consenties ; - le total des sommes dues à l'agent. 4. SIGNATURES À PORTER SUR L'ÉTAT DE FRAIS : a) L'agent : - certifie l'exactitude des renseignements portés sur l'état de frais ; - demande le versement de la somme indiquée au point III ; - date et signe l'état de frais. b) L autorité territoriale : - certifie l'exactitude de l ensemble des indications portées sur l'état de frais. - date et signe. Pour joindre aux mandats, vous trouverez en annexe un exemple d imprimé «Etat de frais de déplacement des agents», et un exemple d «Ordre de mission». D autres imprimés en annexe : «Autorisation d utiliser le véhicule personnel». 6 - Les avances. Article 3 Des avances sur le paiement des frais visés aux alinéas précédents peuvent être consenties aux agents qui en font la demande. Leur montant est précompté sur l'ordonnance ou le mandat de paiement émis à la fin du déplacement à l'appui duquel doivent être produits les états de frais.

11 Ce régime n est pas modifié par rapport à la situation antérieure : - le paiement des indemnités pour frais de déplacements temporaires est effectué normalement à la fin du déplacement ou mensuellement, à terme échu ; - des avances peuvent être consenties aux agents qui en font la demande, dans la limite de 75 % des sommes présumées dues à la fin du déplacement ou en fin de mois, selon le cas. Un document détaillé et complet : l instruction du 6 mars 2007 sur les avances en matière de frais de déplacement 7 - Les textes en vigueur. Note de service n du 7 septembre 2009 précisant le régime d'indemnisation des frais lors des déplacements effectués dans les DOM et collectivités d'outre-mer, les frais de changement de résidence intervenant à l'occasion ou au terme d'un détachement prononcé pour accomplir une période de stage ou de scolarité, ainsi que ceux liés au changement de résidence entre métropole et DOM ou entre deux départements d'outre-mer. A comparer pour l application de certaines mesures à ce texte plus récent : Indemnisation des frais occasionnés par les voyages de congés bonifiés, les déplacements temporaires et les changements de résidence en métropole et outre-mer : note de service n du Décret n du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'etat. Arrêté du 26 août 2008 modifiant l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l'article 10 du décret n du 3 j uillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels de l'etat. Applicable au 1 août 2008, il modifie le taux pour les véhicules. Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'etat. Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de stage prévues à l'article 3 du décret n du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'etat : Attention à toujours vérifier l actualisation des indemnités de mission à l étranger ; plusieurs modifications sont intervenus depuis juillet Circulaire Education Nationale du règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l État n du Questions-réponses. Le calcul d'indemnités de déplacement doit-il être effectué en prenant en compte la résidence administrative de l'agent ou le lieu effectif d'exercice des fonctions? Le lieu effectif d'exercice. La Cour administrative d'appel de Bordeaux a jugé qu'un agent qui effectuait un stage dans la ville où il exerçait ses fonctions ne pouvait prétendre au bénéfice d'indemnités de déplacement, même si son arrêté d'affectation indiquait une résidence administrative dans une autre agglomération (cf AJDA du 10 mars 2003). En conséquence, le juge fait primer le lieu d'exercice réel des fonctions sur la résidence officiellement inscrite pour son affectation. On peut noter ici le caractère pragmatique du jugement de la CAA de Bordeaux qui implique une interprétation relativement ouverte du premier alinéa de l'article 4 du décret n du 28 mai 1990 sur le remboursement des frais de déplacement : "résidence administrative : le territoire de la commune sur lequel se situe le service où l'agent est affecté". La résidence administrative se définirait par le lieu d'exercice effectif des fonctions

12 sans tenir compte du lieu "où l'agent est affecté" au sens administratif du terme, du moins pour ce qui concerne les frais de déplacement. Quelques élèves de la Section BTS vont retourner dans leur ancien établissement afin de faire une action de promotion de la filière. A cette occasion, est il possible de rembourser les frais de déplacement et, si oui, sur quelle base administrative (ordre de mission?) et sur quels crédits budgétaires (J1, taxe apprentissage?). Un ordre de mission peut être établi par le chef d'établissement, sur le fondement du décret n du 3 juillet 2006 qui s'applique "aux personnes (...) qui interviennent pour le compte des services et établissements précités" dont les EPLE. Ce type de dépenses entre à mon sens dans le cadre des "dépenses destinées à promouvoir les formations sous réserve que les manifestations aient lieu dans l établissement", qui sont susceptibles d'être financées par la taxe d'apprentissage (cf. III de la circulaire n du 5 février 2007 (BO n 7 du 15 février). Les frais de déplacement d un chef d'établissement à une journée académique organisée par une association, peuvent-ils être pris en charge par le budget de l' EPLE? De manière générale, le remboursement des frais de déplacement d'un chef d'établissement n'est supporté par l'eple que si le déplacement a pour origine l'eple lui-même. Lorsque le chef d'établissement représente l'établissement, il peut en conséquence s établir à lui-même un ordre de mission dont les conséquences financières seront supportées sur le budget de l'eple, dans la limite des frais réellement engagés et dans le respect des dispositions réglementaires. En effet, l ordre de mission pour un déplacement du chef d établissement dont les frais seront supportés par le budget de l EPLE est normalement signé par ce dernier en sa qualité d ordonnateur, sans qu il soit besoin d un autre visa. 9 - Les points à surveiller selon la jurisprudence du juge des comptes. L étude de la jurisprudence du juge des comptes permet d attirer l attention sur un certain nombres de points pour lesquels il faut faire preuve de vigilance. On peut notamment relever : * Les états de remboursements de frais de déplacements doivent être accompagnés des ordres de mission correspondants. II peut cependant être suppléé à l'absence d'ordre de mission dès lors que l'état de frais est signé par l'autorité compétente pour délivrer les ordres de mission et qu'il comporte toutes les mentions et justifications qui doivent normalement figurer sur ledit ordre (C. comptes, 28 avril 1997, Commune de Draguignan, CRC Aquitaine, 12 décembre 2002, Département de la Gironde). * Au besoin, le comptable refera le calcul kilométrique des distances effectives séparant les points d'arrivée et de départ et n'indemnisera que les kilomètres réels et non ceux déclarés (CRC PACA, 24 février 2005, OPDHLM du Var). * La date de l ordre de mission ne doit pas être postérieure à la date de la mission. * L'inscription des crédits au budget et approuvée par le vote de celui-ci ne peut constituer une pièce justificative. * II est possible de prévoir, pour le personnel exerçant des fonctions essentiellement itinérantes, un ordre de mission dit permanent dont la validité ne peut dépasser douze mois. * L'ordre de mission doit comporter des ; indications suffisamment précises pour permettre de déterminer la nature exacte et la réalité de la mission. Ne sont pas appropriés par exemple : la simple indication «séminaire» ou «mission» ; un simple bon de commande au contenu imprécis, ne comportant ni les dates et la nature des trajets effectués, ni l'identité du ou des voyageurs ; des ordres de missions comportant la durée et le lieu de la mission mais sans en préciser l'objet ; des ordres de mission ne comportant ni date, ni horaire, ni lieu d'exécution, rendant impossible la liquidation des frais de séjour.

13 * L'ordre de mission doit correspondre aux états de frais présentés (mêmes destination, date, etc.). En toute hypothèse, l'absence de mention de l'objet et de la date du déplacement doit conduire le comptable à suspendre le remboursement des frais de déplacement. * Lorsque l'ordonnateur n'a autorisé, sur l'ordre de mission, que la prise en charge de certaines dépenses, le comptable doit limiter le paiement aux seules dépenses autorisées. * L'indemnité forfaitaire pour utilisation de véhicule personnel ne peut être versée qu'aux agents pour lesquels ce type d'indemnité est expressément prévue par les textes (C. comptes, 12 février 1999, Services industriels de l'armement). * Les déplacements effectués en véhicule personnel doivent être autorisés par un ordre de mission signé de l'ordonnateur (CRC PACA, 24 février 2005, OPDHLM du Var).

14 10 - Annexe A : Exemple de délibération du CA sur les modalités de prise en charge des frais de mission. Il s agit d un exemple, pas d un modèle. Le Conseil d Administration, Vu le décret n du 3 juillet 2006 fixant l es conditions et modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels civils de l'etat ; Vu l'arrêté du 3 juillet 2006 modifié fixant le taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret susvisé ; Vu l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant le taux des indemnités kilométriques prévues à l'article 10 du décret susvisé ; Vu l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant le taux des indemnités de stage prévues à l'article 3 du décret susvisé ; Sur proposition du chef d établissement, Arrête : Article 1 Le décret n du 3 juillet 2006 fixant les conditions et modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels civils de l'etat s applique aux personnels de l établissement. La présente délibération du conseil d administration précise sur certains points les conditions et les modalités de règlement des frais de déplacement temporaire des personnels du lycée ainsi que des agents publics ou personnes privées, collaborateurs occasionnels de l établissement. Dans les conditions définies ci-après, le remboursement des frais de déplacements est régie par la nécessaire économie des crédits. Article 2 La mission commence à l heure de départ de la résidence administrative et se termine à l heure de retour à cette même résidence. Toutefois, pour des raisons d ordre pratique (horaires des transports collectifs, durée du déplacement, notamment), l administration peut prendre en compte la résidence personnelle pour la détermination des droits à indemnisation. Le choix entre la résidence administrative ou personnelle doit correspondre au déplacement effectif. Le trajet à prendre en compte et la durée de la mission sont déterminés en fonction : - de l heure de départ de la résidence administrative (ou de la résidence personnelle) ; - de l heure de retour à la résidence administrative (ou à la résidence personnelle). Un délai forfaitaire d une demi-heure est inclus dans la durée de la mission avant l heure de départ et après l heure de retour, pour tenir compte du temps passé par l agent pour rejoindre le lieu où il doit emprunter un moyen de transport en commun et inversement. Ce délai forfaitaire est porté à une heure en cas d utilisation de l avion ou du bateau. Article 3 Dans la mesure du possible, les transports s'effectuent par la voie ferroviaire en 2e classe. Mais conformément à l article 10 du décret, et dans les conditions définies par cet article, les agents peuvent utiliser leur véhicule terrestre à moteur, sur autorisation de l ordonnateur, quand l intérêt du service le justifie. Dans les cas où elle est autorisée par le chef d établissement, l'utilisation par l'agent de son véhicule personnel pour sa propre convenance ou dans l intérêt du service, donne lieu à une indemnisation soit sur la base du tarif SNCF 2 classe, soit sur celle des indemnités kilométriques prévues à l'article 10 du décret du 3 juillet 2006 susvisé. Ce choix est effectué par le chef d établissement, et précisé sur l ordre de mission. Article 4 En cas d utilisation du véhicule personnel ou du véhicule de l établissement, les frais de péage peuvent être remboursés à l agent si l ordre de mission le prévoit expressément et sur présentation des justificatifs.

15 Lorsque les titres de transport en commun ne sont pas fournis par l'établissement à l'occasion de la mission ou du stage, ils peuvent donner lieu à remboursement à l agent sur présentation des justificatifs. Article 5 Conformément à l'article 7 du décret du 3 juillet 2006 susvisé, le taux de remboursement forfaitaire des frais de repas est fixé à 15,25 euros pour la métropole. L'agent perçoit cette indemnité forfaitaire s'il se trouve en mission pendant la totalité de la période comprise entre 11 heures et 14 heures pour le repas de midi et entre 18 heures et 21 heures pour le repas du soir, et si les repas ne lui sont pas fournis gratuitement. Cette indemnité de mission est réduite de 50 % lorsqu il a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou assimilé Article 6 Le taux de remboursement forfaitaire des frais d'hébergement est fixé à 45 euros en province et à 60 euros à Paris. Ce remboursement est effectué sur présentation d'un justificatif de paiement de l'hébergement. Pour y prétendre, l'agent doit se trouver en mission pendant la totalité de la période comprise entre zéro et cinq heures, pour la chambre et le petit-déjeuner. Article 7 L agent qui se déplace dans le cadre d une action de formation continue perçoit des indemnités de mission réduites de 50 % lorsqu il a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou assimilé, ou d être hébergé dans une structure dépendant de l administration moyennant une participation. Article 8 Par dérogation prévue à l'article 7 du décret du 3 juillet 2006 susvisé, en cas de mission exceptionnelle sortant du cadre des missions traditionnelles de l établissement, les agents pourront prétendre, dans la limite des sommes effectivement engagées, au remboursement de leur hébergement aux frais réels. Pour l'application de ce dispositif, l'ordre de mission autorisant le déplacement signé par l ordonnateur devra comporter la mention «hébergement aux frais réels». Il en sera rendu compte au conseil d administration suivant la mission. Article 9 Ces dispositions sont applicables à compter du 1er novembre Fait à, le.

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