CAHIER DES CHARGES POUR EXPERTISE GPTEC

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1 CAHIER DES CHARGES POUR EXPERTISE GPTEC Objet de la mise en concurrence a procédure adaptée : «Appui Expertise GPTEC pour le territoire de Paris-Saclay» Date de mise en ligne du présent cahier des charges : 29/07/2016 Date limite de dépôt : 29/08/2016 Interlocuteur Equipe Atout PLIE Nord-Ouest 91 : Timothée BERAU, chargé de mission GPTEC Téléphone : Réponse à transmettre par mail et par courrier : Mail : t.berau.atoutplie@gmail.com Adresse : Atout PLIE Nord-Ouest 91 2 bis rue Léon Blum PALAISEAU Période d exécution de la prestation : Dates prévisionnelles de l action : Le 22/09/2016 : 2 actions Le 28/10/2016 : 1 action Le 05/12/2016 : 1 action Financement : Etat Fonds Social Européen (FSE) 1

2 Article 1 - OBJET DE L ACHAT DE PRESTATION Le présent cahier des charges a pour objet la réalisation de l appui-expertise GPTEC pour mener à bien la démarche de Gestion Prévisionnelle Territoriale de l Emploi et des Compétences du territoire de Paris-Saclay. L action permettra aux membres de l équipe chargée de réaliser les entretiens auprès des entreprises, d être en mesure d agir de façon plus efficace et homogène. Article 2 - OBJECTIFS DE LA PRESTATION Permettre à l équipe d enquêteurs de travailler sur une base méthodologique fiable et efficace à la fois sur le terrain comme sur le plan de l analyse des données récoltées : - Méthodologie structurée et adaptée d enquête entreprise (élaboration de support d enquête RH, outil de traitement, formation des enquêteurs) - Calendrier prévisionnel - Etat des lieux à mi- réalisation de l enquête - Premiers retours sur la réalisation de l enquête Article 3 - DEFINITION DES BESOINS Les personnes ciblées par la prestation sont les membres de l équipe d enquêteurs : - L animateur de la démarche de GPTEC - Les organisateurs de la démarche - Les partenaires membres de l équipe d enquêteurs Dates prévisionnelles des prestations : 4 interventions réparties sur 3 jours, en septembre, octobre et décembre (planning joint). Lieu de l action de formation : Atout P.L.I.E. Nord-Ouest 91 2 bis, rue Léon Blum ZA Les Glaises Palaiseau Prestations attendues au regard du planning joint : 1. Prestation de formation - méthode Conseiller l animateur de la démarche sur les actions engagées et celles à construire Structurer la méthodologie la plus adaptée au territoire, et l expliquer à l ensemble des membres de l équipe d enquêteurs 2. Prestation de formation phasage de la mission 2

3 Etablir un calendrier prévisionnel pour la réalisation des entretiens 3. Prestation de formation point mi- réalisation Comment faire un état des lieux intermédiaire? 4. Prestation de formation analyse Comment analyser les résultats? Article 4 - MODALITES D EXECUTION DE LA PRESTATION Article LIEU D EXECUTION DE LA PRESTATION La prestation se déroulera au siège d Atout P.L.I.E., au 2 bis rue Léon Blum, à Palaiseau, ou sur un site à proximité. Article DELAIS D EXECUTION DE LA PRESTATION La première journée de prestation de formation devra avoir lieu au plus tôt du mois de septembre. La deuxième journée devra être réalisée à mi-parcours de la phase de consultations auprès des entreprises, c est-à-dire sur la période fin-octobre tout début novembre. La troisième et dernière journée est à prévoir tout début décembre, afin d avoir une expertise sur les premières données récoltées et sur les analyses à opérer. Article CONTRACTUALISATION DE LA PRESTATION Article CONTRAT DE PRESTATION Un contrat de prestation sera signé entre Atout P.L.I.E. Nord-Ouest 91 et le prestataire retenu, conformément à la procédure de gestion du Fonds Social Européen. Article ETABLISSEMENT DU PRIX Le présent marché est traité à prix unitaire. Les prix sont indiqués en coûts forfaitaires incluant les frais de mission et autres frais. Les coûts de la prestation devront être détaillés selon les modalités définies par le cahier des charges ici présenté. Le prix est ferme durant toute la durée du marché, il ne pourra pas évoluer selon les variations de coût réel de la formation. La prestation sera facturée sur la base du coût forfaitaire TTC par journée d intervention, détaillant le nombre d heures. Les 3 journées d intervention devront être détaillées. 3

4 Seules les heures réellement effectuées sur ces bases de calculs seront payées. Les prix comprendront les frais de missions et autres frais (frais de déplacements...). Pour obtenir le paiement de la prestation, le prestataire devra transmettre à la Structure d Animation et de Gestion du PLIE les heures consommées par les participants et leurs justificatifs, c'est-à-dire les feuilles d émargement signées par les participants et par les formateurs, ainsi que les factures liées à ces différents prix. Il devra également transmettre les livrables demandés. Article AVENANT En cas de réalisation de la prestation avant les dates prévues, et de besoins supplémentaires repérés avant la fin de ces mêmes dates, un avenant pourra être demandé par le prestataire pour un complément d heures dans les conditions définies par la prestation initiale. L opérateur devra faire au préalable une demande d extension par écrit, la Structure d Animation et de Gestion du PLIE y répondra favorablement ou défavorablement en fonction des besoins exprimés et de sa capacité financière. Article 5 - MODALITES DE REGLEMENT DE LA PRESTATION Le paiement de la prestation interviendra sur présentation d une facture et des justificatifs de service fait : feuilles de présence originales signées et cachetées des participants et du prestataire, et les documents supports envoyés. Seront payées les seules heures réalisées par le(s) participants et les formateurs sur l année civile (au 31/12/2016). Article CLAUSE DE REFACTION En cas de non réalisation, Atout PLIE ne procèdera pas au paiement du prix. En cas réalisation partielle, Atout PLIE ne paiera que les heures réellement effectuées en individuel et en collectif. Article 6 - JUGEMENT DES OFFRES La mise en concurrence à procédure adaptée est soumise à instruction de la part d Atout PLIE : 1. Le prix de la prestation est noté sur la base de 5 points. La note 5 sera attribuée au candidat qui propose le prix le plus avantageux. Chaque opérateur devra détailler son mode de calcul en précisant les prix cités à l article 4.3.2, en fonction de sa ou ses spécialités. 4

5 2. Le projet technique est jugé sur 15 points et apprécié en fonction de la qualité du projet. - L étude des propositions reçues est réalisée avec la note méthodologique suivante : - Méthode d organisation et pédagogie alternée sur 3 points - Moyens humains pour la réalisation de l action sur 3 points - Moyens matériels pour la réalisation de l action sur 3 points - Accessibilité de la prestation proposée pour les participants sur 3 points. - Ancrage partenarial du prestataire sur le territoire d Atout PLIE Nord-Ouest 91 sur 3 points Toute proposition de l opérateur, modifiant le présent cahier des charges, donnera lieu à une nouvelle mise en concurrence, si cette proposition est évaluée par les instances du PLIE comme plus performante que la proposition du dit cahier des charges et qu elle souhaite retenir ce nouveau contenu pédagogique. Article PIECES CONSTITUTIVES DE L OFFRE 1. Contrat de prestation signé entre le prestataire et Atout PLIE Nord-Ouest Le présent cahier des charges signé et cacheté par le prestataire retenu. 3. Les annexes précisées dans le modèle de réponse à la mise en concurrence à procédure adaptée. Article 7 - MODALITES DE RENCONTRE ENTRE L EQUIPE D ENQUETEURS ET LE PRESTATAIRE Article GENERALITES Tout accès à la prestation est conditionné : - Seuls les partenaires membres de l équipe d enquêteurs pourront accéder à ces 3 journées de prestations. - La signature de la convention de coopération de l équipe d enquêteurs est requise. La liste des personnes concernées, ainsi que les coordonnées des organisateurs de la démarche sera transmise au prestataire. Article 8 - FONCTIONNEMENT GENERAL DE LA PRESTATION La date de début prévue par l organisme répondant à la mise en concurrence à procédure adaptée devra être comprise entre 05/09/2016 au 30/09/

6 Article 9 - DEROULEMENT DE LA PRESTATION Article LES DIFFERENTES ETAPES DE LA PRESTATION Le déroulement de la prestation devra reprendre les étapes présentées dans le tableau suivant. Etape Objet Contenu Formation méthode et phasage de la mission Formations, conseils et informations pour la mise en œuvre des consultations Conseiller l animateur de la démarche sur les actions engagées et celles à construire. Structurer la méthodologie la plus adaptée au territoire, et l expliquer à l équipe d enquêteurs Document méthodologique à fournir Etablir un calendrier prévisionnel pour la réalisation des entretiens Fournir la feuille de présence originale. Point miréalisation Analyse et perspectives Faire un état des lieux intermédiaire Premier bilan et analyse des résultats Mesurer l évolution de la phase de consultation Document support à fournir Réunions de bilan «à chaud» avec l équipe d enquêteurs sur les conclusions de l action Document d analyse et de perspectives à fournir Transmission des factures détaillées à Atout PLIE, en même temps que la production de l analyse ainsi que les feuilles de présence originales signées. Article 10 - ENGAGEMENTS ET MOYENS MIS EN ŒUVRE POUR LA PRESTATION Le prestataire s engage à favoriser en toutes circonstances le développement des liens avec l animateur, responsable de l action à Atout PLIE. Article MOYENS HUMAINS L animateur de la démarche de GPTEC du territoire de Paris-Saclay est le responsable de l action de formation. Il assure le suivi administratif de la prestation (transmission de documents relatifs à l exécution de la prestation ). Il est garant de la coordination technique de l action entre tous les intervenants et du respect du cahier des charges. Tout changement d intervenant est signalé à l animateur de la démarche qui suit la prestation. 6

7 Article MOYENS MATERIELS Le prestataire s engage à organiser la prestation selon les besoins définis (article 3), et à mettre à disposition des participants des outils adéquats (adaptés et récents) pour contribuer au bon déroulement de la démarche (outils méthodologiques ). En outre, les logos d Atout PLIE et du FSE doivent apparaître obligatoirement sur tous les documents utilisés pour l action et dans les locaux où se déroulera l action. Article 11 - CLAUSE DE CONFIDENTIALITE / DONNES NOMINATIVES Le prestataire s engage à mettre en place des procédures permettant d assurer la confidentialité des informations concernant les participants de la prestation. Les informations ne peuvent être utilisées à d autres fins que celles relatives à la prestation en elle-même. Article 12 - CONSERVATION DES DOCUMENTS LIES A LA PRESTATION Le prestataire retenu s engage à conserver les documents liés à la prestation durant 10 ans, conformément aux règles de gestion du Fonds Social Européen. Article 13 - COMMUNICATION SUR LE FONDS SOCIAL EUROPEEN / L ETAT L opération étant financée par le FSE et l Etat, le prestataire retenu s engage à apposer les logos de «l Europe s engage en Ile de France», du drapeau européen, de l Etat, et d Atout PLIE sur l ensemble des documents et feuilles de présences liés à la prestation, et à afficher les logos dans la salle dans laquelle sera dispensée la prestation. 7

8 Article 14 - TRANSMISSION DES DOCUMENTS Le prestataire s engage à transmettre les documents suivants à Atout PLIE : TABLEAU DE SYNTHESE DES DOCUMENTS A TRANSMETTRE À ATOUT PLIE DATE TYPE DE DOCUMENT COMMENTAIRES Réponse à la mise en concurrence à procédure adaptée et transmission des documents qualitatifs et financiers par courrier + mail + annexes Avant le 29/08/2016 inclut Entre septembre et décembre Les états de présences (feuilles d émargement) + Documents supports (méthodologique) + échanges de mails sur le déroulement de la prestation + les factures mensuelles Sans ce document le dossier ne sera pas traité. Ces éléments servent à la certification de service fait. Suite à la dernière journée d intervention A la demande de règlement Bilan général de l action + feuilles de présence + réunion de bilan avec Atout PLIE + factures Les états de présences + les documents supports + factures des heures réellement effectuées Ce document est la formalisation détaillée du travail mené. Ces éléments servent à la certification de service fait et à la facturation 8