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1 Programme d aide à l édition savante (PAES) Fédération canadienne des sciences humaines (FCSH) 275, rue Bank, pièce 300 Ottawa (Ontario) K2P 2L6 CANADA N o de telephone: , poste 350 N o de télécopieur: Courriel : Site internet : Mise à jour : 2011

2 Programme d aide à l édition savante (PAES) Fédération canadienne des sciences humaines (FCSH) La Fédération canadienne des sciences humaines (FCSH) est un organisme indépendant et non gouvernemental qui regroupe des universitaires représentant les diverses disciplines des sciences humaines. Les prédécesseurs de la FCSH ont créé le Programme d aide à l édition savante (PAES) en 1941 et l ont administré conjointement à l aide des subventions annuelles fournies par les prédécesseurs du Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH). Le PAES est conçu pour soutenir la publication d ouvrages savants qui font une contribution importante à l avancement de la recherche et des connaissances, mais qui sont souvent peu viables financièrement. Le PAES évalue tous les manuscrits relevant des sciences humaines à la condition que ceux ci répondent à ses critères d'admissibilité. De façon générale, seuls les manuscrits équivalant à un livre (au moins 100 pages tapuscrites), écrits par des citoyens canadiens ou des résidents permanents et destinés à être publiés au Canada par une maison d édition savante canadienne reconnue par le Programme, sont admissibles à un examen au PAES. Le PAES est géré par la FCSH et administré par deux comités formés de pairs chargés respectivement d élaborer les politiques et d évaluer les manuscrits. L examen par des pairs constitue le pilier du PAES qui a à cœur d assurer l excellence et l intégrité de ce processus. Remarque sur la langue : Veuillez noter que pour les seules raisons de lisibilité, la forme masculine est utilisée tout au long du texte. La Fédération canadienne des sciences humaines souscrit aux principes d équité et en promeut le plus grand respect. 1

3 TABLE DES MATIÈRES Lignes directrices générales 3 Ouvrages financés par le PAES 3 Citoyenneté de l auteur 3 Qui peut présenter un manuscrit? 3 Lignes directrices concernant certaines catégories d ouvrages admissibles 4 Thèses 4 Documents publiés antérieurement 4 Ouvrages collectifs 4 Éditions critiques, bibliographies et ouvrages de référence 5 Mémoires et autobiographies 5 Publications électroniques 5 A l intention des maisons d édition 5 Marche à suivre 6 Présentation d un manuscrit au PAES 6 Évaluation par des pairs 8 Recommandations du Comité d aide à l édition savante (CAES) 8 Resoumission d un manuscrit 9 Retrait d un manuscrit 9 Comité d adjudication 9 Publication du manuscrit et versement de la subvention 9 2

4 LIGNES DIRECTRICES GÉNÉRALES Les lignes directrices suivantes régissent le fonctionnement du Programme d aide à l édition savante (PAES). 1. Ouvrages financés par le PAES Seuls les ouvrages savants axés sur les sciences humaines et sciences sociales et qui apportent une contribution importante aux connaissances, mais qui sont peu viables financièrement peuvent bénéficier d une subvention d aide à l édition savante. Le PAES n accorde pas de subvention pour la publication de : manuels autobiographies et mémoires rapports techniques ouvrages originaux de poésie, de fiction et de théâtre articles de revues savantes comptes rendus de conférences et actes de colloques Veuillez prendre note qu en raison des contraintes financières actuelles, les ouvrages traitant de langues modernes autres que le français et l anglais ne sont pas admissibles. Les ouvrages sur des langues anciennes peuvent également être admissibles. 2. Citoyenneté de l auteur Le PAES finance des ouvrages écrits ou dirigés par des citoyens canadiens ou par des résidents permanents, d une longueur d environ 100 pages tapusrites et publiés par une maison d édition canadienne admissible approuvée par le Programme. À titre exceptionnel, il peut arriver que des auteurs s qui ne sont pas des citoyens canadiens ou des permanents, mais qui ont présenté leur ouvrage à une maison d édition canadienne, soient admissibles à une subvention si cet ouvrage porte sur un sujet canadien, s appuie sur des sources canadiennes et contribue à l avancement du savoir au Canada. 3. Qui peut présenter un manuscrit? Un manuscrit peut être présenté par une maison d édition canadienne admissible (voir la rubrique «À l intention des maisons d édition», pages 7 et 8) ou par un auteur admissible. Les auteurs n ont pas besoin de confirmer l engagement d une maison d édition à l égard du projet au moment de présenter la demande. 3

5 LIGNES DIRECTRICES CONCERNANT CERTAINES CATÉGORIES D OUVRAGES ADMISSIBLES 1. Thèses Chaque thèse révisée pour publication et présentée au PAES est évaluée en fonction de sa valeur intrinsèque, non pas en tant que thèse, mais en tant qu ouvrage. Les auteurs doivent démontrer que leur œuvre est dotée d un appareil critique et qu elle est accessible aux lecteurs. Ils doivent également décrire la nature et l étendue des modifications apportées à leur thèse au moment de la soumission au Programme ou, sinon, expliquer pourquoi ils ne jugent pas nécessaire d y apporter des révisions. Il importe de souligner que la revue complète de la littérature critique propre à un domaine donné, souvent exigée pour les thèses, ne convient habituellement pas pour un livre. Toutefois, la plupart des thèses auront avantage à subir un certain remaniement qui mettra mieux en relief le point central de l étude et rendra plus vivante la formulation de l argumentation. Les thèses ne présentent pas toutes le type d argumentation soutenue et d apport significatif à la recherche attendu d un ouvrage savant. 2. Documents publiés antérieurement De façon générale, un maximum de 30 % du contenu d un ouvrage soumis au Programme peut avoir été précédemment publié ailleurs. Les demandes contenant un pourcentage d éléments précédemment publiés qui atteint presque le seuil de 30 % pourraient être jugées inadmissibles à une aide du PAES. 3. Ouvrages collectifs Les manuscrits écrits par deux auteurs ou plus et dont les divers chapitres ne sont pas signés sont traités de la même manière que les ouvrages rédigés par un seul auteur. Au moins la moitié des auteurs de ces ouvrages doivent répondre aux critères relatifs à la citoyenneté. Les ouvrages collectifs consistant en une collection d articles signés, y compris les festschrifts sont admissibles à une subvention si la moitié au moins des auteurs et la moitié de l équipe d édition principale satisfont aux lignes directrices concernant la citoyenneté. Alors que les actes de colloques ne sont pas admissibles, les ouvrages collectifs résultant de conférences, de projets de recherche collectifs sollicités par un ou plusieurs éditeurs ou de la collaboration d une équipe de chercheurs sont admissibles, à condition que la cohésion et l intégration substantielle des différents chapitres soient manifestes. Dans la mesure où cela se révèle possible et utile, il est bon que les personnes qui ont participé à l ouvrage collectif connaissent les autres textes du document. Les éditeurs doivent présenter les questions traitées de manière à faire ressortir clairement les liens entre les divers textes. 4

6 4. Éditions critiques, bibliographies et ouvrages de référence Les éditions critiques, les bibliographies, les collections documentaires et les ouvrages de référence pourvus d un appareil critique complet peuvent être admissibles. Ces ouvrages doivent comporter des éléments d analyse importants et apporter une contribution analytique significative à la recherche. Toutefois, les bibliographies énumératives et les autres ouvrages de référence, comme les concordances, qui sont de simples compilations de données, ne sont pas admissibles. 5. Mémoires et autobiographies Les mémoires et les autobiographies récents ne sont pas admissibles à une subvention du PAES. 6. Publications électroniques Le Programme d aide à l édition savante (PAES) fait équipe avec les éditeurs savants canadiens admissibles qui souscrivent aux principes de comité rédactionnel et d examen par les pairs. Les éditeurs peuvent publier l œuvre en format électronique ou papier. Toutes les lignes directrices pertinentes à propos de l évaluation de l admissibilité des éditeurs conventionnels (voir «À l intention des éditeurs», ci dessous) s appliquent également aux éditeurs qui travaillent avec des supports électroniques. À L INTENTION DES MAISONS D ÉDITION Pour être admissibles aux subventions du PAES, les maisons d édition établies au Canada doivent se conformer aux Lignes directrices du ministère du Patrimoine canadien, c est à dire que leur siège social incluant les installations de rédaction, de promotion, d entreposage et de traitement des commandes ainsi qu au moins 50 % de leurs employés doivent être établis au Canada. Le règlement du ministère du Patrimoine canadien exige que pour être admissible, une maison d édition canadienne ait produit au Canada au moins 75 % des ouvrages écrits par des auteurs canadiens qu elle publie. Pour qu une maison d édition canadienne soit admissible aux subventions du PAES, des Canadiens doivent détenir au moins 75 % de la propriété effective et du contrôle de l entreprise au moment de la demande de subvention au PAES. L entreprise doit fournir un ensemble d états financiers s étendant sur douze mois et montrant qu elle répond à la condition exigeant 75 % de propriété effective et de contrôle. L édition de livres doit être une activité principale, et non une activité accessoire ou occasionnelle de l entreprise. Les maisons d édition doivent aussi être admissibles aux programmes de subventions du Conseil des arts ou du ministère du Patrimoine canadien. La maison d édition doit avoir publié, en format papier ou électronique, au moins quatre titres admissibles et être engagée dans un programme soutenu d édition d ouvrages relatifs aux sciences humaines ou sociales. 5

7 Pour être admissibles, les maisons d édition doivent superviser et assurer l exécution des révisions et des changements rédactionnels que peut exiger le Comité d aide à l édition savante (CAES). Elles doivent aussi assumer l entière responsabilité de la conception de la maquette du livre, de la préparation aux fins d impression et de la production. Ces questions sont prises en considération dans les demandes de subvention parce que le financement n est octroyé qu'aux maisons d édition qui assument les coûts du travail de rédaction, de révision et de conception. Le PAES peut exiger que la maison d édition lui fournisse le nom des administrateurs, des réviseurs et des membres des comités éditoriaux afin de s assurer que l entreprise est à même de garantir la qualité de la rédaction et de la production des livres admissibles aux subventions du Programme. Le PAES peut également demander d examiner des livres inscrits au catalogue de la maison d édition afin de vérifier les normes de production. Les maisons d édition qui exigent que les auteurs assument une partie ou la totalité des frais de publication ne sont pas admissibles aux subventions du PAES. Les subventions du PAES ne peuvent pas être attribuées pour des livres publiés sous la direction de propriétaires ou d employés de la compagnie qui publie l'ouvrage ou écrits par eux, à moins que chaque année, la majeure partie du programme de la compagnie se compose d ouvrages d auteurs n ayant aucun lien corporatif avec la maison d édition. La subvention du PAES doit contribuer à défrayer les coûts de promotion de chaque titre. Les maisons d édition canadiennes bénéficiant de subventions du PAES doivent fournir des garanties satisfaisantes de la promotion et de la distribution qu elles feront pour assurer la diffusion adéquate des livres subventionnés par le PAES. Ce dernier peut exiger certains renseignements, comme les plans ou les budgets de promotion de chaque ouvrage et les distributeurs de l éditeur au Canada et à l étranger, afin de déterminer si l entreprise canadienne s acquitte de façon satisfaisante de la promotion, de la distribution et du traitement des commandes. Si vous êtes une maison d édition savante et souhaitez collaborer avec le PAES, veuillez contacter le secrétariat au ou au , poste 350. MARCHE À SUIVRE Présentation d un manuscrit au PAES Comme le processus d évaluation des manuscrits d ouvrages savants est nécessairement long, nous encourageons les auteurs à communiquer dès que possible avec le secrétariat du PAES s ils ont l intention de soumettre un manuscrit à l examen du Programme. Les auteurs sont priés de prendre note qu ils n ont pas besoin de communiquer avec une maison d édition avant de présenter une demande de subvention pour l édition de leur ouvrage; ils peuvent présenter leurs manuscrits directement au PAES. NB: Le programme d aide à l édition savante encourage les nouveaux chercheurs, qui n ont pas publié d ouvrages savants, à soumettre leurs œuvres directement au PAES, mais les invite à d abord consulter un éditeur admissible en vue d une collaboration avec le PAES. Un éditeur chevronné peut contribuer à s assurer qu un manuscrit est prêt pour l examen par les pairs et présentera les œuvres appropriées au nom de l auteur. Pour une liste des éditeurs savants admissibles, voir : 6

8 Les personnes qui font une demande devraient fournir une copie recto du formulaire de présentation dûment rempli et une copie recto du travail préliminaire du manuscrit : table des matières remerciements (s il y a lieu) préface introduction ou tout autre extrait important du texte conclusion bibliographie notes en fin de texte (toute note qui correspond à l extrait présenté doit aussi accompagner chaque exemplaire du formulaire d inscription et des premières sections). Dans le cas d un manuscrit qui découle d une thèse, l auteur doit fournir une description détaillée des révisions apportées à la thèse initiale pour en faire un livre. Dans le cas d ouvrages collectifs, l éditeur intellectuel doit joindre à sa demande la liste des collaborateurs, en précisant leur affiliation universitaire et leur citoyenneté. Il doit également démontrer l existence de liens manifestes entre les différents chapitres de l ouvrage collectif. Le PAES se réserve le droit de retourner les formulaires de présentation incomplets à la personne qui fait la demande. Ces renseignements permettent au secrétariat du PAES de prendre une décision préliminaire sur l admissibilité du manuscrit, puis au Comité d aide à l édition savante (Comité d AES) de déterminer des lecteurs possibles pour évaluer l ouvrage. Comme il arrive souvent que des révisions soient suggérées et qu il peut se révéler difficile et coûteux d effectuer des changements une fois que la composition typographique est terminée, les manuscrits ne doivent pas être composés ou photocomposés avant que le Comité d AES ait annoncé sa décision et que l auteur et l éditeur aient examiné les rapports de lecture et les autres commentaires. Si un éditeur et un auteur enfreignent cette règle, l évaluation de leur demande cesse immédiatement. Par égard pour les évaluateurs, le PAES insiste pour que les manuscrits présentés aux fins d évaluation soient toujours propres et faciles à lire. Les manuscrits auxquels manquent des pages, qui sont mal paginés ou difficiles à lire en raison d une copie de mauvaise qualité ou de nombreuses corrections seront automatiquement retournés à l auteur de la demande. Veuillez noter que les manuscrits écrits à la main ne sont pas acceptés aux fins d examen par le PAES. Toutes les révisions initiales envisagées par l auteur doivent être effectuées avant la présentation du manuscrit. La demande ne sera pas traitée tant que le PAES n aura pas reçu le nombre requis de manuscrits DÉFINITIFS et COMPLETS exigé. (Si un auteur fait équipe avec un éditeur admissible en vue d une collaboration avec le PAES, l éditeur soumettra habituellement l œuvre au nom de l auteur.) Le PAES prend le plus grand soin de tous les manuscrits, illustrations, photographies, cartes et autres documents qui lui sont présentés; toutefois, comme il est d usage, il est entendu qu il n est pas responsable de la perte ou de la détérioration accidentelle des manuscrits par le feu ou par toute autre cause pendant leur envoi ou pendant leur traitement. Les auteurs ne devraient jamais envoyer l original d un manuscrit, mais plutôt présenter des copies. Règle générale, les manuscrits seront détruits une fois le processus de sélection du PAES terminé. 7

9 Évaluation par les pairs Tout manuscrit accepté par le PAES aux fins d examen est évalué par au moins deux spécialistes du ou des domaines concernés. Les évaluateurs choisis peuvent être au Canada ou à l étranger. S il est nécessaire d obtenir plus de deux évaluations d un manuscrit pour pouvoir prendre une décision définitive, la période d évaluation est prolongée. Une fois que le PAES a reçu les rapports de lecture, il les fait parvenir à l auteur afin qu il puisse y répondre ou y faire des commentaires. Ces commentaires doivent être envoyés au secrétariat du PAES si possible dans les quatre semaines qui suivent la réception des rapports. Si un auteur ne peut accepter toutes les suggestions des évaluateurs, il doit en expliquer les raisons de façon détaillée dans sa réponse aux rapports de lecture. L auteur a le droit de répondre à tous les rapports concernant son manuscrit. Veuillez prendre note qu un dossier devient oisif après une période d inactivité de six mois (par exemple, si un auteur ne donne pas suite aux rapports durant ce délai); toute nouvelle activité réactivera le dossier. Par ailleurs, on fermera un dossier demeuré oisif pendant une période d un an et il ne sera pas possible de le réactiver. Recommandations du Comité d aide à l édition savante (CAES) Les manuscrits soumis au PAES sont en compétition pour les fonds disponibles du Programme, lesquels sont limités. Après avoir examiné les rapports de lecture, la réponse de l auteur, ainsi que les documents préliminaires joints au manuscrit, le Comité d AES, composé d universitaires représentants les principaux domaines d étude des sciences humaines, prend une des décisions suivantes: 1. Il recommande qu un ordre de priorité soit attribué à l appui à la publication (avec ou sans conditions ou suggestions); 2. il recommande l appui à la publication à la condition que les fonds du programme le permettent («faible priorité» à déterminer par sélection); 3. il invite l auteur de la demande à resoumettre son manuscrit après lui avoir apporté les révisions pertinentes; 4. il refuse d accorder une subvention dans ce cas, le manuscrit ne peut pas être présenté une nouvelle fois, sous sa composition actuelle ou révisée; 5. Il ajourne la décision en attendant de disposer de rapports ou de preuves supplémentaires. Il est important que les auteurs sachent que des rapports de lecture favorables ne garantissent pas une subvention. Les manuscrits approuvés peuvent se voir attribuer un ordre de priorité en fonction des recommandations des évaluateurs et des membres du Comité d AES. Lors d une année financière où le nombre de manuscrits approuvés aux fins de subvention est supérieur au nombre de subventions disponibles, les manuscrits auxquels on a attribué un ordre de priorité inférieur ne seront subventionnés que si les fonds le permettent et devront attendre la décision du Comité de sélection, lequel se réunit quatre fois l an. Le Bureau de direction du PAES prend toutes les décisions finales sur le versement des subventions, selon les fonds disponibles. 8

10 Resoumission d un manuscrit Si des révisions importantes sont exigées, le Comité d AES invite souvent l auteur à réviser son manuscrit et à le resoumettre. L'auteur disposera alors d'une période de deux ans suivant la décision du Comité d AES pour présenter à nouveau son manuscrit. Lors de sa deuxième présentation, le manuscrit doit être accompagné d une liste détaillée des révisions que l auteur a effectuées en s appuyant sur les rapports des évaluateurs ou sur la décision du Comité d AES. Si c est possible et pertinent, la version révisée du manuscrit est alors envoyée à un ou plusieurs des évaluateurs initiaux et, s il le faut, à d autres personnes désignées par le Comité d AES. Les auteurs doivent être conscients que le fait de réviser un manuscrit et de le resoumettre ne garantit pas qu il soit subventionné. L auteur ne peut être invité qu une fois à resoumettre son manuscrit. Un manuscrit resoumis qui est rejeté par le Comité d AES ne peut être présenté une troisième fois. Retrait d un manuscrit Si un auteur retire son manuscrit à tout moment après l examen de l ouvrage, il ne peut plus le présenter, qu il s agisse du manuscrit original ou d une révision. Toutefois, si le manuscrit est retiré par une maison d édition, l auteur a le droit de poursuive la demande de subvention en son propre nom. Comité d adjudication Le Bureau de direction du PAES a le mandat d examiner les dossiers auxquels le Comité d AES a attribué une faible priorité. Le Bureau, se fondant sur les disponibilités, peut approuver, rejeter, ou retourner le manuscrit à son auteur afin qu il ou elle le révise et le resoumettre. PUBLICATION DU MANUSCRIT ET VERSEMENT DE LA SUBVENTION Une fois qu une maison d édition canadienne admissible a présenté un formulaire financier dûment rempli, le Bureau de direction du PAES approuve une subvention de $ après avoir étudié la demande de l éditeur accompagnée des factures (promotion, composition typographique, impression et reliure) et de tous les autres renseignements pertinents. Les fonds approuvés sont ensuite versés à la maison d édition une fois que le secrétariat du PAES a reçu le formulaire financier ainsi qu un exemplaire du volume publié pourvu des remerciements pertinents. Toutes les subventions approuvées par le Bureau de direction du PAES sont libellées en dollars canadiens. Lorsqu un manuscrit n est toujours pas publié trois (3) ans après l approbation en principe d une subvention, celle ci viendra à expiration et aucune autre demande de subvention ne sera examinée. Il incombe à l auteur de faire en sorte que la subvention soit réclamée dans les délais prescrits. Le PAES décline toute responsabilité à l égard des délais expirés. Advenant des circonstances exceptionnelles (par exemple un problème de santé majeur), un délai n excédant pas six mois pourrait être accordé à l auteur. L auteur ou l éditeur doit en informer le bureau du PAES le plus rapidement possible. Un seul et unique délai sera accordé. 9

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