CAHIER DES CHARGES FORUM ENTREPRISES

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1 CAHIER DES CHARGES FORUM ENTREPRISES Année universitaire 2014/2015 Objectifs GSE Association des étudiants et diplômés en Gestion Socio- Economique 15 quai Claude Bernard Lyon Association à but non lucratif régie par la loi 1901 et enregistrée à la préfecture sous le W SIRET : / Code APE : 94

2 Sommaire 1 GENERALITES PRESENTATION ET OBJECTIFS DE LA MISSION PRESENTATION DE LA MISSION OBJECTIFS PRINCIPAUX CONSTITUTION DE L EQUIPE ORGANIGRAMME RELATIONS INTERNES POUR LE RENDU DU TRAVAIL LES POLES DE LA MISSION LE POLE LOGISTIQUE LE POLE ANIMATION LE POLE INSCRIPTIONS PARTICIPANTS LE POLE DEVELOPPEMENT DE PARTENARIATS COMMUNICATION LES BESOINS HUMAINS MATERIELS /2015 Cahier des Charges Page 2 sur 8

3 1 Généralités Objectif Général Pôles de la mission Moment d échange entre les étudiants, les professionnels (tuteurs et autres représentants d entreprises) et le corps enseignant sur le contenu et les apports de la formation en alternance au sein d EUGINOV. C est également un moyen pour les étudiants d étendre leur réseau professionnel dans le but d obtenir un stage, un contrat de professionnalisation mais aussi de décrocher un emploi, grâce à des «stands entreprises» Gestion des participants : Inviter et inscrire les participants à l évènement! Récoltes de coordonnées et suivi des inscriptions Développement de partenariat : Avoir des moyens financiers externes pour l organisation de l événement et récolter des offres d alternance. Ce pôle se subdivisera afin de réaliser ces deux missions connexes :! Démarchage d entreprises en échange de publicité! Recherche d entreprise pour présenter leurs offres Animation : Animer l évènement! Création d une animation (activités, spectacle, vidéo etc...) Logistique : Gestion des besoins matériels et immatériels! Coordonner toutes les activités du forum Pilote Copilotes Pilote : Aziliz LECART Copilotes : Julie BOSSY ; Mélissa SANCHEZ ; à définir ; à définir ; Effectif 25 étudiants Réunions Date de l événement Calendrier Budget Fréquence : A voir avec les plannings Espéré: Bimensuel par pôle, mensuel pour les générales Le 24/02/ /2015 Cahier des Charges Page 3 sur 8

4 2 Présentation et objectifs de la mission 2.1 Présentation de la mission Le Forum Entreprises est un évènement permettant l échange entre les professionnels, le corps enseignant et les étudiants. Ce sera ainsi l occasion pour les tuteurs entreprise de rencontrer les responsables de formation afin de répondre à leurs interrogations ou tout simplement pour échanger sur les formations de l école. Pour la deuxième année, le Forum Entreprises sera fusionné avec la «Journée Efficacité +» et viendra ponctuer ce colloque en fin de journée autour d un cocktail. Le Forum Entreprises 2015 vise à créer une cohésion entre étudiants, professionnels et enseignants autour des stands «formations», en lien avec la mission «Promotion des diplôme» et des stands «entreprises». 2.2 Objectifs Principaux Les objectifs du forum sont les suivants : - Contribuer à donner de la visibilité au niveau de TOUS LES PROGRAMMES proposés par le Centre EUGINOV de l IAE de Lyon auprès des Entreprises. - Renforcer le rôle des Tuteurs dans les partenariats Université/Entreprises. - Expliquer les stratégies et les particularités des programmes du Centre EUGINOV, (alternance, mixité des formations initiales (FI) et continues (FC), programmes innovants fondés sur la recherche). - Expliciter les besoins des différentes catégories d acteurs concernés : " Université (Direction, RP, Enseignants), " Entreprises (Direction, Tuteurs), " Etudiants (FI, FC, Anciens, Association des Etudiants OGSE). - Permettre aux étudiants de renforcer leur réseau professionnel et de découvrir des entreprises, des offres de stages, d alternance ou d emploi grâce à des «stands entreprises» 2014/2015 Cahier des Charges Page 4 sur 8

5 - Créer des partenariats avec différentes entreprises pouvant nous aider à financer le Forum Entreprises et la JE Constitution de l équipe L équipe de l organisation du Forum Entreprises sera constitué d un pilote général de la mission, et de 4 copilotes pour les différents pôles. Toute la communication sur l évènement sera fusionnée avec celle de la JE+ par deux étudiants de la mission Communication OGSE. Le pôle «gestion participants» travaillera en étroite collaboration avec celui de la JE+, afin que ceux- ci s accordent et influent sur le taux de participation des étudiants, tuteurs entreprise et enseignants. 2.4 Organigramme Aziliz LECART L3 MEQ2D Pilote du FE Etudiants Mission Communication : Myriam Besnet Evangéline Novel à définir Dév. Partenariat Julie BOSSY Logisoque à définir gesoon parocipants Mélissa SANCHEZ Animaoon 2014/2015 Cahier des Charges Page 5 sur 8

6 3 Relations Internes pour le rendu du travail Circuit de Communication Elus au CA Avenir Alternance 1 fois par mois Présidente Bureau Directrice P P P P RP RP RP RP CP CP Année universitaire 2014/ Les pôles de la mission 4.1 Le pôle logistique Ce pôle sera en étroite collaboration pour l organisation et la coordination des deux évènements JE+ et FE fixés sur la même journée. L objectif est de faire des devis en ce qui concerne le traiteur, les boissons, décorations. Par la suite, pour l évènement, ils seront chargés d accueillir et de mettre en place le cocktail, en optimisant les rôles de chacun. 2014/2015 Cahier des Charges Page 6 sur 8

7 4.2 Le pôle animation Ce pôle aura pour but de créer une ambiance conviviale et dynamique. L animation sera sous forme de danse, vidéo, théâtre, etc. Ce pôle nécessite des personnes créatives, pleines de ressources et fédératrices pour pouvoir innover dans le cadre du forum. Les thèmes seront proposés par les étudiants, dont la validation se fera toujours par le pilote, le bureau OGSE et l enseignant référant. 4.3 Le pôle inscriptions participants Ce pôle aura pour mission de gérer les inscriptions des participants (étudiants, tuteurs entreprise et enseignants) en collaboration avec la JE+, ainsi que l accueil de participants le jour J. Pour l édition de 2015, la méthode pensée est de distribuer les bulletins d inscription durant la présentation des programmes de chaque responsable enseignant à ses étudiants. Ainsi, les bulletins seront transmis en amont aux enseignants. Ce pôle sera géré en relation étroite avec celui de la Journée Efficacité + dans la mesure où les inscriptions se feront sur la base du même bulletin d inscription (nouveauté 2014/2015). L idée étant que les étudiants réservent une journée complète et participent aux deux évènements. 4.4 Le pôle développement de partenariats L objectif est de créer des partenariats avec des entreprises privées afin d obtenir d autres sources de financement pour l organisation de l évènement. Deux axes de développement vont être mis en place pour étayer cette recherche de partenariat : Un groupe dédié à la partie financement où les étudiants seront chargés de solliciter des entreprises afin de financer l événement contre leur publicité. Un autre groupe, sur la partie «stands entreprises», sera chargé de démarcher des entreprises pour leur proposer de gagner en visibilité, par la création de stands lors de l événement. Son but est aussi d obtenir, de la part des entreprises, des offres d alternance afin d assurer la promotion des formations EUGINOV. 4.5 Communication La communication de l évènement sera gérée conjointement à la communication de la Journée Efficacité +, par deux étudiants du pôle Communication OGSE. 2014/2015 Cahier des Charges Page 7 sur 8

8 5 Les besoins 5.1 Humains La mission comportera environ 25 étudiants. Chaque sous- pôle sera composé de groupe de 5 étudiants venant de promotions différentes. L idéal serait de pouvoir créer de véritables petits groupes de travail qui puissent avoir les mêmes disponibilités. Cette mission s appuie sur les moyens suivants : " Méthodologie de Management Socio- économique avec soutien (Assistances Personnalisées (AP)) des Responsables Pédagogiques (RP) : Trièdre «Politique, Processus, Outils», " Cours d IVP (Insertion dans la Vie Professionnelle) et Travaux Dirigés dans la majorité des Programmes de Spécialités, " Réunions de 3C/Synchronisation (Communication- coordination- concertation), entre pilotes, correspondants de missions Etudiants/ Responsables Pédagogiques de Programmes (RP), " Budget de l Association des Etudiants OGSE et, le cas échéant, Demande de Subventions au Centre EUGINOV de l IAE de Lyon, sur base d un dossier établi à partir d une Comptabilité Analytique du Projet et de sa réalisation avec analyse justifiée des écarts. 5.2 Matériels " Communication sur : - Site internet Objectifs GSE - Facebook Objectifs GSE - Newsletters " Base de données des années précédentes. " Adresse mail : " Matériel informatique : - Ordinateur - Vidéo projecteur De plus, le pôle logistique établira la liste du matériel nécessaire qui viendra donc compléter les informations ci- dessus. 2014/2015 Cahier des Charges Page 8 sur 8

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