Procédure de mise en place d accords de cotutelle internationale de thèse.
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- Yvonne Ruel
- il y a 6 ans
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1 -1- Procédure de mise en place d accords de cotutelle internationale de thèse. Version : Conseil du collège doctoral du 5 Juin 2015 Contenu 1 Préambule Cadre règlementaire Champ d application Acteurs et organisation Signature Instruction du dossier et proposition de l accord Décisions intermédiaires Echanges avec le partenaire étranger Coordination Documents Fiche de demande d accord de cotutelle Modèle d accord de cotutelle et fichier de renseignement Note pour les négociateurs Procédure Constitution du dossier Coordination... Erreur! Signet non défini. 3.3 Etapes de la procédure... 10
2 -2-1 Préambule 1.1 Cadre règlementaire L Arrêté du 6 janvier 2005 relatif à la cotutelle internationale de thèse indique qu un établissement d'enseignement supérieur français autorisé à délivrer le doctorat peut conclure avec un ou plusieurs établissements d'enseignement supérieur étrangers, bénéficiant dans leur pays des mêmes prérogatives, une convention visant à organiser une cotutelle internationale de thèse afin de conforter la construction de l'espace européen de l'enseignement supérieur et de la recherche et de développer la coopération internationale. La cotutelle internationale vise à conforter la dimension internationale des écoles doctorales, à favoriser la mobilité des doctorants dans des espaces scientifiques et culturels différents et à développer la coopération scientifique entre des équipes de recherche françaises et étrangères. La convention de cotutelle internationale de thèse peut être soit une conventioncadre accompagnée, pour chaque thèse, d'une convention d'application, soit une convention conclue spécifiquement pour chaque thèse. La procédure définie ci-après a pour objet d établir une convention spécifique à une thèse mais ne porte pas sur la mise en place des accords cadre ou de leurs conventions d application qui feront l objet d une autre procédure. Après soutenance de la thèse, les établissements contractants peuvent délivrer à l'étudiant : soit un diplôme de docteur qu'ils confèrent conjointement ; soit simultanément un diplôme de docteur de chacun d'entre eux. 1.2 Champ d application Le diplôme de doctorat est délivré par deux établissements d enseignement supérieur et de recherche, l un en France et l autre dans un pays étranger. La cotutelle de thèse est nécessairement internationale. La demande ne peut être effectuée que pour un candidat qui a été jugé apte par l école doctorale à mener à bien son projet doctoral et qui est titulaire d un diplôme national ou européen de master ou d un diplôme national conférant le
3 -3- grade de master ou qui a reçu un avis favorable de la commission de dérogation à la condition de diplôme requis pour l inscription en doctorat. 1.3 Acteurs et organisation Signature L établissement accrédité pour le doctorat et pour signer les accords de partenariats relatifs aux diplômes de doctorat est l Université Paris Saclay. Le président de l Université Paris Saclay signe les accords de cotutelle internationale de thèse. Plusieurs établissements membres de l Université Paris Saclay sont opérateurs d inscription pour une même école doctorale et les établissements membres de l université Paris Saclay sont généralement opérateurs d inscription pour plusieurs écoles doctorales. Les bonnes pratiques et les principes généraux pour la formation doctorale de l Université Paris Saclay sont définis par la charte des thèses, chaque école doctorale définit des modalités de mise en œuvre et des critères qui lui sont propres et qui sont applicables à l ensemble des doctorants de l école doctorale.
4 Instruction du dossier et proposition de l accord La signature de l accord de cotutelle international de thèse implique que le doctorant est autorisé à s inscrire en doctorat. L établissement opérateur de l inscription du doctorant, et qui figure en tant qu établissement de préparation de la thèse sur le diplôme de doctorat, est donc l établissement qui peut le plus efficacement s assurer qu un accord n est pas conclu sans que chaque acteur concerné ait bien été consulté sur le périmètre qui le concerne. En conséquence, l établissement de préparation de la thèse, opérateur de l inscription du doctorant, instruit le dossier, consulte chacun des établissements ou acteurs concernés par la thèse et prépare l accord de cotutelle. L accord de cotutelle internationale de thèse est signé par le président de l Université Paris Saclay, sur proposition du chef d établissement de préparation de la thèse. Remarque : Le doctorant est accueilli dans une unité de recherche, et cette unité de recherche peut avoir plusieurs établissements tutelles. L établissement gestionnaire de l unité de recherche, peut être amené à intervenir dans la négociation de l accord, parce qu il est, par exemple, en charge des questions de confidentialité et de propriété intellectuelle. Questions qui sont, d ailleurs, partagées avec l établissement employeur du doctorant lorsque celui-ci est salarié. L établissement hébergeur de l unité de recherche, peut être impliqué, par exemple, parce que l accès à l unité de recherche est restreint (zone à régime restrictif, zones requérant une formation hygiène et sécurité spécifique ou un suivi médical particulier ). Ainsi, chaque doctorant, selon son statut et selon l unité qui l accueille, est-il un cas particulier Décisions intermédiaires La signature de l accord de cotutelle international de thèse implique que le doctorant est autorisé à s inscrire en doctorat. Or l inscription se fait par le chef d établissement, sur proposition de l école doctorale, après avis du directeur de l unité et après avis du directeur de thèse. Le directeur de thèse, puis le directeur de l unité, puis l école doctorale doivent donner leur accord préalable avant la mise en place d un accord de cotutelle internationale.
5 Echanges avec le partenaire étranger Même si, pour la mise en place d un accord, de nombreux acteurs sont mobilisés et consultés en interne à l université Paris Saclay, il est essentiel pour la qualité des échanges et pour la bonne conduite des négociations avec un établissement partenaire étranger, que ce partenaire ne soit en contact qu avec un interlocuteur unique. Cet interlocuteur, doit être mis en situation de : de faire valoir, dans les négociations avec l établissement partenaire étranger, le fait de s exprimer au nom de 15% du potentiel de recherche français ; de s assurer de la continuité et de la cohérence des positions tenues vis-àvis l établissement partenaire étranger ; d entretenir les bonnes relations avec le ou les établissements partenaires étrangers dont il a la charge, et de développer une connaissance des spécificités de ce partenaire et une connaissance des possibilités de support aux partenariats internationaux ou à la mobilité des doctorants accessibles dans le cadre de ce partenariat ; d assurer la promotion et le développement des relations et des accords avec l établissement partenaire étranger (saisie des indicateurs dans le système d information choisi à cet effet, consolidation de l ensemble des accords, communication des appels à projets) Les échanges avec un établissement partenaire étranger, relatifs à l ensemble des accords de cotutelle internationale de thèse mis en place au sein de l université Paris Saclay, sont confiés à un interlocuteur unique au sein de l université Paris Saclay Coordination Pour tirer les bénéfices de la stratégie commune au niveau de l Université Paris Saclay (capacité de négociation accrue, expertise plus grande obtenue par la spécialisation des interlocuteurs) sans être paralysés par les coûts de coordination, une coordination doit être organisée dont la maîtrise des délais doit être la préoccupation première. Il faudrait constituer une équipe de personnes chargées d échanges internationaux pour l Université Paris Saclay, dont les membres restent dans leurs établissements, mais consacrent une part de leur temps de travail aux échanges
6 -6- relatifs aux accords de cotutelles de l Université Paris Saclay pour un ou plusieurs établissements partenaires étrangers. Les chargés d échanges internationaux, utilisent une adresse électronique nom.prenom@université-paris-saclay.fr pour échanger avec les partenaires étrangers. Ces chargés d échanges internationaux peuvent être : des personnels des relations internationales d un établissement d enseignement supérieur de l Université Paris Saclay, ou d un organisme de recherche ou d un partenaire comme Soleil ou IRT SystemX, qui pourraient, pour le compte de l Université Paris Saclay, consacrer une part de leur temps de travail aux échanges avec un partenaire étranger pour les accords de cotutelles de l ensemble des écoles doctorales : des membres des équipes de direction des écoles doctorales, chargés plus spécifiquement des questions internationales, qui se chargeraient des questions «école doctorale» pour les cotutelles de leur écoles doctorales et par ailleurs des échanges internationaux avec un partenaire étranger pour les cotutelles de l ensemble des écoles doctorales ; des enseignants-chercheurs ou chercheurs, issus d un pays partenaire et capable de s exprimer dans la langue du pays et éventuellement ayant suivi leur formation initiale dans une université partenaire de ce pays. Cette situation a l avantage également de tirer parti de l internationalisation du recrutement. Par ailleurs, chaque établissement opérateur d inscription a déjà désigné des personnes chargées des accords de cotutelle pour les doctorants inscrits dans son établissement. Naturellement, un chargé d échanges internationaux pour un établissement partenaire étranger pourrait également être chargé des accords de cotutelle pour un établissement opérateur d inscription du site de l université Paris Saclay. Des choix réfléchis de «portefeuille» d établissements étrangers devraient permettre de limiter autant que possible les cas où deux personnes différentes sont impliquées sur un dossier. Pour la coordination d ensemble, le collège doctoral avec la direction de l international de l Université Paris Saclay : tient à jour et diffuse les listes des personnes qui instruisent les dossiers de cotutelles dans les établissements opérateurs d inscription, les personnes
7 -7- chargées des échanges internationaux, et les personnes en charge des cotutelles dans les écoles doctorales. tient à jour la liste des accords en cours de négociation et suit les indicateurs relatifs aux cotutelles internationales de thèse ; organise, une réunion périodique (deux heures par mois, plus si nécessaire) pour balayer les dossiers en cours, partager les difficultés et les solutions, prendre les décisions courantes. Cette réunion rassemble les personnes qui instruisent les dossiers dans les établissements opérateurs d inscription, les personnes chargées des échanges internationaux, et les personnes en charge des cotutelles dans les écoles doctorales. 2 Documents 2.1 Fiche de demande d accord de cotutelle La fiche doit permettre de juger à chaque niveau de décision de l opportunité ou de l intérêt d établir un accord de cotutelle internationale de thèse. Des critères importants qui peuvent être considérés pour juger de l intérêt d un tel accord sont listés ci-après. Bénéfices pour le doctorant et conditions garantissant le bon déroulement du projet doctoral : Existe-t-il un intérêt pour le doctorant à préparer son doctorat dans le cadre d une cotutelle internationale? Comment sera assuré le suivi conjoint du doctorant? Les directeurs de thèses ont-ils prévus des séjours ou des déplacements dans le pays partenaire au cours de la thèse? Comment est assurée la direction scientifique conjointe du projet doctoral (qui fait quoi et pourquoi? compétences complémentaires? ). Quel plan de financement est envisagé? (du doctorant, des diverses dépenses occasionnées par la cotutelle - frais de déplacement pour la soutenance, par exemple) Quelles règles s appliquent en matière de formations à suivre au cours de la thèse? Coopérations scientifiques de recherche : L accord s inscrit-il dans un partenariat de recherche structuré (LIA, GDRI, programme de recherche international), L accord s inscrit-il dans une coopération scientifique plus informelle entre les unités de recherches (mobilité croisée de chercheur, copublications entre chercheurs des deux unités)? Existe-t-il des publications de recherches communes entre les directeurs de thèse pressentis? Le sujet du projet doctoral requiert-il la mise en place de cet accord (par ex. activité de
8 -8- recherche de terrain associé à un site géographique, accès à une plateforme expérimentale )? Coopérations internationales institutionnelles : L accord permet-il de contribuer au développement de coopérations internationales stratégiques pour l université Paris Saclay et pour les établissements membres de l université Paris Saclay? L accord permet-il d entretenir ou d intensifier des coopérations existantes? L accord permet-il une mobilité entrante, sortante, équilibrée? Permet-il de développer une mobilité entrante, sortante, équilibrée des chercheurs? 2.2 Modèle d accord de cotutelle et fichier de renseignement Un modèle d accord est proposé pour faciliter la mise en place d accords. Ce modèle est à adapter pour chaque cas particulier, mais couvre la majorité des situations. Le modèle d un partenaire étranger peut aussi être utilisé. L accord est établi par l établissement opérateur d inscription du futur doctorant, en se basant sur le modèle fourni ou sur le modèle d un partenaire étranger. Pour établir l accord, une liste de renseignements doit être fournie par le directeur de thèse pressenti. Celui-ci fourni les renseignements nécessaires mais n intervient pas dans le document de l accord. Pour le moment, la liste des renseignements à fournir est «regroupée» dans un fichier «excel». Le réseau des responsables des relations internationales de l Université Paris Saclay examine actuellement des solutions «métiers» dédiées aux relations internationales. La question de la dématérialisation des échanges et de la fourniture des informations sera donc traitée plus tard, lorsque les fonctionnalités offertes par ces systèmes seront mieux connues. Au besoin un système ad-hoc sera mis en place, si les systèmes existants ne répondaient pas à ces besoins particuliers. 2.3 Note pour les négociateurs L inscription en doctorat d un doctorant requiert l accord d une série acteurs, qui ont chacun leur périmètre de responsabilité. Lorsqu un accord de cotutelle internationale de thèse est mis en place, chacun de ces acteurs est amené à se prononcer sur les articles de l accord qui définissent les modalités du partenariat
9 -9- international dans le domaine qui relève de ses compétences, de sa responsabilité ou de ses prérogatives. Par exemple, le directeur de thèse, qui porte la responsabilité de la direction scientifique du projet, se prononce sur les modalités de direction conjointe du doctorant, ses séjours éventuels dans l université partenaire etc Le modèle d accord de cotutelle proposé est donc accompagné de notes pour les négociateurs qui précisent quels sont les acteurs à consulter pour chacun des articles et les éventuelles limitations de la négociation. 3 Procédure La demande de mise en place d une convention de cotutelle internationale de thèse doit être engagée avant la première inscription en doctorat à l université Paris Saclay. La signature de la convention par toutes les parties doit impérativement avoir lieu au plus tard avant l inscription en deuxième année de doctorat à l université Paris Saclay. Lorsque les règles applicables aux études doctorales dans les pays concernés comportent des aspects incompatibles entre eux, les établissements français sont autorisés à déroger aux dispositions de l'arrêté sur la formation doctorale dans les limites de l arrêté sur la cotutelle internationale de thèse auxquelles il n est pas possible de déroger, en particulier : La préparation de la thèse s'effectue par périodes alternées entre les établissements intéressés selon un équilibre et des modalités définies dans la convention, Le jury est composé sur la base d'une proportion équilibrée de membres de chaque établissement et comprend, en outre, des personnalités extérieures à ces établissements. Le nombre des membres du jury ne peut excéder huit, La langue dans laquelle est rédigée la thèse est définie par la convention. Lorsque cette langue n'est pas le français, la rédaction est complétée par un résumé substantiel en langue française, La thèse donne lieu à une soutenance unique.
10 Constitution du dossier Le dossier initial est constitué par le directeur de thèse, membre de l université Paris Saclay et comporte les pièces suivantes : La fiche de demande de cotutelle remplie avec les visas Le fichier de renseignements (renseignements relevant du directeur de thèse rempli) Le Formulaire d admission en mode choix rempli suite à l audition du candidat (visio possible). Formulaire d'admission - Mode Choix Le cas échéant, le formulaire de dérogation à la condition de diplôme : Formulaire de dérogation à la condition de diplome requise pour l'inscription en doctorat 3.2 Coordination Le collège doctoral tient à jour et diffuse la liste des chargés d échanges internationaux et leur portefeuille d établissements partenaires. 3.3 Etapes de la procédure 1. Le directeur de thèse prépare le dossier initial, complète au maximum de ses possibilités le fichier de renseignements et transmet le dossier au directeur d unité ; 2. Le directeur d unité complète le fichier de renseignements. Il formule un avis sur la demande d accord de cotutelle, et, en cas d avis favorable, le transmet au directeur de l école doctorale (ou à son correspondant dans l établissement opérateur d inscription, ou au chargé de mission «international» de l école doctorale, selon l organisation choisie par l école doctorale) ; 3. Le directeur de l école doctorale complète le fichier de renseignements. Il formule un avis sur la demande d accord de cotutelle, et, en cas d avis favorable, transmet le dossier à la personne en charge de l instruction des accords de cotutelles internationales de thèse au sein de l établissement opérateur d inscription du doctorant ; 4. La personne en charge de l instruction des accords de cotutelles internationales de thèse au sein de l établissement opérateur d inscription du doctorant est responsable des négociations et de la préparation des
11 -11- accords. Elle définit notamment la composition du pavé des visas, sachant que les seuls signataires imposés par les textes sont le chef de l établissement accrédité (président de l Université Paris Saclay), le chef de l établissement étranger partenaire et le doctorant. Elle demande directement aux acteurs (directeur de thèse, directeur d unité, directeur d école doctorale, chargé d échange internationaux) des précisions, des informations ou des révisions. Elle informe le chargé d échanges internationaux en charge, au sein du collège doctoral, de l établissement partenaire du pays étranger, qui engage les échanges avec l établissement étranger partenaire ; Elle le transmet en parallèle à la commission internationale du collège doctoral de l Université Paris Saclay. 5. Une fois que les négociations ont abouti, le chef de l établissement opérateur d inscription émet la proposition d accord de cotutelle, et le dossier est transmis au responsable de la commission internationale, du collège doctoral de l Université Paris Saclay (il comprend le projet de convention individuelle de cotutelle et la fiche de demande de cotutelle signée par toutes les parties). 6. Le responsable de la commission internationale, transmet l accord au service Juridique de l Université Paris Saclay, pour validation avant signature du président de l Université Paris Saclay. Le nombre d exemplaire originaux est égal au nombre de signataires. 7. Le document signé par le président de l Université Paris Saclay est retourné à la personne en charge de l instruction des accords de cotutelles internationales de thèse au sein de l établissement opérateur d inscription qui organise la collecte des signatures. Le chargé d échanges internationaux se charge de tous les échanges avec le partenaire étranger, il se charge d obtenir la signature du partenaire étranger. 8. La personne en charge de l instruction des accords de cotutelles internationales de thèse au sein de l établissement opérateur d inscription met à jour les indicateurs, enregistre le document dans la GED du collège doctoral. Il transmet les originaux signés de toutes les parties à chacune des parties. Il conserve un original et en transmet un autre à L Université Paris Saclay et fournit une copie à l école doctorale.
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