L Espace de la coopération Desjardins

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1 L Espace de la coopération Desjardins Nom de l entreprise : Personne responsable / facturation : Responsable technique lors de l évènement : Adresse : Téléphone : Adresse électronique : ÉVÉNEMENT & PARTICIPANTS Type d événement : Date et heure de l événement : le 201_, de H à H Heure d arrivée de l organisateur : H Nombre de participants : TOTAL DES COÛTS Location de salle : $ voir page 2 Équipements et services : $ voir page 2 et 3 Sous-total : $ les taxes applicables seront ajoutées lors de la facturation. DATE : Réservé à l administration Vérif. des items préparés Vérification des retours Prêt de clés Formulaire joint Clés retournées SIGNATURE DU LOCATAIRE : SIGNATURE DE LAMRAC : info@maraisauxcerises.com Page 1 sur 7

2 Couverts réutilisables Nappes Autres Électronique Mobilier Accès Salles Items disponibles pour votre évènement : Coût unitaire Quantité Espace de la coopération Desjardins, location régulière $ 1500 Espace de la coopération Desjardins, location spéciale $ 1501 Cuisine $ 1504 Forfait grande réception (accès prolongés, détails en page 4) $ 1535 Code de facturation $ Retour Tables rondes de 8 places (9 disponibles) Sans frais n/a n/a Tables rectangulaires de 8 places (9 disponibles) Sans frais n/a n/a Chaises à assise rembourrée (100 disponibles) Sans frais n/a n/a Lutrin Sans frais n/a n/a Chariot pour ordinateur portable Sans frais n/a n/a Hôtel et 2 bancs d église de 2 places $ 1505 Chevalet de présentation (avec tableau blanc et flip chart) $ 1506 Praticables (scène) 4 pi x 4pi x 8 pouces de hauteur (8 disp.) 7.00 $ ch Projecteur multimédia $ 1508 Système de son mural, micro sans fil au besoin $ 1510 Système de son portable avec lecteur CD $ 1511 Ensemble : projecteur et écran et système de son $ 1512 Service de pause-café (viennoiseries, fruits, jus et café, couverts réutilisables inclus) Service de café seulement (cafetière et couverts réutilisables inclus) 5.50 $ par pers. par service 1.25 $ par pers. par service Cafetière 100 tasses (ne comprend pas le café, ni les couverts) $ 1516 Cafetière 35 tasses (ne comprend pas le café, ni les couverts) 5.00 $ 1517 Nappes blanches 5.00 $ ch Serviettes de table en tissus (choix de couleurs offert) 0.50 $ ch Bols à soupe (80 disponibles) 0.25 $ ch Assiettes 6 pouces (80 disponibles) 0.25 $ ch Assiettes 9 pouces (80 disponibles) 0.25 $ ch Ustensiles (100 de chacun disponibles) Fourchette à diner Fourchette à dessert Cuillère à café Cuillère à soupe Couteau 1524 Verres à eau/jus (80 disponibles) 0.25 $ ch Coupes à vin (100 disponibles) 0.35 $ ch Tasses à café mug (80 disponibles) 0.25 $ ch Pichets à eau (en plastique, 12 disponibles) 0.25 $ ch Pichets à eau (en verre, 12 disponibles) 1.00 $ ch info@maraisauxcerises.com Page 2 sur 7

3 Couverts compostables Items disponibles pour votre évènement (suite) : Coût unitaire Quantité Ensembles d ustensiles emballés (fourchette, cuillère, couteau et serviette) 0.18 $ ch. 800 Assiettes 9 pouces 0.12 $ ch. 801 Code de facturation $ Assiettes 6 pouces 0.05 $ ch. 802 Bols à soupe 0.13 $ ch. 803 Verres à café 0.15 $ ch. 804 Couvercles pour verre à café 0.12 $ ch. 805 Serviettes de table (paquet de 25) 0.50 $ ch. 806 Bâtonnets à café (paquet de 25) 0.25 $ ch. 807 TOTAL DES COÛTS : CONSOMMATION D ALCOOL LORS DE L ÉVÈNEMENT La Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec oblige à obtenir au préalable un permis toute personne organisant un évènement à caractère social, culturel, éducationnel, sportif ou familial à l extérieur de sa résidence et voulant : permettre la consommation de boissons alcooliques apportées par les participants à l'événement, servir gratuitement des boissons alcooliques, ou vendre des boissons alcooliques. Permis de réunion pour servir et/ou consommer de l alcool (42,50 $ non taxable*) Permis de réunion pour vente d alcool (84 $ non taxable*) * La demande doit être faite et payée par l utilisateur directement à la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec, et ce 15 jours avant l évènement. LAMRAC peut vous fournir le document nécessaire et vous accompagner dans cette courte démarche. Des boissons alcooliques seront-elles consommées lors de l évènement? OUI NON PROCÉDURES DE RÉSERVATION Le nombre de personnes ainsi que la disposition de la salle doivent être confirmés 5 jours avant l événement pour que les tables et chaises soient installées selon votre demande. Important : Si la location inclut des nappes ou des serviettes de table, le nombre doit en être confirmé un minimum de 15 jours à l avance. Un dépôt équivalant à 50 % du coût total est requis afin de confirmer votre réservation. Si une réservation téléphonique est faite, veuillez s.v.p. nous faire parvenir ce dépôt avec le contrat de location complété et signé dans la semaine (7 jours) suivante afin de confirmer la réservation. Initiales du locataire info@maraisauxcerises.com Page 3 sur 7

4 ACCÈS À LA SALLE Les clés donnant accès aux locaux ainsi que le code pour le système d alarme sont disponibles dans les 3 jours précédents l évènement. La personne responsable devra passer les chercher sur les heures d ouverture du CIM, du mercredi au dimanche, entre 10 h et 16 h. Le locataire peut accéder à la salle pour son montage, la livraison de matériel et sa récupération uniquement à l'intérieur des heures inscrites au contrat. FORFAIT GRANDE RÉCEPTION En choisissant ce forfait, le locataire s assure un accès aux différents espaces loués à compter de 16 h la veille de l évènement jusqu à 13 h le lendemain de celui-ci. Ce forfait n est pas applicable sur les locations spéciales. FACTURATION ET PAIEMENT Les frais de location de la salle, de l équipement et des services seront facturés à l entreprise/personne mentionnée en page 1. À moins d entente particulière, le tout est payable la journée de l évènement à l arrivée du locataire sur les lieux ou lors de la récupération des clés par celui-ci. Modes de paiement acceptés : - par la poste, avec un chèque émis au nom de LAMRAC, - par téléphone, à l aide d une carte de crédit, - sur place, en argent comptant, par chèque, par carte de débit ou de crédit POLITIQUE D ANNULATION Lors d annulation d une location, les frais relatifs à celle-ci sont calculés de la façon suivante : Moins de deux semaines (14 jours) de délai, les frais de location sont payables à 100 %. De trois mois à 15 jours de délais, les frais de location sont payables à 50 %. Plus de trois mois de délais, des frais d administration de 20 $ sont payables. AUTRES POLITIQUES Indépendance : À moins d ententes particulières, LAMRAC n est pas partenaire des activités organisées par le locataire. Celui-ci ne peut laisser sous-entendre le contraire lors de la diffusion de son évènement. Le locataire ne doit pas utiliser les logos de LAMRAC et ne peut utiliser le nom du marais de la Rivière aux Cerises ou du Centre d interprétation du Marais autrement que comme désignation d un lieu. L utilisation des espaces en location ne devra pas nuire aux opérations courantes du centre ni empiéter sur les aires de circulation à l intérieur ou à l extérieur de celui-ci. Initiales du locataire info@maraisauxcerises.com Page 4 sur 7

5 AUTRES POLITIQUES (SUITE) PLU 1536 Frais exceptionnels : Des frais de déplacement de 75 $ plus taxes sont exigibles si la négligence du locataire nécessite le déplacement d un employé en dehors des heures normales d accueil du CIM. LAMRAC se réserve le droit de facturer : tout item manquant ou endommagé au coût de remplacement. tout frais de nettoyage supplémentaire découlant du non-respect de la présente entente au tarif horaire de 25 $. Électricité : Le locataire doit prévoir les rallonges électriques et multiprises nécessaires à son évènement. Décoration et confettis : Si le locataire place des décorations à l intérieur ou à l extérieur de la salle, il est responsable de les retirer à la fin de son évènement. Notez qu aucune décoration ne peut être placée à l extérieur de la salle sur les heures d ouverture du centre d interprétation. Aucun confetti ne doit être utilisé tant à l extérieur qu à l intérieur du bâtiment pour des raisons de respect de l environnement et d entretien du bâtiment. Adhésif : Si le locataire désire ajouter des décorations, affiches ou banderoles sur les murs, il doit utiliser de la gomme adhésive (gommette bleue). Aucun ruban adhésif, quel qu il soit, ne doit être utilisé, ni sur les murs, ni sur le plancher. Chandelles et combustible : Aucune chandelle nue ne peut être utilisée dans les locaux. Elles doivent impérativement être dans un bougeoir enveloppant plus haut que la flamme, de manière à empêcher toute coulée de cire, d'éviter les renversements et les incendies. Si des réchauds non électriques sont utilisés, seuls les gels combustibles de type Sterno sont acceptés. PLU 1536 Exposition artistique : Un dispositif d'accrochage est disponible pour la tenue d'évènements artistiques. Des frais, variant selon la quantité demandée, sont exigés pour le montage et le démontage de ce système selon un tarif horaire de 25 $. Initiales du locataire info@maraisauxcerises.com Page 5 sur 7

6 POLITIQUE ÉCORESPONSABLE En organisant un évènement au centre d interprétation du Marais, vous vous devez de respecter certains engagements minimaux dans une optique d écoresponsabilité et de respect de l environnement : Aucune vaisselle jetable non recyclable ou non compostable n est tolérée. À priori, utiliser de la vaisselle réutilisable. Aucun contenant, assiette et/ou ustensile de polystyrène (styromousse) et/ou de plastique #6 ne doivent être utilisé lors de votre évènement. Trier en 3 voies les matières résiduelles générer par l évènement (compost, recyclage et déchets). Ces deux exigences minimales vous permettent d atteindre le niveau bronze de notre politique écoresponsable. Engagements optionnels : Minimiser l utilisation de contenants et ustensiles jetables en utilisant : s s Faire des achats responsables de produits alimentaires : s s ux Organiser des transports collectifs Réduire l usage du papier et du carton : Utiliser des supports de données numériques Utiliser du papier 100 % recyclé Imprimer seulement si nécessaire Imprimer recto-verso S il y a des cadeaux promotionnels, choisir des produits écoresponsables Choisir des décorations selon la hiérarchie des 3R : réduction, réemploi, recyclage Sensibiliser les participants à l importance des principes du développement durable : Étiqueter les produits responsables (bio, équitable, local) Disposition des tentes de table Éco-action Encourager le covoiturage afin de réduire les émanations de gaz à effet de serre ainsi que l étalement des zones de stationnement (le nombre de stationnements est limité). Niveau d écoresponsabilité atteint : 2 à 4 engagements : Bronze 5 à 7 engagements : Argent 8 à 9 engagements : Or Notes : Un engagement est considéré pris si 50 % ou plus des critères s y rattachant sont sélectionnés. Les engagements non applicables sont considérés comme pris. Je m'engage, en tant qu'organisateur(trice) de l évènement visé par cette entente à rendre mon évènement écoresponsable et à tout mettre en œuvre pour respecter les objectifs fixés pour l'obtention du niveau. Signature du locataire : info@maraisauxcerises.com Page 6 sur 7

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LOCATAIRE Nom de l entreprise : Personne responsable / facturation : Responsable technique lors de l évènement : Adresse : ÉVÉNEMENT le 201, jour de la semaine date de H à H heures Heure d arrivée de l organisateur : H Note : Le locataire peut accéder à la salle pour son montage, la livraison de matériel et sa récupération

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