Astrium SAS 31, avenue des Cosmonautes ZI du Palays Toulouse Cedex

Transcription

1 Rapport de stage DESCF La démarche du Contrôle Interne en vue de la mise en place de procédures comptables Astrium SAS 31, avenue des Cosmonautes ZI du Palays Toulouse Cedex Université Toulouse 1 ITEC - DCU / DESCF Place Anatole France TOULOUSE 1/1

2 REMERCIEMENTS Je souhaiterais avant de présenter mon rapport, remercier toutes les personnes qui, par leur accueil et leurs conseils, m ont aidé à bien comprendre le fonctionnement de l entreprise et à pouvoir accomplir efficacement le travail qui m a été confié. Je remercie particulièrement Monsieur Michel MARETHEU, responsable de la comptabilité tiers de la société Astrium pour l accueil au sein de son service. Mais aussi pour l intérêt du travail qui m a été confié. Je remercie également l ensemble des employés de la direction «comptabilité et fiscalité» pour leur grande gentillesse, pour leur disponibilité ainsi que pour l aide précieuse qu ils m ont apportée tout au long de ces deux mois de stage. Je remercie enfin l ensemble du personnel d Astrium Toulouse pour l accueil et l aide qu ils m ont réservée tout au long de mon intervention. 2/2

3 LISTE DES ABREVIATIONS ADF BAP BO CERG CGI CNCC DA GED LCR OEC ORACLE PV Avis de décaissement fournisseur, titre d émission des règlements Bon à payer Business Object, logiciel de base de données intégré Logiciel de transactions bancaires Code général des impôts Conseil national des commissaires aux comptes Demande d achat Gestion électronique de document Lettre de change relevée Ordre des experts comptables Système informatique comptable Procès verbal 3/3

4 SOMMAIRE LISTE DES ABREVIATIONS 3 SOMMAIRE 4 INTRODUCTION 6 PARTIE 1 PRESENTATIO N DE L ENTREPRISE 8 CHAPITRE 1 PRESENTATION GENERALE 9 SECTION 1 ASTRIUM SAS 9 SECTION 2 L ACTIVITE SPATIALE 13 SECTION 3 EVOLUTION ET RESTRUCT URATION 15 CHAPITRE 2 L ORGANISATION FONCTIONNELLE ET ORGANISATIONNELLE 16 SECTION 1 LA DIRECTION FINANCIERE DU GROUPE 16 SECTION 2 LE SERVICE COMPTABLE 16 SECTION 3 ORGANIGRAMME 17 CHAPITRE 3 LES TRAVAUX EFFECTUES 18 SECTION 1 LA SAISIE DE FACTURE 18 SECTION 2 LA MISE A JOUR DES PROCEDURES 18 SECTION 3 TRAVAUX SUR LES NORMES DE QUALITE : ISO PARTIE 2 COMMENT MEN E T-ON UNE DEMARCHE DE CONTROLE INTERNE? 20 CHAPITRE 1 UNE MISSION CIBLEE 20 SECTION 1 LA PRISE DE CONNAISSANCE DES PROCEDURES 21 SECTION 2 LE TRAVAIL EN DOUBLON 21 SECTION 3 LA MISE A JOUR DES PROCEDURES 22 CHAPITRE 2 LE SUPPORT THEORIQUE 24 SECTION 1 LE CONTROLE INTERNE 24 SECTION 2 METHODOLOGIE DE L AUDITEUR INTERNE 29 SECTION 3 LES LIMITES DU CADRE THEORIQUE 32 CHAPITRE 3 ANALYSE DES ENJEUX DU CONTROLE INTERNE 35 SECTION 1 POUR UNE ORGANISATION TRANSPARENTE 35 SECTION 2 FORCE ET FAIBLESSE D UN CONTROLE INTERNE 35 SECTION 3 LE CONTROLE INTERNE DANS LA DEMARCHE DU 36 PARTIE 3 MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION COMPTABILITE FOURNISSEUR 38 CHAPITRE 1 DESCRIPTION GENERALE DU DOCUMENT 39 SECTION 1 LE CONTENU DES DOCUMENTS 39 SECTION 2 EXPLICATION DE LA DEMARCHE SUIVIE 40 SECTION 3 SANCTIONS EVENTUELLES DU DEFAUT DE CONTROLE INTERNE 41 CHAPITRE 2 LE TRAITEMENT DE L ORDONNANCEMENT 42 SECTION 1 INTRODUCTION ET ORGANISATION DE LA COMPTABILITE FOURNISSEUR 42 SECTION 2 SUIVI DU TRAITEMENT DE LA FACTURE AU SEIN DE L ENTREPRISE 46 SECTION 3 PROCEDURES ANNEXES 54 CHAPITRE 3 DESCRIPTION DE LA PROCEDURE D EMISSION DES REGLEMENTS 58 SECTION 1 ATTRIBUTION ET FONCTION DU RESPONSABLE DES REGLEMENTS 58 SECTION 2 LES DIFFERENTS MODES DE REGLEMENT 61 SECTION 3 CONDITIONS DE DECLENCHEMENT D UN REGLEMENT 62 4/4

5 CONCLUSION 65 BIBLIOGRAPHIE 66 ANNEXES 67 ANNEXE 1 : PRESENTATION DES DIRECTIONS FONCTIONNELLES D ASTRIUM 68 ANNEXE 2 : LA DIRECTION FINANCIERE 69 ANNEXE 3 BIS : FICHE DE SUIVI DE LA NUMERISATION DES FACTURES POUR LE SECRETARIAT 71 ANNEXE 4 : DEMANDE DE CREATION / MODIFICATION DE COMPTE FOURNISSEUR 72 ANNEXE 5 : DEMANDE DE CHANGEMENT DE COMPTE COMPTABLE SUR COMMANDE 73 ANNEXE 6 : EXEMPLE DE BON A PAYER 74 ANNEXE 7 : EXEMPLE DE PROCES VERBAL 75 ANNEXE 8 : EXEMPLE DE COPIE D ECRAN POUR DEBLOCAGE FACTURE 76 ANNEXE 9 : RELANCE FOURNISSEUR 77 ANNEXE 10 : COURRIER TYPE DE RET OUR DE FACTURE AU FOURNISSEUR (FRANÇAIS) 78 ANNEXE 10 BIS: COURRIER TYPE DE RETOUR DE FACTURE AU FOURNISSEUR (ANGLAIS) 79 ANNEXE 11 : AVIS DE DECAISSEMENT FOURNISSEUR 80 ANNEXE 12 : VIREMENT NATIONAL 81 ANNEXE 13 : LCR 82 ANNEXE 14 : EXEMPLE DE TICKET DE SIGNATURE 84 ANNEXE 15 : AVIS DE PAIEMENT ENVOYE AU FOURNISSEUR 85 ANNEXE 16 : EDITION PROPOSITION DE PAIEMENT 86 5/5

6 INTRODUCTION Au cours de ces dernières années, la fréquence des défaillances d entreprises et l augmentation des risques dans l économie ont mis en évidence l importance de disposer d outils de contrôle et de pilotage efficaces. En effet, dans un contexte international de plus en plus incertain, avec des crises qui ont engendrées des restructurations dans les grands groupes internationaux, des affaires rendues publiques faisant état de fraudes, de malversations ou encore de corruption, la culture du contrôle s est développée dans l ensemble des organisations. La nécessité de disposer d outils de pilotage et de contrôle encore et toujours plus efficaces semble admis par la plupart des sociétés. C est alors qu est apparue la fonction d auditeur interne et la notion de contrôle interne. Les auditeurs internes ont pour responsabilité de rapporter aux dirigeants le fonctionnement des divers organes de l entité, ceci en vue d une meilleure maîtrise de la firme. L utilité de l audit interne est reconnue aujourd hui par tous, et surtout dans les grands groupes d entreprise. Il est appréhendé comme le moyen de valider la qualité du contrôle interne. On peut définir le contrôle interne comme l ensemble des procédures mises en place par l organisation afin de réaliser ses objectifs et d assurer la sauvegarde de son patrimoine, et donc sa pérennité. Il constitue le mécanisme indispensable pour s assurer que les actions de l entreprise sont en conformité avec ses stratégies, ses politiques et ses principes. Il mène donc à une amélioration de la qualité du management de l entité. Le groupe Astrium, comme toutes les entreprises du secteur aéronautique, est concerné par l audit interne depuis de nombreuses années maintenant. Astrium regroupe les activités spatiales du géant européen aéronautique EADS. Astrium est une entreprise leader dans son secteur, et se doit d être l une des plus performantes et des plus efficaces pour assurer son développement. Aussi un processus de contrôle interne poussé a été mise en place. Il est étroitement lié aux activités opérationnelles de l entreprise et son existence est essentielle pour la bonne marche de celle ci. Ces systèmes de contrôle permettent de mettre en oeuvre des actions visant à améliorer la qualité de ses produits, mais aussi à déléguer les responsabilités au sein de l organisation. Ils évitent aussi les dépenses inutiles et vont permettre à la firme de réagir rapidement face à un environnement évolutif. Cependant, un certains nombre de questions apparaissent. Comment mène t-on une mission de contrôleur interne? Quels en sont les enjeux et les objectifs? Quels sont les résultats produits? Existe t-il un contrôle interne commun à toute les organisations? Où sont les limites du cadre théorique? Les réponses à ces questions sont loin d être évidentes, chaque cas devant être étudié en fonction de ses contraintes et de son environnement. Aussi nous essayerons de présenter dans ce rapport une réflexion sur les actions à mener pour mener un «bon» contrôle interne, du moins s il en existe un! Ou au contraire plusieurs. Nous tâcherons de montrer donc la nécessité d adapter le contrôle interne à chaque organisation. Dans ce contexte, nous commencerons par une présentation de l entreprise, de l activité spatiale qui la caractérise et des ses évolutions. L organisation fonctionnelle et 6/6

7 opérationnelle d un groupe d une telle importance mettra en évidence la nécessité de contrôler à tous les niveaux ce qui est réalisé, avant de présenter les travaux comptables réalisés au cours du stage. Dans un second temps, nous porterons notre réflexion sur le contrôle interne et essayerons de répondre aux questions mises en évidence, tout d abord par rapport à la mission confiée. Puis nous mettrons en exergue les aspects théorique de la matière, que ce soit pour le contrôle interne ou dans la démarche de l auditeur interne, avant de porter notre réflexion sur les enjeux de la mise en place de procédures décrivant le contrôle interne. Enfin, dans une troisième partie, nous présenterons une description des procédures réalisées pour le compte du service comptabilité fournisseur. Dans un premier temps, des rappels théoriques sur le contenu des procédures seront effectués afin de présenter, dans le détail, les procédures d ordonnancement et de règlements des fournisseurs. 7/7

8 Partie 1 PRESENTATION DE L ENTREPRISE 8/8

9 Chapitre 1 Présentation générale Section 1 ASTRIUM SAS Sous section 1 Historique Le domaine spatial est un secteur d activité très jeune, puisque l on peut qualifier d acte fondateur de la conquête spatiale le lancement de SPUTNIK 1 par l URSS le 4 octobre Il s agit d un secteur en pleine expansion : sur 40 années, 3900 satellites ont été lancés. Les métiers et les mentalités ont subi des évolutions presque aussi profondes que celles du monde informatique. C est un marché de type oligopolistique où quelques entreprises majeures (une dizaine au niveau mondial) offrent leurs services de maître d œuvre spatial à quelques clients possédant des ressources financières très importantes 1. Astrium est une compagnie européenne dont l activité est entièrement consacrée au domaine spatial. Astrium est le résultat de fusions successives d entreprises européennes. Il y eut une première restructuration du secteur allemand sous l égide de DASA Activités Spatiales, du secteur français de Matra Espace avec les Britanniques de Marconi Space et de British Aerospace Space System pour créer de Matra Marconi Space. Ensuite DASA et MMS 2, rejoints par les espagnols de CASA, fusionnent pour créer Astrium en mai L objectif est d arriver à fournir des solutions spatiales capables de satisfaire toutes les exigences de leurs clients. Entre temps, un grand groupe aéronautique européen s est créé au travers d EADS, regroupant Aérospatiale Matra, DASA et CASA. Les deux actionnaires d Astrium sont aujourd hui donc EADS qui détient 75% du capital et BAE SYSTEM 3 25%. La conquête spatiale peut être étudiée succinctement en trois étapes. Tout d abord, la phase d exploration planétaire et les vols habités correspond aux années 1960 avec la conquête de la Lune et la visite du système solaire. Puis, la phase des programmes de sécurité est mis en place dans les années 80. Enfin, aujourd hui, la phase des télécommunications intervient avec le téléphone portable, la télévision numérique, GPS, GSM, Internet. 1 A titre d exemple un satellite de Télécom type HISPASAT coûte environ 77 M en construction, 77M en lancement, 38M d opérations. Et seuls les états ont pu fournir cette masse d argent énorme jusqu'à ces dernières années. Aujourd hui, ils sont timidement relayés par des investisseurs privés : INTELSAT, EUTELSAT, SES, INMARSAT, IRIDIUM 2 MMS : Matra Marconi Space 3 BAE : BRITISH AEROSPACE SPACE SYSTEMS 9/9

10 Sous section 2 Une entreprise européenne Il s agit d une véritable multinationale européenne où Français, Allemands, Britanniques et Espagnols travaillent ensemble. Astrium constitue donc un véritable fer de lance de l intégration européenne. L entreprise atteint un niveau d excellence mondial grâce aux expériences et identités nationales et régionales de chacun des acteurs. Aujourd hui leader européen, Astrium est un des principaux acteurs sur le marché mondial de l espace. Le groupe Astrium comprend donc un certain nombre d entreprises réparties dans toute l Europe. Chaque unité de production dispose de ses domaines de compétences. Ainsi en France, la site de Toulouse est orienté vers le spatial, alors que le site de Vélizy, en région parisienne, est plus axé vers le domaine de la défense. 1 Site de Toulouse Le site de Toulouse emploie plus de 2065 salariés au travers de ses différentes divisions : 824 pour la business division 1 Observation de la terre 489 pour la business division Télécommunication et Navigation 659 pour la business division Infrastructure Spatiale 93 pour les directions fonctionnelles L entreprise a tissé des relations commerciales avec le réseau économique régional en travaillant avec des centaines d entreprises, créant plusieurs milliers d emplois en soustraitance. Le site de Toulouse regroupe donc toutes les activités spatiales du groupe en ce qui concerne les satellites d observation de la Terre, les satellites de communication, la construction de la fusée Ariane, les systèmes d avioniques, Situé sur la zone industrielle du Palay à Toulouse, le site bénéficie de la proximité de moyens de communication efficace, nécessaires à ses activités industrielles et au transport de produits volumineux. L ensemble du site toulousain s étend sur plus de 20 hectares et comprend 15 bâtiments. Les 4 salles blanches, permettant l intégration simultanée de plusieurs satellites, représentent une surface totale de 6000 m 2. Il existe aussi un centre de contrôle et de commande de satellites réalisés par Astrium permettant leur suivi en orbite. Le 21 octobre 2000, Astrium Toulouse fêtait ses 20 premières années dans la ville rose, années au cours desquelles l entreprise s est impliquée dans le vie locale. Astrium parraine notamment l Orchestre National du Capitole et le Stade Toulousain en rugby. Astrium est aussi membre fondateur de la Cité de l Espace de Toulouse. 2 Les autres sites en Europe Astrium se dote non seulement d installations de conception, de production et d essais parmi les mieux équipés et les plus performants de l industrie spatiale, mais également d un effectif de plus de 8000 personnes hautement qualifiées au travers de ses sites en France, en Allemagne, en Grande Bretagne, et en Espagne. 1 Business division : unité d affaire 10/10

11 Tout en respectant les intérêts locaux et nationaux, l action transfrontalière des différentes divisions est étayée par une vision et des valeurs communes de l entreprise, ce qui facilitent l échange d information et de meilleures pratiques. Le tableau ci-dessous présente les principaux centres et les activités réalisés par chacun. Pays Villes Activités Effectifs All. Brême Infrastructure spatiale, 1284 Ariane, All. Friedrichshafen Satellite d observation de la 1070 Terre, électronique, structure charge utile All. Ottobrunn DG, satellites de 922 communication, antennes, avioniques UK Stevenage Satellites de communication 1162 civils et militaire, antennes, satellites d observation de la Terre, propulsion, cryogénérateurs UK Portsmouth Instruments radars 837 embarqués, logiciels embarqués, charges utiles de communication Fr Vélizy DG, conception, 426 développement et production d équipements électronique Esp. Madrid Infrastructure spatiale, centre de contrôle, logiciel application vol-sol 215 Sous section 3 Chiffres clés 1 Astrium SAS Présentation des chiffre clés de la Société Astrium pour l année Ne seront présentés ici que les chiffres importants, sans apporter un diagnostic financier, qui n est pas en phase avec le thème du rapport. Ces chiffres ne sont donnés qu à titre informatif afin de se faire une idée de la situation de l entreprise. Chiffre d affaire : 2 milliards d Euros Total pied de bilan : 6,5 milliard d Euros Capital social : 500 millions d Euros Résultats d exercice : +163 million d Euros (-85 millions d Euros en 1998) Composition de l actif : actif immobilisé : 1,5 milliards d Euros actifs circulant : 5 milliards d Euros 11/11

12 Composition du passif : capitaux propres : 1,4 milliards d Euros Provisions pour risques et charges : 550 millions d Euros Dettes : 4,55 milliards d Euros dont 3,9 milliards à moins de un an. Ressource humaine : 8400 employés en Europe, dont (chiffre fin 2001) : 2615 pour la France, 2263 en Grande Bretagne, 3295 en Allemagne, 227 en Espagne Le coût total de la masse salariale représente environ 15% du résultat d exploitation. Cela s explique par le haut degré de compétence du personnel. 2 Le groupe EADS EADS, European Aeronautic Defence and Space Company est la seconde entreprise aéronautique mondiale. Ses domaines de compétence touchent aussi bien le domaine civil que militaire, mais aussi l espace (avec la filiale Astrium), et les systèmes de défense. EADS est aujourd hui le leader européen du secteur. Les revenus du groupe EADS étaient en 2001 de 31 milliards d Euros, se répartissant approximativement à hauteur de 80% pour le marché civil, et de 20% pour le marché militaire. Au total la compagnie emploie plus de personnes au travers de ces 70 sites de production et bureaux d étude. Le groupe EADS est un leader mondial du secteur spatial et aéronautique, notamment : numéro 1 mondial sur le marché des lanceurs commerciaux avec Ariane numéro 2 mondial dans la production d hélicoptères numéro 2 mondial dans la construction d avions commerciaux : Airbus numéro 2 mondial dans son activité de production des missiles guidés numéro 3 mondial dans la construction de matériel militaire aérien 12/12

13 Section 2 L activité spatiale Description en volume d'activité d'astrium SAS Observation de la Terre et Sciences 34% Infrastructure spatiale 34% Télécom et navigation 32% Sous section 1 Télécommunication et navigation Astrium a plus de 50 maîtrises d œuvre de satellite de communication. La société a développé avec succès la gamme EUROSTAR utilisée pour 31 satellites. C est également un fournisseur important des programmes de satellites SPACEBUS et GLOBALSTAR. Astrium peut fournir toutes les composantes d'un système de communication spatiale, depuis la conception, la fabrication, le lancement, les opérations de mise en orbite du satellite jusqu'à la fourniture du segment sol de contrôle et le réseau de communication. On peut distinguer quatre catégories de système : satellites et communications systèmes militaires services Paradigm 1 navigation et constellation : positionnement La société fait partie du consortium européen chargé de développer la phase finale du programme GALILEO, le nouveau système européen de navigation par satellite. Sous section 2 Observation de la terre et Sciences Astrium conçoit et réalise des satellites et des instruments, aussi bien optiques que radars, pour des missions d'observation haute résolution. Maître d'œuvre de satellites en orbite basse, avec les programmes SPOT, HELIOS et la Plate-Forme Polaire ENVISAT, la société est présente sur le segment sol et propose des systèmes complets d'observation pour : l observation de la terre : sauvegarder les ressources terrestres pour préserver la vie (SPOT, PLEIADES, ENVISAT). 1 Services de communication sécurisées à l échelle mondiale et prestations de services 13/13

14 la météorologie : surveillance des systèmes écologiques, études des modifications climatiques et environnementales (MSG, METOP) les sciences : astronomie, exploration de l Univers, des planètes (SOHO, Mars Express, XMM, CLUSTER) la reconnaissance : surveillance pour anticiper les crises, sécurité nationale, européenne (HELIOS, SAR-LUPE) les services d observation de la terre : imagerie spatiale en cartographie, urbanisme, géologie, gestion des risques, agriculture (SPOT, Info Terra, MEDIASAT) le Global Monitoring for Environment and Security 1 : mise à disposition de données de géo-information, prévention des catastrophes naturelles, aide humanitaire, impact démographique, gestion des risques, traité de Kyoto. les systèmes terrestres et applications : relier réseaux et utilisateurs. Depuis le début des années soixante, Astrium a contribué à la quasi-totalité des missions scientifiques spatiales européennes soit en tant que maître d'œuvre, soit en tant que participant majeur. Outre la participation de la société au Télescope Spatial HUBBLE de la NASA (Faint Object Camera) et à l'observatoire submillimétrique sous ballon stratosphérique PRONAOS du CNES, Astrium a réalisé en maîtrise d'œuvre trois des principaux satellites scientifiques de l'agence Spatiale Européenne 2 : GIOTTO, HIPPARCOS, SOHO. Sous section 3 Satellites militaires Astrium a réalisé tous les satellites militaires européens en service : HELIOS I et II pour des missions de surveillance et pour les télécommunications, SKYNET 4 au Royaume-Uni et NATO IV pour l OTAN. Astrium a été retenue par le Ministère britannique de la Défense pour les études de conception de SKYNET 5. La société est également maître d œuvre de la composante sol utilisateur d HELIOS et fournit de nombreuses stations de télécommunications sol ou embarqués pour les forces armées d une dizaine de pays. Sous section 4 Infrastructure orbitales Astrium est un participant majeur du programme ARIANE. La société est responsable de la case à équipements, le cerveau des lanceurs ARIANE 4 et 5. Au total, c'est plus d une centaine de cases ARIANE que la société aura eu à réaliser. Actuellement, une case est produite tous les mois. Spécialiste de l'avionique et de l'informatique embarquée, Astrium participe aux éléments du programme européen de la Station Spatiale Internationale (laboratoire et véhicule de transport). Récemment, Astrium a signé le contrat de fourniture du système de gestion de données (DMS) du Laboratoire Orbital Columbus (COF) qui assure la surveillance et le contrôle pour le bon fonctionnement et la sécurité du COF. Astrium développera le module avionique et le système de rendez-vous pour le Véhicule de Transfert Automatique (ATV). 1 GMES : mise en place de système de collecte d informations au niveau mondial pour l environnement et la sécurité. 2 ESA : European Space Agency 14/14

15 Pour les Vols Habités comme pour les satellites, Astrium a trois grands domaines de savoir-faire: l'ingénierie des systèmes : CTV, rendez-vous orbital l'avionique, c'est-à-dire l'informatique embarquée à haute fiabilité, la navigation et le guidage/pilotage des véhicules incluant le rendez-vous en orbite : Spacelab, Eureca, Columbus, DMS-R, ATV les expériences scientifiques de Microgravité : Biologie, médecine générale. Les activités concernent aussi bien les systèmes de lancement, de propulsion des lanceurs ou des satellites, que l avionique 1. Section 3 Evolution et restructuration Le secteur spatial reste fragile et conjoncturel. Les commandes actuelles sont à la baisse, reflétant l humeur du marché spatial et aéronautique depuis quelques mois. Elles dépendent pour la majeure partie des commandes publiques. Le marché des satellites de communication est aujourd hui fortement concurrentiel, obligeant à de fortes réductions de marge. La gestion d un tel groupe nécessite une attention très attentive des dépenses en période de vache maigre. Aussi a t-il était nécessaire de mettre en place un système de contrôle des postes de dépenses performant. Astrium fait donc appel à des politiques de restructuration permanentes et progressives, toujours dans un objectif d optimisation, en utilisant notamment du travail intérimaire et de la sous-traitance. Le groupe EADS auquel appartient Astrium, met en place des normes de gestion communes à toutes ses entreprises, en vue d une harmonisation des relations internes. Les avancées vers un droit comptable communautaire unique serait pour une entreprise de cette taille un réel progrès. 1 avionique = logiciels et électroniques embarqués 15/15

16 Chapitre 2 L organisation fonctionnelle et organisationnelle Section 1 La direction financière du groupe Avant tout, il est important de préciser qu il ne sera présenté ici qu une description partielle du fonctionnement de la direction financière d un tel groupe. Seuls les éléments nécessaires à la compréhension de l environnement du stage seront décrits. Le schéma de l annexe 1 décrit l organisation des principales directions fonctionnelles de la direction du groupe Astrium. Les quatre grandes directions sont les activités industrielles, les activités commerciales et de services, les ressources humaines, et enfin la direction financière. Auxquelles viennent s ajouter une direction communication. C est Armand Carlier qui occupe actuellement la direction du groupe (CEO) 1. La direction financière est elle-même subdivisée en plusieurs sous-directions. L annexe 2 présente un état de cette organisation. Le schéma montre bien l atomicité des centres de responsabilité au sein de cette direction. Cette organisation vise au meilleur contrôle de tous les éléments de l entité, en proposant notamment un contrôleur de toutes les activités (fiscalité, contrôle des projets, trésorerie, ), rattachés directement au directeur financier. Le service «comptabilité et fiscalité» est quant à lui rattaché à la Direction financière d Astrium SAS. Section 2 Le service comptable Le stage a été réalisé au sein de la division comptabilité et fiscalité de la direction financière d Astrium SAS. Le site de Toulouse gère l ensemble des activités françaises du groupe. Le schéma de la section 2 décrit l organigramme de la direction dans laquelle le stage a été réalisé. La division comptabilité et fiscalité dispose de trois grands services : comptabilité générale la comptabilité méthodes : mise à disposition de moyens matériels informatiques pour le service comptabilité tiers : fournisseurs, clients, règlements Le service client est chargé de la facturation et du suivi des budgets des projets avec les différentes divisions de l entreprise. Le service fournisseur est divisé en deux groupes ayant chacun des activités autonomes : Les «achats sous-contrats» s occupent de toutes les factures dont les commandes sont générées par les responsables des sous-contrats (commerciaux). Cela concerne les opérations avec un échéancier de paiement. Les «achats simples» sont chargés de traiter les factures sur commandes, générées par le service achat. Enfin le service «règlement» s occupe des opérations de sorties de caisse. 1 CEO : chief executive operator, équivalent du PDG en France. 16/16

17 Cette séparation des tâches répond à une exigence de séparations des fonctions afin de limiter le risque de fraudes. Au total, le service comprend 15 personnes travaillant sous la direction du responsable de la «comptabilité tiers». C est le service des achats simples qui occupent le plus de personnes en raison du volume des opérations à traiter. Section 3 Organigramme Cet organigramme présente l organisation de la section comptabilité et fiscalité de la Direction Financière d Astrium France. Le stage s est déroulé auprès du responsable de la comptabilité tiers (en vert). A noter qu il ne sera pas développé dans la suite de ce dossier, les procédures concernant la facturation client. 17/17

18 Chapitre 3 Les travaux effectués Le stage s est déroulé du 2 juillet au 31 août Au cours de ces 8 semaines de stage, j ai eu l occasion de réaliser divers travaux comptables, mais aussi des activités d audit. Sous la délégation directe du responsable de la comptabilité tiers, tous les moyens ont été mis à ma disposition pour que je puisse réaliser de manière agréable mon stage. Un bureau équipé d un téléphone et d un ordinateur me permettant d avoir accès au réseau Intranet de l entreprise mais aussi au service de messagerie a été mis à ma disposition. Dans ce chapitre, est présentée une description des travaux réalisés au cours du stage. Section 1 La saisie de factures Afin de se familiariser avec le service et de prendre connaissance de l ensemble des travaux réalisés par les comptables, mon manager m a proposé dans un premier temps de réaliser divers travaux comptables sur les postes, en doublon avec un comptable. C est ainsi que dans un premier temps, j ai travaillé en doublon avec le responsable des règlements. J ai participé à la mise en règlement de lots de facture, effectué les contrôles réglementaires à réaliser avant de procéder à l édition des titres de règlement, participé au circuit de signatures. Le travail sur ce poste m a permis d appréhender et de réaliser toutes les étapes de travail de la fonction du responsable des règlements. Mais aussi de rencontrer les divers intervenants de la procédure afin de connaître exactement le rôle de chacun 1. Ensuite, le responsable de la comptabilité fournisseur m a confié un poste en remplacement d un agent comptable en congés. Cela m a permis de m initier avec l environnement d Oracle Financial, le logiciel utilisé pour la gestion au sein du groupe. Le travail a consisté à la saisie des factures du poste, à la mise en règlement des factures, à l envoi des «Bon A Payer» auprès des clients internes et à régler les relances fournisseur en retard. Outre la découverte du logiciel, ce poste m a permis d appréhender la fonction dans ses moindres détails, de découvrir les éventuelles faiblesses du système et surtout de rencontrer les mêmes difficultés que les agents. Cette expérience a été riche d enseignements aussi bien sur le plan technique que relationnel avec les fournisseurs ou les clients internes. Section 2 La mise à jour des procédures L objet de mon stage était de mettre à jour les procédures destinées au contrôle interne du service de la comptabilité tiers. Mon tuteur m a fourni l ensemble des documents existants au jour de mon arrivée dans l entreprise afin que je réalise un guide complet et pratique du fonctionnement de son service. Pour certaines informations manquantes des recherches ont été nécessaires auprès d autres services de l entreprise, comme le service achat ou la trésorerie par exemple. D autre part, le réseau Intranet de l entreprise proposait en ligne une documentation assez conséquente, indispensable au bon déroulement de cette mission, ce qui m a aidé tout au long de cette expérience. 1 Ce processus sera décrit plus explicitement dans la partie 3 de ce rapport. 18/18

19 Cette tâche a donc consisté, dans un premier temps, à la prise de connaissance des documents existants, ce qui demande un effort de concentration, de lecture, mais aussi d analyse afin de ne retenir que l essentiel et d intégrer ce nouvel environnement. Dans un second temps, il a fallu faire des efforts d observation, d analyse et de synthèse afin de retranscrire ce qui a été observé. Cette fonction d audit suppose des qualités relationnelles afin de se faire accepter par les membres du service et que les agents m acceptent comme un collaborateur et non une personne venue contrôler leur travail. Ensuite, régulièrement des réunions avec le manager (maître de stage) permettaient de contrôler l avancée des travaux, de me guider dans la rédaction afin que les procédures mises à jour ou établies (dans le cas où aucune procédure n existait ou était trop ancienne), correspondent aux contraintes du contrôle interne de l entreprise. Section 3 Les normes de qualité : ISO 9002 Lors de mon stage, une démarche qualité en vue de la certification ISO 9002 de l entreprise a été engagée. Cela a consisté à mettre en place des normes qualité pour l ensemble de la direction financière et administrative, et notamment pour le service comptabilité tiers. C est dans cette optique que m a été confiée la préparation des réunions au cours desquelles étaient présentées les procédures en cours d élaboration. J ai assisté à plusieurs réunions où les objectifs à atteindre ont été révisés. Malheureusement, je n ai pu aller jusqu au bout de ce processus, par ailleurs fort intéressant, en raison de ma brève présence dans le service. Malgré tout, cela m a permis de tenir compte de ces nouvelles contraintes pour l élaboration et la mise à jour des procédures, de découvrir le processus que doit mettre en place une telle organisation afin de répondre à ces exigences. Le label de certification est décerné par une société extérieure, spécialisée dans cette activité. La certification des entreprises est aujourd hui d actualité pour la plupart des entreprises qui souhaitent véhiculer une bonne image à leur environnement et surtout au marché financier. 19/19

20 Partie 2 COMMENT MENE T-ON UNE DEMARCHE DE CONTROLE INTERNE? 20/20

21 Chapitre 1 Une mission ciblée Le stage avait pour objectif la mise à jour des procédures du service comptabilité fournisseur. Il répondait à la demande du responsable du service comptabilité tiers, qui était aussi le maître de stage. C est dans ce contexte que sera présenté dans ce chapitre l approche suivie afin de répondre à la question : à quoi consiste le contrôle interne? Section 1 La prise de connaissance des procédures A mon arrivée dans le service, il existait un certain nombre de procédures décrivant le fonctionnement du service auquel j était rattaché. Les procédures visent à décrire l organisation du service, le rôle de chaque agent et leurs méthodes de travail. Elles doivent être établies en respectant les principes comptables, notamment sur le principe de séparation des fonctions. Elles retranscrivent les comportements à suivre, et limitent clairement le rôle de chaque agent. Elles doivent aussi mettre en évidence tous les aspects quotidiens de la fonction et doivent présenter le cas des traitements particuliers de manière précise et complète. C est à dire que le comptable doit retrouver dans les procédures tous les cas qui peuvent se présenter à lui. Ainsi les procédures deviennent «un manuel pratique de l accomplissement des travaux» sur le poste occupé. L état de mise à jour des procédures existantes à mon arrivée était assez variable, dépendant bien souvent des récents changements organisationnels. C est à partir de ces bases et en fonction des contraintes énoncées par le responsable de la comptabilité tiers qu a été décidé un plan de travail, en vue de la reprise complète de la description des procédures du service. La consultation en ligne de documents sur le réseau Intranet de la société a constitué un formidable outil pour un accès rapide à l ensemble des procédures et directives du groupe, une source d informations indispensables pour connaître et comprendre le fonctionnement de l entreprise et toutes les contraintes à étudier et analyser. D autre part, l homogénéisation des procédures nécessite une imprégnation de l organisation afin de comprendre les acteurs en aval et les acteurs en amont du service. Enfin, les comptables devaient établir un descriptif de leur poste de travail, notamment pour le traitement particulier exigé pour certains fournisseurs. Cette base m a permis de connaître les spécificités de chacun, afin d arriver à en faire une synthèse, commune à tous. Section 2 Le travail en doublon Après la phase de prise de connaissance des procédures, un travail en doublon sur les différents postes comptables a été réalisé afin d observer les pratiques et les différents cas qui peuvent se présenter aux agents lors de leurs travaux. Une description détaillée de chaque poste et des spécificités propres leur incombant a été réalisée. Ensuite, j ai pu accomplir, dans le cadre de mon stage, divers travaux comptables menés de manière 21/21

22 autonome en remplacement d un comptable, en congés. Cette expérience m a permis de me familiariser avec les diverses pratiques du service, mais aussi de me rendre compte des problèmes éventuels rencontrés par les agents, d appréhender le système dans ses moindres détails, de réaliser une réflexion en fonction des procédures établies et des directives énoncées par le manager. Au cours de cette activité, j ai aussi été amené à entrer en contact avec des acteurs internes de l entreprise, notamment pour l obtention des bons à payer et le règlement de litiges internes, mais aussi avec les acteurs externes, avec les relances des fournisseurs. Enfin, cette activité m a donné l occasion de travailler sur un nouveau système informatique comptable très performant, Oracle Financial, mais aussi de mettre en évidence les «sécurités systèmes» en place et de prendre connaissance de l ensemble des outils informatiques utilisés. En effet, il existe un certain nombre de requêtes disponibles sous Business Object (=bases de données intégrées) indispensables dans le déroulement des travaux comptables. Ces outils, non spécifiques du service comptable, représentent une véritable source de productivité dans une organisation d une telle importance, en réduisant notamment le temps de traitement de l information et en accélérant les procédures de validation d information et donc source de réductions des dépenses. Le service «méthode» est une des composantes de la direction comptabilité et fiscalité. Il a en charge la mise en place et la gestion des interfaces entre les différents logiciels et bibliothèques de documents. C est ce service qui est chargé du bon fonctionnement des applications et de la mise en place des requêtes sous Business Object, utilisé par les comptables lors du processus d enregistrement des factures. Section 3 La mise à jour des procédures Cette étape constitue l aboutissement de la mission. Après la phase de prise de connaissance des procédures et le travail en doublon, la mise à jour des procédures va consister à rédiger avec précision les manuels de procédures. Il faut donc d abord passer par une phase d observation et d analyse, avant de retranscrire ce qui a été constaté. Le responsable du service intervient à ce stade, en élaborant avec l auditeur le plan général du contenu des manuels. Il tranche aussi quand aux décisions de gestion à prendre car elles sont exécutées sous sa responsabilité. L expérience acquise et les remarques faites par les comptables m ont permis de présenter un travail objectif et de défendre, quand le cas se présentait, certaines idées qui me semblaient importantes aux vues des exigences du contrôle interne et du respect des normes comptables. Cette approche, visant à appréhender le système aussi bien dans sa globalité que dans ses moindres détails, présentait l avantage de rapporter clairement au manager ce qui était réellement réalisé par les comptables, et de constituer pour lui, un nouvel outil de gestion, car une fois la procédure établie, les comptables ne peuvent plus opposer des pratiques divergentes. Les manuels de procédures constituent la norme à respecter. C est pourquoi, il a été important d en consulter le plus grand nombre et de faire accepter avec leur accord les nouvelles décisions. La fonction d auditeur que j occupais, exige donc des qualités d écoute, d échange et de maîtrise. L auditeur doit aussi travailler dans un souci d objectivité et de simplicité afin de rendre ses procédures acceptables par tous, même si en dernier recours c est le responsable qui prend la décision, après lui avoir clairement explicité les différents cas observés. Le manager demande à l auditeur de vérifier la fiabilité de l information sur lequel s appuie ses décisions en vue de justifier l efficacité du fonctionnement de son service et d apporter la preuve de la protection sur le patrimoine dont il a la garde. 22/22

23 D autre part, la rédaction des procédures exige un certains nombre de règles à respecter. La théorie du contrôle interne les définit de manière large. Les aspects théoriques seront présentés dans le chapitre 2. Il est nécessaire de les adapter à chaque organisation. C est pourquoi l établissement d un plan clair, déductif et bien ordonné sont les conditions obligatoires à une bonne mise en place d un contrôle interne. Ceci afin de rester dans un souci de grande communicabilité des manuels mis en place. Les procédures doivent contenir des schémas de circulation de l information au sein du service, avant de les expliciter dans le détail. Ainsi le lecteur peut se faire une idée générale du déroulement des actions à mener, puis approfondir ses connaissances du système. Les conclusions émises doivent être indiscutables et pertinentes. Tout manuel se doit aussi de comporter les références des autres procédures auxquelles il est fait référence. La procédure doit permettre de suivre de manière logique tout étape de la circulation d information. Des procédures annexes ont aussi été établies pour venir compléter les procédures mises en place. Il est donc nécessaire de collecter toutes ses informations avant de commencer la rédaction, afin de les intégrer dans les manuels. Le plus souvent les procédures sont disponibles sur le réseau, il faut donc indiquer le chemin pour les retrouver rapidement. Au terme de la phase de rédaction et après validation par le responsable de la comptabilité tiers et de sa hiérarchie, les manuels sont dans un premier temps imprimés, puis la mise à jour des procédures en ligne sur le réseau Intranet est réalisée. Cette dernière étape met à jour le contrôle interne de l entreprise, et le manuel devient consultable par toute personne intéressée, comptable ou non. 23/23

24 Chapitre 2 Le support théorique La comptabilité a une dimension matérielle car en effet elle résulte de toute une série d enregistrements qui représentent des enregistrements multiples. Aussi afin d obtenir une comptabilité «correcte» se pose un problème opérationnel qui devra être résolu par l organisation de l entreprise, une organisation que l on désigne sous le terme de contrôle interne. Dans ce second chapitre, seront présentés les principes à respecter pour le contrôle interne, mais aussi les principes de la démarche de l auditeur. Dans un troisième temps, nous mettrons en exergue l exigence d adaptabilité du contrôle interne. Nous nous appuierons pour cette étude sur une analyse théorique et empirique. Section 1 Le contrôle interne Sous section 1 Définitions du contrôle interne 1 Le PCG Le Plan Comptable Général ne retient pas la notion de contrôle interne, il précise uniquement que la comptabilité doit être organisée de telle sorte qu elle permette : la saisie complète, l enregistrement chronologique et la conservation des données de base la disponibilité des informations élémentaires et l établissement, en temps opportun, d états dont la production est prévue ou requise le contrôle de l exactitude des données et des procédures. Cependant, l art du PCG précise qu une «documentation décrivant les procédures et l organisation comptable est établie en vue de permettre la compréhension et le contrôle du système de traitement ; cette documentation est conservée aussi longtemps qu est exigée la présentation des documents comptables auxquels ils se rapportent». La revue fiduciaire ajoute à cet article un commentaire pour que figure notamment la méthode retenue pour le classement des pièces justificatives. Le décret comptable du 29 novembre 1983 ajoute «qu un document décrivant les procédures et l organisation comptables est établi par le commerçant dès lors que ce document est nécessaire à la compréhension du système de traitement de l information et à la réalisation des contrôles». En effet, l organisation de toute comptabilité doit permettre de garantir le chemin de la révision (art du PCG). Lorsque la comptabilité est informatisée, l organisation de la comptabilité implique l accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l exécution des traitements en vue, notamment de procéder aux tests nécessaires à la vérification des conditions d enregistrement et de conservation des écritures (art.410-4). Ces définitions n apportent pas une réelle définition du contrôle interne mais mettent en avant l exigence de constitution de procédures. La formulation du PCG met en exergue une vision plus globale de l utilité de la documentation puisque au delà de la compréhension du système, elle ne vise pas seulement à la réalisation des contrôles mais le contrôle du système lui-même. 24/24

25 On trouve de nouveaux éléments de définition auprès des praticiens. C est pourquoi il est plus intéressant de se pencher vers les préconisations de la profession comptable. 2 OEC & CNCC Le contrôle interne a été défini par l Ordre des Experts Comptables (OEC) lors du Congrès de 1977 comme l ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l entreprise. Il a pour but d assurer : d une part, la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l information d autre part, l application des instructions de la direction. Le contrôle interne a aussi pour vocation de favoriser l amélioration de la performance. Il s agit des aspects relatifs à la gestion de l entreprise, que l on nomme communément «aspects administratifs» du contrôle interne. Le contrôle interne se manifeste par l organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de l entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci. Le Conseil National des Commissaires aux Comptes (CNCC) définit dans la norme n 2102 le contrôle interne comme l ensemble des mesures de contrôle, comptable ou autre, que la direction définit, applique et surveille, sous sa responsabilité, afin d assurer la protection du patrimoine de l entreprise et de la fiabilité des enregistrements comptables et des comptes annuels qui en découlent. Le contrôle interne ainsi définit doit permettre d obtenir l assurance raisonnable que : les opérations sont exécutées conformément aux décisions de la direction grâce au système d approbation et d autorisation les opérations sont enregistrées de telles façon que les comptes annuels qui en découlent sont réguliers, sincères, et donnent une image fidèle du résultat des opérations, de la situation financière et du patrimoine de l entreprise les actifs de l entreprise sont sauvegardés grâce à la séparation des tâches, au contrôle physique des actifs, au service d audit interne, 3 Les organismes professionnels On parlera ici plutôt d audit interne que de contrôle interne, les définitions étant assez voisines, car la fonction de l auditeur est de mettre en place la contrôle interne. L audit est l action d observer et de retranscrire ce que l on voit à un moment donné. Il semble important de développer dans cette partie les approches de l audit interne par le milieu professionnel. L audit interne travaille sous la délégation directe de la Direction Générale et sous sa responsabilité, ce qui en assure son indépendance vis à vis des services audités, ceci en vue d un meilleur contrôle des différentes activités de l organisation. Une première définition rappelle que l audit interne est un dispositif interne à l entreprise qui vise à respecter les points énoncés précédemment. La théorie classique apporte une nouvelle définition même si elle reste un peu floue sur certains points : «l audit interne assume par délégation une partie de la responsabilité de contrôle de la Direction Générale». A partir de cette définition il est légitime de se 25/25

26 demander quelle est cette partie de responsabilité qui sera déléguée, et de quel contrôle s agit-il? L APEC 1 affirme que, réalisé par un service de l entreprise, l Audit interne consiste à vérifier si les règles édictées par la société sont respectées. Cette définition extrêmement restrictive, se limite à un simple audit de conformité des règles de l entreprise. On peut compléter cette liste de définition par celle de l IIA 2 : «l audit interne est une fonction de conseil, s exerçant avec indépendance et objectivité. Elle se propose d apporter de la valeur ajoutée et d améliorer le fonctionnement de l organisation. Elle aide à atteindre les objectifs par une analyse systématique et raisonnée d évaluation et d amélioration de gestion des risques, des dispositifs de contrôle et des méthodes de management». Les interprétations peuvent être nombreuses. Mais cette dernière définition présente l avantage d insister sur la notion d indépendance, et d élargir le rôle de l auditeur en soulignant le rôle de conseil de l auditeur et en étendant explicitement son champ d application. Enfin l Institut de l Auditeur Interne apporte sa définition qui a le mérite d attirer l attention sur deux points essentiels : l universalité de la fonction et son approche par les risques. Ainsi «l auditeur interne exerce à l intérieur d une organisation une fonction d évaluation pour examiner et apprécier le bon fonctionnement, la cohérence et l efficience de son contrôle interne. A cet effet, les auditeurs examinent les différentes activités de l entreprise, évaluent les risques et le dispositif mis en place pour les maîtriser, s assurent de la qualité de la performance dans l accomplissement des responsabilités confiées et font toute recommandation pour améliorer sa sécurité et accroître son efficacité.» Maxime de Machiavel écrit : «celui qui tient pour réel ce qu il croit être et qu il ne l est pas, court à la ruine inévitable». Cette idée appliquée à l audit interne met fort justement en évidence le danger des idées préconçues et l absolue nécessité de pratiquer des contrôles de ce qui est réalisé. Adage qui peut être complété par une parole profonde de Francis Blanche «il vaut mieux penser les changements que changer les pansements». Sous section 2 Un outil de description du système d information On peut compléter les définitions précédentes par celle de l American Institute of Certified Public Accountants : «le contrôle interne est formé de plans d organisation et de toutes les méthodes et procédures adoptées à l intérieur d une entreprise pour protéger ses actifs, contrôler l exactitude des informations fournies par la comptabilité, accroître le rendement et assurer l application des instructions de la direction.» Les objectifs du contrôle interne d un point de vue comptable sont principalement de : prévenir les erreurs et les fraudes protéger l intégrité des biens et des ressources de l entreprise gérer rationnellement les biens de l entreprise assurer un enregistrement correct de toutes les opérations 1 APEC : Association pour l Emploi des Cadres 2 IIA : The Institute of Internal Auditors 26/26

27 Le contrôle interne permet donc d assurer la sincérité et la fiabilité des informations enregistrées dans les comptes, de la qualité des comptes et des comptes annuels qui en découlent. Alors que la pièce justificative apporte une preuve directe à la réalité de l opération, le contrôle interne apporte une preuve indirecte de l enregistrement correct de toutes les opérations. Il ne s agit pas de réaliser un manuel complet des procédures de toute l entreprise, mais d apporter avant tout, les éléments nécessaires à la compréhension du système d information. Pour cela, il faut répondre à : quelle est l organisation générale de l entreprise ou du service? comment les informations sont-elles saisies? comment sont-elles traitées? comment passe-t-on des documents de base (pièces justificatives) aux documents de synthèse, et réciproquement? comment les traces des opérations de base sont elles conservées? Aucun formalisme n est prescrit en la matière, mais le rédacteur doit garder dans l idée de répondre aux questions pré-citées en vue de présenter une meilleure compréhension du système d information comptable, et éventuellement une amélioration de la gestion comptable et administrative. Cela implique que des mises à jour doivent être réalisées régulièrement, afin de s adapter aux mutations de l organisation. Sans pour autant tomber dans un excès de procédures qui viendrait alourdir la charge des responsables sans produire des résultats satisfaisants. Sous section 3 Amélioration de la gestion comptable et administrative Les procédures de contrôle interne s avèrent un outil d amélioration de la gestion du service comptable. A partir de l observation, on dégage ce qui fonctionne correctement, ce qui doit être amélioré afin d optimiser et de réduire les frais de fonctionnement. Le contrôle interne rend nécessaire les adaptations à l environnement. Selon la taille de l entreprise, la complexité de ses opérations et la présence d une documentation existante, la procédure doit s organiser selon le plan suivant. Nous présentons à ce stade de notre réflexion, les éléments comptables devant apparaître clairement dans tout processus comptable. Cependant, ces points ne sont présentés qu à titre indicatif en fonction des préconisations de la profession. Dans le cadre du stage, ces obligations sont limitées aux deux premiers points. 1 Eléments relatifs à la saisie des informations La description du contrôle interne relatif à la saisie des informations devra notamment retenir les points suivants : un organigramme détaillé des services comptables en indiquant pour chaque fonction, les informations saisies : on entend par là non seulement les services comptables proprement dits mais également les autres services de l entreprise accomplissant des tâches de saisie d information comptable ; on indiquera alors les liens existants entre les services comptables et les autres services. 27/27