Pour bénéficier d un service de gestion des dépenses d envergure internationale, Airbus s est tourné vers Expenseflo.

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1 Pour bénéficier d un service de gestion des dépenses d envergure internationale, Airbus s est tourné vers Expenseflo.

2 Etude de cas En bref Le défi à relever Gérer, de manière efficace, les processus back office liés aux déplacements professionnels. Réduire les dépenses de voyage sans que cela n affecte les besoins relatifs aux déplacements professionnels. Garantir une visibilité au niveau des dépenses de voyage afin de permettre à la direction de prendre des décisions. Les résultats l Etendus à employés en 4 mois. Près de remboursements de frais professionnels traités la première année. En moyenne 52 d économies directes pour chaque demande de remboursement de frais professionnels grâce aux ajustements réalisés la première année. La solution Un service de gestion centralisé, permettant de contrôler, de façon dynamique, les dépenses de voyage. Une TVA évaluée à 1 % du total des dépenses de voyage. Une mise en œuvre cohérente de la politique de voyage, et ce dans toutes les entités du groupe. Une réduction des dépenses de voyage consécutive à l audit des remboursements de frais professionnels. Une marge brute d autofinancement plus élevée, conséquence d un recouvrement de la TVA maximisé. Les services de gestion des dépenses de voyage Gestion des documents Consolidation des données Solutions logistiques Reporting Services d archivage et de recouvrement Traitement intégré des dépenses de voyage et demande de remboursement de la TVA Analyse des données Services de paiement pour les voyageurs d affaires Workflow via la communication Notification automatique des voyageurs d affaires Audits Service d assistance convivial et multilingue à l intention des voyageurs d affaires Contrôle et traitement centralisés Capture de données améliorée Scanning et archivage électronique Capture électronique des remboursements des frais professionnels 1

3 «Notre engagement auprès de Meridian a permis à Airbus de travailler avec de véritables experts à la mise en œuvre de solutions permettant de mieux contrôler les remboursements des frais professionnels et le recouvrement de la TVA.» Marie-Laure Moncamp Responsable de la gestion des déplacements professionnels Airbus en France A propos d Airbus Avec plus de appareils commandés par des clients internationaux, Airbus est incontestablement le n 1 mondial sur le marché du transport aérien civil. Le groupe emploie personnes à travers la planète et possède 16 sites de fabrication en Europe. En France, Airbus est composé d Airbus Central Entity (ACE), situé à Toulouse, où travaillent 4000 personnes, et d Airbus France (AIF) qui emploie personnes réparties dans quatre sites différents (Toulouse, Nantes, Saint-Nazaire et Méaulte). Son réseau mondial s appuie sur plus de 200 clients et sur plus de fournisseurs. Il publie près de rapports de dépenses chaque année. Ce projet visait à atteindre les objectifs précédemment cités en mettant en œuvre des solutions automatisées, là où cela était possible, pour le traitement back office, le service d assistance aux voyageurs d affaires, le recouvrement intégré de la TVA sur les dépenses de voyage et un reporting de gestion efficace. Parmi les défis auxquels le projet u.go a été confronté figurent : Des processus / outils disparates Des sources de données hétérogènes Une base de fournisseurs disparate et morcelée Des processus de prise de décision localisés Des politiques de voyage différentes, y compris au sein d un même pays Une visibilité / un reporting sous-optimaux Des frais de déplacement en hausse Relever le défi Dans le cadre de la refonte de son système, Airbus avait besoin d un partenaire pour consolider ses processus, réduire ses coûts et accroître sa visibilité au niveau des dépenses en mettant en place des solutions automatisées pour le traitement back office transfert de données, gestion des frais, service d assistance, recouvrement de la TVA et reporting de gestion. Le service Expenseflo de Meridian a été identifié et choisi suivant un processus d appel d offres (RFT) comme la solution la plus à même pour assurer une harmonisation du processus back office des dépenses de voyage. Le défi à relever En 2005, Airbus a lancé un projet à l échelle mondiale visant à refonder son processus interne de gestion de bout en bout des dépenses de voyage. Le projet a été baptisé u.go : un guichet unique pour les voyageurs d affaires afin de réserver à la demande et de soumettre des demandes de remboursement des frais professionnels. Les objectifs du projet étaient de : Consolider les processus et les outils Augmenter l adoption du système par l utilisateur Accroître la visibilité au niveau des dépenses Augmenter le reporting et l analyse Réduire les dépenses de voyage Assurer une gestion centralisée «En contribuant à répondre au double objectif de rentabilité et de satisfaction de l utilisateur final chez Travel Management, Meridian a permis à Airbus de disposer de processus de premier ordre au niveau de la gestion des dépenses, processus autofinancés grâce au recouvrement de la TVA». James Westgarth Vice-président de Global Travel Management 2

4 Expenseflo donne au voyageur une visibilité et une confiance totale dans le processus. La solution Expenseflo a permis à Airbus de mettre en place une solution unique de traitement back office qui lie les données issues de la réservation de voyages, le système de gestion des dépenses et le distributeur de cartes de crédit enregistrées en ligne («lodge cards»). Une condition essentielle de la consolidation et de la cohérence du système a été remplie, permettant ainsi d établir un centre unique de gestion du processus de remboursement des frais professionnels. Grâce à l expertise de l équipe de Meridian, un processus de bout en bout et d envergure mondiale a été mis en œuvre afin d assurer le bon déroulement du traitement des demandes de remboursement des frais professionnels remises par voie électronique ou physique, de la soumission de la demande au paiement effectif. Expenseflo fournit à Airbus des services complémentaires au système SAP TM ainsi qu à ses fournisseurs de solutions pour la chaîne logistique afin de pouvoir réaliser un audit complet et des vérifications de conformité sur toutes les dépenses de voyage et de dupliquer des données dans le cadre de la solution Airbus. Un audit complet de toutes les demandes de remboursement des frais professionnels soumises par les voyageurs d affaires figure au cœur du service Expenseflo. En menant un audit complet et comparatif des reçus et des montants demandés pour le remboursement, la non-conformité vis-à-vis de la politique de voyage et les erreurs liées à une mauvaise saisie des données sont détectées et corrigées. Ces rééquilibrages ont permis de réaliser des économies substantielles.tout ajustement effectué par rapport à une demande de remboursement est communiqué à l employé concerné, lui expliquant le motif de cet ajustement. Les voyageurs d affaires peuvent ainsi mieux comprendre pourquoi leurs demandes ont été réajustées. La politique de voyage s en trouve renforcée. Economies potentielles pour chaque demande de remboursement 52 Le workflow via la communication est un outil essentiel qui garantit l adoption du système par le voyageur d affaires et sa satisfaction. A chaque étape du processus, l employé est informé du statut de sa demande de remboursement. L ancien processus, entièrement manuel, ne fournissait que peu ou pas d informations aux employés entre le moment où le rapport était soumis et celui où l argent était transféré sur leur compte. Expenseflo donne au voyageur une visibilité et une confiance totales dans le processus. Le nouveau processus a permis d accroître de manière significative le niveau global de satisfaction des employés d Airbus vis-à-vis de la solution. Demande de remboursement de la TVA Outre l efficacité opérationnelle et les économies réelles au niveau des dépenses, Expenseflo intègre en continu à sa solution un système d identification et de demande de remboursement de la TVA. Meridian est considéré comme le leader mondial dans le domaine de la demande de remboursement de la TVA et, en intégrant notre service VATflo associé à Expenseflo, Airbus a bénéficié de l identification de sommes significatives en termes de TVA pour les demandes de remboursement, sommes qui, auparavant, n étaient jamais recouvrées. Les avantages Pour l employé d Airbus Un laps de temps considérablement réduit entre la demande et le déclenchement du paiement. Une application claire, cohérente et indépendante de la politique Un service d assistance multilingue Une visibilité complète du statut des remboursements de frais professionnels 19 Automatisation Service de gestion des dépenses de voyage Pour l approbateur Airbus Un processus d approbation simple, en un seul clic Un contrôle et une visibilité accrus Un audit complet avant approbation Une réduction significative du temps consacré aux approbations 3

5 Pour l administrateur d Airbus Des améliorations au niveau de l efficacité et de la durée de traitement Une réduction de la durée moyenne du traitement des rapports de dépenses, de 15 à moins de 4 jours et demi 85 % de l ensemble des demandes traitées dans un délai de 3 jours Une application claire, cohérente et indépendante de la politique Un service d assistance capable de traiter appels émanant des voyageurs d affaires en une année Pour la direction d Airbus Un recouvrement intégré de la TVA locale et étrangère représentant 1 % du montant total des dépenses de voyage Une satisfaction accrue de l utilisateur et une plus grande adoption des procédures de gestion des dépenses de voyage Une réduction des coûts opérationnels et administratifs Une visibilité du reporting des dépenses réelles Un meilleur aperçu du comportement des voyageurs d affaires. 20 % - 25 % de l ensemble des demandes de remboursement ont été considérées comme ne relevant pas de la politique de voyage durant la première année Un reporting et des commentaires de tous types permettent de prendre des décisions pour déterminer la stratégie globale en termes de dépenses de voyage Principaux résultats : Une réduction de 5 % des dépenses de voyage 1 % des dépenses de voyage identifiées comme étant de la TVA locale et étrangère Un laps de temps réduit entre la demande et le déclenchement du paiement, de 15 à 4 jours et demi 85 % de l ensemble des demandes traitées sous 3 jours Un niveau de conformité accru vis-à-vis de la politique de voyage Une communication améliorée pour l utilisateur et une visibilité accrue au niveau du processus Des processus et des outils communs à toutes les régions Un reporting détaillé permettant à la direction de prendre des décisions Fiscalité Un reporting complet et conforme à la TVA sur les dépenses de TVA susceptibles d être recouvrées Des rapports précis de calcul de la TVA locale Un recouvrement maximisé de la TVA sur les dépenses de voyage Des données fiables Une protection fiscale Finances Des dépenses réelles de voyage réduites de 5 % Un recouvrement de la TVA (entrée de trésorerie) de l ordre de 1 % de l ensemble des dépenses de voyage Des coûts administratifs réduits Pour chaque euro dépensé dans cette solution, plus de 6 ont été récupérés sous forme d économies directes Jours restants 15 4,5 avec Expenseflo sans Expenseflo 4

6 Chicago Dublin Hambourg Londres Milan Saint-Pétersbourg New York Paris Stockholm San José Tokyo Barcelone Tallaght Business Park, Tallaght, Dublin 24, Ireland. Tél. : Fax : ireland@meridianglobalservices.com Site Internet : / Recherche : expenseflo A1(07_08)