Implissio Consultants

Transcription

1 Implissio Consultants Accompagnement dans la définition d une offre axée sur les besoins de gestion électronique de documents et d archivage électronique des collectivités adhérentes Restitution Archivage électronique Implissio Consultants Campus Effiscience / Bât Erable 8, rue Léopold Sedar Senghor, Colombelles contact@implissio.com Manche Numérique GED et Archivage Electronique

2 Les concepts associés à l archivage électronique Les trois âges des archives et les concepts associés Création d une archive Fin de DUC Fin de DUA Fin du délai De communicabilité Archives courantes Archives intermédiaires Archives éliminables Archives définitives Durée avant laquelle un document archivé ne peut pas être communiqué au public archives pouvant être éliminées en totalité au terme de leur DUA Tris, éliminations archives faisant l objet d un archivage définitif Archives historiques / patrimoniales Durée d Utilité Courante : durée durant laquelle les documents sont utilisés de manière régulière par les services producteurs et doivent être conservés à ce titre à proximité Durée d Utilité Administrative : durée durant laquelle les documents doivent être conservés par les services producteurs (Archives intermédiaires) Communications administratives Communications au public Manche Numérique GED et Archivage Electronique 2

3 Les concepts associés à l archivage électronique Les enjeux associés à l archivage électronique Enjeux juridiques et financiers : préservation des intérêts de la collectivité au regard des risques juridiques et financiers qu elle encoure : Contentieux fournisseurs, agents, bénéficiaires de subventions ou d aides,, Contrôles de la Chambre Régionale des Comptes,, Incidences des décisions prises en termes de droits pour les usagers, les agents Enjeux patrimoniaux : L archivage électronique peut permettre de constituer des fonds d archives historiques plus exhaustifs et mieux structurés, Il peut permettre de constituer ces fonds «à la source» sans obliger les services producteurs à se séparer de leurs dossiers, Il peut également faciliter l accès aux archives papier (instruments de recherche). Enjeux associés à la gestion de la connaissance : Nécessité pour certains services d exploiter des documents anciens pour mener à bien Exemple : plans initiaux associés à la création d un bâtiment et nécessaire durant toute la durée de vie du bâtiment Enjeux réglementaires : Respect des obligations de conservation, code du patrimoine et instructions de la CNIL notamment, Enjeux logistiques et développement durable : Espaces de stockage, temps de traitement, utilisation du papier Enjeux informatiques : Coûts de stockage, maintenance d applications anciennes Manche Numérique GED et Archivage Electronique 3

4 Les concepts associés à l archivage électronique Qu est-ce que l archivage électronique? L archivage électronique est un ensemble d actions, d outils et de méthodes : Permettant de garantir la pérennité, l intégrité et la traçabilité sur le long terme des données et documents numériques Quels que soient le format et les conditions de production initiales de ces informations Et permettant aux différents publics concernés par ces archives d y accéder dans les meilleures conditions L archivage électronique est une des composantes des politiques d archivage des organisations Principaux pré-requis associés à la mise en place d un dispositif d archivage électronique : L archivage électronique doit permettre d exploiter les données archivées indépendamment des outils ayant conduit à leur production Les données doivent être conservées dans des formats pérennes et documentés Les données versées doivent être décrites afin de faciliter par la suite leur gestion et leur restitution métadonnées Manche Numérique GED et Archivage Electronique 4

5 Les concepts associés à l archivage électronique Principes fonctionnels d un système d archivage électronique : Dont GED Processus 1 : Versement d archives Processus 2 : Stockage / Conservation Processus 3 : consultation / restitution Manche Numérique GED et Archivage Electronique

6 Les concepts associés à l archivage électronique D autres concepts à distinguer de l archivage électronique La sauvegarde informatique conservation à court terme des données, dans leur format d origine visant à limiter les conséquences d un incident d exploitation pour les utilisateurs L historisation des donnéesou le déport de stockage simple «déplacement» de données anciennes vers une autre base de données ou entrepôt mais toujours dépendants du système ayant permis de les produire La gestion électronique de documents axé sur les besoins opérationnels des services en lien avec leurs processus de travail, sans nécessairement garantir l intégrité des données Les coffres forts électroniques outils axés sur la préservation de l intégrité (et la valeur probante) des documents, dans leur format d origine, mais n intégrant pas nécessairement les besoins liés à la gestion de documents à valeur patrimoniale. Un coffre-fort peut être un composant d une application métier. Le records management pratique associée à la gestion du cycle de vie des documents essentiels («records») dans une logique de traçabilité et de gestion des risques, quel que soit le support de l information Manche Numérique GED et Archivage Electronique 6

7 Les concepts associés à l archivage électronique En conclusion, les réflexions relatives à l archivage électronique doivent aboutir à un équilibre raisonnable et pertinent entre les enjeuxet les risques. Les démarches de mise en place de l archivage électronique sont en effet complexes et coûteuses et il convient de bien appréhender les besoins réels, et les risques associés à la couverture (ou non) de ces besoins, afin de déployer une solution permettant la meilleure adéquation: besoins / coûts (humains et financiers) Enjeux Risques Archivage électronique Manche Numérique GED et Archivage Electronique 7

8 Rappel des besoins exprimés par les collectivités Manche Numérique GED et Archivage Electronique 8

9 Archivage électronique : synthèse des besoins Groupe des grandes collectivités : - Pour de nombreuses collectivités, nécessité de retravailler les processus métiers en amont de l archivage : il y a une problématique métier avant une problématique technique ou d outil - De nombreux projets de dématérialisation, de GED, de parapheurs électroniques, de signature électronique devraient logiquement générer des besoins d archivage électronique - Des questions se posent, de différentes natures : - Comment accéder aisément aux données? - Comment garantir l intégrité et la valeur probante? - Comment organiser et mettre en place un versement fiable et automatisé de la GED vers le SAE? - Quels liens avec les archives papier? Le sujet de l archivage électronique n est à ce jour pas perçu comme une priorité actuelle, que sont en revanche : - une réflexion en interne sur les process et l organisation en amont de l archivage (physique et électronique) - des projets de dématérialisation et de GED, qui généreront à terme des besoins d archivage électronique => Nécessité de traiter les problématiques amont avant d ouvrir cette thématique Groupe des collectivités de taille moyenne : - L archivage électronique n est pas une ambition partagée à ce jour par les collectivités membres de ce groupe - La priorité concernant l archivage est la gestion correcte des archives papier, notamment dans les collectivités venant de (ou appelées à) fusionner. - Cependant, l émergence de projets de dématérialisation engendre des questionnements relatifs à l archivage électronique. Manche Numérique GED et Archivage Electronique 9

10 Archivage électronique : Besoins exprimés par le groupe des grandes collectivités Gestion Electronique de Documents Gestion et diffusion de documents de référence Travail collaboratif, stockage et partage de documents Circuits d élaboration et de validation de documents Traitement et gestion de pièces justificatives Gestion des demandes et dossiers individuels Archivage Electronique Cœur de cible des besoins Manche Numérique GED et Archivage Electronique 10

11 Archivage électronique : Besoins exprimés par le groupe des collectivités de taille moyenne Gestion Electronique de Documents Gestion et diffusion de documents de référence Travail collaboratif, stockage et partage de documents Circuits d élaboration et de validation de documents Traitement et gestion de pièces justificatives Gestion des demandes et dossiers individuels Archivage Electronique Cœur de cible des besoins Manche Numérique GED et Archivage Electronique 11

12 Offre de service Archivage Electronique Manche Numérique GED et Archivage Electronique 12

13 Offre de service : archivage électronique Le recueil des besoins sur l archivage électronique met en exergue une sensibilité encore faible de la part des collectivités rencontrées pour l archivage électronique - Aucune d entre elles n a engagé d actions en ce sens jusqu ici - La priorité est mise en sur la dématérialisation des processus - L archivage traditionnel (papier) n est pas toujours maîtrisé, faute notamment de ressources affectées à cette activité Pour autant, la prise en compte de l archivage électronique est un prérequis à la réussite des projets de dématérialisation, sans quoi les collectivités peuvent être amenés à rematérialiserleurs archives ou à prendre des risques vis-à-vis des enjeux juridiques, réglementaires et historiques de l archivage. Au regard de ces éléments, il convient d établir une stratégie capable de couvrir les besoins des collectivités à moyen terme et moyennant des ressources humaines et financières raisonnables. Par ailleurs, le Conseil Général et les Archives départementales mènent actuellement leur propre réflexion autour des besoins spécifiques à leurs activités (projets de dématérialisation du conseil général et gestion des archives définitives) intérêt éventuel d une mutualisation à la fois technique et organisationnelle avec le projet du Conseil Général Manche Numérique GED et Archivage Electronique 13

14 Offre de service : archivage électronique Prérequis aux scénarios envisageables pour mettre en œuvre une telle offre de services : - Couvrir à la fois la gestion des archives intermédiaires et celle des archives définitives - Les collectivités n ont pas les moyens de porter 2 dispositifs distincts associés à ces deux types d archives, y compris si l un d entre eux est porté par Manche Numérique - Le cas échéant en se focalisant sur les archives intermédiaires dans un premier temps - S inscrire dans le cadre réglementaire en matière de mutualisation et d externalisation sur cette thématique - Pas d externalisation possible des archives définitives. Par contre, les Archives départementales et la DUSI peuvent porter un dispositif d archivage définitif mutualisé avec les autres collectivités s il est internalisé - Pour les archives intermédiaires, nécessité d un agrément en cas de tiers-archivage ou si le dispositif est porté par une structure publique n ayant pas la compétence archives. Les Archives départementales et la DUSI peuvent par contre a priori s affranchir de cet agrément - Utiliser des infrastructures techniques mutualisées pour héberger la solution - Seules quelques collectivités disposent d infrastructures susceptibles d héberger un tel dispositif (PRA : plan de reprise d activité) - Prévoir l intégration native des flux dématérialisés déjà proposés dans l offre Manche Numérique(parapheur, TDT, marchés ) Manche Numérique GED et Archivage Electronique 14

15 Offre de service : archivage électronique Scénario A : Mise en œuvre d un SAE (archivage intermédiaire et définitif) hébergé par la DUSI et commun au Conseil Général (dont AD) et aux collectivités adhérentes à MN. => 1 seule solution hébergée sur l infrastructure DUSI Scénario B : Mise en œuvre d un SAE (archivage intermédiaire et définitif) hébergé par la DUSI dédié aux collectivités adhérentes à MN (hors CG). => 2 solutions distinctes hébergées sur l infrastructure DUSI Scénario C : Mise en œuvre d un SAE (archivage intermédiaire et définitif) dédié aux collectivités adhérentes à MN (hors CG) hébergé par un tiers-archiveur (pour l archivage intermédiaire) puis versant ensuite les données dans le SAE des archives départementales (pour les archives définitives) => 1 solution externalisée (relation avec le tiers-archiveurportée par MN) et 1 solution dédiée aux archives départementales pour les collectivités adhérentes, en dehors de l infrastructure DUSI. MN gérerait ainsi les relations avec le tiers-archiveur Manche Numérique GED et Archivage Electronique 15

16 Offre de service : archivage électronique Le scénario Asemble le plus pertinent : - Il offre une mutualisation maximale en intégrant les besoins plus importants du CG - Avec des similitudes dans le périmètre et les conditions de mise en œuvre des flux d archivage entre le CG et les autres collectivités (contrairement à la GED) - Permet de valoriser à la fois l infrastructure existante et les ressources humaines (notamment les compétences des Archives Départementales) - A condition néanmoins de faire évoluer le projet du CG et des AD en conséquence Manche Numérique GED et Archivage Electronique 16

17 Conclusion L ambition et la réussite du projet d offre de services GED et archivage électronique dépend de plusieurs facteurs : - De la réponse effective aux besoins des collectivités - Du niveau de mutualisation effectif en termes de moyens techniques mais aussi de ressources et de compétences - Du nombre de collectivités s engageant effectivement dans sa mise en œuvre puis son utilisation - Et par conséquence du coût induit par collectivité et du modèle économique sous-jacent Dans tous les cas, la prise en compte des besoins de GED semble plus critique à court et moyen terme que celle des besoins d archivage électronique De surcroit, la mise en œuvre de cette GED constitue un prérequis à la généralisation de l archivage électronique à d autres sources d information que celles associées aux grands projets de dématérialisation actuels (Marchés, actes, chaîne comptable) Manche Numérique GED et Archivage Electronique 17