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2 Internaliser ou externaliser la paie Quelles responsabilités pour l employeur? Universités d été des experts comptables 4 au 7 septembre

3 Internaliser ou externaliser la paie, quelles responsabilités pour l employeur? Notions clés La paie en interne La paie externalisée : 3 niveaux possibles De l importance d un contrat de services Responsabilités du prestataire en cas d externalisation Les bénéfices de l externalisation La sous-traitance 3

4 I - Quelques notions incontournables Obligation de moyen & de résultat Responsabilité civile Responsabilité pénale Clause limitative de responsabilité ou de non responsabilité Clauses pénales Sanctions encourues 4

5 LA PAIE EN INTERNE Identification, compétences, ressources, risques, obligations et responsabilités 5

6 II - La paie en interne, c est: Recueil des données Établissement des bulletins Réalisation des virements, des paiements États post-paie Gestion des absences (maladies, congés ) Gestion des entrées sorties Formalités d embauche Soldes de tout compte 6

7 II - La paie en interne, c est aussi : Des ressources mobilisées : > Du personnel > Un logiciel de paie à jour > Des ressources documentaires Des compétences pointues > Maîtrise technique : outil logiciel, informatique, paramétrage > Maîtrise des connaissances théoriques paie > Maîtrise de matières juridiques : droit social, sécurité sociale, mais également droit fiscal, droit des sociétés 7

8 II - La paie en interne, risques et obligations Obligations de l employeur > Paiement en temps > Exactitude des paies > Respect des échéances, confidentialité Risques et responsabilités de l employeur > Risque d erreur > Responsabilité civile et pénale Conséquences engagement responsabilité > Paiements par le prestataire de sommes versées à tort et non récupérables > Dommages et intérêts > Majorations de retard > Sanctions pénales et amendes 8

9 LA PAIE EXTERNALISÉE Présentation des différents degrés possibles, contrat de services, répartition des tâches, responsabilités, ce que l on peut attendre d un prestataire, assurances 9

10 III - La paie externalisée : l hébergement Mise à disposition du client un environnement technique, de la maintenance et des mises à jour. Toute prestation autre donne lieu à une facturation supplémentaire La responsabilité du prestataire est une obligation de résultats, mais relative au matériel mis à disposition qui doit être fonctionnel et à jour. 10

11 III - La paie externalisée partiellement Service initial : mise en œuvre de la solution paie, avec des variations selon les modules et fonctions choisies. Basique : mise à disposition et application des mises à jour légales Pour tous services complémentaires : élaborer une grille permettant d identifier les rôles client/ prestataire et surtout la responsabilité de l acte pour chacun des processus paie. Contrat de service : prévoit ces dispositions + liste des services, obligations et responsabilités respectives, coûts d hébergement, clauses de sortie (éventuellement pénalités financières) et clauses de réversibilité si elles sont compatibles avec la solution technique utilisée 11

12 III - La paie externalisée complètement Création du dossier > Analyse & paramétrage Gestion du dossier > Gestion du salarié de son entrée à sa sortie de la société: DPAE, suivi absences, congés, inscriptions auprès des organismes, départ, titres restaurants > Calcul de la paie: établissement des bulletins de salaire selon les éléments variables du client, prise en charge des virements de salaires. > Mandat le cas échéant (paiement directement auprès des organismes) > Etablissements des déclarations sociales > Mise à disposition des documents post-paie 12

13 IV De l importance du contrat de services Objet du contrat : externalisation de la paie Contenu détaillé de la prestation Exécution du contrat de services : délais, plannings Répartition des tâches, cf. slide ci-après Coût Obligations respectives Responsabilités Durée du contrat 13

14 14

15 V Responsabilité du prestataire vis-à-vis des tiers Vis-à-vis des organismes > Pas de responsabilité directe puisque l organisme n a pas connaissance de l existence du prestataire > Responsabilité indirecte possible en cas de redressement : majorations de retard / paiements trop élevés / paiements insuffisants > Cas du mandat Vis-à-vis des salariés > Encore une fois pas de responsabilité directe > Responsabilité indirecte possible en cas de contentieux prud'homal avec des condamnation en lien avec la paie 15

16 V Responsabilités du prestataire vis-à-vis de son client Hypothèses > Erreurs de saisie, de calcul > Erreurs dans les bases de cotisations sociales > Retards de transmission > Oublis de déclarations aux organismes sociaux > Non respect des dispositions légales, réglementaires, conventionnelles Conséquences engagement responsabilité du prestataire > Paiements par le prestataire de sommes versées à tort et non récupérables > Dommages et intérêts > Majorations de retard > Sanctions pénales et amendes Réserve : transmission par le client de toute information nécessaire à un établissement correct des paies 16

17 VI Les bénéfices de l externalisation Recentrer la stratégie ressources humaines Se recentrer sur son cœur de métier Minimiser les risques, > Respect des obligations légales et conventionnelles, à jour > Conformité des bulletins > Traitement sécurisé par des experts de la gestion sociale > Rôle de conseil > Réduire les couts liés aux erreurs Reporter les responsabilités 17

18 VII La sous-traitance auprès de l expertcomptable Le client a déjà externalisé Complémentarité métier Importance d un contrat de sous-traitance, et de la répartition des tâches Responsabilité du prestataire paie 18

19 Merci pour votre attention & N hésitez pas à poser vos questions Marion JULLIEN Nathalie NAGEL

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