Transformation de l administration de la paye et des pensions du gouvernement au Canada

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1 Transformation de l administration de la paye et des pensions du gouvernement au Canada L Institut de la gestion financière Semaine de perfectionnement professionnel Par : Brigitte Fortin, sous-ministre adjointe déléguée Direction générale de la comptabilité, gestion bancaire et de la rémunération le 24 novembre 2011

2 Transformation de la paye Pourquoi moderniser? Enjeux : Technologie désuette ; Difficultés croissantes de rencontrer les exigences des politiques et des lois; Manque d intégration avec les systèmes des ressources humaines; Demande importante quant aux options de libre service; Taux de roulement élévé de l expertise dans le secteur de la rémunération. 2

3 Initiative de transformation de l'administration de la paye Projet de modernisation des services et des systèmes de paye Remplacement du système de paye en place depuis 40 ans par une solution commerciale, et adoption de processus opérationnels inspirés des pratiques courantes de l'industrie - Approbation préliminaire de projet (APP) : d'octobre 2009 à juin 2012 (36,6 M$) - Planification pour l'approbation de projet et le pouvoir de dépenser : de juillet 2012 à juillet 2015 (155,5 M$) Projet de regroupement des services de paye Regroupement progressif des services de paye assurés par les ministères et les organismes vers le Centre d'expertise, ce qui entraînera la création de 550 postes de fonctionnaires à Miramichi, au NouveauBrunswick - APP : d'octobre 2009 à décembre 2011 (4,1 M$) - Approbation de projet et pouvoir de dépenser : de décembre 2011 à décembre 2015 (118,8 M$) Résultat stratégique général Viabilité à long terme des services et des systèmes d'administration de la paye du gouvernement du Canada. Une fois que l'initiative de transformation de l'administration de la paye sera entièrement mise en œuvre, l Initiative réalisera des économies pouvant atteindre 78,1 M$ par an à l échelle du gouvernement. 3

4 Projet de modernisation de la paye Solution proposée Mise en œuvre d une solution de paye fondée sur un logiciel commercial dans tous les ministères Technologie moderne couramment utilisée, offrant notamment des fonctions étendues sur le Web Intégration de la nouvelle solution de paye avec le système de gestion des ressources humaines (RH) du gouvernement du Canada (PeopleSoft) Ensemble complet de fonctions libre-service offert aux ministères (employés et gestionnaires) utilisant le système de gestion des RH Système plus intuitif comportant des processus opérationnels intégrés dans des circuits de travail automatisés Nouveau modèle opérationnel Mise à profit des pratiques courantes éprouvées de l industrie et d autres administrations publiques Mise à profit des processus opérationnels du logiciel commercial 4

5 Projet de la modernisation de la paye mise à jour Approvisionnement: Contrat octroyé le 29 juin 2011 à IBM, dirigé par une équipe composée de IBM Canada Ltd., Deloitte Inc. et Oracle Canada ULC. Activités quant à l Approbation préliminaire du projet : Design de la solution; Plan de mise en oeuvre détaillé ; Coût; Consultation et engagement des ministères. Présentation au Conseil du Trésor: Approbation de la mise en oeuvre du projet et approbation des dépenses: juin

6 Projet de regroupement des services de paye Centre d expertise Mettre sur pied un centre d'expertise des services de paye à Miramichi, au Nouveau-Brunswick, où seront regroupés les services d'administration de la paye actuellement assurés par les ministères Viser d abord les ministères utilisant le système de gestion des RH de PeopleSoft (Phase I) Établir des partenariats avec les collèges communautaires en vue de la formation Effectuer une étude de faisabilité portant sur le regroupement des services assurés par les ministères n utilisant pas le système de gestion des RH de PeopleSoft (Phase II) Adopter une approche graduelle, prudente et réfléchie en vue de transférer la charge de travail des ministères vers le centre d'expertise De mars 2012 jusqu à la période suivant la mise en place du nouveau système de paye, en

7 Déploiement de l Initiative de transformation de l administration de la paye Étapes du Projet de modernisation des services et des systèmes de paye Analyse concordanceécart Conception Développement Formation et déploiement Transformation des affaires Vagues du Projet de regroupement des services de paye Vague employés comptes Vague employés comptes Vague employés comptes Transfert de comptes pour un total de comptes avril 2015 A-M- J J-A-S O-N- D J-F- M A-M- J J-A-S O-N- D J-F- M A-M- J J-A-S O-N- D J-F- M A-M- J J-A-S O-N- D J-F- M A-M- J J-A-S O-N- D J-F- M A-M- J J-A-S

8 Recrutement dans le cadre du Projet de regroupement des services de paye Gestion de la transition un plan d entreprise pour assurer la continuité des services et de l emploi Une stratégie a été développé on collaboration avec des représentants du Secrétariat du Conseil du Trésor, l Association des gestionnaires en rémunération, la Commission de la fonction publique et les chefs des RH: Plan de transition pour chaque employé ; Approche pangouvernementale à la planification des RH et à la dotation ; Occasions d emplois dans les équipes de projets liés à la paye ; Offres d emploi futures ; Formation d une petite équipe d intervention spéciale de TPSGC pour aider les intervenants dans le cadre de la prestation de services ; Surveillance et contrôle pangouvernementaux clés. La réussite de l Initiative de transformation de l administration de la paye dépend grandement de la détermination et de la collaboration de l ensemble du gouvernement. 8

9 Projet de la consolidation des services de la paye Mise à jour Mars 2012: Ouverture du Centre d expertise dans l édifice pour la première vague; Recrutement et déploiement terminés; Définition des processus détaillés complétée; Collaboration étroite avec les divers ministères concernés pour la première vague. 9

10 Structure de gouvernance Initiative de transformation de l administration de la paye Commanditaire du Projet SMA, DGCGBR* Sous-ministre TPSGC Chef de projet SMA délégué, DGCGBR Fonction de surveillance de TPSGC Comités de gouvernance Regroupement Comité directeur du Projet de regroupement des services de paye Comités de gouvernance Modernisation Comité consultatif externe Comité consultatif supérieur de projet Chef de projet adjoint DG, Modernisation et Regroupement de la paye Comité directeur des ressources humaines Comité d encadrement de la gestion des risques Comité directeur des intervenants Directeur principal, PMSSP Directeur TI et mise en œuvre des services de paye Directeur Négociation, transition et ressourcement ITAP CCPS (Regroupement / Modernisation) ITAP* : INITIATIVE DE TRANSFORMATION DE L ADMINISTRATION DE LA PAYE DGCGBR* : DIRECTION GÉNÉRALE DE LA COMPTABILITÉ, DE LA GESTION BANCAIRE ET DE LA RÉMUNÉRATION PRSP* : PROJET DE REGROUPEMENT DES SERVICES DE PAYE DIRIGEANTS DE TPSGC REGROUPEMENT / MODERNISATION DE LA PAYE PROJET DE REGROUPEMENT DES SERVICES DE PAYE PROJET DE MODERNISATION DE LA PAYE 10

11 Initiative de transformation de l administration des pensions Contexte 1. Contexte Les initiatives de transformation de l administration des pensions ont été lancées pour : remplacer l infrastructure d administration des pensions, qui n est plus viable et a plus de 40 ans, par des systèmes, des processus opérationnels et des modes de prestation de services modernes et conformes aux normes de l industrie afin d assurer l administration des pensions pour environ pensionnés et employés; centraliser la prestation des services assurés par les conseillers en rémunération au Centre des pensions de la fonction publique, situé à Shediac, au Nouveau-Brunswick. 2. Échéancier actuel Mise en œuvre par étapes de la nouvelle TI et des nouveaux processus opérationnels de juillet 2007 à décembre Centralisation par étapes des services de juillet 2007 à novembre Budget Budget total de 231,4 M$ l initiative sera réalisée selon le budget. 4. Économies du gouvernement du Canada 31.5 M$ par année 11

12 Initiative de transformation des pensions État d avancement Fin de la centralisation de tous les services au Centre des pensions de la fonction publique (la centralisation du dernier service, Congé non payé, a lieu le 28 novembre 2011) Système de pensions de base (fonctions pour les employés) mis en œuvre; il remplace le système vieux de 40 ans et plus de 30 applications Adoption de l environnement sans papier et mise en œuvre d un système de gestion des cas entièrement intégré comportant un système d imagerie et de téléphonie Solution permettant la gestion de multiples régimes À réaliser Mise en œuvre de fonctions supplémentaires pour les pensionnés et de fonctions libre-service Conformité à la portée et au budget à terminer en 2012 Prochaines étapes Migration de l administration du régime de pensions de la Gendarmerie royale du Canada vers TPSGC, à l aide de la solution utilisée pour le régime de pensions de retraite de la fonction publique, prévue pour décembre

13 Questions et discussion 13