RÈGLES DE RÉGIE INTERNE

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1 RÈGLES DE RÉGIE INTERNE Introduction Il est important, pour tout comité, de déterminer des règles de fonctionnement d une part, assez strictes pour économiser du temps ou éviter des conflits; d autre part, assez souples pour jouir d une marge de manœuvre convenable. Définition La régie interne, c est l ensemble des règles de fonctionnement que se donne tout comité pour faciliter la conduite de ses réunions tout au cours de l année. Il convient de réunir ses règles dans un texte écrit. À chaque début d année, les membres du comité EHDAA reçoivent copie de ce texte, discutent des corrections à apporter et l adoptent dans sa forme finale qui sera en application durant toute l année. C est le président qui doit veiller à l application des règles de régie interne, mais chaque membre doit être vigilant afin que soit respecté ce qui a été écrit. L élaboration Les règles de régie interne assurent au comité EHDAA une plus grande efficacité. Ainsi, on ne remet pas constamment en question les manières de procéder. On pourra mieux s acquitter du travail pour lequel on a été mandaté. Les articles de loi qui instituent un comité ont toujours préséance sur la régie interne. En aucun cas, on ne peut aller à l encontre de la loi. De plus, la régie interne permet de combler ce qui n apparaît pas à la loi.

2 DÉSIGNATIONS ET FONCTIONS 1.1 Les membres parents Le comité de parents désigne les représentants des parents au comité EHDAA lors de son assemblée générale. 1.2 Les élections Il s agit de savoir comment procéder pour le choix et la nomination des officiers (président, vice-président, secrétaire). Le représentant de la direction générale agit à titre de président et secrétaire d élection lors de la première séance. Si le nombre de candidats excède ce qui est prévu dans la loi, il faut procéder au vote. Chaque membre peut proposer sa propre candidature ou être mis en nomination par une tierce personne. Vote à main levée L élection se fait à main levée, à la majorité des voix. Vote secret Vote par écrit qui permet la confidentialité du vote. On peut choisir le vote secret pour éliminer les tensions potentielles. Celui qui a accumulé le plus grand nombre de votes est déclaré élu. En cas d égalité des voix, on peut procéder par tirage au sort. 1.3 Mandat Chaque poste d officier doit être en réélection chaque année, même si la personne est intéressée à continuer d exercer les mêmes fonctions. Règles de régie interne Révision le 9 octobre 2013 Page 2

3 1.4 Les fonctions Le président Comme le président est appelé à diriger les réunions en conformité avec les présentes règles de régie interne - exercer, entre autres, les fonctions dévolues par la loi - faire respecter l application des règles de régie interne - présider les réunions - diriger les délibérations des réunions et maintenir l ordre - donner le droit de parole - faire un bilan de l année - préparer l ordre du jour avec le représentant de la direction générale Le vice-président En cas d empêchement du président, il exerce les fonctions et pouvoirs du président - indiquer à la présidence l ordre du droit de parole - aider à formuler des résolutions - seconder le président dans toutes ses fonctions Le secrétaire Le secrétaire exerce les fonctions que lui confie le comité en collaboration avec la présidence - rédiger le procès-verbal - vérifier le quorum Le membre Le rôle du membre est - assister aux réunions - exercer son droit de parole et son droit de vote - obtenir l autorisation du président pour s exprimer - signifier son absence à une réunion - respecter les règles établies - prévenir d un sujet à discuter à l ordre du jour - apporter son aide selon ses capacités et son intérêt Règles de régie interne Révision le 9 octobre 2013 Page 3

4 1.4.5 Le trésorier Le comité EHDAA ne souhaite pas mettre en place de poste de trésorier et profitera du budget des SEPEC pour assurer son fonctionnement. 1.5 Les démissions, destitution et vacance Un membre qui démissionne du comité le fait habituellement par écrit. Un membre peut être démis de ses fonctions après trois absences, pour le bon fonctionnement du comité. La vacance à un poste d office doit être comblée à la séance régulière qui suit parmi les membres du comité (présidence, vice-présidence, secrétariat et délégation au comité de parents). 2.0 Calendrier des réunions Le calendrier des réunions qui prévoit la date, l heure et l endroit devra être établi à la rencontre d avril pour l année suivante. 3.0 Convocation Au plus tard le vendredi précédant les rencontres, la convocation et les documents pertinents sont acheminés aux membres sous pli confidentiel. 4.0 Réunions spéciales ou d urgence Pour les réunions spéciales, le comité EHDAA est convoqué par téléphone. 5.0 Le quorum Le quorum aux séances du comité consultatif EHDAA est de la majorité des membres en poste, dont la moitié des représentants des parents. Afin de pouvoir obtenir le quorum, un membre qui prévoit être absent peut se faire remplacer par l une des personnes inscrites sur la liste des substituts et doit en aviser la secrétaire du comité. À défaut de quorum, après 15 minutes de l heure prévue à la convocation, les membres présents ont inscrit leur présence et lèvent l assemblée. Règles de régie interne Révision le 9 octobre 2013 Page 4

5 6.0 Réunions 6.1 Caractère public des réunions Les personnes désireuses de prendre la parole doivent en aviser la présidence avant la réunion et annoncer le sujet à présenter. Afin de rendre leur présentation plus efficace et plus complète, ces personnes sont priées de consulter la fiche offerte en annexe. Les réunions du comité EHDAA sont ouvertes au public. Cependant, il est interdit de filmer, photographier ou enregistrer les personnes présentes. 6.2 Huis clos Le huis clos peut être décrété par résolution adoptée à la majorité. Dans ce cas, les points traités en huis clos seront reportés à la fin de l ordre du jour. Tous les huis clos seront décrétés avec mentions de confidentialité et hors présence du public. Dans le cadre de l application de l article 187 de la LIP, le comité siège à huis clos pour donner son avis à la commission scolaire sur l application du plan d intervention d un EHDAA. 6.3 Assiduité aux réunions Un membre prévoyant être absent doit en aviser le président ou la secrétaire des services éducatifs particuliers et complémentaires de la Commission scolaire des Affluents ( , poste 4451). Un substitut, désigné par le comité de parents, peut prendre la place d un membre absent. Après trois absences successives la présidence contactera le membre concerné pour analyser la situation. 6.4 Conduite des réunions - le membre doit demander son droit de parole en levant la main - le président accorde le droit de parole - le président peut appeler à l ordre tout manquement aux règles - tout membre peut demander la révision d une décision prise par le président, cette proposition doit être appuyée par au moins deux tiers des membres 6.5 Les propositions et les décisions La présidence détermine si une proposition doit être appuyée pour être valide - un membre peut proposer d ajouter des amendements à une proposition Règles de régie interne Révision le 9 octobre 2013 Page 5

6 - en réponse à une consultation, les propositions doivent être dûment proposées et appuyées - les décisions sont prises à majorité des voix - le président peut voter en même temps que les autres membres; en cas de partage le président a voix de prépondérance 6.6 Le compte rendu Tant que le compte rendu n est pas dûment adopté en réunion, il demeure un projet. Le ou la secrétaire du comité doit faire parvenir son projet de compte rendu à la secrétaire des services éducatifs particuliers et complémentaires au plus tard une semaine après la tenue de la rencontre. 6.7 L adoption et la modification des règles de régie interne Il faut bien mentionner que l on peut modifier, en cours d année, les règles de régie interne sur proposition dûment adoptée. Les règles de régie interne ne peuvent être modifiées que si le comité a été dûment convoqué à ce sujet. La proposition doit être approuvée par les deux tiers des membres. Il faut aussi préciser à quel moment ces règles seront en vigueur. Une proposition visant à abroger, modifier ou adopter des règles de régie interne ne peut être adoptée à moins d avoir été annoncée par un avis de motion lors de la réunion régulière précédente. 6.8 L entrée en vigueur des règles de régie interne Les présentes règles ainsi que toute modification subséquente prennent effet dès leur adoption. 6.9 Durée des rencontres Les rencontres ont une durée maximale de trois heures. Si une rencontre devait se prolonger, les deux tiers des membres devront être en accord pour poursuivre la rencontre. Règles de régie interne Révision le 9 octobre 2013 Page 6

7 (Lettre qui accompagnerait la fiche) Terrebonne, le [date] Chers parents, Le comité consultatif des services EHDAA accueille durant sa période de «Parole au public» les personnes qui souhaitent partager leur vécu scolaire. L intention du Comité est d être à l écoute des partenaires de l école pour le bien des élèves handicapés ou en difficulté. Le Comité encourage donc la communication et les échanges. Il est aussi primordial que toutes les interventions soient faites dans le respect des individus; élèves, parents et intervenants. Nous comptons sur la compréhension et la collaboration de tous. Vous trouverez en annexe, une fiche de présentation pour vous aider à décrire votre vécu et à le partager avec les membres du Comité. Il est important de communiquer avec la secrétaire du service au , poste 4451, pour annoncer votre présence. Cinq minutes vous seront allouées pour présenter votre sujet, les membres du Comité vous écouteront sans poser de questions et, en suivi, une réponse vous parviendra dans les meilleurs délais. Nous espérons pouvoir vous être utile. Le Comité EHDAA

8 F I C H E D E P R É S E N T A T I O N DESCRIPTION DE LA SITUATION ET DU CONTEXTE : RESUME DES DEMARCHES EFFECTUEES (QUI, QUOI, QUAND, RESULTATS, ETC.) : ATTENTES VIS-A-VIS DU COMITE EHDAA : COMMENTAIRES :

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