GUIDE UTILISATEUR ESPACE CLIENT

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1 GUIDE UTILISATEUR ESPACE CLIENT Un espace collaboratif 24h/24 7J/7 accessible partout. Des fonctions avec droits d accès administrables pour vos collaborateurs : Coffre fort électronique Vos factures en ligne Saisies de vos données RH en ligne Saisies de vos données comptables en ligne Un accès rapide à tous vos outils de gestion en ligne.

2 Sommaire Espace de connexion P3 Avantages solutions Activation du compte Connexion sécurisée Présentation P4 P5 P6 P8 Accueil P9 Votre organisation P11 1. Coordonnées P12 2. Facturation P13 3. Gestion des accès P16 4. Gestion accès solutions P17 5. Gestion accès utilisateurs P21 Vos solutions P 28 Actualité P43 Service client P44 2

3 Espace de connexion Bienvenue dans votre espace client AlterEthic! 1) Après confirmation de votre adresse confidentielle de connexion à votre espace client, vous pourrez paramétrer l ensemble de vos solutions et utilisateurs. 2) Par défaut nous vous proposons d utiliser l adresse de votre compte de facturation. Si cette adresse n est pas strictement personnelle et confidentielle, merci de contacter notre service client 3

4 Espace de connexion > Avantages solutions Accédez à l ensemble de vos outils en un seul clic! Impots.gouv (NOUVEAU) Net-entreprises (NOUVEAU) Paie en ligne Compta en ligne Gestion de Documents en ligne Facturation en ligne (NOUVEAU) Module caisse (NOUVEAU) Gérez les accès à chacune des solutions pour vos collaborateurs. Optimisez votre organisation par un accès unique aux diverses solutions utiles dans votre organisation quotidienne. 4

5 Espace de connexion > Activation du compte Activation de votre espace client : Votre code client Alterethic Pour activer votre espace client, un mail automatique vous sera envoyé afin d activer votre compte. Si vous ne l avez pas reçu, vérifiez que l'adresse communiquée pour votre facturation est correcte et/ou demandez un nouvel envoi. Contactez notre service client : ou par mail via notre rubrique contact. 5

6 Espace de connexion > Connexion sécurisée (1/2) 1/ Votre Code Client AlterEthic 2/ Votre adresse 3/ Créez votre mot de passe personnalisé 4/ Activez votre compte en cliquant sur : «Déverrouiller mon compte» 6

7 Espace I. Espace de connexion de connexion > Connexion > connexion sécurisée (2/2) Dès l activation de votre compte, vous recevrez un mail de confirmation d accès dans votre messagerie : Conservez le précieusement. Lors de vos prochaines connexions, saisissez vos identifiants indiqués dans l d activation de votre compte : - Code société : code client AlterEthic - Identifiant : adresse - Mot de passe personnalisé* * En cas d oubli du mot de passe, cliquez sur «mot de passe oublié» afin de le réinitialiser. Cliquez sur : «Se connecter» pour accéder à vos solutions 7

8 Présentation Menu de navigation : Votre Organisation / Vos solutions / Actualité Coordonnées de vos interlocuteurs AlterEthic Cliquez sur l adresse pour envoyer un e- mail. 8

9 Présentation > Accueil (1/2) Accédez à vos solutions en ligne en 1 clic Accédez à tout moment au guide utilisateur depuis la rubrique aide de votre espace client. 9

10 Présentation > Accueil (2/2) Accédez à vos solutions en ligne en 1 clic Actualité comptable, fiscale, sociale juridique 10

11 Présentation > Votre organisation Les informations & Coordonnées de votre structure. Ici : Votre code client AlterEthic Envoyer un Cliquez ici pour contacter votre chargé(e) de dossier 11

12 Présentation > Votre organisation > Coordonnées Modification: Cliquez sur la zone en pointillé pour nous communiquer une éventuelle modification. La mise à jour sera effective après vérification interne. 12

13 Présentation > Votre organisation > Facturation (1/3) Consultez ici le suivi de votre facturation en cours et son historique : Les factures en attente de règlement L historique de vos factures et de vos règlements enregistrés * * L onglet «Facture en attente de règlement» vous permet de télécharger votre facture en cours 13

14 Présentation > Votre organisation > Facturation (2/3) Consultez ici l historique de vos factures et de vos règlements enregistrés * Depuis l onglet «* Historique de vos Factures et règlements» visualisez toutes vos factures enregistrées. 14

15 Présentation > Votre organisation > Facturation (3/3) Consultez ici l historique de vos factures et de vos règlements enregistrés * Depuis l onglet «* Historique de vos Factures et règlements» sélectionnez puis téléchargez vos factures enregistrées. 15

16 Présentation > Votre organisation > Gestion des accès Vous disposez de plusieurs sociétés gérées par notre cabinet? Visualisez toutes vos sociétés au sein du même compte, en utilisant la même adresse pour vos accès. Société 1 Société 2 Contactez notre service client si les adresses enregistrées dans notre base client sont différentes. 16

17 Présentation > Votre organisation > Gestion accès solutions (1/4) Ajouter ici vos accès : Ici, les solutions auxquelles vous avez souscrit auprès de notre cabinet dans le cadre de nos missions. - Impots.gouv - Net-entreprise - Gestion commerciale en ligne Besoin d assistance? Pour obtenir de l aide afin d effectuer le paramétrage de votre compte, cliquez sur le bouton assistance situé en bas de page de notre site Alterethic.com pour télécharger l application de contrôle à distance «TeamViewer». Puis contactez notre service client au :

18 Présentation > Votre organisation > Gestion accès solutions (2/4) Paramétrez ici votre compte Impots.gouv, Net-entreprises ainsi que chaque nouvelle solution de gestion souscrite auprès de notre cabinet 2/ précisez / nommez l accès solution (ex: gestion commerciale société X) 1/ Cliquez ici pour ajouter une solution 3/ saisissez vos identifiants de connexion pour chaque solution. 4/ enregistrez 18

19 Présentation > Votre organisation > Gestion accès solutions (3/4) Test d affichage de la connexion : Testez la solution Testez la connexion de chaque solution ajoutée: Cliquez sur l icone «Testez la solution» Vous visualisez ainsi en 1 clic la bonne connexion à la solution paramétrée dans votre espace client Exemple ici : La paie en ligne. 19

20 Présentation > Votre organisation > Gestion accès solutions (4/4) Détails autres icones : Supprimer «Supprimer» pour retirer un accès solution à un utilisateur «Editer» pour réinitialiser l accès d une solution Editer 20

21 Présentation > Votre organisation > Gestion accès utilisateurs (1/6) Ici vos accès : - Impots.gouv - Net-entreprise - Gestion commerciale en ligne Une fois les paramètres enregistrés: 1 / après avoir testé la connexion 2/ Attribuez les utilisateurs de votre structures ayant droits pour chacune des solutions Liste des adresses contact utilisateurs Testez la connexion Besoin d assistance? Pour obtenir de l aide afin d effectuer le paramétrage de votre compte, cliquez sur le bouton assistance situé en bas de page de notre site Alterethic.com pour télécharger l application de contrôle à distance «TeamViewer». Puis contactez notre service client au :

22 Présentation > Votre organisation > Gestion accès utilisateurs (2/6) Créez vos utilisateurs : Ajouter la liste des utilisateurs au sein de votre structure : Votre responsable paie/rh Votre comptable Votre secrétaire, direction administrative et financière Adresse Adresse Nom collaborateur Utilisateur 22

23 Présentation > Votre organisation > Gestion accès utilisateurs (3/6) Gestion des utilisateurs : Affectez à chaque solution un ou plusieurs utilisateurs : partagez la gestion de la «Paie enligne» entre plusieurs intervenants : secrétaire, dirigeant, responsable RH Votre gestion comptable accessible aux dirigeants et à votre comptable Un accès à vos aux «Documents en ligne» pour la direction administrative et financière. Utilisez le «glisser/déposer» pour chaque utilisateur sélectionné vers le champs «utilisateurs» de la solution concernée. 23

24 Présentation > Votre organisation > Gestion accès utilisateurs (4/6) Votre code client Activation du compte utilisateur : Chaque utilisateur créé recevra un mail automatique d activation de compte. Il pourra activer son compte et choisir un mot de passe personnalisé. 24

25 Présentation > Votre organisation > Gestion accès utilisateurs (5/6) Gérez vos utilisateurs : La gestion des droits d accès est administrable pour chaque solution. Ainsi plusieurs utilisateurs au sein de votre structure peuvent avoir accès à la même solution. Ex : la gestion de la paie peut être accessible à votre responsable paie et aux dirigeants. Adresse Adresse Adresse Adresse Adresse 25

26 Présentation > Votre organisation > Gestion accès utilisateurs (6/6) Accédez à vos solutions : Une fois vos accès paramétrés, vous accédez directement à vos outils, selon les droits utilisateurs. Cliquez sur l icone solution depuis l accueil de votre espace client. 26

27 Vos solutions Accédez en 1 Clic à tous vos outils personnels sans aucun mot de passe : Impots.gouv Net-entreprises Paie en ligne Comptabilité en ligne Documents en ligne Facturation rapide - 27

28 Vos Solutions > Impots.gouv Paramétrez votre espace Impots.gouv Enregistrez vos identifiants de connexion 1/ Renseignez ici les identifiants de connexion pour votre accès habituel au site Impôts.gouv 2/ Affectez les utilisateurs pour chacun des sites /outils et selon leurs droits d accès. 28

29 Vos Solutions > Impots.gouv Accédez en 1 Clic à votre espace Impots.gouv 29

30 Vos Solutions > Net-entreprises Paramétrez votre espace Net-entreprises Renseignez ici les identifiants de connexion habituels pour votre accès au site Net-entreprises.fr Enregistrez vos identifiants de connexion Déterminez ensuite les utilisateurs de votre structure ayant accès à ces données. 30

31 Vos Solutions > Net-entreprises Accédez en 1 Clic à votre espace Net-entreprises 31

32 Vos Solutions > Paie en ligne Accédez à la gestion de la paie Accéder rapidement par le menu «vos solutions», à la gestion de la paie ainsi qu à tous vos documents relatifs à la gestion sociale de vos salariés. 32

33 Vos Solutions > Comptabilité en ligne Accédez à votre comptabilité en ligne Pour nos clients TPE/PME ayant souscrit à la solution IsaNET, accédez selon les options choisies à votre comptabilité en ligne ( consultation / saisie ). 33

34 Vos Solutions > Comptabilité en ligne Visualisez votre comptabilité en ligne Gérez la comptabilité de votre structure grâce à une simple connexion Internet : La consultation des comptes, du grand livre, la balance La saisie de votre comptabilité en ligne Effectuer vos opérations simples de comptabilité via une simple connexion Internet. 34

35 Vos Solutions > Comptabilité en ligne Saisissez votre comptabilité en ligne Gérez la comptabilité de votre structure grâce à une simple connexion Internet : - La consultation des comptes, du grand livre, la balance - La saisie de votre comptabilité en ligne - Effectuer vos opérations simples de comptabilité via une simple connexion Internet. 35

36 Vos Solutions > Votre Outil de partage de fichiers et de GED collaborative Déposez / Téléchargez vos documents en ligne Echangez facilement avec vos interlocuteurs, Accédant 24H/24 à vos documents mis à votre disposition dans votre espace client. envoie et partage de fichiers multiples téléchargement de fichiers y compris les fichiers zip évolutions des fonctionnalités 36

37 Vos Solutions > Votre Outil de partage de fichiers et de GED collaborative Déposez / Téléchargez vos documents en ligne Créez vos propres répertoires Echangez vos fichiers avec vos différents interlocuteurs sans vous soucier du poids & stockage Attention : Lors de vos dépôts de documents, n oubliez pas d informer votre chargé de dossier par simple mail. 37

38 Vos Solutions > Facturation en ligne Paramétrez votre accès Facturation rapide Pour votre gestion commerciale et dans le cadre d une mission de conseil, vous avez souscrit à notre solution de Facturation rapide? Activez votre compte «Facturation Rapide», personnalisez votre mot de passe via le mail d activation du compte. Ajouter votre solution au sein de votre espace client en paramétrant vos identifiants de connexion Attribuez le/les utilisateur au sein de votre structure ayant accès à la solution. 38

39 Vos Solutions > Facturation en ligne «Facturation Rapide», notre outil de gestion commerciale en ligne permet d uniformiser et de fiabiliser la facturation de l entreprise. Accédez à Facturation rapide en ligne 39

40 Vos Solutions > Facturation en ligne Accédez à Facturation rapide en ligne Outil simple et performant, il vous permet de : Réaliser simplement vos devis, factures, et de suivre vos règlements. Alimenter vos bases clients et articles. Personnaliser vos documents de facturation et consulter le tableau de bord qui récapitule votre activité. Exporter les écritures comptables liées à votre facturation, vers le logiciel de comptabilité. 40

41 Vos Solutions > Module caisse Accédez à votre Module Caisse en ligne Le Module Caisse 100% web permet de répondre aux obligations légales en terme de : Sécurisation du cadrage de caisse Tracer les dépenses et dépôts bancaires Suivre les chiffres clés d'activité 41

42 Vos Solutions > Module caisse Accédez à votre Module Caisse en ligne Plusieurs paramètres vous permettent d adapter le module Caisse à vos besoins (composantes du ticket Z, jours de fermeture, suivi des crédits clients ) 42

43 Actualité Rubrique Actualité : l actualité de notre cabinet les évènements de nos clients des articles d actualité comptable, fiscale, sociale et juridique des fiches et infos pratiques 43

44 Contacter notre service client Pour être accompagné dans la mise en place de votre espace client AlterEthic, contactez notre service client : au numéro suivant : par la rubrique Contact relation client de notre site, A bientôt! L Equipe AlterEthic 44

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