Lynn Carpentier Joanisse (par intérim) Conseillère en gestion des ressources humaines Service des ressources humaines

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1 Mai 2014

2 Lynn Carpentier Joanisse (par intérim) Conseillère en gestion des ressources humaines Service des ressources humaines Line Lespérance Technicienne responsable de la paie et avantages sociaux Service des finances

3 Conseillère en gestion des ressources humaines Dotation du personnel (recrutement, sélection, engagement, changement d affectation); Accueil et intégration des nouveaux employés; Volet rémunération (classification des emplois (fonctions, corps d emploi), classement des employés, avancement d échelon, transmission de données à la paie et développement du logiciel SAFIRH); Évaluation de rendement.

4 Technicienne responsable de la paie et avantages sociaux Assurer l émission de la paie pour chaque employé dans les délais raisonnables, en respect des termes de leur contrat; Fournir au besoin certaines estimations de coût des salaires touchant les projets de recherche; Effectuer les transferts de salaire et éliminer les engagements qui ne sont plus valides; Fournir un soutien dans SAFIRH aux chercheurs concernant des questionnements sur les transactions de paie dans leur unité budgétaire.

5 Selon le type d employés souhaités, il existe deux (2) façons de présenter une demande de personnel. Demande de personnel (format papier 8 ½ X 14) Syndiqué excluant tous les étudiants: Personnel de soutien (bureau, technique) et professionnel Demande de personnel informatisée via SAFIRH Étudiants syndiqués (non lié à son programme d études) Étudiants non syndiqués: (lié à son programme d études )

6 Selon les besoins souhaités, il faut acheminer la demande de personnel complétée au Service des ressources humaines. Aucune promesse et aucun choix final «de la candidate ou du candidat suggéré» ne doit être fait avant une confirmation du Service des ressources humaines. Dans le doute, il est préférable de toujours communiquer avec la conseillère en gestion des ressources humaines ou avec le technicien en ressources humaines responsable de la dotation avant de compléter la demande de personnel. Pourquoi? Respect des conventions collectives (pour les groupes d employés syndiqués); Respect des listes de rappel et de disponibilité; Détermination du traitement (augmentation salariale jours travaillés, PSG, scolarité additionnelle, expérience reconnue. Il pourrait y avoir un impact majeur sur vos budgets.

7 Éléments importants à compléter Section du haut (Besoin) Compléter tous les champs liés à la demande (référence budgétaire, responsable de l unité budgétaire, nom de l organisme subventionnaire, thématique du projet, tâches à accomplir, exigences particulières); Degré d autonomie exigé: Il est très important de distinguer si c est un étudiant syndiqué ou un professionnel. De plus, pour les auxiliaires de recherche, il est important de distinguer si l employé est étudiant ou professionnel pour des considérations administratives. Section «Titre de la fonction» Doit être en lien avec les tâches à accomplir.

8 Section - Informations requises pour l engagement du personnel de soutien à la recherche Inscrire les coordonnées de la personne souhaitée: Nom, prénom, NAS, adresse, date de naissance, permis de séjour s il y a lieu ; Pour tout nouvel employé, annexer le CV, un document légal avec photo (permis de conduire ou carte d assurance-maladie), un spécimen de chèque et la copie des diplômes et des attestations d expérience afin de statuer sur le classement salarial; S il s agit d un étudiant, il faut joindre également la confirmation du statut d étudiant (UQO ou tout autre institution).

9 Section - Emploi Il faut consigner l information : début d emploi, fin d emploi, le nombre d heures par semaine (minimum trois (3) heures sauf si l employé a déjà un autre contrat), l horaire de travail. L horaire de travail est important surtout dans le contexte des congés fériés. Lorsqu il y a un congé férié, il faut rémunérer les employés qui ont plus de 60 jours travaillés.

10 Section -Traitement Cette section est utilisée par les chercheurs qui ne désirent pas gérer un nombre d heures, mais plutôt un montant d argent qui est affecté au projet ou pour épuiser un solde de budget; Exemple: Un chercheur veut offrir un forfait de 5 000$ (montant identifié à son budget), il indique sur la demande de personnel que tout est inclus. Il faut comprendre que les vacances (4%) et les avantages sociaux ( 13%) sont compris dans ce montant. Le nombre d heures à déterminer doit tenir compte du taux horaire selon la convention collective, des vacances et des avantages sociaux; Problèmes rencontrés: Après le traitement final de la rémunération, il arrive parfois que le forfait octroyé ait été sous-évalué, ou surévalué; Les causes : Augmentation salariale, modification d échelon salariale, variation des taux des avantages sociaux.

11 Conséquences pour l employé: Lors de l acceptation du contrat par l employé, si le budget est insuffisant pour couvrir la demande, il faut reprendre tout le processus d approbation en modifiant le nombre d heures ou le forfait. Cette approbation retarde l émission du contrat, car le processus d approbation doit être repris dans sa totalité. Conséquences pour le chercheur: L augmentation de la dépense prévue pourrait causer un déficit dans son projet. Il sera donc obligé d absorber ce déficit par un autre projet. Solution suggérée: Il serait sage de se laisser une marge de manœuvre plus grande pour éviter les dépassements de coûts. Exemple: prendre le taux (%) des avantages sociaux maximum, faire des contrats plus courts et s il reste un solde, demander un transfert de dépense pour épuiser ce solde.

12 Modalités de paiement Cycle de paie ou feuilles de présence? Situation observée: Le contrat octroyé est écourté, l employé n a pas effectué les heures de travail du contrat en totalité et le secteur de la paie n a pas été informé. Conséquence: L employé continue d être rémunéré même s il n a pas effectué le travail demandé. Solution suggérée: Le mode «Selon feuille de présence», nécessite la présentation d une feuille de présence pour rémunérer l employé. Le responsable de l unité budgétaire s assure de cette façon que le travail a été effectué et que l employé reçoit la rémunération à laquelle il a droit.

13 Section Autorisations: Le responsable de l unité budgétaire signe le formulaire. Toute demande de personnel non signée par le responsable sera retournée au responsable de l unité budgétaire. En conclusion, il est très important de vérifier que le formulaire est dûment complété, signé et que tous les documents soient accompagnés car des délais supplémentaires seront occasionnés.

14 Le processus général est décrit dans le Guide SAFIRH, disponible sur le WEB : L annexe 1 Pas-à-pas d une demande de personnel (page 26) de ce guide explique clairement comment compléter la demande de personnel informatisée.

15 Exemple d une demande de personnel: Il est important de lire les messages émis par le système. Dans la section «État», un triangle «jaune» qui apparaît signifie une erreur peu importe l état. Tant et aussi longtemps, que des actions sont possibles de votre part, la demande de personnel est toujours à votre bureau.

16 Attention au triangle avec erreur. Pour vérifier l erreur, il suffit de se positionner sur le triangle «jaune» et de suivre les instructions pour effectuer les corrections. Dans l exemple, le message mentionne «Il y a eu des erreurs lors de l engagement. Consulter vos ventilations»; Lors de la consultation de la «ventilation» ce message indique : «Il est impossible de comptabiliser avec une période comptable fermée ou bloquée (13-10)». Dans ce cas, il faut communiquer avec le Service des finances pour faire débloquer le document. Par la suite il faut retourner à la demande de personnel pour l amener à l étape suivante «Pré-engagé». Encore une fois, il faut faire attention à l apparition de triangles jaunes à côté de l état. Si le triangle est affiché, le document n est pas encore sorti de votre bureau. Il faut corriger l erreur. Le document sera complété et transmis pour traitement lorsque l état sera à «Pré-engagé et sans message d erreur».

17 Demande de personnel

18

19 Afin de rémunérer les employés dans les délais lorsque le traitement est à feuille de temps, il faut acheminer la feuille de temps à Anik Timperio, commis à la rémunération au plus tard le mardi précédant la semaine de paie: Exemple: Si la prochaine paie est le 29 mai, alors la feuille de présence devra être reçue au plus tard le mardi 20 mai.

20 Les étapes de traitement sont les suivantes: 1. Envoi de la demande de personnel 2. Validation par la Conseillère en gestion des ressources humaines (titre d emploi, tâches, liste de rappel, affichage, évaluation salariale ) 3. Envoi au Service des finances pour l approbation financière 4. Émission du contrat par la commis à la rémunération 5. Acceptation du contrat par l employé 6. Approbation finale par la technicienne à la paie et avantages sociaux 7. Émission de la paie Il faut compter au moins (10) jours ouvrables avant son entrée en fonction et à partir du moment où la demande de personnel a été acheminée.

21 À la suite à la mise en place des modalités prévues à la Directive relative à la gestion des comptes d utilisateurs, M. Auclair, directeur du Service des ressources humaines, a acheminé une note de service datée du 3 décembre 2013 aux cadres, directeurs et tous les professeurs qui spécifie les délais raisonnables de traitement pour assurer l accès informatique aux employés.

22 SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES SERVICE DES FINANCES Conseillère en gestion des ressources humaines Technicienne responsable de la (Dotation, accueil, intégration et évaluation du personnel) paie et avantages sociaux Lynn Carpentier Joanisse (par intérim), poste 3977 Line Lespérance, poste 3922 Technicienne en ressources humaines Technicienne en administration à la (Dotation, rémunération) paie Étienne Collette, (par intérim), poste 3938 Fanny Bossé, poste 3995 Technicienne en ressources humaines (Rémunération et Avantages sociaux) Martine Gaudreault, poste 3902 Commis à la rémunération (Contrat, feuilles de temps) Anik Timperio, poste 3987 Secrétaire de direction Volatiana Ranaivoarivelo, poste 3967

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