APPEL D OFFRE REFONTE DU SITE INTERNET DE L OFFICE DE TOURISME DE MONTPELLIER Conception technique et ergonomique CAHIER DES CHARGES

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1 APPEL D OFFRE REFONTE DU SITE INTERNET DE L OFFICE DE TOURISME DE MONTPELLIER Conception technique et ergonomique CAHIER DES CHARGES A - ORGANISME CONCERNÉ B OBJET DE LA CONSULTATION C - LE CONTEXTE / OBJECTIFS GENERAUX ET CIBLES D - LES LOTS La consultation porte sur 4 lots distincts. Le prestataire peut répondre à tout ou partie des lots. Lot 1 Refonte du Site internet 1- Développement du site internet : 2- Intégration charte graphique 3- Ergonomie 4- contenu 5- Les fonctionnalités attendues 6- Optimisation du site - Référencement Lot 2 Maintenance et mise à jour technique et développements Lot 3 Hébergement Lot 4 Webmarketing référencement E - PROCÉDURE F - ORGANISATEUR DE LA CONSULTATION Office de Tourisme de Montpellier - Octobre

2 A - ORGANISME CONCERNÉ OFFICE DE TOURISME DE MONTPELLIER 30 allée Jean de Lattre de Tassigny MONTPELLIER tél fax B - OBJET DE LA CONSULTATION Le Prestataire sera chargé de concevoir la nouvelle version du site internet de l Office de Tourisme de Montpellier en se basant sur la charte graphique développée par l agence de communication (appel d offre en cours) pour une durée de 3 ans, renouvelable annuellement par tacite reconduction. Le présent cahier des charges définit l'organisation du site, les informations à y intégrer ainsi que les principes généraux liés à la structure et à l'organisation du site, à sa ligne éditoriale et à l'ergonomie attendue. Ce travail de conception fera l objet d une charte répertoriant l ensemble des principes retenus illustrés par des écrans types et fonctionnels. Il s agira d assurer une cohérence de fond et de forme à l ensemble de l offre de contenus et services proposée sur le site et de faciliter son intégration au moment de l installation de la solution technique. D une manière générale, toutes les sources des éléments graphiques utilisés devront être cédés libres de droits à l Office de Tourisme de Montpellier. Office de Tourisme de Montpellier - Octobre

3 C - CONTEXTE L Office de Tourisme de Montpellier dispose actuellement : - d un site web portail (Grand public / Professionnels du Tourisme / Presse / Affaires) décliné dans son intégralité en français et en anglais et dans une version réduite en langues étrangères (soit 11 langues) réalisé avec le CMS libre TAOMA - d un site mobile en version française + anglaise L Office de Tourisme de Montpellier souhaite entièrement repenser sa stratégie internet afin de promouvoir au mieux la destination Montpellier sur le web. Le site a dépassé le 1 million de visites en 2011 et souhaite atteindre les 2 millions en L Office de Tourisme de Montpellier dispose : d une centrale de réservation - hébergements, restauration, visites guidées, excursions (hébergées sur Citybreak version on line 3 pour les hébergements) et compte plus de 600 prestataires adhérents. d une régie publicitaire vente de bannières. d une «marque» : Montpellier Now déclinée sur tous les supports qui devra être prise en compte pour cette refonte. A noter : La base de données de l Office de Tourisme est liée à la base de données départementale Tourinsoft Sit34. (Pour plus d informations, nous consulter). Le contexte du web touristique a aujourd hui considérablement évolué et nous souhaitons les prendre en compte dans la refonte : Nouveau comportement et nouvelles exigences de l internaute (touriste ou habitant du territoire) Développement de l e-tourisme, généralisation du web 2.0 et anticipation du web 3.0 Evolution des outils (site Internet, terminaux numériques, bases de données, interfaces de gestion et interfaces clients, norme Tourinfrance ) avec des répercussions importantes sur les pratiques de travail et d organisation. Le présent cahier des charges est volontairement succinct pour laisser la plus grande liberté de proposition au prestataire. Les fonctionnalités déjà présentes dans le site actuel devront être conservées et améliorées et de nouvelles fonctionnalités pourront être créées. Office de Tourisme de Montpellier - Octobre

4 OBJECTIFS GENERAUX ET CIBLES Nos différentes cibles géographiques sont les Montpelliérains et les régionaux connaissant déjà la destination, les autres bassins géographiques français à séduire, et enfin les étrangers avec pour enjeu de positionner Montpellier en tant que «destination internationale». Les profils de visiteurs sont multiples. L Office de Tourisme a ainsi retenu 12 thématiques : Sport/ Jeunes/ Bons Plans/ Romantique/ Luxe/ Affaires/ Artistique / Créative/ Famille / Culturel/ Gay Friendly / Apprendre le français Les internautes choisissent ainsi un profil et visualisent sur le site des suggestions personnalisées d hébergement, de restaurants et autres. Les objectifs de la création du site internet sont les suivants : Valoriser les atouts de la destination Présenter l offre touristique de Montpellier et de l agglomération et constituer le site d information référence du Tourisme de cette destination Augmenter la notoriété, renforcer l image du territoire Fédérer les acteurs touristiques du territoire, mettre en avant nos adhérents Proposer l accès à des services en ligne Positionner Montpellier au cœur des nouvelles évolutions numériques Faire du site un outil pivot pour la vente de produits Le principal objectif reste la vente et la commercialisation de produits touristiques, dans une optique d innovation technologique. En effet, l Office de Tourisme souhaite s intégrer dans une démarche contemporaine, créative et innovante (L Office de Tourisme du futur). Le site internet devra prendre en compte les notions suivantes : «Avant le séjour» = séduction + préparation «Pendant le séjour» = suggestion + assistance pratique «Après le séjour» = fidélisation + témoignage + partage d expérience Office de Tourisme de Montpellier - Octobre

5 D Les lots Lot 1 : refonte du site internet 1 - Nos attentes de développement du site internet L Office de Tourisme est ouvert au choix d un CMS dédié ou CMS open source (avec option avec un développeur voir LOT 2 Maintenance et développement). Le CMS actuel (TAOMA) peut également être conservé et amélioré avec de nouvelles fonctions et un nouveau graphisme / ergonomie. Le CMS devra permettre une gestion libre et autonome des contenus et mises à jour. Le site doit permettre d ajouter à terme des modules de contenus supplémentaires et des fonctionnalités spécifiques. Toutes les fonctionnalités du CMS devront être précisées et détaillées dans la réponse à l appel d offre. La Base de données de l Office de Tourisme devra pouvoir s interfacer avec d autres interfaces de gestion (selon des bordereaux spécifiques ex : norme Tourinfrance, base de données Tourinsoft, open data) et être exportable sous différents formats de fichiers. Le site internet est un outil commercial et l intégration de la centrale de réservation Citybreak est impérative, avec notion de panier dynamique intégré sur toutes les pages et la dissémination dans le site des produits réservables. La refonte doit prévoir l intégration fluide des fiches adhérents dans le site. La refonte du site internet suppose la refonte du site mobile avec les adaptations que cela implique. Respect des normes W3C Intégration du Html5 Le site internet sera décliné dans son intégralité en français, anglais et espagnol. Des versions plus allégées seront développées pour les 8 langues suivantes : Portugais, Italien, Allemand, Néerlandais, Japonais, Coréen, Chinois, Russe. 2 - Intégration de la charte graphique L aspect graphique du site devra s appuyer sur les choix de l agence de communication de l Office de Tourisme (appel d offre Communication en cours) : prévoir l intégration des propositions graphiques format image fournies par l agence de communication, à décliner en feuille de style CSS et à adapter aux pages HTML / aux maquettes du site fournies. L intégration de la charte devra mettre en avant le dynamisme de Montpellier et l innovation dans le domaine des multimédias touristiques. Il est primordial que l adaptation graphique soit orientée vers un enjeu «e-commerce». Les informations concernant les adhérents demanderont une attention particulière : les fiches adhérents s appuieront sur l existant (voir annexe) mais leur présentation graphique devra faire preuve d innovation et de dynamisme. Ces fiches demandent une présentation spécifique avec l intégration des prestations proposées. (ex : picto pour les équipements..) Office de Tourisme de Montpellier - Octobre

6 L intégration de la charte graphique doit être indépendante du contenu. La charte doit pouvoir évoluer (modification de la charte ou de la mise en page) sans remise en cause des informations déjà contenues dans le site. 3 - Ergonomie Dans le cadre de la mise en place de «l Office de Tourisme du Futur", il s agit de proposer une ergonomie innovante. Favoriser un accès rapide aux informations dans le cadre d une réflexion sur l interaction homme-machine (IHM) : le site doit répondre nativement aux attentes de l internaute. Fournir à l'usager un site clair et facile à utiliser. Toutes les pages et fiches adhérents doivent être interconnectées afin de faciliter la navigation d une page à l autre et d une thématique à l autre. Privilégier des temps de téléchargement minimaux Prévoir l'adaptation de la mise en page à la taille des moniteurs (plein écran) des utilisateurs et au type de résolution des écrans supportée. Chaque contenu du site internet devra s adapter automatiquement à tous les types de supports numériques, à la fois smartphone, tablettes numériques et ordinateurs. Affichage redimensionné taille de l écran, pourquoi pas via la technique du responsive design. Rendre le portail accessible aux navigateurs du marché 4 - Contenu A noter : l arborescence du site internet n est pas finalisée, une réflexion est en cours. Aucune organisation n est figée. Le site internet devra avant tout mettre en avant : La réservation et les produits commerciaux, les offres de séjours, le panier dynamique Dormir Manger Les incontournables FAIRE (les activités) Les thématiques L agenda L accès (comment venir), cartes Les images et vidéos feront partie intégrante du site internet avec en plus la mise en place d un espace multimédia. Le site internet suppose la présence de plusieurs mini-sites dédiés : Un site presse (voir l existant) Un site professionnel (cible : Tour opérateur, agent de voyage) Un extranet adhérent (gestion par mot de passe) avec une charte dédiée Office de Tourisme de Montpellier - Octobre

7 La possibilité d implémenter un espace «blog» doit être envisagée. 5 - Les fonctionnalités attendues A. Pour le site web Prévoir différents types de pages avec des champs propres : Page actualité champ date, lieu et carte Page produits réservables champ tarif, dates validité, bouton resa Page adhérent (fiche hôtel, restaurant ) champ adresse, nom, Un moteur de recherche interne faisant remonter tout type de contenu sur le front Office (page fiches adhérents + actualité avec un tri des résultats les plus récents en 1 er, gestion des archives à prévoir, vidéos ) Diverses fonctionnalités pratiques : fil d ariane, format d impression adapté, flux rss, flux xml de chaque page, plan du site, big footer personnalisable Accent sur le Tourisme social : rendre le partage vers les réseaux sociaux possible sur toutes les pages. Dépôts d avis et commentaires : le retour d expérience des touristes devra être possible dans tout le site internet Outil de cartographie : intégration de google map sur toutes les pages et sur les fiches adhérents. Localisation sur une carte google map unique de toutes les données, hôtels, sites, restaurants Envisager l intégration d un générateur interactif de circuits touristiques à partir de la base de données de l Office. Module multimédia : sur le modèle l existant (pouvoir implémenter tous les formats vidéo et audio : flv, mpeg, mov, avi, mp3 ) En back Office : outil statistique de consultation du nombre de vues de chaque vidéo Photothèque à intégrer dans l Espace Pro/Presse avec accès sécurisé pour téléchargement et suivi statistique de téléchargement. Agenda : Présentation de l affichage des résultats d une recherche de façon dynamique en mettant en avant les visuels, tri possible à l affichage selon catégories d événements, bouton, picto etc Possibilité de générer un fichier pdf des choix d actualités. Prévoir le développement d une régie publicitaire - vente de bannières. Prévoir des espaces publicitaires sur chaque page avec module de gestion : planning, état de création envoi BAT, gestion paiement, outil statistiques avec export de pdf pour bilan. Possibilité de création de formulaire avec choix de champs en totale autonomie. Ex : enquête de satisfaction, sondage, inscription newsletter, jeu concours, demande de documentation A noter : celui-ci devra pouvoir être relié à la base de données départementale tourinsoft. Office de Tourisme de Montpellier - Octobre

8 Toutes les données doivent être enregistrées dans une base de données exportable. Module statistiques intégré à l interface : pages, fiches, vidéos, photos (visualisation du nombre de téléchargements). L Office de Tourisme de Montpellier dispose d autre part de l outil google analytics. Pages langues étrangères : le module devra privilégier la simplicité avec une seule interface quelle que soit la langue Prévoir un module de création de QR code avec gestion des statistiques. Sur les fiches adhérents des QR code seront générés automatiquement et mis à disposition des adhérents dans leur extranet pour leur propre promotion. Le module prévoira la création de QR code dédié à tout type de contenus du site internet (vidéos, images ). Module newsletter Prévoir la possibilité de réaliser des newsletters via le back Office avec envoi, gestion des inscriptions et gestion des désabonnements via la base de données propre au site internet Le site dispose de rubriques thématiques (sports, jeunes, bons plans ). Ces thématiques seront alimentées par tous types de contenus qui existent déjà dans le site (pages, fiches, actualités ) avec des «tags», impliquant des liaisons entre pages et rubriques et la gestion de multi-positions et de contenus dupliqués. Les thématiques sont à considérer avec une page d accueil dédiée. Chaque page devra être personnalisable de façon autonome par l équipe de l Office de Tourisme (bandeaux, nombre de vignettes, menu, contenu ) Le site devra permettre la gestion de plusieurs utilisateurs et des droits d accès différents. Ex : les traducteurs auront accès uniquement aux pages à traduire et à la fonction traduction. Prévoir un système d alerte à chaque traduction avec workflow de validation pour les traducteurs. Des résultats de requêtes interrogeant la base Tourinsoft peuvent être affichés sur le site de l Office : un interfaçage site Tourinsoft est donc à prévoir. B. Pour l extranet adhérent Nous possédons à l heure actuelle un extranet adhérent dédié développé sous taoma, que nous souhaitons conserver ou faire évoluer. Celui-ci à ce jour se compose de : Un accès sécurisé via login et mot passe. La saisie et gestion des données adhérents avec processus de workflow de validation Le détail des champs des fiches sera donné ultérieurement (voir annexe). La saisie d actualités adhérents reliées à l agenda grand public avec processus de workflow de validation. (Les adhérents contribuent au site via leur extranet en créant des actualités qui sont reliées au site) Office de Tourisme de Montpellier - Octobre

9 Exportation de BAT sous différents formats (word, excel, pdf) pour les créations des éditions papier basées sur les fiches adhérents. Un gabarit devra être crée selon le type d édition. La mise en place de BAT suppose de considérer une notion de calendrier (avec validation de BAT et avec blocage si date passée). Gestion des adhésions avec suivi des paiements via un champ (en cours, validé) : la gestion devra être évolutive en autonomie tous les ans, le système d adhésion changeant. Prévoir une interface «gestions des disponibilités hébergements» sur toutes les fiches adhérents hébergements. Ces fiches devront être interfacées pour permettre une saisie des données par l adhérent ou l équipe OT via un accès sécurisé en ligne (extranet) et la gestion en temps réel des disponibilités de l hôtel. Ce tableau sera en ligne sur le site internet visible par les internautes mais devra pouvoir être imprimé - affichage et diffusion avec mise en page dédiée. 6 - Optimisation du site Référencement La structure du site internet doit permettre un référencement optimal avec implémentation de balises méta en gestion semi-automatique, celles-ci devant pouvoir être modifiées manuellement. Prévoir un sitemap automatique par langue et par type de support Concernant la structure des pages prévoir des balises <h1> <title> Alt pour images, légende Optimiser le site par l intégration de données structurées et des extraits enrichis sur les pages événements, hébergements (balises sémantiques micro données). Réécriture des URL Gestion des pages périmées avec renvoi sur une page existante pour éviter les liens rompus. Les candidats détailleront dans leur offre les garanties techniques de référencement. Office de Tourisme de Montpellier - Octobre

10 Lot 2 - Maintenance, mise à jour technique et développements L Office de Tourisme souhaite : un interlocuteur dédié et unique. une maintenance en temps réel avec une plateforme multi utilisateurs de gestion de ticket d incident. Le prestataire s engage à répondre sous 24h sauf urgence et doit rester joignable par téléphone pendant les heures de bureau (9h-17h). La maintenance sera confiée au développeur du site. Prévoir un délai de 4h maximum en cas de bug. La sécurisation du site doit être optimale. Lot 3 Hébergement Le site internet devra être hébergé si possible en France et posséder une interface d administration. Le candidat devra : - Proposer une solution d hébergement qui pourra être sous-traité. - Garantir un fonctionnement 24h/24h, un dispositif de surveillance du serveur et des applications, des dispositifs de gestion réseau et de sauvegarde automatique journalière (rétention de quelques jours pour pourvoir récupérer le contenu). Nous souhaitons un serveur dédié, étant donné le trafic du site, avec une bande passante d au moins 7,5 Go (taille du serveur actuel) et une sécurisation optimale des accès web sur le serveur (ftp, risque d injection de code, piratage ). Eventuellement, il faudrait pouvoir restreindre les accès en FTP par IP. Techniquement, il faut que l'on puisse utiliser les langages PHP (version 5.3 minimum) et mysql (version 5 minimum) sur le serveur. L infogérance du serveur doit être prévue (mise à jour système, mise à jour composants logiciels et sécurité, corrections de failles ). Nous devons avoir facilement un technicien par mail ou téléphone pour résoudre un problème, répondre à nos questions ou modifier un paramétrage du serveur. L interlocuteur pour l hébergement doit pouvoir être joignable à tout moment par le développeur si un problème est rencontré. L intervention en cas de panne doit être la plus rapide possible, étant donné la présence de la centrale de réservation. Office de Tourisme de Montpellier - Octobre

11 Lot 4 webmarketing référencement L Office de Tourisme souhaite un accompagnement dans sa réflexion sur sa stratégie Webmarketing. Le prestataire devra être force de propositions et conseils avec un suivi régulier et constructif : actions ponctuelles et concrètes (évènement, jeux ). Des rendez-vous mensuels en ½ journée pour faire un bilan des actions passées ou à venir sont souhaités. Référencement : Le prestataire devra nous accompagner dans la mise en ligne du site afin de ne pas perdre en positionnement dans les moteurs de recherche. Il devra assurer le bon positionnement du site par un travail sur les mots clés, balises Il aura accès à notre outil pour agir directement en collaboration avec l équipe de l Office de Tourisme. Il s agit de faire un transfert de compétences avec des échanges réguliers entre les 2 parties. Le référencement devra être optimisé aussi dans les langues étrangères Anglais / Espagnol / Allemand. OPTION Traduction Des traducteurs auront accès à notre CMS et le prendront en main pour intégrer les traductions en ligne via l interface. (Minimum 9 langues : Allemand + Espagnol + Russe + Coréen + Japonais + Italien + Portugais + Néerlandais + Chinois). Un système d alerte à chaque traduction avec workflow de validation doit être prévu. La société de traduction devra fournir un travail de traduction propre au web. Des notions de web rédactionnel sont obligatoires. Références à préciser dans la réponse. Office de Tourisme de Montpellier - Octobre

12 E - PROCEDURE L objet du marché est la refonte technique et ergonomique du site internet de l Office de Tourisme de Montpellier. Le lieu d exécution est Montpellier. Le titulaire qui entend recourir à un ou plusieurs sous-traitants en cours d exécution du marché doit faire accepter chaque sous-traitant et agréer les conditions de paiement de chaque contrat de sous-traitance par le maître de l ouvrage. Les livrables sont les suivants : La conception d une maquette de page d accueil et de 2 maquettes de pages intérieures maquette d une fiche adhérent maquette de l agenda maquette page d accueil d une thématique maquette d une page interfacée avec citybreak dans le respect des contraintes techniques d accessibilité et d ergonomie livraison sur CD des supports d exploitation, tous droits cédés La proposition présentée avec l'offre ne sera qu'un axe de création retenue. Cette dernière sera à retravailler en fonction des remarques lors de la première réunion de projet. PIECES ADMINISTRATIVES Chaque candidat aura à produire un dossier complet comprenant les pièces suivantes, datées et signées par lui : Déclaration sur l honneur du sous-traitant Proposition technique et financière SIRET TVA interne, intracommunautaire Extrait Kbis < 1mois Régularité sociale et fiscale 1 fois par an Présentation succinte de l entreprise Le présent cahier des charges paraphés et signés par le représentant légal Office de Tourisme de Montpellier - Octobre

13 FORME DE LA REPONSE La réponse sera impérativement structurée comme suit : 1) Un argumentaire général de compréhension du projet 2) La description des modalités de travail envisagées : méthodologie, organisation 3) Des maquettes html, papier 4) La liste des livrables et les modalités de livraison planning détaillé 5) Les offres seront transmises au format papier et sur CD-ROM 6) Les coûts détaillés en jours et euros, avec le détail de chaque phase, en complétant impérativement le bordereau des prix, en respectant strictement chacun des différents postes et en apportant les précisions demandées. 7) Le profil du personnel de l entreprise amené à travailler sur le portail de l Office de Tourisme de Montpellier. Les coordonnées du responsable du projet 8) Les principales références de la société PROPRIETE Les droits d usage des sources, design et architecture du portail, ainsi que l'ensemble des livrables, seront la propriété exclusive de l Office de Tourisme de Montpellier. Le titulaire garantit la personne publique contre toutes les revendications des tiers relatives à la propriété intellectuelle des progiciels et documents fournis. Toutes les créations, tous les développements seront vendus, tous droits cédés sans limitation de durée. Tous les résultats et documents produits en exécution des prestations seront également la propriété exclusive de l Office de Tourisme et seront fournis à la demande selon les formats compatibles à leur exploitation. L Office de Tourisme a par ailleurs la faculté de reproduire les résultats de ces prestations, de les communiquer à des tiers et de les publier. La signature du marché par le titulaire inclura la cession des droits relatifs à ses différentes créations et prestations, sans limitation de durée. Office de Tourisme de Montpellier - Octobre

14 INFORMATIONS ADMINISTRATIVES / CRITERES DE SELECTION Critères de sélection Les offres seront notées sur 5 ; examinées selon les 4 critères suivants : 1 - Créativité et originalité de la proposition (30 %) 2 - Qualité de l'interface et de l'ergonomie proposées (30 %) 3 - Prix (30 %) 4 - Clarté et cohérence de l'argumentaire (10 %) F - ORGANISATEUR DE LA CONSULTATION Fanny Dombre Coste Présidente OFFICE DE TOURISME DE MONTPELLIER 30 allée Jean de Lattre de Tassigny MONTPELLIER Le présent dossier de consultation des concepteurs sera remis aux entreprises à compter du 17 octobre 2012 Les entreprises disposeront toutes des mêmes documents remis par l organisateur de la consultation. Renseignements complémentaires Pour obtenir tous les renseignements complémentaires qui leurs seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats devront faire parvenir au plus tard 15 jours avant la date limite de remise des offres, une demande écrite par mail à : Pour les informations administratives : Cindy Bonastre Pour les informations techniques : Natacha Dosso Les propositions en deux exemplaires doivent être envoyées par recommandé à : OFFICE DE TOURISME DE MONTPELLIER A l attention du service web Appel d offre internet 30, allée Jean de Lattre de Tassigny Montpellier Office de Tourisme de Montpellier - Octobre

15 ou remises par porteur à l Office de Tourisme de Montpellier du OFFICE DE TOURISME DE MONTPELLIER Service Web Appel d Offre Site internet 2, place Pétrarque Hôtel de Varennes 2 e étage Montpellier au plus tard le 28 novembre 2012 minuit La consultation n est pas rémunérée. Pièces jointes pour information : - Fiche adhérent Office de Tourisme de Montpellier - Octobre

16 Office de Tourisme de Montpellier - Octobre

17 Office de Tourisme de Montpellier - Octobre

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