Note : Ce document sert uniquement pour les fins de cette formation et il ne remplace aucune législation électorale.

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1 Financement et contrôle des dépenses électorales Rôle de l agent officiel d un parti politique autorisé Direction du financement des partis politiques DGE-1813 (09-08) Note : Ce document sert uniquement pour les fins de cette formation et il ne remplace aucune législation électorale. Dans ce document, la forme masculine est utilisée sans aucune discrimination et uniquement dans le but d alléger le contenu.

2 Financement et contrôle des dépenses électorales Rôle de l agent officiel de parti politique autorisé Le chapitre XIII de la LERM s applique obligatoirement à toutes les municipalités de habitants ou plus (173) et à certaines MRC (13). Déroulement de la formation : durée d'environ 2 heures; pause; période de questions. 1

3 OBJECTIFS DE LA FORMATION Sensibilisation à vos responsabilités Acquisition des principales notions propres à faciliter votre travail Cette formation a pour objectifs de vous sensibiliser à vos responsabilités et vous permettre d acquérir les principales notions propres à faciliter le travail que vous aurez à accomplir. Plus spécifiquement, à la fin de la formation, vous serez notamment en mesure : d identifier les dates clés; de connaître vos responsabilités; d ouvrir un compte bancaire et de constituer un fonds électoral; de distinguer les types de dépenses électorales; de comprendre le remboursement des dépenses électorales; de comprendre le rapport de dépenses électorales à produire; d être informé des infractions, des sanctions et des peines. 2

4 SUJETS ABORDÉS Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités (LERM) Dates clés Principaux intervenants Compte bancaire (fonds électoral) Dépenses électorales et autres qu électorales Remboursement des dépenses électorales Rapport à produire Application Web Sanctions, infractions et peines Documents de référence et outils disponibles Ressources Voici les sujets abordés: Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités (LERM); Dates clés; Principaux intervenants; Compte bancaire (fonds électoral); Dépenses électorales et autres qu électorales; Remboursement des dépenses électorales; Rapport à produire; Application Web; Sanctions, infractions et peines; Documents de référence et outils disponibles; Ressources. Également, notez qu après avoir fait la lecture du Guide de l agent officiel d un parti politique que vous avez reçu lors de votre nomination, vous serez en mesure de comprendre les grandes règles en matière de financement et de contrôle de dépenses électorales. 3

5 Agent officiel (AO) RESPONSABILITÉS ouvrir un compte bancaire (fonds électoral) autoriser et acquitter les dépenses électorales respecter la limite des dépenses électorales produire le rapport des dépenses électorales Représentant officiel (RO) solliciter et recueillir des contributions contrôler les sommes recueillies lors d activités à caractère politique contracter des emprunts autoriser et acquitter les dépenses non électorales produire le rapport financier Votre rôle est d agir comme agent officiel d un parti politique. Dans ce cas, vous êtes responsable de gérer le fonds électoral du parti. À ce titre, vous serez notamment amené à : autoriser et acquitter les dépenses du parti; produire les rapports pertinents à la suite de l élection. Pour ce faire, vous devrez ouvrir au nom du parti, un compte courant avec retour de chèques (ou avec une image recto verso des chèques numérisés). Les transferts du représentant officiel y seront déposés, afin que vous puissiez effectuer vos dépenses. Sachez également que vous avez l obligation de signer tous les chèques et autres documents officiels et d identifier toutes les publicités du parti. De plus, le représentant officiel du parti politique a lui aussi des responsabilités au regard de la LERM en ce qui concerne le financement et les dépenses, soit: solliciter et recueillir des contributions; contrôler les sommes recueillies lors d activités à caractère politique; contracter des emprunts; autoriser et acquitter les dépenses non électorales; produire le rapport financier. 4

6 LOI SUR LES ÉLECTIONS ET LES RÉFÉRENDUM DANS LES MUNICIPALITÉS Règles et dispositions respect attention constante rigueur Principes équité transparence À titre d agent officiel d un parti, vous êtes tenu de respecter certaines règles et dispositions en matière de contrôle des dépenses électorales. Ces règles et dispositions sont tirées du chapitre XIII de la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités (LERM). Ces dispositions renferment de nombreuses particularités et elles exigeront une attention constante et une rigueur de votre part. Nous verrons tout au long de cette formation des dispositions de la LERM qui concernent le contrôle des dépenses électorales. Rappelez-vous que le Québec s est donné en matière de financement politique des règles d avant-garde et novatrices inspirées de grands principes démocratiques. Des principes démocratiques sous tendent donc les règles de financement et de contrôle de dépenses électorales. Quels sont ces grands principes? Il s agit de l équité qui consiste à offrir une chance égale à chaque candidat d être élu par des contributions limitées et des dépenses électorales contrôlées et limitées et de la transparence afin de rendre accessible au public les informations concernant qui fait quoi et comment il le fait. Ainsi, les acteurs politiques doivent rendre accessible au public les rapports et les pièces justificatives de leurs dépenses électorales. 5

7 18 septembre septembre octobre er novembre janvier 2010 DATES CLÉS Début de la période électorale Premier jour pour la production d une déclaration de candidature Date limite pour la production des déclarations de candidature Jour du scrutin - Fin de la période électorale Date limite pour la remise du rapport de dépenses électorales La période pour comptabiliser les dépenses électorales s échelonne sur un total de 45 jours soit du 18 septembre au 1 er novembre 2009, jusqu à la fermeture des bureaux de vote. Les heures d ouverture des bureaux de vote le jour du scrutin sont de 10 h à 20 h. Dans le cadre des prochaines élections générales municipales du 1 er novembre 2009, regardons qu elles sont les dates clés soient celles qui ont une importance au regard de votre rôle et de vos responsabilités. 6

8 PRINCIPAUX INTERVENANTS Directeur général des élections (DGE) Trésorier Chef du parti Vérificateur du parti DGE, son rôle : veiller à l application du chapitre XIII; autoriser les partis politiques et les candidats indépendants; former les RO et AO; informer les partis, les candidats et le public (site web du DGE); répondre aux plaintes et faire enquête. Trésorier, son rôle : seconder le DGE dans l application du chapitre XIII (art. 376); établir la limite des dépenses électorales; recevoir et vérifier les rapports de dépenses électorales; publier un sommaire des rapports de dépenses électorales; rembourser les dépenses électorales. Le chef d un parti politique autorisé : nommer auprès du DGE, par un écrit constituant l acte de nomination, le représentant officiel, tout délégué de celui-ci, l agent officiel et le vérificateur; la demande d autorisation constitue un avis au DGE de la nomination du titulaire original du poste de représentant officiel et, le cas échéant, de ses délégués. Le vérificateur d un parti politique autorisé : est une personne ayant légalement le droit de pratiquer la vérification publique au Québec et qui a été désignée par le chef du parti comme vérificateur du parti et dont le nom est inscrit à ce titre au registre des partis politiques du DGE; a pour rôle de prendre toutes les mesures nécessaires pour émettre son rapport de vérification sur le rapport financier du parti lorsque les recettes recueillies au cours d un exercice financier excèdent $. 7

9 COMPTE BANCAIRE (FONDS ÉLECTORAL) Ouverture dans une succursale québécoise relevés de compte chèques compensés ou numérisés rectoverso preuve de fermeture L agent officiel du parti doit ouvrir un compte courant dans une succursale québécoise d un établissement financier au début de la période électorale. Attention! Ce compte doit être différent du compte du représentant officiel, même si vous agissez comme représentant officiel du parti. Il doit vous permettre de recevoir les relevés bancaires et les chèques compensés ou les chèques numérisés (recto-verso). Pour l identification du compte, veuillez vous référer à la directive D-M-4 du DGE. Quels sont les documents requis pour l ouverture du compte bancaire d un parti politique autorisé? Pour faciliter l ouverture du compte auprès de l établissement financier, il est suggéré de fournir une copie des documents suivants : la demande d autorisation du parti, attestée par le DGE, ou le document vous nommant agent officiel du parti; la copie du registre du DGE; une pièce d identité. Après l élection, lorsque le dossier est complété, vous devrez fournir la preuve que ce compte a été fermé. S il reste des fonds dans le compte, vous devrez retourner le montant au représentant officiel qui le déposera dans le compte bancaire du parti. 8

10 COMPTE BANCAIRE (FONDS ÉLECTORAL) Ouverture dans une succursale québécoise signature de l agent officiel sur chaque chèque constitué des montants transférés par le représentant officiel du parti aucune contribution, emprunt ou autre financement déposé directement toute dépense électorale acquittée à même ce fonds électoral La signature de l agent officiel est requise sur chacun des chèques, ce qui n empêche pas, pour des fins de contrôle, la signature d une deuxième personne. Ce compte, appelé «fonds électoral», est uniquement réservé pour l élection et sert à payer vos dépenses électorales. Vous devez vous rappeler que le fonds électoral sera constitué des montants transférés par le représentant officiel du parti. En effet, vous ne pouvez pas y déposer des contributions, des emprunts ou autres sources de financement du parti. Toutes les dépenses électorales que vous ferez et autoriserez doivent être acquittées à même votre fonds électoral. De plus, si avant le début de la période électorale le représentant officiel a payé des dépenses électorales, vous devrez considérer à votre rapport de dépenses électorales le montant total de ces dépenses dans votre fonds électoral. 9

11 DÉPENSES ÉLECTORALES 10

12 DÉPENSES AUTRES QU ÉLECTORALES Pré électorales autorisées et payées par le RO dépenses de publicité ex: production d un dépliant avant le début de la période électorale Post électorales faites et utilisées après la période électorale ex: commande d un buffet pour la soirée des élections Regardons d abord quelles sont les dépenses autres qu électorales. Pré électorales En tant que représentant officiel d un parti politique, vous êtes la seule personne apte à faire ou autoriser des dépenses autres qu électorales. Ces dépenses peuvent être effectuées à partir du 1er janvier de l année où doit avoir lieu l élection et se termine le 45 e jour précédant le jour du scrutin. À titre d exemple, vous faites produire un dépliant publicitaire du parti politique qui sera distribué avant le début de la période électorale. Cette dépense est considérée à titre de dépense de publicité pré électorale, puisqu elle est faite et utilisée avant la période électorale. Lorsque les candidats du parti déposeront leur déclaration de candidature ils devront divulguer les dépenses de publicité faites pour eux. Il est très important que vous informiez chacun des candidats de la portion des dépenses de publicité qui leur revient. Il faut se rappeler que les coûts reliés à ces dépenses devront être acquittés conformément à la loi, soit à même le compte bancaire du parti politique. Lors d une période électorale, vous devenez l agent officiel du parti politique à moins que le chef du parti nomme une autre personne à ce titre. Il est essentiel pour l agent officiel qu il distingue clairement les dépenses électorales des dépenses pré et post électorales. Post électorales Les dépenses post électorales font partie des dépenses autres qu électorales car elles sont faites et utilisées après la période électorale, soit après la fermeture des bureaux de vote. Par exemple, vous faites préparer un buffet pour la soirée d élection pour remercier vos bénévoles ou vous faites publier dans un journal un article dans lequel le candidat remercie les électeurs, ces deux dépenses sont des dépenses post électorales. En effet, elles ont été utilisées après la fermeture des bureaux de vote et après le jour du scrutin. De plus, ces dépenses devront être acquittées conformément à la loi, soit à même le fonds électoral et devront être inscrites au rapport de dépenses électorales à la colonne «Montant non inclus dans les dépenses électorales. 11

13 DÉPENSES ÉLECTORALES Définition coût de tout bien ou service utilisé en période électorale Période électorale 44 e jour précédant celui fixé pour le scrutin jusqu au jour du scrutin à la fermeture des bureaux de vote (20 h) Exceptions travail bénévole coût des aliments et boissons servis lors d une activité à caractère politique Limite basée sur le nombre d électeurs inscrits avant et après la révision de la liste électorale responsabilité du trésorier Mais en premier lieu, qu est-ce qu une dépense électorale? En voici la définition Une dépense électorale est définie comme étant le coût de tout bien ou service utilisé en période électorale pour : favoriser ou défavoriser, directement ou indirectement, l'élection d'un candidat ou celle des candidats d un parti; diffuser ou combattre le programme ou la politique d un candidat ou d un parti; approuver ou désapprouver des mesures préconisées ou combattues par un candidat ou un parti; approuver ou désapprouver des actes accomplis ou proposés par un parti, un candidat ou leurs partisans. En tant qu agent officiel d un parti, vous êtes la seule personne apte à faire ou autoriser des dépenses électorales. La période électorale commence le 44 e jour précédant celui fixé pour le scrutin et se termine le jour du scrutin à l'heure de fermeture des bureaux de vote. Ce qui donne une période de 45 jours. Quelques exceptions Certains biens et services ne sont pas considérés comme des dépenses électorales, entre autres, le travail bénévole, les frais de transport payés par la personne et non remboursés par l agent officiel et le coût des aliments et des boissons servis à l occasion d une activité à caractère politique. La loi impose une limite aux dépenses électorales à chaque poste afin de favoriser une plus grande équité entre tous les candidats. Au plus tard le 30 e jour précédent le jour du scrutin, le président d élection doit remettre au trésorier un certificat préliminaire indiquant le nombre d électeurs inscrits sur la liste électorale de chaque poste. Dès la réception de ce certificat, le trésorier calcule la limite des dépenses électorales de chaque poste et avise par écrit les agents officiels. Le trésorier effectue la même chose après la période de révision des listes électorales. Aux fins du calcul, la limite correspond au nombre le plus élevé entre la liste électorale non révisée (préliminaire) et la liste révisée (finale). A titre d agent officiel, vous êtes tenus de respecter le montant de la limite de dépenses électorales. Vous devez veiller à ne pas autoriser et faire des dépenses qui feraient en sorte que le montant de la limite soit dépassé. 12

14 DÉPENSES ÉLECTORALES Catégories publicité biens et services location de locaux voyages et repas Il y a quatre catégories de dépenses électorales, soit: les dépenses de publicité qui sont les dépenses les plus courantes lors d une élection; les dépenses en biens et services; les dépenses pour la location de locaux; et les dépenses pour les frais de voyages et de repas. À noter, lorsqu un fournisseur utilise les services d un sous-traitant, la facture du sous-traitant doit vous être fournie et vous devez la joindre à titre de pièce justificative à votre rapport de dépenses électorales. 13

15 DÉPENSES ÉLECTORALES Dépenses de publicité supports utilisés radio, télévision, journaux, dépliants, affiches, panneaux publicitaires, macarons, Internet ou tout autre technologie de l information inclut les frais de conception, réalisation, production et diffusion Reprenons une à une chacune des catégories. Les dépenses de publicité sont celles qui représentent la plus grande part du budget d une campagne électorale. Mais aussi elles exigent le plus d attention de la part de l agent officiel afin que les dispositions de la Loi qui s y rapportent soient respectées. Une dépense de publicité peut être faite à l aide de différents supports, soit: à la radio; télévision; journaux; dépliants; affiches, panneaux publicitaires, macarons; Internet; ou toute autre technologie de l information. Il est important de noter que tous les frais engagés pour la conception, la réalisation, la production et la diffusion du matériel publicitaire utilisé en période électorale doivent être comptabilisés sans restriction. 14

16 DÉPENSES ÉLECTORALES Identification obligatoire écrit, objet ou matériel publicitaire (publicité faite maison) = nom de l'imprimeur ou du fabricant et nom et titre «agent officiel» annonce dans un journal ou publication, publicité à la radio, à la télévision ou Internet = nom et titre «agent officiel» Toute publicité ou matériel publicitaire doit être identifié conformément à la loi et ce, peu importe le support utilisé. Donc, pour un écrit, objet ou matériel publicitaire: le nom de l imprimeur ou du fabricant de même que votre nom et titre «agent officiel» doivent être inscrits sur l écrit. Si la publicité est faite «maison»: indiquer le nom de la personne ou le nom du comité qui l a fabriquée ou imprimée, en plus du nom et titre «agent officiel». Pour une annonce dans les journaux ou autres publications: vous devez inscrire votre nom et titre «agent officiel». Pour une publicité à la radio, à la télévision ou faite au moyen de tout autre support ou technologie de l information: votre nom et titre «agent officiel» doivent être mentionnés au début ou à la fin du message. Pour un site Web: le nom et titre «agent officiel» doivent paraîtrent sur la page d accueil. Note: Les termes «autorisées et payées par» ne sont pas obligatoires. 15

17 DÉPENSES ÉLECTORALES Agence de publicité Matériel utilisé - Élection antérieure Vandalisme et vol L agent officiel peut autoriser, le cas échéant, une agence de publicité à faire des dépenses électorales. Si vous prévoyez avoir recours à une agence de publicité, nous vous invitons à prendre connaissance de la directive D-M-12 intitulée: Autorisation de l agence de publicité. Lorsque du matériel utilisé en période électorale est volé ou endommagé à la suite d un acte de vandalisme, le coût de remplacement par du matériel semblable n est pas considéré comme une dépense électorale sous certaines conditions. Vous devez vous référer à la directive D-M-18 pour connaître la procédure à suivre. Si vous désirez réutiliser du matériel publicitaire qui a été produit et utilisé lors d une élection antérieure, vous devez évaluer le coût de ce matériel publicitaire selon la méthode dite du «coût de remplacement». Par «coût de remplacement», il faut entendre le coût de production de ce matériel s'il avait été produit au moment de sa réutilisation. Pour plus de détails, vous pouvez vous référer à la directive D-M-20. Ces directives sont disponibles sur le site Web du DGE. 16

18 DÉPENSES ÉLECTORALES Publicité non-conforme Correction utilisée = dépense électorale non remboursable et affecte la limite diffusion gratuite d'un erratum par un média n'est pas permise Dans le cas d une publicité non conforme, soit mal identifiée, vous pouvez procéder comme suit pour apporter les correctifs nécessaires: pour les brochures, feuillets ou autre matériel publicitaire, vous pouvez ajouter un autocollant ou les identifier à la main; prendre tout autre moyen nécessaire pour identifier correctement la publicité. Dans le cas d une publicité faite dans un journal celui-ci ne peut reprendre gratuitement un message, ni publier un erratum. Si, malgré tout, la publicité ou le matériel publicitaire utilisé n est pas identifié conformément à la loi, vous devrez quand même inscrire la dépense qui s y rattache comme une dépense électorale affectant ainsi la limite permise. Toutefois, le coût de cette dépense ne sera pas admissible à un remboursement des dépenses électorales. Soyez donc vigilant afin de ne pas pénaliser le parti que vous représentez. 17

19 AFFICHAGE ÉLECTORAL Où? Quand? Comment? Durée? L affichage électoral ne fait pas partie des dispositions en matière de financement et de contrôle des dépenses électorales. Cependant ces informations sont importantes et vous sont transmises à titre préventif. Où peut-on afficher? sur les propriétés du gouvernement, des organismes publics, des sociétés d État, des municipalités et des commissions scolaires, sauf sur les édifices appartenant à ceux-ci; sur les poteaux utilisés à des fins d utilité publique, à certaines conditions. Mais aucun affichage sur : les monuments historiques, dans un site historique, sur un monument, une sculpture, un arbre, une bouche d incendie, un pont, un viaduc ou un pylône électrique; sur un abribus ou un banc public sauf s il dispose d un espace prévu à cette fin. Quand peut-on afficher? durant la période électorale, l affichage ne peut être soumis à aucune restriction ou condition autrement que dans la mesure prévue par la LERM. Comment faire l affichage? sans compromettre la sécurité routière ou publique, en évitant toute interférence visuelle avec la signalisation et de façon à ne pas entraver la circulation; fixé par des moyens permettant de les enlever facilement et ne pouvant endommager le poteau ou y laisser des marques à demeure (pas de clous ou de broches); il y a également des restrictions concernant l affichage sur les poteaux utilisés à des fins d utilité publique, entre autres, la hauteur maximale permise. Durée? Toute affiche doit être enlevée au plus tard 15 jours après le jour fixé pour le scrutin. 18

20 DÉPENSES ÉLECTORALES Biens et services assurance téléphone et cellulaire location d équipement et achat de biens durables (D-M-23) Les biens et services, nous pouvons retrouver dans cette catégorie: les assurances; téléphone; la location d équipement; les fournitures de bureau, les timbres, le travail rémunéré; intérêts sur emprunts; les dépenses personnelles d un candidat, etc. Assurance Il se peut qu'une police d'assurance-responsabilité soit contractée lors de la location d'un local. Vous devez imputer aux dépenses électorales le coût de l'assurance pour la période couverte pendant la période électorale (45 jours), ou inscrire le coût total de l assurance selon la notion de dépense à coût minimum. Téléphone et le cellulaire Les frais d'installation et de location de ces appareils et lignes téléphoniques utilisés en période électorale doivent être imputés aux dépenses électorales. Si l'utilisation débute quelques jours avant et se poursuit pendant la période électorale, et s arrête quelques jours après le jour du vote, vous pouvez considérer ces dépenses comme des dépenses électorales. Seuls les frais d'appels interurbains faits pendant la période électorale sont imputés aux dépenses électorales. Les frais de service mensuels doivent être calculés en fonction de la période électorale (45 jours). Location d'équipement Pour ce genre de dépenses, il faut imputer aux dépenses électorales le coût de location pour la période électorale seulement. Lorsqu un bien durable est acheté, l agent officiel doit déclarer, un montant représentant le moindre de 50% du coût d acquisition du bien ou le coût de location estimé d un bien similaire utilisé pour une même période déterminée. C est la notion de bien durable que l on retrouve à D-M

21 DÉPENSES ÉLECTORALES Biens et services travail rémunéré intérêts sur emprunts frais de service du fonds électoral dépenses personnelles d un CIA dépenses faites en vue de favoriser son élection Travail rémunéré Pour tout travail rémunéré, vous devez joindre au rapport : un reçu signé et daté indiquant le nom et l'adresse du travailleur; le détail des jours et heures travaillés; le taux horaire, quotidien ou hebdomadaire; et le montant total payé ainsi que le chèque; ou le chèque original encaissé par le travailleur avec, à l'endos, le détail des services rendus. Intérêts sur emprunts Lorsqu'un emprunt a été contracté par le représentant officiel en vue d'alimenter votre fonds électoral, les intérêts, à compter de la date de l'emprunt en période électorale jusqu'à la date à laquelle votre rapport est remis (sans excéder 90 jours après le jour fixé pour le scrutin), peuvent être comptabilités ou non comme dépenses électorales au choix de l agent officiel et selon les conditions suivantes : inscrire les intérêts payés par le représentant officiel au rapport de dépenses électorales comme dépenses électorales dans la colonne «Biens et services»; les avoir payés au représentant officiel avant la remise de votre rapport. Frais de service Les frais de service sur le compte ouvert dans un établissement financier rattachés à l administration de votre fonds électoral peuvent être considérés ou pas comme dépenses électorales aux mêmes conditions que les intérêts sur emprunts. Dépenses personnelles Les dépenses personnelles d un candidat peuvent être considérées comme une dépense électorale ou non. Ce choix revient au candidat et à l agent officiel. Cependant, cette dépense est faite par le candidat en vue de favoriser son élection. Pour qu une dépense personnelle d un candidat soit considérée comme une dépense électorale, il est primordial qu elle ait un caractère «personnel» pour lui-même ou un membre immédiat de sa famille. Lorsqu'une dépense personnelle d'un candidat est considérée comme une dépense électorale, elle doit être inscrite au rapport de dépenses électorales. Enfin, le candidat doit vous fournir les factures ou autres pièces justificatives de même que les preuves de paiement et vous devez les joindre à votre rapport. 20

22 DÉPENSES ÉLECTORALES Location de locaux local commercial ou résidence privée bail original description des biens compris dans la location Location de locaux Nous pouvons retrouver dans cette catégorie: un local commercial; une salle d école; un sous-sol d église; une résidence privée, etc. Les informations telles que l adresse du local, la description des lieux, c est-à-dire la dimension), la date du début et de fin de location, les autres biens compris, le prix unitaire au pied, le coût total ainsi que les noms et adresses du bailleur et du locataire doivent apparaître sur le bail. Si vous utilisez le sous-sol ou une pièce d une résidence privée comme local, vous devez en évaluer la valeur et déclarer celle-ci au rapport de dépenses. Le montant évalué doit être payé au propriétaire de la résidence ou être considéré à titre de contribution. Vous trouverez un modèle de bail en annexe dans le Guide de l agent officiel d un parti politique. Toutefois, ne sont pas des dépenses électorales, les frais raisonnables ordinairement engagés pour l administration courante du bureau permanent du parti dont l adresse figure au registre du DGE, depuis au moins trois mois avant la publication de l avis d élection. 21

23 DÉPENSES ÉLECTORALES Voyage et repas frais de déplacement demande de remboursement de frais de transport et de repas frais de repas préparé par des bénévoles indemnité journalière (D-M-17) Voyages et repas Nous pouvons retrouver dans cette catégorie: l essence; montant alloué par kilomètre; billets d autobus; frais de repas, etc. Vous devez inclure tous les frais de transport et de repas que vous avez autorisés et payés pendant la période électorale. Notez que les frais de voyage et de repas de toute personne peuvent être considérés comme une dépense électorale ou non. Ce choix revient à l agent officiel. Si elles sont considérées comme une dépense électorale, elles doivent être raisonnables, appuyées de pièces justificatives pertinentes, payées à même le fonds électoral et également paraître au rapport de dépenses électorales. Aussi, sous réserve d une acceptation par l agent officiel, la personne requérante peut aussi demander à être remboursée pour ses frais de transport sur la base d indemnités journalières (per diem), sans dépasser le taux versé par la municipalité. Pour les frais de repas, ils peuvent être remboursés sur la base d un per diem, uniquement le jour du vote par anticipation ainsi que le jour du scrutin. Repas préparés par un bénévole Dans le cas de repas préparés par un bénévole, seul le coût de la nourriture achetée doit être inscrit au rapport de dépenses électorales. Vous trouverez à la directive D-M-17, la façon de traiter les indemnités journalières pour les frais de transport et certains frais de repas remboursés pour la période électorale. 22

24 DÉPENSES ÉLECTORALES Candidat élu sans opposition dépenses non admissibles après la fin des mises en candidature Candidat élu sans opposition À compter de la date de la fin des mises en candidature, vous ne pouvez plus faire ni autoriser de dépenses pour un candidat qui a été élu sans concurrent. Dans un tel cas, les seules dépenses électorales acceptables sont celles qui ont été engagées avant la date limite de présentation des déclarations de candidature et dont la commande ne pouvait être annulée. De plus, la limite des dépenses électorales est spécifique à chaque candidat et vous ne pouvez pas transférer le solde à d autres candidats du parti. 23

25 DÉPENSES ÉLECTORALES Dépenses faites non réclamées facture non reçue du fournisseur dans les 60 jours suivant le jour du scrutin interdiction de payer le fournisseur Réclamations contestées contestation de la facture d un fournisseur interdiction de payer le fournisseur Dépenses faites, non réclamées Si l'un de vos fournisseurs ne vous a pas présenté de réclamation (facture) dans les 60 jours qui suivent le jour du scrutin, vous devez en faire mention au rapport de dépenses électorales et y joindre un chèque tiré sur le fonds électoral, fait à l'ordre de la municipalité, couvrant le total de ces dépenses faites, non réclamées. Vous ne pouvez donc acquitter une facture reçue après ce délai. Le fournisseur aura 120 jours pour faire sa réclamation au trésorier de la municipalité qui vous avisera de tout écart, le cas échéant. Au-delà de ce délai additionnel, la créance du fournisseur est prescrite. Les dépenses faites, non réclamées font partie du plafond des dépenses électorales. Réclamations contestées Vous pouvez contester une réclamation (facture) ou une partie d'une réclamation si la dépense a été faite à votre insu, sans votre autorisation, ou si les conditions de la commande n'ont pas été respectées (quantité, qualité, date de livraison, prix, etc.). Dans le cas où vous avez commandé du matériel et que vous contestez la dépense, en aucun temps le matériel ne peut être utilisé. Les réclamations contestées ne constituent pas des dépenses électorales. Toutefois, ces réclamations doivent être mentionnées à votre rapport de dépenses électorales. Après la production du rapport, vous ne pouvez acquitter une réclamation qui y est contestée, à moins d obtenir une autorisation expresse du trésorier. Si vous vous retrouvez dans cette situation, communiquez avec le DGE. 24

26 Engagement ENGAGEMENT ET PAIEMENT responsabilité de l agent officiel prix courant du marché toute dépense inscrite au rapport de dépenses électorales (RDE) Paiement toute dépense payée à même le fonds électoral Petite caisse Engagement En tant qu'agent officiel d un parti, vous êtes la seule personne pouvant faire ou autoriser des dépenses électorales. Vous devez vous assurer que personne ne paie, pour un bien ou un service, un prix différent de celui du marché (prix exigé dans le cours normal des affaires, selon le marché dans la région et à l époque où il est fourni). Toutefois, ceci n empêche pas une personne d'effectuer un travail bénévole. Vous devez également vous assurer que tous les chèques que vous émettez sont inscrits au rapport de dépenses électorales. Paiement des dépenses électorales Rappelons-nous que toutes dépenses électorales doivent être payées à même le fonds légalement constitué (fonds électoral). Avant de transmettre votre rapport de dépenses électorales, toutes les réclamations (factures) reçues dans les 60 jours qui suivent le jour du scrutin, à moins que vous ne les contestiez, doivent être payées. Lorsque le paiement de la dépense est effectué par chèque, ce dernier fait foi de preuve de paiement. Vous devez vous assurer que tous les paiements de dépenses électorales sont justifiés par une facture. Une facture inférieure à 100 $ doit comporter au minimum les renseignements suivants : nom et adresse du fournisseur; date de la facture; description du bien ou du service; montant total de la dépense. Toute facture de 100 $ ou plus doit aussi inclure les renseignements précédents, de même que l information permettant de vérifier le tarif ou le prix unitaire du bien ou service fourni. Si la date de la facture se situe en dehors de la période électorale, indiquez les dates d utilisation des biens et services et les quantités utilisées pendant la période électorale et signez. Petite caisse Une petite caisse peut être utilisée pour payer de menues dépenses. À la fin de la période électorale, vous devrez remplir le relevé de petite caisse DGE-1100 pour indiquer le détail de toutes les dépenses payées à même celle-ci. Vous devez également vous assurer que tous les paiements de ces dépenses électorales sont justifiés par une facture. 25

27 Communes RÉPARTITION DES DÉPENSES AUPRÈS DES CANDIDATS dépense électorale à tous les candidats prorata limite des dépenses électorales de chaque candidat Individuelles dépense électorale à un candidat ou à un groupe répartition de façon juste et équitable L agent officiel d un parti doit imputer le montant de la dépense électorale commune à chaque candidat en utilisant une base de répartition selon que la dépense est attribuable à tous les candidats ou à un groupe de candidats. Si la dépense commune concerne tous les candidats (100 %), elle doit être inscrite à la section intitulée «Était détaillé des dépenses communes» du «Rapport de dépenses électorales d un parti politique autorisé». La répartition du coût de la dépense sera calculée au prorata de la limite des dépenses électorales de chaque candidat du parti politique. Si une dépense concerne seulement un ou quelques candidats, elle doit être inscrite à la section intitulée «État détaillée des dépenses» du rapport et répartie aux candidats concernés. La répartition du coût de la dépense sera faite de façon juste, équitable et conforme à la réalité. Vous trouverez à la directive D-M-19 dans le Guide de l agent officiel d un parti politique autorisé, la façon de répartir les dépenses communes pour les candidats d un parti. 26

28 REMBOURSEMENT DES DÉPENSES ÉLECTORALES À qui? candidat élu ou qui a au moins 15% des votes donnés Conditions? dépenses électorales acquittées rapport de dépenses électorales produit Quand? après vérification du rapport par le trésorier remboursement émis au nom du RO du parti 50% des dépenses faites conformément à la LERM Qui à droit à un remboursement? Tout candidat qui a été élu ou qui a obtenu au moins 15% et plus des votes donnés lors de l élection au poste concerné. Quelles sont les conditions? Toutes les dépenses électorales ont été faites et acquittées conformément à la loi. Et le rapport de dépenses électorales doit être produit. Quand le remboursement se fait-il? Après avoir reçu et vérifier le rapport de dépenses électorales, le trésorier de la municipalité rembourse, sur le fonds général de la municipalité, un montant égal à 50% des dépenses électorales conformes inscrites au rapport de dépenses électorales. Le remboursement auquel un parti politique a droit est émis au nom du représentent officiel du parti. 27

29 RAPPORT À PRODUIRE L agent officiel du parti rapport de dépenses électorales date limite 90 jours après le jour du scrutin formulaire prescrit DGE-1049 application Web disponible Quels sont les rapports à produire pour un parti politique? À titre d agent officiel d un parti, vous avez l obligation de remplir un rapport de dépenses électorales d un parti politique autorisé suivant le formulaire prescrit par le DGE. Le numéro du formulaire est DGE Ce rapport, ainsi que toutes les pièces justificatives que vous devez y joindre, doivent être produits et remis au trésorier de votre municipalité dans les 90 jours suivant le scrutin. Selon les dispositions de la LERM, le rapport de dépenses électorales et les pièces justificatives sont accessibles au public. Ce rapport peut être rempli électroniquement en utilisant une application Web développée par le DGE. Cette application est très conviviale et l accès est très facile. 28

30 APPLICATION WEB Procédures d accès Transmission électronique Original signé transmis au trésorier L accès à cette application électronique est protégé. Pour vous permettre d utiliser cet outil, vous recevrez par courrier un code d accès et un mot de passe qui vous est propre. Lorsque votre rapport est terminé, vous devrez procéder à la transmission électronique de celui-ci. Cependant, vous devrez obligatoirement imprimer le rapport, le signer et le transmettre au trésorier accompagnés des pièces justificatives. 29

31 APPLICATION WEB 30

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34 RAPPORT À PRODUIRE Pièces justificatives obligatoires à joindre relevés bancaires les factures moins de 100 $, plus de 100 $ les chèques (original ou numérisé rectoverso) Parlons maintenant des pièces justificatives à fournir avec ce rapport, au trésorier de votre municipalité : Les pièces justificatives Quelle qu en soit la nature, toutes les dépenses électorales inscrites au rapport doivent être accompagnées de pièces justificatives. Pour les rentrées de fonds : les relevés de l établissement financier; Pour toutes les dépenses : les factures et celles des sous-traitants, le cas échéant; les chèques (originaux ou numérisés recto-verso) ayant servi à payer les dépenses. Toute facture inférieure à 100 $ doit comporter au minimum les renseignements suivants : le nom et l adresse du fournisseur; la date à laquelle le bien ou le service a été fourni; une description du bien ou du service; le montant total de la dépense. Toute facture de 100 $ ou plus doit aussi inclure ces renseignements, de même que l information permettant de vérifier le tarif ou le prix unitaire du bien ou service fourni. 33

35 RAPPORT À PRODUIRE Pièces justificatives publicité journaux radio, télévision ou Internet panneaux publicitaires tout autre échantillon de matériel publicitaire biens ou services assurance téléphone travail rémunéré dépenses personnelles d un candidat location d équipement ou achat biens durables Vous devrez également fournir des pièces justificatives concernant les différentes catégories de dépenses que vous avez effectuées. Pour les dépenses de publicité faites durant la période électorale, vous devez fournir : les échantillons de matériel publicitaire (des macarons ou des affiches, par exemple); la page complète du journal dans lequel a été publié un message publicitaire; l attestation de publicité ou une photographie, lorsqu il s agit de superpanneaux publicitaires; les cassettes audio ou vidéo lorsqu il s agit de publicité à la radio ou à la télévision. Pour la catégorie des dépenses en «Biens et services» vous devez fournir, entre autres : assurance le chèque ayant servi à payer la dépense; la police indiquant le coût et la période couverte ainsi que la description de la protection. téléphone le chèque ayant servi à payer la dépense; le sommaire du compte et les annexes, soit le détail des communications facturées et des autres frais ou crédits. Si un sommaire comporte un report d un compte précédent, vous devez fournir le compte où apparaissent les détails de ce report. travail rémunéré, le cas échéant un reçu signé et daté indiquant le nom et l'adresse du travailleur, le détail des jours et heures travaillés, le taux horaire, quotidien ou hebdomadaire et le montant total payé ainsi que le chèque; ou le chèque original encaissé par le travailleur avec, à l'endos, le détail des services rendus. dépenses personnelles d un candidat factures; preuves de paiement. location d équipement le chèque ayant servi à payer la dépense; une facture détaillée précisant notamment : la période de location; le coût unitaire ou le taux; le montant total de la dépense. 34

36 RAPPORT À PRODUIRE Pièces justificatives location de locaux local commercial résidence privée voyages et repas frais de déplacement frais de repas indemnité journalière (D-M-17) petite caisse Pour la catégorie des dépenses «Location de locaux» vous devez fournir, entre autres : la facture et le chèque ayant servi à payer la dépense; le bail de location. (voir exemple dans le Guide) Pour la catégories des dépenses «Voyages et repas» vous devez fournir : factures d essence, de repas, de stationnement; formulaire «Demande de remboursement des frais de transport et de repas». (disponible dans le Guide) indemnité journalière seulement le jour du vote par anticipation et le jour du scrutin. 10 $ pour le dîner et 15 $ pour le souper. Repas préparé par des bénévoles : la facture d épicerie (coût de la nourriture achetée); la facture des produits personnels utilisés par la personne bénévole. Petite caisse : factures acquittées; chèques ayant servi à renflouer la petite caisse; le relevé de petite caisse DGE-1100 indiquant le détail de toutes les dépenses payées par la petite caisse. 35

37 RAPPORT À PRODUIRE Rapports accessibles au public et publication par le trésorier Demande de correction de rapport Selon les dispositions de la LERM, les rapports et les pièces justificatives deviennent accessibles au public à l expiration du délai de production. Toutefois en ce qui concerne les reçus de contribution de 100 $ et moins ceux-ci n ont pas un caractère public. Demande de correction de rapport Lorsque le rapport produit renferme une erreur, vous pouvez la corriger, jusqu à la date limite prévue pour la production des rapports. Après cette date, c est le chef du parti qui doit obtenir du DGE, la permission de la corriger. 36

38 SANCTIONS, INFRACTIONS ET PEINES Dispositions pénales défaut de produire les rapports inhabilité à siéger inéligible à se représenter manœuvre électorale frauduleuse Demande d enquête Les sanctions, infractions et peines Une infraction est commise aussitôt qu un article de la loi n est pas respecté. Des poursuites peuvent être intentées contre l agent officiel, le représentant officiel, le chef ou un candidat du parti. Voici quelques exemples des peines les plus rencontrées : Lorsqu un rapport n est pas déposé dans les délais prescrits, une amende de 50 $ par jour peut être infligée au représentant ou à l agent officiel. De plus, le chef d un parti perd le droit d assister aux séances du Conseil municipal, tant que le rapport n a pas été transmis. Dans le cas où le chef n est pas membre du conseil, la personne qui était le candidat du parti au poste de maire lors de la dernière élection perd le droit d assister aux séances. Et dans le cas où cette personne n est pas non plus membre du conseil, celle qui perd le droit d assister aux séances est la personne qui est membre du conseil et qui était le candidat du parti, lors de la dernière élection, qui a obtenu le plus grand nombre de votes. Si aucun candidat du parti n est élu, le chef de ce parti devient inéligible à se représenter comme candidat, tant et aussi longtemps que le rapport n est pas déposé. En ce qui a trait à une manœ uvre électorale frauduleuse, la personne qui est reconnue coupable d une telle infraction perd son droit d électeur pour cinq ans. Le dépassement de la limite de dépenses électorales ou le paiement d une dépense faite par une personne autre que l agent officiel ou son adjoint, sont toutes deux des exemples de manœ uvre électorale frauduleuse. Il s agit donc de rester vigilant et de s assurer de respecter la loi. En cas de doute, veuillez communiquer avec votre trésorier ou avec la Direction du financement des partis politiques du DGE. Demande d enquête La loi stipule que le DGE peut enquêter de sa propre initiative ou à la demande d une personne, sur la légalité des dépenses, des emprunts, des contributions et des dépenses électorales d un parti ou d un CIA. Il est recommandé d utiliser le modèle à l annexe II du guide pour formuler une demande d enquête. 37

39 DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE ET OUTILS DISPONIBLES Guide de l agent officiel d un parti politique autorisé Site Web directives formulaires capsules de formation le contenu de la formation avec les notes de bas de page Les informations qui vous ont été transmises ce soir se retrouvent dans le Guide de l agent officiel d un parti politique autorisé. En ce qui concerne les directives et formulaires dont nous vous avons parlés, ceux-ci sont disponibles sur le site Web du DGE. Vous trouverez également sur le Web le contenu de la formation incluant nos notes et vous pouvez visionner des capsules de formation qui reprennent le contenu de la formation de ce soir. 38

40 RESSOURCES Trésorier Direction du financement des partis politiques Si vous avez des questions au cours du processus électoral et après le scrutin, vous pouvez vous informer auprès du trésorier de votre municipalité ou communiquer avec nous à la Direction du financement des partis politiques. 39

41 POUR NOUS JOINDRE Direction du financement des partis politiques Directeur général des élections du Québec Édifice René-Lévesque 3460, rue de La Pérade Québec (Québec) G1X 3Y5 Téléphone : (sans frais) : Site Web : Courriel : financement@dgeq.qc.ca Voici nos coordonnées. Une assistance téléphonique est disponible aux heures normales de bureau : 8 h 30 à 12 h 13 h à 16 h

42 Nous vous remercions de votre attention LE DIRECTEUR GÉNÉRAL DES ÉLECTIONS DU QUÉBEC 41