CAHIER DES CHARGES FOURNISSEURS CORA Cahier des charges fournisseurs produits frais CORA

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1 CAHIER DES CHARGES FOURNISSEURS CORA 2016 Cahier des charges fournisseurs produits frais CORA 1

2 VERSIONS Version Date Auteur Objet Référence 0 14/10/2016 L.BERRIOT 2

3 SOMMAIRE 1. PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT 4 2. INFORMATIONS PRODUITS ET TRAÇABILITE 4 a. Dates limites de consommations 4 b. Traçabilité des marchandises 4 c. Traçabilité des unités logistiques 5 d. Flux d informations 5 3. REGLES DE FONCTIONNEMENT DES COMMANDES 5 a. Commandes Simples : cas de l éclatement 5 b. Commandes alloties : cas de l alloti et du passage à quai 6 4. REGLES DE PALETTISATION 6 5. PRISE DE RENDEZ-VOUS 7 6. LA LIVRAISON 7 7. LA FACTURATION 8 LISTE DES ANNEXES - Annexe 1 : Contacts utiles - Annexe 2 : Exemple d étiquette palette - Annexe 3 : Exemples d étiquettes colis - Annexe 4 : Gestion des emballages - Annexe 5 : Protocole de sécurité de la plate forme de Moulins-lès-Metz - Annexe 6 : Protocole de sécurité de la plate-forme de Lesquin - Annexe 7 : Protocole de sécurité de la plate-forme de Tigery - Annexe 8 : Protocole de sécurité de la plate-forme de Saint-Genis-Laval - Annexe 9 : Lettre de voiture - Annexe 10 : Exemple de bon de livraison - Annexe 11 : Températures transport - Annexe 12 : Fiche de non-conformité en réception - Annexe 13 : Modalités de facturation 3

4 REGLES DE FONCTIONNEMENT DES ENTREPOTS PRODUITS FRAIS : FLUX TENDU 1. Principe de fonctionnement flux tendu : le flux tendu peut se traiter de différentes manières : - éclatement : les magasins commandent leurs besoins, le fournisseur reçoit la commande globale via l entrepôt. Il prépare et livre l entrepôt. L entrepôt Cora répartit la marchandise à ses magasins. - alloti : les magasins commandent leurs besoins, le fournisseur reçoit la commande détaillée (quantité par magasin et produit) via l entrepôt. Il prépare des colis identifiés par magasin et livre l entrepôt. Le contrôle de réception étant effectué au point de livraison final dans le magasin, le transfert de responsabilité s opérera également en magasin. - passage à quai : les magasins commandent leurs besoins, le fournisseur reçoit la commande détaillée via l entrepôt, prépare des palettes identifiées par magasin et livre l entrepôt.. Le contrôle de réception étant effectué au point de livraison final dans le magasin, le transfert de responsabilité s opérera également en magasin. Des contrôles aléatoires sur les flux allotis et passage à quai auront lieu sur entrepôt et pourront être contradictoires. Le choix de la méthode d approvisionnement est réalisé par le service optimisation des flux logistiques (annexe 1 : contacts utiles). La boucherie est réalisée en alloti pour les colis ou en passage à quai pour les supports directs ( roll, palette) 2. Informations produits et traçabilité Dans le cadre de la fiabilisation des informations de traçabilité et de sa transparence vis-à-vis de ses clients, Cora attache une importance particulière au respect des règles décrites ci-dessous. a. Dates limites de consommations Les produits livrés à Cora devront respecter les DLC conformément au contrat date négocié (1 DLC par livraison) Pas de livraison avec retour en date (pas de DLC plus courte que celle livrée lors de la dernière livraison effectuée ) Le Fournisseur s engage à garantir, au jour de réception des produits en entrepôt, une durée de vie restante du produit égale : à l intégralité de la DLC pour les produits volaille et boucherie minorée de 1 jour aux 2/3 de la DLC totale pour le reste des produits, à compter du lendemain de la date de réception sur l entrepôt. b. Traçabilité des marchandises La traçabilité sur les marchandises doit correspondre à la réglementation légale en vigueur et aux normes de qualité fixées entre les parties. 4

5 c. Traçabilité des unités logistiques Chaque support logistique : palette, roll, Dollie, doit être identifié par étiquettes SSCC (exemple d étiquette en annexe 2 ). Chaque colis doit être identifié par une étiquette au format GS1-128 (voir exemple d étiquette en annexe 3) avec code à barres de type EAN-128 reprenant en clair les informations : désignation article référence PCB DLC Numéro de lot EAN de l unité de vente Magasin Destinataire Pour l identification des colis et des palettes : se référer au cahier des charges «Cahier des charges de l excellence Logistique» (Avis d expédition et étiquettes sur le portail internet Des cahiers des charges d identification spécifiques à l activité boucherie sont disponibles également sur ce portail. d. Flux d informations Les informations de traçabilités traitées dans les précédents alinéas devront impérativement être véhiculées, en parallèle des flux physiques, par le biais de l EDI en l occurrence les messages DESADV. Les DESADV sont attendus pour toutes commandes simples comme alloties et doivent respecter les recommandations données dans le cahier des charges de l excellence logistique de GS1, présent sur le portail Toutes les informations concernant l EDI Cora ainsi que tous les cahiers des charges nécessaires à la mise en place des messages EDI (commande, DESADV, facture ) sont disponible sur notre portail dont les identifiants d accès sont : Identifiant : INVITE Mot de passe : DOCEDI 3. Règles de fonctionnement des commandes a. Commandes Simples : cas de l éclatement transmission par EDI (Echange de Données Informatisé) Se référer au cahier d interchange «commande simples (éclatement) et alloties» du portail transmission par Fax Automatique La commande par fax automatique reprend les éléments suivants : Nom de l expéditeur Adresse de livraison N de commande Cora Date et heure de livraison Désignation des articles EAN PCB OU PAL Prix d achat unitaire Nombre d UVC en commande Valeur, volume et poids de la commande Nombre de palettes commandées (pour les palettes commandées en stocké) Prix d achat unitaire, incluant les taxes sur factures fournisseurs ( = prix attendu en facturation) 5

6 Cas particuliers : Reliquat : le numéro de commande n est utilisable qu une seule fois. Si toutefois la livraison donnait lieu à un reliquat, avec accord du manageur APPROVISIONNEMENT, une nouvelle commande serait générée avec un nouveau numéro de commande. b. Commandes alloties : cas de l alloti et du passage à quai La commande allotie EDI : Se référer au cahier d interchange «commandes simples et alloties» sur 4. Règles de palettisation Les conditions de livraisons sont celles indiquées dans à nos Conditions Générales d Approvisionnement chapitre 4 modalités de livraison. Commande simple (en éclatement) Palette Europe 800 mm x 1200 mm Hauteur maximum (support compris) : 1800 mm Si la palette fait plus de 1800 mm : mettre impérativement une palette intermédiaire Chaque palette doit être identifiée par une étiquette SSCC 1 référence = 1 code EAN chaque référence doit être rassemblée sur les palettes 1 produit (1ean) par couche ou cheminée ou palette produits de petites quantités en colonne et en couche pour les grosses quantités Plan de palettisation identique pour un même produit, si plusieurs palettes prévues pour ce produit Pour les livraisons de palettes hétérogènes, fournir une liste de colisage du contenu de la palette Palettes filmées En cas de livraison sur palettes perdues leurs caractéristiques doivent être les suivantes : Hauteur maximum (support compris) : 1800 mm Longueur mini : 1040 mm Longueur maxi : 1250 mm Largeur maxi : 1200 mm Hauteur mini entre le sol et la palette : 90 mm Les lattes doivent être positionnées dans le sens de la longueur Commande allotie (alloti et passage à quai) Palette Europe 800 mm x 1200 mm filmée Hauteur maximum (support compris) : 1800 mm 1 référence = 1 code EAN Inclure dans/sur chaque colis une liste de colisage reprenant le contenu du colis Regrouper les produits d un même magasin sur la même palette. Possibilité de plusieurs magasins sur une même palette Pour la boucherie : En cas de livraison sur des supports consignés se référer à l annexe 4 : (Gestion des Emballages). Les règles d hygiène et de propreté telles qu indiquées dans les conditions d approvisionnement CORA doivent être respectées. 6

7 Cora se réserve le droit de refuser la marchandise pour toutes les livraisons palettisées ne respectant pas ces règles, de même que les palettes instables, penchées, cassées ou susceptibles de présenter un risque lors de leur manipulation. Les Conditions Générales d Approvisionnement s appliquent dans tous les cas. Les éventuels coûts de reconditionnement seront à la charge de l industriel. 5. Prise de rendez-vous La date et l heure de rendez vous sont mentionnées sur la commande. Tout retard de livraison ou décalage de rendez-vous devra être signalé, par le fournisseur, en amont, au responsable d exploitation et au prestataire en charge de la plate-forme (annexe 1 : contacts utiles) pour validation. L heure de livraison indiquée sur la commande est celle d arrivée au bureau des expéditions et contrôle des documents. En cas de retard l horaire réel d arrivée sera indiqué par horodatage sur la lettre de voiture. Comme indiqué dans nos Conditions Générales d Approvisionnement, tout retard de livraison engendre des dysfonctionnements sur l entrepôt. 6. La livraison Les contacts pour les réceptions se trouvent dans l annexe 1 (contacts utiles).. Les livraisons s effectuent par le biais de camion pouvant décharger sur des quais d une hauteur comprise entre 900 à 1400 mm. Les protocoles de sécurité des sites sont disponibles en annexe ( ). Chaque livraison est accompagnée d une lettre de voiture (annexe 9) et de deux bons de livraison détaillés (annexe 10) sur lesquels seront mentionnés : le n de la commande Cora le nombre de palettes avec n SSCC le nombre de colis et le nombre d uvc avec EAN le poids net (pour les produits à poids variables) et le poids brut le code ean par référence la DLC ou DLUO A réception, des contrôles températures sont effectués et peuvent amener à un refus partiel ou global de la commande (tableau des températures annexe 11). Un agréage est effectué comme indiqué dans nos Conditions Générales d Approvisionnement. Les entrepôts pourront refuser toute livraison de produit dont la DLC serait antérieure par rapport à une livraison précédente. Dans tous les cas pour toute réception non conforme, le fournisseur reçoit une fiche de nonconformité en réception (annexe 12). Tout colis en anomalie non repris par le fournisseur, sous 48 heures ou lors de la livraison suivante, sera détruit ou remis à un organisme humanitaire En cas de rupture conséquente, le fournisseur s engage à prévenir le manager approvisionnement concerné par mail et par téléphone (annexe 1 : contacts utiles). 7

8 7. La facturation Différentes solutions de facturation sont possibles : - La facturation classique papier avec envoi aux adresses indiquées sur le portail - La facture au format EDI dématérialisation fiscale. Contacter le service EDI (annexe 1 : contacts utiles) Chaque facture suivra la procédure que vous trouverez en annexe 13 (Modalités de facturation de fournisseurs de marchandises) En cas de facturation de l éco-emballage par le fournisseur, le montant unitaire de cette taxe devra être mentionné sur la facture à la ligne produit. Dans le cas contraire, le fournisseur devra fournir les éléments nécessaires pour que Cora puisse faire la déclaration (aucune commande ne sera passée avant réception de ces éléments) : - nature de l emballage - poids de l emballage Précision sur facture des différentes taxes (C.T.I.F.L.- C.V.O et autres...) 8