Missions & Notes de Frais. Mémo Utilisateur

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1 Missions & Notes de Frais Mémo Utilisateur

2 Bienvenue ULYSSE -Travel & Expenses est un logiciel permettant la gestion en ligne des frais professionnels Création en ligne des Notes de Frais, évitant ainsi les multiples ressaisies Processus de validation en ligne Accès à un reporting consolidé pour analyser les dépenses Contrôles automatiques par rapport à la Politique Voyages Outre les Notes de Frais, Ulysse T&E permet de gérer les Ordres de Mission Sommaire page Se connecter à Ulysse T&E 3 Ergonomie & Ecrans 4 Votre Fiche Profil 5 Ordre de Mission (OM) 6 Note de Frais (NF) 8 Valider Ordre de Mission / Note de Frais 10 Quitter Ulysse T&E 11 2

3 Se connecter à ULYSSE T&E Accéder à ULYSSE T&E L accès se fait sur Internet. Saisir l url : Saisir : cg59 (Société) Votre matricule (Identifiant) Cliquer sur : Première connexion? Puis, laissez vous guider à l intérieur de la procédure de la première connexion en suivant les instructions 3

4 Ergonomie et Ecrans Se repérer facilement Le menu déroulant permet l accès direct aux fonctions Ulysse T&E (ex : Menu > Ordre de Mission ) Un libellé suivi d une astérisque * doit obligatoirement être renseigné. Un libellé souligné indique un lien ou une action. Lien direct vers une page (ex : Fiche Profil) Action (ex : Tri sur libellé de colonne) Retour à l accueil Ecran précédent Liste de sélection + de détail Afficher/ Masquer les champs Alerte non-bloquante Anomalie bloquante Ecran d Accueil : un tableau de bord avec fonctions et raccourcis Menu dynamique Nom du collaborateur Recherche rapide d un document par numéro Tableau de bord des OM et NF en cours avec liens directs et statut Ecrans principaux : OM, NF L entête du document contient : N de document, Nom, Montant, Statut Pavé d informations générales Autres pavés (ex NF: Frais, IKM, ) 4

5 Votre Fiche Profil Accéder à la Fiche Profil Cliquer sur le nom du collaborateur Ou Menu > Fiche Profil Vérifiez votre Fiche Profil Les informations générales de la Fiche Profil Pour changer d onglet, Cliquer directement dessus Ex : Le pavé Coordonnées permet de voir les différentes coordonnées du collaborateur Le pavé Habilitations permet de donner temporairement ses droits de saisie dans Ulysse T&E Enregistrer les informations Pour enregistrer les informations, cliquer sur Enregistrer en bas de la page 5

6 Ordre de Mission Créer un Ordre de Mission (OM) Cliquer sur Créer dans le pavé OM de la page d accueil Sélectionner le mode de création Pour créer un 1 er OM dans Ulysse T&E, cocher Document vierge Saisir un Ordre de Mission Compléter le pavé Informations générales de l OM avant de compléter les autres pavés. Renseigner le lieu de mission Sélectionner le type de mission Les champs dates début/fin de mission et objet sont obligatoires Pour supprimer l OM à tout moment : Ordre de Mission > Supprimer Enregistrer les informations Pour enregistrer les informations, cliquer sur Enregistrer en bas de la page 6

7 Ordre de Mission Compléter les autres pavés. Exemple : le pavé Prestations permet de formuler les demandes de titres de transport, les demandes d hébergement, Créer une ligne pour chaque prestation en cliquant sur Créer ou sur les icones de création rapide Puis, compléter les champs affichés Cliquer sur Enregistrer permet une création rapide du trajet retour en reprenant les lieux de départ et d arrivée. Soumettre l Ordre de Mission à validation Cliquer sur Ou Ordre de Mission > Changer statut Possibilité de saisir un commentaire à l attention du valideur Confirmer le changement de statut Un document dont le statut est «En attente de validation» ne peut être modifié. En cas d erreur, cliquer sur pour revenir au statut précédent et apporter les modifications souhaitées. Puis soumettre à nouveau à validation. 7 Imprimer un état de l Ordre de Mission OM > Imprimer > Sélectionner l état, puis cliquer sur le bouton imprimer de votre navigateur

8 Note de Frais Créer une Note de Frais (NF) Cliquer sur Créer dans le pavé NF de la page d accueil Sélectionner : depuis un OM Saisir une Note de Frais Compléter le pavé Informations générales de la NF avant de compléter les autres pavés. Saisir la destination principale Les champs dates début/fin et objet sont obligatoires Certains champs sont alimentés automatiquement à partir de la Fiche Profil. Dans le cas de création d une NF à partir d un OM, certains champs sont alimentés automatiquement à partir de l OM. Pour supprimer la NF à tout moment : Note de Frais > Supprimer Enregistrer les informations Pour enregistrer les informations, cliquer sur Enregistrer en bas de la page 8

9 Note de Frais Saisir des Indemnités Kilométriques Pour créer des IKM, il est impératif que votre Fiche Profil contienne les données de votre voiture. Dans le pavé IKM de la NF, cliquer sur Créer Compléter les champs Le calcul est automatique et tient compte des barèmes Soumettre la Note de Frais à validation Cliquer sur Ou Note de Frais > Changer de statut Possibilité de saisir un commentaire à l attention du valideur Confirmer le changement de statut Un document dont le statut est «En attente de validation» ne peut être modifié. En cas d erreur, cliquer sur pour revenir au statut précédent et apporter les modifications souhaitées. Puis soumettre à nouveau à validation. Imprimer un état de la Note de Frais NF > Imprimer > Sélectionner l état, puis cliquer sur le bouton imprimer de votre navigateur 9

10 Valider OM / NF Pour valider un OM ou une NF, il faut être habilité au rôle de valideur. Qu il s agisse d OM ou NF, la validation d un document respecte la même logique. Consulter la liste des documents en attente sur l écran de validation Menu > Validation NF Zone de filtres Documents en attente de validation Document comportant une alerte, dont le détail s affiche au survol de la souris Valider un à plusieurs documents Cocher le ou les documents à valider Cliquer sur Valider puis confirmer le changement de statut Le valideur peut également valider directement depuis le document. Il y accède en cliquant sur le n du document depuis l écran de validation ou dans l de demande de validation qu il aura reçu, ou en sélectionnant ses collaborateurs depuis la page Accueil. Le valideur peut consulter l historique du document choisi OM ou NF > Onglet historique Cliquer sur Approuver ou Refuser puis confirmer le changement de statut 10

11 Quitter Ulysse T&E Menu > Se déconnecter d Ulysse T&E Conseils & Références Besoin d informations complémentaires? Retrouvez la Politique Voyages du Département sur Intranet : MENU>ESPACE INFORMATION>En pratique>se déplacer>déplacements professionnels Contactez l administrateur d ULYSSE : ULYSSE-administration@cg59.fr Références de la réglementation des frais de déplacement : Décret n du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'etat Décret n du 5 janvier 2007 modifiant le décret n du 19 juillet 2001 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels des collectivités locales et établissements publics mentionnés à l'article 2 de la loi n du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et abrogeant le décret n du 19 juin 1991 Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n du 3 juillet 2006 Arrêté du 26 août 2008 modifiant l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l'article 10 du décret n du 3 juillet CONCUR France 2011 ULYSSE Travel & Expenses V7