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1 Gestion de Projet Projet de session Livrable 3 Planification du projet Description Le livrable 3 consiste a : Objectifs saisir les tâches ; créer les lots de travail ; déterminer les prédécesseurs ; déterminer les ressources ; affecter les ressources ; optimiser le calendrier d exécution. Le livrable 3 amènera l élève à : déterminer le travail à faire dans le cadre d un projet d envergure; répartir le budget du projet ; établir l échéancier du projet ; vérifier les disponibilités des ressources humaines ; utiliser le progiciel d ordonnancement MS Project. Travail dans Microsoft Project Le livrable 3 demande à l équipe d utiliser le progiciel d ordonnancement MS Project afin de réaliser les opérations suivantes :. Saisir les tâches La première étape de la planification du projet correspond à la section 4., La détermination du travail à faire, au chapitre 4. Elle se divise en quatre activités : déterminer le projet, la date de son début et le temps de travail ; fractionner le travail en différentes tâches ; déterminer la durée des tâches ; déterminer les coûts fixes des tâches.. Niveau des tâches élémentaires Toutes les tâches élémentaires devraient se trouver au même niveau de l organigramme des tâches (ce sera sans doute le niveau 2 ou 3). 2. Taille minimale des tâches La taille minimale d une tâche élémentaire devrait correspondre à un niveau d effort d une personne-jour. 3. Activités quotidiennes Les activités quotidiennes du chef ou du personnel de projet (comme diriger, prendre des décisions, surveiller l avancement du projet, administrer la comptabilité, etc.) ne devraient pas être considérées comme des tâches élémentaires. Livrable 3 Planification du projet Page

2 4. Tâches reliées à la planification L organigramme des tâches préparé dans le cadre de ce travail ne concerne que la phase d exécution du projet. 2. Créer les lots de travail La deuxième étape de la planification du projet consiste à créer le lotissement du travail, c est-a-dire de regrouper en lots les tâches de même nature. Cette deuxième étape correspond à la section 4.2, La représentation graphique du projet, au chapitre 4. Il faut créer les lots de travail selon l une des cinq approches suivantes : le lotissement organisationnel ; le lotissement géographique ; le lotissement disciplinaire ; le lotissement par étapes ; le lotissement par livrables.. Le lot Projet de niveau 0 Il devrait y avoir un seul lot de niveau 0, qui correspond à l ensemble du projet ; il doit porter le nom de votre projet. 2. Nombre de lots de niveau Il devrait y avoir de cinq à dix lots de niveau. 3. Le lot Gestion du projet Il devrait y avoir un lot de niveau nommé Gestion du projet. Ce lot devrait regrouper les tâches spécifiques de gestion comme l organisation de réunions. 3. Déterminer les prédécesseurs La troisième étape de la planification du projet correspond à la section 4.2.4, Les relations entre les tâches, au chapitre 4. Elle compte trois activités : créer les relations de précédence ; saisir les délais ; déterminer le chemin critique. Les éléments à considérer sont les suivants : la date de début de projet ; la semaine de travail de l entreprise et les jours chômés ; les délais supplémentaires (par exemple, des délais de livraison) ; les jalons ; les relations de précédence entre les tâches (prédécesseurs). 4. Déterminer les ressources La quatrième étape de la planification du projet correspond à la section 4.3., L établissement de la liste de ressources disponibles, au chapitre 4. Elle se divise en trois activités : déterminer les ressources humaines et matérielles ; choisir le calendrier de travail de la ressource ; préciser les informations avec la fiche Informations sur la ressource. Le chef de projet doit vérifier les disponibilités des ressources humaines affectées à la réalisation du projet et les assigner aux tâches du projet. Il faut déterminer toutes les ressources nécessaires pour exécuter le projet. Une ressource peut être : Livrable 3 Planification du projet Page 2

3 une personne précise (la spécialiste Unetelle) ; un groupe de personnes possédant des compétences particulières (des programmeurs, des techniciens, etc.) ; un sous-traitant précis (le sous-traitant Untel) ; le chef de projet, qui doit être désigné comme ressource. Toutes ces ressources doivent être saisies dans le Tableau des ressources. 5. Affecter les ressources La cinquième étape de la planification du projet correspond à la section 4.3, L affectation des ressources, au chapitre 4. Elle comporte trois activités : réaliser l affectation initiale ; modifier l affectation initiale ; évaluer la durée et des coûts. Le chef de projet doit affecter aux tâches les ressources disponibles au projet. Toutes les ressources qui travaillent au projet (et dont le nom a été entré dans le Tableau des ressources) ne participent pas nécessairement a l exécution de chaque tâche.. Affectation des ressources Il faut procéder tâche par tâche. Pour chaque tâche élémentaire, déterminez les ressources qui participent à son exécution. Attention! Cette affectation ne concerne que les tâches élémentaires ; on n affecte pas de ressource aux lots ni aux jalons. 2. Disponibilité des ressources Il est essentiel de vérifier si ces ressources sont disponibles à temps plein pour l exécution du projet. Si ce n est pas le cas, des ajustements devront être faits. 3. Les composantes des coûts d un projet Les coûts d un projet comprennent deux composantes majeures : Le coût de chaque tâche élémentaire Ce coût équivaut à la somme du coût en ressources et des autres coûts directement associés à la tâche (location d équipement, achat de matériel, etc.). Les coûts non répartis Il s agit des coûts qui ne sont pas reliés directement à des tâches élémentaires, mais qui doivent quand même être supportés pour l exécution du projet par exemple, le coût de la location d un bureau pour la durée du projet. 6. Optimiser le calendrier d exécution La dernière étape de la planification du projet correspond à la section 4.3.2, L équilibrage de l utilisation des ressources, au chapitre 4. Elle se divise en trois activités : réaliser l audit des ressources ; autoriser des heures supplémentaires ; optimiser l utilisation des ressources.. Réaliser l audit des ressources L audit des ressources permet de devancer, de retarder ou même de fractionner certaines tâches afin de résoudre des problèmes de surutilisation des ressources. Aucune ressource ne devrait être en surutilisation au moment d enregistrer la planification initiale du projet. Livrable 3 Planification du projet Page 3

4 2. Autoriser des heures supplémentaires Des heures supplémentaires peuvent être autorisées pour permettre de réaliser le projet dans le délai accordé. Toutefois, il est essentiel de ne pas autoriser trop d heures supplémentaires, car cela risquerait de compromettre la qualité du projet. 3. Optimiser l utilisation des ressources Rapport Une fois les problèmes d utilisation des ressources résolus, il est souvent possible d améliorer le calendrier d exécution afin de niveler l utilisation des ressources. Cette opération doit être réalisée avec beaucoup d attention puisque le chef de projet ajoute volontairement des retards à certaines tâches, ce qui réduit la marge libre et augmente le niveau de risque du calendrier d exécution. Le livrable 3 devra être présenté sous la forme d un rapport qui sera accompagné d impressions a partir de MS Project et comportera les éléments suivants :. Les dates clés du projet Le tableau suivant devra être présenté et accompagné d un texte : Élément du projet Date de début Date de fin Date de début planifié du projet Lot (le nommer) Autant de rangées que nécessaire, une par lot Lot n (le nommer) Date de fin planifiée du projet 2. Les lots du projet Vue Diagramme de Gantt. Avec l instruction Projet/Filtre pour, assurez-vous que cet échéancier ne montre que les Tâches récapitulatives, soit les lots de niveaux 0 et. Avec l instruction Format/Échelle du temps, ajustez l échelle du temps de façon que l échéancier tienne sur une seule page. Avec la fonction Imprime Écran, copiez le diagramme de Gantt dans le rapport. Ce diagramme devra être accompagné d un texte. 3. Le chemin critique du projet Vue Diagramme de Gantt. Avec l instruction Projet/Filtré pour, assurez-vous que cet échéancier ne montre que les Tâches critiques. Avec l instruction Format/Échelle du temps, ajustez l échelle du temps de façon que l échéancier tienne sur une seule page. Avec la fonction Imprime Écran, copiez le diagramme de Gantt dans le rapport. Ce diagramme devra être accompagné d un texte. Livrable 3 Planification du projet Page 4

5 4. La répartition du budget Le tableau suivant devra être présenté et accompagné d un texte : Lot (le nommer) Coût en Coûts Montant Éléments du projet ressources fixes total % Autant de rangées que nécessaire, une par lot Lot n (le nommer) Sous-total : coût des tâches Montant des coûts non répartis Coût total du projet 00 % 5. Le diagramme de Gantt complet (en annexe) Un diagramme de Gantt complet (toutes les tâches) devra être présenté en annexe. 6. Le tableau détaillé des coûts (en annexe) Vue Diagramme de Gantt, instruction Affichage/Table : Coût. Déplacez le séparateur vers la droite pour masquer le diagramme de Gantt. Assurez-vous que les colonnes Coût fixe et Coût total apparaissent. Vérifiez la mise en pages avant d imprimer. 7. Le tableau détaillé du coût des ressources (en annexe) Parmi les rapports offerts par MS Project, choisissez celui qui présente le mieux le coût total d utilisation de chaque ressource. Vérifiez la mise en pages avant d imprimer. Exigences Date de remise : Semaine La longueur maximum est de 5 pages (une page standard étant écrite en Calibri 0 points à interligne avec une feuille de style). Incluez la page de présentation du livrable & 2. Chacun des tableaux et des diagrammes devra être présenté à l aide d un court texte d accompagnement. Ce texte permet d attirer l attention du lecteur sur les éléments clés et de les expliquer. Le fichier de MS Project (.mpp) devra être remis au professeur Il est important que le français écrit soit de qualité dans tous les travaux. Utilisez les outils mis à votre disposition à cet effet correcteurs d orthographe, dictionnaires, etc. Livrable 3 Planification du projet Page 5

6 Critères d évaluation Critère Évaluation Saisir les tâches Noms adéquats durées réalistes Créer des lots de travail conséquents approche de lotissement correcte tous les lots nécessaires sont présents Déterminer les prédécesseurs ordre chronologique adéquat exactitude des types de relations Déterminer les ressources 2 saisie de toutes les informations Affecter les ressources affectation adéquate utilisation de ressources externes lorsque nécessaire tâches pilotées par l effort ou non Optimiser le calendrier d exécution utilisation optimale des ressources disponibles lissage de la courbe d utilisation Total 0 Note : Un maximum de points pourra être déduit pour la qualité de la langue Pondération Livrable % Livrable 3 Planification du projet Page 6

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