Petit guide de la Base de données ETP

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1 Petit guide de la Base de données ETP Dans le cadre de mes fonctions, il m est demandé de travailler avec les équipes pour proposer et améliorer les outils utilisés au quotidien. Dans ce sens, j ai réfléchi à une amélioration de la base de données ETP. Vous trouverez ci-dessous les détails de ce travail. Cette base est bien sûr une ébauche de réflexion et n est en aucun cas installée dans les centres du Finistère. Les données qui y sont saisies sont les mêmes que la base Excel en cours d utilisation. Les avantages pour les équipes soignantes seraient : -Une base de données plus agréable à saisir : plus besoin de savoir à quel numéro on en est et plus besoin d insérer des lignes dans un fichier Excel pour saisir un nouveau recours. -Possibilité de réaliser des requêtes sur la file active ETP de façon autonome -A terme : édition d un petit rapport d activité (partie en construction) qui peut être en relation avec les données ARS demandées. -Pas d onglet ETP dans NADIS pour le moment En réfléchissant avec la commission sur ce projet, nous pourrons voir quelles améliorations peuvent être apportées à cette base. Pour information, une formation des TECs du COREVIH Bretagne à l outil ACCESS se déroulera sur le mois de janvier 2013 avec l organisme Buroscope à Rennes. Nous pourrions intégrer le travail de cette base dans le planning de formation. Remarque : Dans cette base, chaque patient est représenté par un numéro unique et ce numéro va servir de référence pour la saisie des visites d ETP. Un recours correspond soit à une CS, soit un HdJ, soit à une CS téléphonique. Accès au Menu principal Lors de l ouverture de la base, arrivée sur le menu principal directement (un système de mot de passe devra bien sûr être mis en place ultérieurement).

2 1 - Partie «Consultation et Modification des données» Il est possible de faire des recherches par fiche de recours saisie ou par fiche de patient saisie. Recherche par fiche «Patient» : -en saisissant le numéro de patient (qu il faut connaître) -en saisissant le nom du patient -en saisissant la date de naissance du patient (format / / ) On obtient la fenêtre suivante : N Patient Données retrouvées : -N patient -Nom -Nom de jeune fille -Prénom -Date de naissance -Sexe -Type d infection Menu déroulant «Sexe» -H -F -Trans Les menus déroulant de cette fenêtre Menu déroulant «Type d infection» -VIH1 -VIH1 / VHB -VIH1 / VHC

3 -VIH1 / VHB / VHC -VIH2 -VIH2 / VHB -VIH2 / VHC -VIH2 / VHB / VHC -VIH1 / VIH2 -VIH1 / VIH2 / VHB -VIH1 / VIH2 / VHC -VIH1 / VIH2 / VHB / VHC Recherche par fiche «Recours» : -recherche en saisissant le numéro du patient : cela nécessite de connaître le numéro du patient que l on recherche. Si l on a besoin de trouver le numéro patient pour consulter ses fiches, il suffit de faire une recherche par fiche «Patient» en saisissant son nom ou sa date de naissance. Une fois le numéro patient retrouvé, recommencer la recherche par fiche «Recours» en saisissant le numéro patient -recherche en saisissant la date du recours Données retrouvées : N Patient Date du recours Page 1 / 3 : il y a donc 3 recours pour ce patient. Pour passer au recours suivant, utiliser la petite flèche noire (suivant) Données recours -N Patient -Date du recours -Type de recours -CS réalisée par. -Durée du recours (min) -Signature du consentement (a cocher si signé) -Motif principal du recours -Autre motif -Fin du cycle (à cocher si oui) -Partie commentaire (texte libre) Données biologiques -Nombre de CD4 (/mm3) -Charge virale (copies/ml et log) -Si indétectable, case à cocher -Lien NADIS direct

4 Les menus déroulant de cette fenêtre Menu déroulant «Type de recours» -CS -HdJ -CS téléphonique Menu déroulant «CS réalisée par» (Exemple de Quimper ci-dessous) -Anne Vancostenoble (assistante sociale) -Pascale Perfezou (Médecin) -Elisabeth Boittin-Bardot (Infirmière) -François-Baptiste Drévillon (Infirmier) -Sandrine Jaouen (Psychologue) Menu déroulant «Motif principal du recours» -Annonce -Mise en route d un traitement -Suivi sous traitement -Changement de traitement -Désir d enfant / procréation -Grossesse -Bilan annuel de synthèse -Co-infection -Autre (Voyage, AES, à la demande du patient, ) Menu déroulant «Autre motif» -Annonce -Mise en route d un traitement -Suivi sous traitement -Changement de traitement -Désir d enfant / procréation -Grossesse -Bilan annuel de synthèse -Co-infection -Autre (Voyage, AES, à la demande du patient, ) Pour fermer la fenêtre recours, cliquer sur «Fermer». Retour au menu principal

5 2 Partie «Saisie des données» Ajouter un nouveau patient -Cliquer sur «Ajouter un nouveau patient» -La fenêtre suivante s affiche Pour saisir le nouveau patient, cliquer dans la case «Nom» et saisir le nom du patient. Une fois le nom du patient saisi, le numéro du patient va s afficher automatiquement dans la partie «numéro patient». C est ce numéro qui servira à saisir les fiches recours de ce patient. Une fois toutes les données patient saisies sur cette fiche, vous pouvez fermer la page en cliquant sur «Fermer». Les données sont enregistrées automatiquement. Retour au menu principal. Ajouter un nouveau recours Pour ajouter un nouveau recours, il vous faut connaître le numéro du patient. -Soit il s agit d un patient que vous venez de créer, dans quel cas vous connaissez son numéro.

6 -Soit il faut faire une recherche par «Fiche patient» en saisissant le nom comme expliqué dans la partie 1 Numéro de patient à connaître absolument pour saisir le nouveau recours Une fois les données du recours saisies, fermer la page en cliquant sur «Fermer la page». Les données sont enregistrées automatiquement. Retour au menu principal 3 Partie «Requêtes et Rapports» En cliquant sur l onglet «Requêtes», on arrive sur cette fenêtre

7 Il s agit de faire en sorte que le personnel soignant puisse élaborer des requêtes automatiques de façon autonome. Remarque : Pour la suite du guide, les motifs qui apparaitront dans les requêtes sont les anciens motifs. Ils seront bien sûr mis à jour si la base est utilisée en routine. Voici pour le moment les requêtes développées : Requêtes générales «Afficher les recours par patient (nom)» Pour obtenir cette requête il s agit de saisir le nom du patient en cliquant sur «Afficher les recours par patient (nom)» Ici on a saisi «TEST15» pour le nom du patient. On obtient ce résultat : «Afficher les recours par patient (date de naissance)» Pour obtenir cette requête il s agit de saisir la date de naissance du patient en cliquant sur «Afficher les recours par patient (date de naissance)» Ici on a saisi «18/07/1986». On obtient le résultat suivant :

8 «Listing des patients ayant signé le consentement» Pour obtenir cette requête il s agit de cliquer sur l onglet «Listing des patients ayant signé le consentement». On obtient ce résultat : Requêtes par date

9 «File active» Pour obtenir cette requête il s agit de cliquer sur l onglet «File active» et de saisir une date de début et une date de fin. Ici on a saisi en date de début 01/01/2010 et en date de fin 31/12/2010. On obtient la file active 2010 de la manière suivante : Détail des patients femmes : listing des noms Page 1 Nombre total de femmes Détail des patients femmes : listing des noms Page 2 Nombre total d hommes Nombre total de patients

10 «Listing de la répartition par type de recours» Pour obtenir cette requête il s agit de cliquer sur l onglet «Listing de la répartition par type de recours» et de saisir une date de début et une date de fin. Ici on a saisi en date de début 01/01/2010 et en date de fin 31/12/2010. On obtient les données de la manière suivante : Listing des consultations avec détail patient et motifs Page 1 Page 2 Listing des consultations avec détail patient et motifs

11 Listing des HdJ avec détail patient et motifs Nombre total de CS sur la période Page 3 Nombre total de recours sur la période Nombre total d HdJ sur la période «Listing de la répartition par type de motif de recours» Pour obtenir cette requête il s agit de cliquer sur l onglet «Listing de la répartition par type de motif de recours» et de saisir une date de début et une date de fin. Ici on a saisi en date de début 01/01/2010 et en date de fin 31/12/2010. On obtient les données de la manière suivante : Page 1

12 Page 2 Page 3

13 Page 4 Page 5 Nombre total de recours sur la période

14 Requêtes graphiques «Répartition par type de motif» Pour obtenir cette requête il s agit de cliquer sur l onglet «Répartition par type de motif» et de saisir une date de début et une date de fin. Ici on a saisi en date de début 01/01/2010 et en date de fin 31/12/2010. On obtient les données de la manière suivante : «Répartition par sexe» Pour obtenir cette requête il s agit de cliquer sur l onglet «Répartition par sexe» et de saisir une date de début et une date de fin. Ici on a saisi en date de début 01/01/2010 et en date de fin 31/12/2010. On obtient les données de la manière suivante : Pour obtenir cette requête il s agit de cliquer sur l onglet «Répartition par type de motif» et de saisir une date de début et une date de fin.

15 «Répartition par type de motifs» Pour obtenir cette requête il s agit de cliquer sur l onglet «Répartition par type de motifs» et de saisir une date de début et une date de fin. Ici on a saisi en date de début 01/01/2010 et en date de fin 31/12/2010. On obtient les données de la manière suivante :

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