Protégez votre base de données des enregistrements en double. QAS Match et QAS Unify

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1 Protégez votre base de données des enregistrements en double QAS Match et QAS Unify

2 Votre base de données contient-elle des doublons? Vous assurer que votre base de données ne contient pas d enregistrements en double est une part essentielle d une gestion des données clients efficace. Afin d avoir des enregistrements uniques, votre organisation doit éviter l insertion de nouveaux doublons dans la base via le téléphone, le Web ou le courrier postal mais aussi nettoyer la base des doublons déjà existants. Les doublons ont en effet des conséquences coûteuses pour votre organisation. Ainsi, votre organisation peut : Perdre son avantage compétitif si les décisions stratégiques sont basées sur des données inexactes, Agir inefficacement, procéder à des dépenses inutiles et perdre en productivité en allouant les ressources de manière peu pertinente, Avoir des difficultés à maintenir une vision unique et cohérente des clients, Connaître une conversion moins importante des campagnes marketing, Ne pas être en règle avec les contraintes légales en vigueur, Etre perçue comme peu engagée au niveau environnemental. En parallèle, vos clients et prospects risquent de : Se plaindre de recevoir de nombreux publipostages et demander à être retirés de votre base de données, Développer une perception négative de votre organisation et envisager d aller à la concurrence. Les avantages à détecter les enregistrements multiples et à prévenir l insertion de nouveaux doublons. Des processus d entreprise optimisés Une récente étude rapporte que 25% des organisations suppriment manuellement les doublons, alors qu il s agit d une correction imparfaite qui prend du temps. 21% indiquent que ce nettoyage est sous-traité en-dehors de l entreprise*. Or cette sous-traitance Une récente étude rapporte que 25% des organisations suppriment manuellement les doublons, alors qu il s agit d une correction imparfaite qui prend du temps. 21% indiquent que ce nettoyage est soustraité en-dehors de l entreprise*. Livre Blanc sur la qualité des données clients, Mai 2008, Qualité des données : comment faire coïncider la volonté et l action? peut devenir rapidement coûteuse si elle intervient régulièrement et présente un risque en matière de sécurité dans le cas où les données exportées soient sensibles. Procéder vous-même à ce traitement des doublons, en y associant des fonctions de recherche de préexistences, assure à votre organisation de garder un contrôle sur l intégrité de ses données. Des dépenses plus judicieuses Avec une perte moyenne de 18 % du chiffre d affaires des organisations françaises due à l exploitation de données de mauvaise qualité, nettoyer votre base existante des doublons qu elle contient et empêcher leur création dans le futur permet de réduire significativement les dépenses engagées dans l exploitation de vos données. Vous rationaliserez notamment votre budget marketing et vos coûts de maintenance. Nos solutions vous aident à maintenir votre avantage compétitif par rapport à vos concurrents. Une prise de décisions fiabilisée Vos données servent de fondement aux décisions stratégiques d où l importance de posséder une base fiabilisées et sans doublons pour connaitre de façon certaine vos clients et prospects. Les décisions ainsi fiabilisée auront davantage la confiance de vos collaborateurs. Des données de meilleure qualité A partir du moment où votre base est sans doublons, le niveau de précision de vos données clients s en trouve amélioré, ce qui dope la qualité de votre relation client. Une image de marque améliorée Une gestion efficace des données permettra de développer positivement l image de votre organisation. En veillant à maintenir un enregistrement client unique, vous éviterez les réclamations liées aux publipostages répétés ou le temps passé inutilement par vos clients à joindre votre centre d appels. En outre, les clients et prospects sont de plus en plus soucieux de la manière dont les organisations gèrent les conséquences environnementales de leur activité. Si votre organisation envoie de multiples publipostages superflus, cela peut nuire à l acquisition de nouveaux clients et à la fidélisation des clients existants. * Livre Blanc sur la qualité des données clients, Mai 2008, Qualité des données : comment faire coïncider la volonté et l action?

3 Quelles méthodes pour le traitement des doublons? Parmi les multiples méthodes de traitement des doublons, les deux principales, complémentaires et d importance égale, sont la recherche de préexistence qui s applique en prévention et le traitement de l existant qui permet d intervenir sur la base de façon curative. Si la recherche de préexistence permet de réduire le temps de saisie des données et de retraitement, le traitement de l existant intervient en cas d acquisition ou de migration des données. Les solutions Experian QAS Experian QAS propose deux logiciels pour vous aider dans la gestion des doublons contenus dans vos bases de données. QAS Match intervient à la saisie des données afin d éviter que de nouveaux doublons intègrent la base. QAS Unify a pour objectif de nettoyer la base existante ou de confronter plusieurs bases. QAS Match La solution QAS Match est une solution de dédoublonnage interactif qui identifie n importe quel type de doublon, exact ou approchant, au niveau de l orthographe mais aussi de la phonétique, au sein de vos bases de données grâce à un ensemble de filtres que vous pouvez combiner. La solution offre une action préventive en intervenant en temps réel avec un minimum d informations, dès le point d entrée des coordonnées d une personne dans votre base de données. Étape 1 Les données saisies sont confrontées à votre base de données existante. Étape 2 Si la solution détecte des enregistrements identiques ou similaires, elle les affiche. QAS Match peut être personnalisé de sorte qu il effectue sa recherche en priorité sur certains champs. De nombreux critères peuvent être utilisés pour l identification des données, ce qui signifie un dédoublonnage encore plus précis (la recherche peut s effectuer sur le nom, l adresse postale, l adresse , le numéro de téléphone, la date d enregistrement, le numéro client ou toute autre donnée texte ou numérique). Étape 3 Dans la liste ainsi affichée, l opérateur de saisie confirme si l un des enregistrements constitue une correspondance. Si tel est le cas, il le sélectionne et peut le modifier en cas de besoin. S il n y a aucune correspondance, un nouvel enregistrement peut être ajouté en toute confiance à la base de données. Exemple d application de QAS Match au sein d un centre d appels Guillaume

4 QAS Unify QAS Unify identifie, via plusieurs critères pouvant être utilisés de manière simultanée, les doublons exacts ou approchants présents dans votre base de données. Deux modes de traitements sont possibles : le dédoublonnage permet de retrouver les données contenues en double dans une base alors que la déduplication intervient lorsque les données proviennent de sources diverses. Étape 1 Sur une interface conviviale, vous sélectionnez la ou les bases de données que vous souhaitez traiter. Étape 2 Choisissez votre scénario de matching et définissez les informations correspondantes. Étape 3 Lancez le traitement. Étape 4 Après le traitement, vous pouvez vérifier ligne par ligne les résultats donnés par QAS Unify et les modifier si vous le souhaitez. Les meilleurs enregistrements sont sélectionnés automatiquement. Étape 5 Au moment de l export des données traitées, vous sélectionnez au choix les enregistrements que vous voulez conserver (les données uniques ) ou celles que vous voulez supprimer (les doublons ). Étape 6 Finalement, vous choisissez de conserver, supprimer ou «flaguer» les données traitées. Mode de fonctionnement de QAS Unify

5 Combinaison de solutions Experian QAS QAS Match peut être intégré aux cotés d autres solutions Experian QAS comme QAS Pro, solution d aide à la saisie d adresses postales. QAS Pro vérifie et normalise, aux points d entrées, les données avant qu elles soient traitées par QAS Match. QAS Unify fonctionne de manière transparente aux cotés de QAS Match. Si vous utilisez QAS Match pour éviter l entrée de doublons dans votre base, QAS Unify peut intervenir en parallèle pour identifier les doublons dans la base existante et assurer ainsi une veille constante de la bonne qualité des données. Intégration QAS Match et QAS Unify sont des logiciels flexibles et simples à intégrer au sein d un grand nombre de systèmes. Les équipes QAS Professional Services* apportent leur expertise pour personnaliser la solution de sorte qu elle réponde à vos besoins spécifiques. QAS Match peut être intégré au sein d un CRM ou d un ERP avec l aide de l équipe QAS Professional Services. En plus de leur expertise en matière d intégration et de configuration des solutions, nos experts travaillent en collaboration avec vous pour configurer le logiciel afin qu il puisse intervenir sur des bases de données multiples. Grâce à l assistance des équipes QAS Professional Services, QAS Unify peut être totalement automatisé s il est programmé pour traiter périodiquement les données ou être utilisé ponctuellement en fonction de votre activité. Nos experts vous accompagnent dans la configuration du logiciel afin qu il fusionne, dans une base de données unique, différentes bases existant sur un même site. QAS Professional Services Tirez pleinement profit de l expertise technique de notre équipe Experian QAS Professional Services en matière de résolution des problèmes liés à l identification et au traitement des doublons. Notre équipe d experts vous accompagne pour l intégration des solutions au sein de vos applications, leur paramétrage afin de répondre aux besoins spécifiques de votre organisation ainsi que leur maintenance : Audit : nos consultants réalisent un audit complet de l ensemble des points d entrée de vos données afin de vous fournir une meilleure compréhension de vos flux d information, Conseil d experts : nos experts vous conseillent et accompagnent la conception d une stratégie globale de gestion des données pour améliorer le traitement et la qualité de vos données, Intégration : notre équipe installe et intègre les solutions Experian QAS pour votre stratégie de gestion des données, Formation : des formations sur les produits sont dispensées pour tirer profit des fonctionnalités des solutions et permettre de rentabiliser au maximum votre investissement. A propos d Experian QAS Experian QAS est le leader du Contact Data Management. La gamme logicielle Experian QAS a été développée afin de préserver l intégrité des données dans le temps et de fiabiliser à terme la gestion de la relation client. Experian QAS agit tout au long du processus de gestion des contacts, de l audit vers la saisie, l enrichissement, la normalisation, le nettoyage et le dédoublonnage des données, permettant ainsi de maintenir un niveau élevé de qualité des informations. Associé à Mosaic, Experian QAS propose une approche innovante de profiling en temps réel des consommateurs par l adresse postale. Spécialiste des technologies de gestion de l adresse postale française et internationale, Experian QAS est Distributeur des référentiels géographiques de La Poste SNA. La performance des solutions Experian QAS est le résultat d investissements dans la recherche et le développement technologique depuis 1991, afin de garantir des logiciels de haut niveau de fonctionnalités et de services. Plus de organisations dans le monde ont choisi les solutions Experian QAS pour la gestion de la qualité de leurs données afin d améliorer leur process, leur performance financière, leur efficacité ainsi que leur relation client. Plus d informations Visitez notre site web et consultez la démo QAS Match en ligne info@qas.fr *Equipe dédiée au transfert de compétences et à l accompagnement dans l intégration des solutions Experian QAS

6 Experian QAS Tel +33 (0) Fax +33 (0) info@qas.fr QAS Limited. QAS Limited. Registered in England. No. Landmark House, Experian Way, NG2 Business Park, Nottingham NG80 1TH. The words Experian and 'QAS' are registered trade marks in the EU and other countries and are owned by Experian Limited and/or its associated companies. All rights reserved.