BIE Online Working System User Manual v1.0

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1 BIE Online Working System User Manual v1.0 Accès Pour accéder au BIE Online Working System (BOWS), vous pouvez soit cliquez sur l icone BOWS en haut à droite sur le site Internet du BIE ou entrer directement sur BOWS en tapant: paris.org. Login Pour y accéder, merci de saisir votre Nom d utilisateur et Mot de passe. Depuis le lancement de BOWS, tous les délégués ont reçu un Nom d utilisateur et un mot de passe. Ces informations vous avaient été communiquées par courrier électronique par le Secrétariat Général du BIE. Si cependant vous ne disposez pas ou plus de votre nom d utilisateur et du mot de passe, n hésitez pas à contacter votre OfPicier de Liaison au sein du BIE ou d adresser votre demande d attribution du nom d utilisateur et du mot de passe par mail à l adresse suivante : paris.org. Dès que vous disposerez des informations nécessaires, vous serez alors à même de remplir les champs prévus à cet effet et d indiquer votre nom d utilisateur et votre mot de passe.

2 Mot de passé oublié Si vous avez oublié votre mot de passe ou s'il ne vous permet pas de vous connecter, vous pouvez facilement en obtenir un autre en utilisant le lien Mot de passé oublié sous le bouton «se connecter». Un formulaire apparaitra, dans lequel vous pourrez remplir votre nom d utilisateur fourni par le BIE et v o t r e a d r e s s e c o u r r i e l. Vo u s r e c e v r e z a l o r s automatiquement sur votre boite de réception de courriel. IMPORTANT: Nous vous prions de bien vouloir noter que pour des raisons de sécurité, le Secrétariat Général du BIE ne pourra connaître ni accéder à votre mot de passe si vous le modipiez et à partir du moment où vous le modipiez. Cependant, pour modipier votre mot de passe, merci de consulter le secteur suivant de ce document. 2

3 Changer votre Mot de passe Lorsque vous avez accédé à votre compte au BOWS pour la première fois, pour des raisons de sécurité, nous vous recommandons de changer ce mot de passe. Pour changer votre mot de passe, cliquez sur INFO PERSONELLE dans le Menu Utilisateur qui se trouve en bas à gauche sur la page d Accueil. Vous vous trouverez alors sur une page dans laquelle on vous demandera de taper le nouveau mot de passe que vous avez choisi. Il vous faudra le taper 2 fois pour conpirmation. Lorsque vous aurez rempli les espaces nécessaires, cliquez sur l icone de la disquette qui apparait en haut droite de la page apin d activer le nouveau mot de passe. 3

4 Page d Accueil La page d accueil de BOWS permet aux utilisateurs de prendre connaissance de toutes les informations actuelles, du jour et importantes. La barre en haut de la page permet un accès rapide à toutes les catégories d informations le sont plus souvent visitées par les utilisateurs. Vous y trouverez le menu suivant : Recherche, Assemblée Générale, Commissions, Délégations, Règlementation et Circulaires. Le partie «Urgent» juste en bas de cette barre et à gauche de la page expose les cinq derniers documents importants qui nécessite une attention immédiate. Le secteur «Domaine Exclusif du Pays» est un domaine privé comprenant des Pichiers destinés et visibles par les délégués du pays de l utilisateur uniquement et exclusivement. Le secteur central de la page est occupé par tous les derniers Pichiers qui ont été ajoutés sur BOWS en ordre chronologique qu ils soient urgents ou pas. Sur le côté gauche de la page, il existe trois espaces gris qui fournissent aux utilisateurs des informations actuelles sur les expositions présentes et futures (par exemple EXPO 2008, 2010, 2012). 4

5 Fichiers et Commentaires Lorsque vous cliquez sur le titre d un Pichier sur la page centrale ou sur le secteur «Urgent» la page que vous voyez à droite apparait sur votre écran. Pour télécharger et lire le Pichier que vous avez choisi, merci de cliquer sur la ligne écrite en orange qui identipie le Pichier juste en bas de son titre de description. Dans le cas présenté, l utilisateur doit simplement cliquer sur : CA/CONV/2008/1/F Le Pichier sera automatiquement télécharger dans l ordinateur de l utilisateur. BOWS permet aux délégations de faire des commentaires ofpiciels sur les documents publiés dans BOWS. Par exemple sur l image à droite, vous voyez le secteur Ajouter votre commentaire. Il sufpit de remplir le titre et taper votre commentaire. L utilisateur dispose également de la possibilité de sélectionner la boite m avertir par mail si ce commentaire est suivi apin de recevoir à son adresse courriel une notipication avec une réponse à son commentaire. Lorsque vous avez terminé de taper votre commentaire, merci de cliquez simplement sur le bouton Envoyer et votre commentaire sera posté et le Secrétariat Général du BIE sera simultanément informé du fait qu un nouveau commentaire a était fait. 5

6 Recherche Un nouveau dispositif sur BOWS est la fonction de Recherche. Tous les utilisateurs de BOWS peuvent utiliser cette fonction simplement en cliquant sur le bouton Recherche en haut et à gauche de la page principale. Par exemple, sur l image de droite, l utilisateur essaye d obtenir des informations relatives à l EXPO Il est très important que la case phrase exacte soit sélectionnée apin de déterminer que les résultats incluront les mots EXPO et Lorsque le formulaire a était rempli, merci de cliquer sur le bouton Recherche et les résultats de votre recherche sur BOWS s afpicheront sur votre écran. IMPORTANT: Le nouveau mode de recherche installée sur BOWS vous permet de rechercher non seulement dans les commentaires postés mais également dans les annexes et les comptes rendus des différentes commissions et groupes de travail. 6

7 Q&R EN DIRECT Le lancement de BOWS permet aux délégués de converser en direct avec les membres du Secrétariat Général du BIE à travers le site internet du BIE. Pour accéder à Q&R EN DIRECT, merci de cliquer simplement sur le bouton Q&R EN DIRECT qui se trouve sous MENU Utilisateur. L utilisateur peut alors immédiatement commencer à écrire et en même temps un membre du Secrétariat peut se joindre à la discussion et fournir une réponse appropriée à la question de l utilisateur. Pour quitter Q&R EN DIRECT, l utilisateur devra fermer son navigateur ou cliquer sur un autre secteur de BOWS pour continuer sa navigation. 7

8 CondiOons NoOficaOons BOWS est un outil de la dernière technologie d internet. APin d être capable d utiliser BOWS de façon optimale, veuillez véripier que votre système permet les applications suivantes: Lorsqu un nouveau document est posté sur BOWS, un message d information est automatiquement envoyé aux tous les utilisateurs du système pour les en informer. Pour PC Système : Windows XP ou toute version ultérieure Pour cette raison, il est très important que tous les utilisateurs véripient que l adresse : paris.org n est considérée comme Junk/Spam. Le plupart des services de courrier électronique permettent aux leurs utilisateurs d ajouter certaines adresses à une Safe List. Veuillez consulter votre service de courrier électronique pour véripier que les messages provenant de BOWS ne sont pas automatiquement classés comme Junk/Spam. Navigateur : Internet Explorer 6 ou toute version ultérieure Firefox 2.0 ou toute version ultérieure Mac Système : Mac OS ou toute version ultérieure Navigateur : Safari 1.3 ou toute version ultérieure Firefox 2.0 ou toute version ultérieure APin d ouvrir les documents sur BOWS, veuillez véripier que vous utiliser le logiciel Adobe Acrobat Reader 7.0 ou toute version ultérieure. Si vous n avez pas de version de Adobe Acrobat Reader installée dans votre système, vous pouvez la télécharger gratuitement à partir de : en cliquant sur le bouton Get Adobe Reader. 8

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