Dossier Informatisé de l Usager D.I.U. DOCUMENT DE FORMATION Accès au dossier Consultation des informations

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1 Dossier Informatisé de l Usager D.I.U. Solution informatique pour l accueil, le suivi et l accompagnement de l usager DOCUMENT DE FORMATION Accès au dossier Consultation des informations Version : CM du 17/04/2013

2 Accès aux dossiers Consultation des informations 1.1. Ergonomie du progiciel Accès aux dossiers des usagers Accès au progiciel L accès à vos établissements Les points de menu L ergonomie «Windows» Pour quitter le progiciel et le bureau distant Accès par la liste de recherche des dossiers 6 Accès par le bandeau de recherche 8 Lancement automatique de la liste des personnes présentes. 9 Mon suivi 10 Consultation des informations de la personne Volet «Etat Civil Usagers» Ecran «Fiche signalétique» et «jeune» Ecran des «personnes rattachées» Ecran «dossier» Ecran «compensations» Ecran «Protection légale» Ecran «Parcours institutionnel» Volet «Séjour» Ecran «Périodes d absence» Ecran «affectation» 16 ~2~

3 1.1. Ergonomie du progiciel Accès au progiciel L accès se fait via une connexion «Remote App». Un icône spécifique doit se trouver sur le bureau de votre ordinateur. L authentification se fait à l aide de l «Active Directory», c est à dire à partir de l identifiant et du mot de passe que vous utilisez pour accéder à votre ordinateur IRSAM. Si vous n en aviez pas auparavant, ce compte a été créé afin que vous puissiez accéder au progiciel du Groupe CEGI. Vous arrivez ensuite sur le bureau distant. Sélectionnez alors l icône «Dossier usager» ~3~

4 Une nouvelle fenêtre d identification s ouvre, bien vérifier que le mode d authentification est «Windows» L accès à vos établissements Il faut comprendre que l ensemble des établissements se trouve regroupé au sein du progiciel CEGI. Il existe donc des règles de sécurité permettant de n accéder qu aux établissements auxquels vous avez droits. ~4~

5 Si vous disposez des droits nécessaires sur plusieurs établissements, pour passer d un établissement à l autre, vous n avez pas besoin de ressortir et de vous reconnecter sur le nouvel établissement. Il faut sélectionner le menu «association» et le sous-menu «sélection établissement» Les points de menu Les points de menu ainsi que les autorisations sur ceux-ci dépendent du portail et du profil métier dans lequel vous êtes affecté. Par exemple, un éducateur n aura pas les mêmes droits qu un médecin. Barre de titre Barre de menus Barre d état Gestion de la fenêtre L ergonomie «Windows» Le progiciel CEGI fonctionne dans un environnement Windows. Vous retrouvez donc une présentation sous forme de multifenêtrage comme avec Word par exemple Pour quitter le progiciel et le bureau distant Puis cliquer sur ~5~

6 1.2. Accès aux dossiers des usagers Accès par la liste de recherche des dossiers Appliquer le filtre de recherche souhaité puis cliquer sur ~6~

7 Cliquer sur le bouton Cela a pour effet de mettre la liste des personnes sur le côté gauche de l écran. Remarque : vous pouvez enlever la punaise masquée. de cette liste pour que celle-ci soit Un simple passage de souris sur cette liste ouvrira celle-ci. Un double clic sur la personne choisie permet d accéder aux différentes fiches la concernant. ~7~

8 Accès par le bandeau de recherche Il suffit d indiquer au moins 3 lettres (nom ou prénom) avant de cliquer sur «rechercher». Si le nom n a que 2 lettres taper %SY ou SY%. Pour n avoir que les usagers de votre établissement, faire un clic droit dans le bandeau de recherche et sélectionner les patients de votre établissement uniquement. ~8~

9 Il existe même un mode «phonétique» très pratique pour rechercher des personnes dont on ne connait pas trop l orthographe du nom. Un double clic sur la personne choisie permet d accéder aux différentes fiches la concernant Lancement automatique de la liste des personnes présentes. Ce point de menu permet de remonter automatiquement toutes les personnes accueillies présentent afin d avoir un accès beaucoup plus rapide à celles-ci. Il convient de sortir et de rentrer à nouveau dans le progiciel pour avoir la liste des personnes présentent dans un bandeau de recherche sur le côté gauche. Cette opération n est à réaliser qu une seule fois. ~9~

10 Mon suivi Ce point de menu permet, entre autre, de remonter automatiquement l écran de suivi global de l intervenant en fonction de ses lieux de travails (services, unités de vie, ) Il convient de sortir et de rentrer à nouveau dans le progiciel pour avoir la liste des personnes suivies. Attention, pour sortir du progiciel sélectionner «Fichier» «Quitter» Lors de la toute première utilisation, vous pouvez vous retrouver avec un suivi sous forme de liste. Pour passer en mode «graphique», il convient de sélectionner le mode détail. ~ 10 ~

11 Cet écran est pilotable de 2 façons : - Le double clic permet d accéder à la fiche de suivi métier de l intervenant qui s est connecté. voir ci-dessous - Le clic droit permet d accéder aux différents écrans du logiciel auxquels vous avez droit. ~ 11 ~

12 1.3. Consultation des informations de la personne Volet «Etat Civil Usagers» Ecran «Fiche signalétique» et «jeune» ~ 12 ~

13 Ecran des «personnes rattachées» Ecran «dossier» Remarque très importante : Il ne faut pas confondre la «personne» et son «dossier». L écran «personne» sera unique dans la base de données pour une même personne. Cela permettra d éviter des doublons dans celle-ci. Nous n aurons donc qu une seule fois la personne «ROSE Julie» pour l ensemble des établissements de l IRSAM. Cette personne est identifiée par un numéro unique : l IPP (identifiant Permanent de la Personne). Par contre, cette personne pourra avoir différents séjours (ou dossier) dans un ou plusieurs établissements de l IRSAM. Il y a autant de séjour que de notification de la CDAPH. Le dossier est repéré par le numéro de dossier. ~ 13 ~

14 Ecran «compensations» Cet écran regroupe toutes les pièces administratives qui ont une date de fin de validité. Il est possible de créer des alertes afin ne pas oublier le renouvellement. ~ 14 ~

15 Ecran «Protection légale» Permet de consulter qui sont les tuteurs légaux ou organismes de tutelle pour les jeunes majeurs Ecran «Parcours institutionnel» Permet de consulter les établissements fréquentés précédemment par le jeune. ~ 15 ~

16 Volet «Séjour» Ecran «Périodes d absence» Consultation des périodes d absence de la personne accueillie avec le motif. Possibilité de filtrer par date ou par motif Ecran «affectation» Cet écran est découpé en 4 parties : o Les intervenants o Les groupes o Les services o Les unités de vie ~ 16 ~

17 a) Partie intervenants Cliquer sur le bouton lignes. afin d accéder au qui permet de rajouter des Remarque importante : il faut historiser les informations et ne surtout pas remplacer une ancienne information par une autre. b) Partie groupes Chaque établissement pourra créer ses propres groupes (exemple : classe, activités, ) et affecter les personnes à ceux-ci. Pour créer des groupes, il convient d aller dans le point de menu «environnement», sous-menus «moyens / groupes» Cliquer sur avant de sortir. et saisir le nom du groupe. Ne pas oublier de ~ 17 ~

18 c) Partie services Il ne s agit ici que d une information. La modification ou le rajout d un service est effectué par le service administratif car cette information est liée à la facturation. d) Partie unités de vie Bien penser à conserver l historique des changements d unité de vie. Cliquer sur le bouton lignes. afin d accéder au qui permet de rajouter des ~ 18 ~