Vérification interne. Vérification de suivi Rapport de 2005 du BVG Élections Canada L administration du processus électoral fédéral

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1 Vérification interne Vérification de suivi Rapport de 2005 du BVG Élections Canada L administration du processus électoral fédéral Novembre 2008

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3 TABLE DES MATIÈRES 1. Sommaire Contexte Objectif de la vérification Étendue de la vérification Méthodologie Conclusion Énoncé d assurance Introduction Contexte Objectif Étendue de la vérification Méthodologie de la vérification Observations et recommandations Efficience de la collecte des données Rapport coût-efficacité des activités de révision ciblée Systèmes de tenue à jour des listes électorales Communication avec les électeurs Gestion du rendement Information communiquée au Parlement Plan des ressources humaines et indicateurs de rendement Évaluation globale Annexe A Critères de vérification Annexe B Niveaux de mise en œuvre...33 Table des matières 3

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5 1. Sommaire 1.1 Contexte Le Rapport de la vérificatrice générale du Canada à la Chambre des communes de novembre 2005 comprenait un rapport de vérification intitulé Élections Canada L administration du processus électoral fédéral. La vérification portait essentiellement sur ce que fait Élections Canada pour être toujours prêt à tenir une élection et à la mener à bien, pour améliorer le processus électoral, pour éduquer et informer les électeurs et pour gérer ses activités 1. Ce rapport du Bureau du vérificateur général (BVG) a fait ressortir de nombreux aspects positifs au sujet des activités et des opérations d Élections Canada. Il a également mis en relief des possibilités d améliorer l efficacité de ses activités sous certains aspects grâce à cinq recommandations précises à cet égard. Le BVG demande aux ministères et aux organismes de faire une mise à jour annuelle sur la mise en œuvre de ses recommandations. Ces renseignements lui servent à planifier les vérifications de suivi et à informer le Parlement du pourcentage de recommandations appliquées en totalité ou en grande partie quatre années après la parution de la vérification. Dans le cas du rapport sur l administration du processus électoral fédéral par Élections Canada, ces quatre années viendront à échéance en novembre Conformément au Plan de vérification axé sur le risque approuvé pour et parallèlement à la mise à jour présentée au BVG, la Direction de la vérification interne d Élections Canada a effectué, de février à avril 2008, une vérification de suivi concernant le rapport du Bureau du vérificateur général intitulé Novembre 2005 Rapport de la vérificatrice générale du Canada à la Chambre des communes; chapitre 6 Élections Canada L administration du processus électoral fédéral. La mission de vérification interne nous a permis d étayer et d analyser davantage les mesures prises par la direction pour donner suite aux observations et aux recommandations formulées dans le rapport du BVG. 1.2 Objectif de la vérification L objectif de cette vérification de suivi consistait à évaluer les progrès accomplis en vue de la mise en œuvre des recommandations formulées dans le rapport de 2005 du BVG et à en faire rapport au directeur général des élections, à la haute direction et au Comité de vérification. 1 Rapport de la vérificatrice générale du Canada Novembre 2005; chapitre 6, Élections Canada L administration du processus électoral fédéral, paragraphe Sommaire 5

6 1.3 Étendue de la vérification La vérification de suivi a permis d évaluer si, à la fin de l année financière , la gestion avait fait des progrès suffisants en vue de la mise en œuvre des recommandations formulées dans le rapport du BVG de novembre Méthodologie Les travaux de vérification ont consisté à interviewer les gestionnaires opérationnels et de la haute direction des secteurs des Scrutins, de la Technologie de l information (TI), des Services intégrés, et du Rayonnement, des Communications et de la Recherche (RCR) d Élections Canada, ainsi qu à examiner et à analyser les documents fournis par eux. Cette procédure a permis d évaluer les mesures prises par l organisme pour mettre en œuvre les recommandations formulées dans le rapport de 2005 du BVG. 1.5 Conclusion Élections Canada a progressé au chapitre de la mise en œuvre d un certain nombre de recommandations formulées par le Bureau du vérificateur général dans le rapport de novembre 2005 soumis à la Chambre des communes et intitulé Élections Canada L administration du processus électoral fédéral. Des améliorations visant la mise en œuvre des recommandations, conformément au Plan stratégique à long terme, lequel confirme la volonté de l organisme de gérer en fonction des résultats, progressent à divers degrés dans tous les secteurs d Élections Canada. Ces améliorations comprennent : la collecte des données et la gestion de l information; l accroissement de la coopération et des partenariats établis avec l Agence du revenu du Canada, Statistique Canada, la Société canadienne des postes et les organismes électoraux provinciaux afin de permettre l accès aux renseignements sur les électeurs, et leur partage, en vue de s assurer d une information de qualité aux élections fédérales et provinciales; l efficacité des activités de révision ciblée; un plan visant à élaborer un cadre intégré de communications; les plans de travail de , accompagnés de moyens renforcés pour mesurer les résultats directs, la gestion du risque, la surveillance et le compte rendu des résultats; une meilleure communication avec le Parlement, les intervenants, les employés d Élections Canada et les Canadiens concernant l orientation future de l organisme; les rapports sur les plans et les priorités (RPP) et les rapports ministériels sur le rendement (RMR), à compter de , où l accent est mis davantage sur les résultats et les avantages pour les Canadiens; 6 Vérification de suivi Rapport de 2005 du BVG Élections Canada L administration du processus électoral fédéral

7 un nouveau cadre lié à la préparation du rapport législatif qu Élections Canada est tenu de présenter à la Chambre des communes après une élection; les plans sectoriels en matière de ressources humaines, qui visent les besoins propres à chaque secteur, y compris la planification de la relève. Il est certain que l organisme a dû composer avec un contexte de gouvernements minoritaires, ce qui l a obligé à se tenir constamment prêt à répondre aux nécessités d une éventuelle élection fédérale, en plus d être confronté à un processus continu de changements législatifs. Ces réalités ont beaucoup ajouté aux exigences de la tâche de ses ressources. Cela dit, pour remplir toutes les recommandations, et les mettre en œuvre de façon complète et répondre aux attentes du BVG, des plans d action officiels assortis de dates d échéance fixées ainsi que de contrôles et de rapports d étape à la haute direction s imposent. 1. Sommaire 7

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9 2. Énoncé d assurance Nous avons effectué la vérification de suivi interne donnant suite au rapport de novembre 2005 du Bureau du vérificateur général, chapitre 6 Élections Canada L administration du processus électoral fédéral. Selon notre jugement professionnel, les preuves recueillies et les contrôles effectués ont été suffisants et appropriés pour confirmer l exactitude de la conclusion exprimée dans le présent rapport. Notre conclusion se fonde sur l évaluation des mesures de suivi prises par les secteurs de l organisme et confirmées par la documentation examinée et les entrevues menées de février à avril 2008, et sur la comparaison des conditions constatées pendant cette période et des critères de vérification préétablis. La conclusion ne s applique qu à la mise en œuvre des recommandations présentées dans le rapport de novembre 2005 du BVG, chapitre 6 Élections Canada L administration du processus électoral fédéral. 2. Énoncé d assurance 9

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11 3. Introduction 3.1 Contexte Le rapport du Bureau du vérificateur général de novembre 2005 au Parlement comprenait un chapitre intitulé Élections Canada L administration du processus électoral fédéral. La vérification portait essentiellement sur ce que fait Élections Canada pour être toujours prêt à tenir une élection et à la mener à bien, pour améliorer le processus électoral, pour éduquer et informer les électeurs et pour gérer ses activités. Le rapport du BVG mettait en lumière de nombreux aspects positifs, notamment qu Élections Canada : planifie, gère et administre bien le processus électoral fédéral; fournit une aide adéquate et un soutien approprié aux directeurs du scrutin pour que ceux-ci soient toujours prêts à tenir une élection dès son déclenchement; administre plusieurs programmes d éducation et d information populaires pour sensibiliser certains groupes d électeurs dont le taux de participation aux élections est plus faible; joue un rôle essentiel pour assurer l équité et la transparence du processus électoral et veille au respect de la Loi électorale du Canada; ne présente aucune lacune importante pour ce qui est des contrôles de gestion des achats et des dépenses. Le rapport du BVG a également mis en lumière des moyens d améliorer certains aspects des activités d Élections Canada, notamment qu il doit : continuer à chercher d autres moyens de rendre plus efficaces la collecte et la gestion des données géographiques et des renseignements sur les électeurs, et ce, à l échelle de tout le gouvernement; mettre au point sa planification des ressources humaines; poursuivre ses efforts en vue d améliorer la qualité de ses mesures de rendement, particulièrement en ce qui concerne les programmes de communication et d éducation du public; améliorer l information communiquée au Parlement sur son orientation stratégique et sur la mesure dans laquelle les objectifs sont atteints; évaluer l efficacité de sa stratégie de communication. Une vérification donnant suite au rapport de 2005 du BVG soumis au Parlement a été réalisée de février à avril 2008, conformément au Plan de vérification axé sur le risque approuvé par Élections Canada pour Introduction 11

12 3.2 Objectif L objectif de cette vérification de suivi consistait à évaluer les progrès accomplis en vue de la mise en œuvre des recommandations formulées dans le rapport de 2005 du BVG et à en faire rapport au directeur général des élections, à la haute direction et au Comité de vérification. 3.3 Étendue de la vérification La vérification de suivi a permis d évaluer si, à la fin de l année financière , la gestion avait fait des progrès suffisants en vue de la mise en œuvre des recommandations formulées dans le rapport du BVG de novembre Méthodologie de la vérification La vérification de suivi a consisté à faire ce qui suit : interviewer le personnel de gestion supérieur et opérationnel afin de comprendre les processus et d éclaircir certaines questions; examiner et analyser les documents fournis pour montrer les progrès accomplis en vue de la mise en œuvre des recommandations et évaluer le degré d application des mesures proposées; informer le personnel de gestion visé par la vérification des résultats de la vérification de suivi. La vérification de suivi a été effectuée conformément au Guide de planification, d exécution et de production de rapports pour les missions d assurance de vérification interne au sein du gouvernement du Canada. Les vérificateurs ont cherché à obtenir des preuves du degré de mise en œuvre des recommandations formulées dans le rapport du BVG. Le BVG rend compte au Parlement du pourcentage de recommandations appliquées en totalité ou en grande partie quatre années après la parution de la vérification. Dans le cas du rapport sur l administration du processus électoral fédéral par Élections Canada, ces quatre années viendront à échéance en novembre La vérification a permis d examiner et d analyser les réponses de chaque secteur et le degré de mise en œuvre des recommandations, allant du niveau 1 Aucun progrès ou progrès minimes, au niveau 5 Mise en œuvre complète. On trouvera les critères de vérification à l annexe A et une description des niveaux de mise en œuvre à l annexe B. La gestion globale de la vérification interne incombait à la Direction de la vérification interne, qui a géré et effectué les travaux avec l aide d un expert-conseil. 12 Vérification de suivi Rapport de 2005 du BVG Élections Canada L administration du processus électoral fédéral

13 4. Observations et recommandations 4.1 Efficience de la collecte des données 2005 Recommandation initiale n o 6.41 En collaboration avec d autres organisations du secteur public, Élections Canada devrait continuer d étudier d autres moyens de rationaliser la gestion et la collecte des données sur la population et la géographie du Canada et d en accroître l efficience. Constatations du BVG en 2005 Dans le rapport de vérification de gestion présenté par le BVG en 2005, on fait remarquer qu Élections Canada veille à ce que les renseignements sur les électeurs admissibles soient exacts et à jour afin d être prêt en tout temps à tenir une élection. On ajoute que l organisme consacre beaucoup de ressources à la tenue des renseignements nécessaires à la préparation des listes électorales préliminaires, et qu il est particulièrement difficile d assurer la qualité des renseignements contenus dans le Registre national des électeurs (le registre). Grâce à des ententes sur l échange de données, Élections Canada obtient des renseignements de ministères fédéraux, des organismes électoraux des provinces et des territoires, de même que d autres sources. Toutefois, les données provenant de nombreuses sources de l extérieur, l organisme court le risque de recevoir des renseignements contradictoires concernant la même personne ou encore de recevoir des renseignements incomplets ou incorrects. Pour veiller à leur exactitude et à leur intégralité, le personnel d Élections Canada effectue des recherches manuelles et procède à des révisions supplémentaires, en plus de tenir des bases de données géographiques. La vérificatrice générale a constaté que l organisme avait pris de nombreuses mesures visant à améliorer les activités de collecte et de gestion de renseignements communs sur les électeurs, mais qu il était encore possible d en accroître l efficience et d en diminuer les coûts, et ce, à l échelle pangouvernementale et à tous les échelons du gouvernement, tout en continuant de se conformer aux diverses exigences législatives. Elle a notamment souligné les possibilités qu ouvrait à cet égard l évolution rapide des technologies. Vérification de suivi de 2008 Afin qu Élections Canada soit prêt à la tenue d une élection, il incombe aux secteurs des Scrutins et de la TI de mettre continuellement à jour les renseignements et les données sur les électeurs admissibles. De 2005 à aujourd hui, Élections Canada a renforcé sa collaboration et ses partenariats avec l Agence du revenu du Canada (ARC), Statistique Canada, Postes Canada et les organismes électoraux des provinces 4. Observations et recommandations 13

14 afin de recueillir et de mettre en commun les renseignements sur les électeurs et d assurer la qualité des données en cas d élections fédérales ou provinciales. Ces mesures, notamment l ajout sur les formulaires d impôt de l ARC d une question distincte sur la citoyenneté pour le bénéfice d Élections Canada et l inscription directe des nouveaux déclarants consentants (plus particulièrement les jeunes) au Registre national des électeurs, permettront d en accroître l exactitude. De plus, l Agence du revenu du Canada communique désormais à Élections Canada le nom des déclarants décédés, qui sont ensuite radiés du registre. Il avait été question de ces mesures dans le rapport de recommandations que le directeur général des élections avait présenté au Parlement à la suite de la 38 e élection générale. On y a depuis donné suite en adoptant la Loi modifiant la Loi électorale du Canada et la Loi sur l emploi dans la fonction publique, L.C. 2007, ch. 21 (projet de loi C-31). En outre, un comité directeur de niveau du sous-ministre adjoint (SMA) a été mis sur pied; y siègent des représentants de Statistique Canada et d Élections Canada chargés d examiner les grands domaines de collaboration de même que les progrès relatifs à la Base nationale de données géographiques, qui est gérée conjointement par les deux organismes. Élections Canada a entamé des discussions préliminaires avec Statistique Canada afin qu une demande de consentement semblable à celle figurant sur les formulaires d impôt fédéraux soit ajoutée dans le questionnaire du recensement de Les deux organismes ont également entrepris des discussions avec la Société canadienne des postes sur la possibilité de mettre en commun leurs données géographiques et les adresses de citoyens dont ils disposent. Toutefois, cette idée est actuellement remise en question, car on craint de part et d autre que la communication d adresses ne porte atteinte à la vie privée des citoyens. Élections Canada fait partie du Comité mixte des organismes intéressés à la géomatique, un groupe de coordination composé de SMA de différents ministères fédéraux, qui veille à l application efficace de la géomatique au gouvernement, en plus de discuter et de résoudre plusieurs questions horizontales de géomatique. Un groupe de travail spécialisé a été mis sur pied pour établir un réseau routier numérique national commun et un processus d actualisation qui pourrait un jour être adopté par Élections Canada et Statistique Canada. Pour accroître l efficacité globale des activités de collecte de données, Élections Canada a signé au cours de l exercice l Accord sur la technologie électorale, aux termes duquel il a collaboré pendant trois ans avec les directeurs généraux des élections des provinces et des territoires. L accord a débouché sur un ensemble de normes importantes qu Élections Canada souhaite incorporer à son architecture de renouvellement de la TI. Pour poursuivre la mise en commun de ses technologies et de ses bases de données avec celles des directeurs généraux des élections provinciaux et territoriaux, Élections Canada envisage actuellement de créer un comité sur les technologies consacré à cet objectif. Cette proposition, approuvée par le Comité consultatif du Registre national des électeurs en novembre 2007, devrait également aider Élections Canada à se doter d un processus efficace et amélioré de collecte de données. Le Plan stratégique fait également mention d une initiative 14 Vérification de suivi Rapport de 2005 du BVG Élections Canada L administration du processus électoral fédéral

15 stratégique visant à continuer de travailler avec d autres organismes électoraux afin de tirer parti des travaux existants liés à l accessibilité et aux nouvelles technologies visant à soutenir le système électoral. Le vaste projet de renouvellement de la TI qu a approuvé la haute direction prévoit une restructuration de la technologie informatique à long terme, conformément aux orientations et objectifs établis par l organisme dans son Plan stratégique Grâce à ce projet crucial, Élections Canada pourra se doter d une infrastructure de la TI susceptible de soutenir de futures mesures, telles que l inscription en ligne et le renouvellement de RÉVISE. Conclusion Aux fins de la constante et nécessaire mise à jour des renseignements sur les électeurs, les activités du secteur des Scrutins et de celui de la Technologie de l information sont interdépendantes. L examen des documents a permis de constater qu un certain nombre d initiatives ont contribué à la mise en œuvre de la recommandation. Les secteurs des Scrutins et de la Technologie de l information ont tous deux cherché des moyens de recueillir et de gérer avec plus d efficience l information sur les Canadiens et la géographie, ce qui a eu pour effet d intensifier la collaboration entre Élections Canada et les ministères fédéraux ainsi que les gouvernements provinciaux et territoriaux. Quelques autres initiatives importantes découlant également de cette recommandation sont en cours de planification. Mentionnons entre autres le vaste projet de renouvellement de la TI qui, à long terme, aidera à améliorer la collecte et la gestion des données. Par conséquent, on juge que la mise en œuvre de cette recommandation en est au niveau 3 Préparatifs en vue de la mise en œuvre. Recommandation n o 1 Les secteurs des Scrutins et de la Technologie de l information devraient coordonner leurs efforts et leurs initiatives afin d élaborer et de mettre en œuvre un plan d action visant à accroître l efficience des activités de collecte et de gestion des données, à en réduire les coûts et à présenter régulièrement à la haute direction des rapports à ce sujet. 4. Observations et recommandations 15

16 Réponse de la direction au suivi Directeur principal, Préparation et gestion des données électorales : Fort de ses partenariats et ententes actuels avec les fournisseurs de données, Élections Canada élaborera un plan d action en afin d optimiser l efficacité de la collecte de données. Le plan comprendra les activités suivantes : finaliser la modification du formulaire d impôt de 2007, conformément au projet de loi C-31 (ajout d une question distincte sur la citoyenneté pour Élections Canada); examiner les ententes actuelles afin de déterminer si Élections Canada pourrait obtenir des renseignements supplémentaires ou des mises à jour plus fréquentes de ses fournisseurs de données et partenaires actuels; communiquer avec les comités et les groupes de travail fédéraux qui pourraient contribuer à l efficacité de la collecte de données, et envisager d y déléguer des représentants d Élections Canada; poursuivre la collaboration avec Statistique Canada afin de mettre une demande de consentement à l essai dans le questionnaire du recensement, et prendre une décision à ce sujet; régler les questions de respect de la vie privée que poserait l échange d adresses de citoyens avec Postes Canada et Statistique Canada; travailler de concert avec le Secteur de la TI pour faire en sorte que le nouveau système d inscription en ligne des électeurs tire pleinement profit des nouvelles technologies qui seront adoptées dans le cadre du projet de renouvellement de la TI. Secteur de la technologie de l information : Pour soutenir l amélioration de l efficacité de la collecte de données, le Secteur de la technologie de l information fera ce qui suit : continuer de chercher des occasions de collaborer avec les organismes électoraux des provinces grâce à l Accord sur la technologie électorale ou d autres mécanismes, et trouver des moyens de rationaliser l échange d information et de données; Être prêt à saisir les nouvelles occasions de recueillir des données et d intensifier l échange d information et de données grâce aux nouveaux produits, processus et outils technologiques qui seront déployés au cours de la première phase du renouvellement de la TI (dont l achèvement est prévu d ici octobre 2009). 16 Vérification de suivi Rapport de 2005 du BVG Élections Canada L administration du processus électoral fédéral

17 4.2 Rapport coût-efficacité des activités de révision ciblée 2005 Recommandation initiale n o 6.57 A Élections Canada devrait évaluer : le rapport coût-efficacité de ses activités de révision ciblée. Constatations du BVG en 2005 Le rapport de 2005 du BVG mentionnait qu Élections Canada doit veiller à ce que tous les électeurs admissibles puissent avoir accès au système électoral, à communiquer aux électeurs les façons de voter ainsi que les dates et les endroits où le faire, et à leur offrir différentes façons d exercer leur droit de vote. Or, des coûts substantiels sont consacrés aux activités de révision, y compris les cartes d information de l électeur, les communications sur l inscription et la révision ciblée. Étant donné le coût de la révision ciblée, il serait important qu Élections Canada, lorsqu il décide dans quelle mesure utiliser cette méthode à l avenir, en évalue le rapport coût-efficacité comparativement à d autres types d activités de révision. Vérification de suivi de 2008 À la suite de la 39 e élection générale, le directeur général des élections a recommandé au Parlement de modifier la Loi électorale du Canada pour que les agents réviseurs ne soient plus tenus de travailler deux par deux lorsqu ils font la révision ciblée de porte en porte. Des économies importantes seraient ainsi réalisées au cours des élections générales, mais le Parlement a choisi de ne pas mettre en œuvre cette recommandation. En avril 2007, le Secteur des scrutins a analysé le programme de révision ciblée et conçu des indicateurs de rendement pour chacun des objectifs suivants : rejoindre les électeurs en période électorale, améliorer la couverture et l actualité des listes électorales, réduire les inscriptions le jour du scrutin, et faire participer les organisateurs de campagnes électorales à la mise en œuvre des plans de révision ciblée. Une analyse comparative du coût des divers programmes de révision a été effectuée en juillet 2007, et une analyse plus poussée de méthodes de révision potentiellement plus rentables a eu lieu lors de récentes élections partielles. Les résultats détaillés de ces études seront soumis au Comité exécutif de la haute direction (COMEX) en pour examen et approbation. 4. Observations et recommandations 17

18 Conclusion Dans son rapport, le BVG recommandait qu Élections Canada évalue le rapport coûtefficacité de ses activités de révision ciblée. Une évaluation a été effectuée ainsi qu une analyse comparative du coût des divers programmes de révision. Les résultats de l évaluation n ont pas encore été présentés au COMEX. Par ailleurs, Élections Canada doit encore établir et faire approuver par la haute direction un plan aux termes duquel on tiendra compte du rapport coût-efficacité de la révision ciblée au moment de déterminer dans quelle mesure elle doit être utilisée. Par conséquent, on juge que la mise en œuvre de cette recommandation en est au niveau 2 Étape de planification. Recommandation n o 2 II est recommandé, à la suite de l évaluation du rapport coût-efficacité des activités de révision ciblée, d élaborer un plan définissant dans quelle mesure les différentes activités de révision doivent être utilisées, compte tenu notamment de leur rapport coûtefficacité. Réponse de la direction au suivi La Direction de la gestion et de la préparation des scrutins en région du Secteur des scrutins est chargée de veiller à la mise en œuvre de cette recommandation. Compte tenu de la 40 e élection générale, ses hypothèses de planification sont les suivantes : février 2009 : l analyse coûts-avantages des programmes de révision sera mise à jour en fonction des résultats des méthodes potentiellement plus efficientes mises à l essai lors de la dernière élection générale. En mars 2009 au plus tard, on demandera au directeur général des élections d approuver les modifications aux programmes de révision. octobre 2009 : Élections Canada sera prêt à mettre en œuvre au cours d une élection générale les initiatives de révision ciblée rentables qui ont été élaborées et mises à l essai en à plus long terme : l un des objectifs stratégiques de l organisation consiste à développer un système d inscription en ligne des électeurs. Il faudra nous assurer que l utilisation de ce système en période électorale est étayée par une solide analyse et permet d améliorer l efficacité des programmes de révision. 18 Vérification de suivi Rapport de 2005 du BVG Élections Canada L administration du processus électoral fédéral

19 4.3 Systèmes de tenue à jour des listes électorales 2005 Recommandation initiale n o 6.57 B Élections Canada devrait évaluer : des solutions de rechange à l utilisation de l application informatique RÉVISE. Constatations du BVG en 2005 Les directeurs du scrutin sont chargés de réviser les listes électorales pendant un scrutin. Les modifications découlant de toutes les activités de révision sont saisies dans une application informatique appelée RÉVISE et versées dans le registre. L application RÉVISE et le registre sont deux systèmes distincts et, en raison d une certaine incompatibilité entre eux, les données doivent être révisées avant d être intégrées au registre. Fait à remarquer, la mise à jour du registre peut prendre jusqu à 10 mois après une élection. Vérification de suivi de 2008 Le Secteur de la technologie de l information a élaboré une architecture de renouvellement et un processus de développement de la TI. Il s agit d une initiative globale à long terme visant à permettre d intégrer les futurs processus opérationnels d Élections Canada à son infrastructure et à ses systèmes informatiques. Dans le cadre de cette initiative, Élections Canada évaluera l efficacité de l infrastructure de la TI servant à tenir à jour et réviser les listes électorales, et envisagera des solutions de rechange à l utilisation de l application informatique RÉVISE. La phase 1 du projet sera axée sur la centralisation de toutes les données et applications, y compris le système RÉVISE, qui est actuellement utilisé en période électorale dans les 308 bureaux locaux des directeurs du scrutin. Conclusion Une solution de rechange à l application RÉVISE, ou d autres options, ne peuvent être élaborées qu une fois terminée la phase initiale du projet de renouvellement de la TI. À ce moment, la centralisation de RÉVISE permettra de réduire les retards de mise à jour du registre. Le projet de renouvellement de la TI a été approuvé par le COMEX, mais n a pas encore été mis en œuvre. Il s agit d un projet pluriannuel qui sera effectué par phases. Élections Canada pourra ainsi envisager de nouvelles options, dont l utilisation de nouvelles technologies susceptibles d améliorer le rapport coût-efficacité des systèmes informatiques servant à la tenue des listes électorales. Par conséquent, on juge que la mise en œuvre de cette recommandation en est au niveau 2 Étape de planification. 4. Observations et recommandations 19

20 Recommandation n o 3 Il est recommandé, dans le contexte du renouvellement de la TI, d évaluer le rapport coût-efficacité de l application RÉVISE et d autres méthodes de gestion de la révision des listes électorales, et d intégrer les résultats de cette évaluation au nouveau plan de renouvellement de la TI. Réponses de la direction au suivi Secteur de la technologie de l information : La direction appuie cette recommandation dans le contexte des nouvelles options qui pourront devenir possibles une fois terminée la première phase du renouvellement de la TI. La centralisation des données et l utilisation de produits et technologies informatiques plus récents permettront de dresser un bilan plus exact du système de révision actuel. De nouvelles solutions efficaces et économiques pourront alors être évaluées. La phase 1 du renouvellement de la TI sera mise en œuvre en deux temps. Ses principaux fondements seront en place d ici octobre 2009; il s agit de l architecture et des normes de la TI, du nouveau centre des données, du portail de la TI à Élections Canada, de la stratégie de gestion des services de la TI, du réseau haute vitesse d Élections Canada en région et des mécanismes d approvisionnement. La phase 2, qui comprend la centralisation des données et des logiciels des régions, sera terminée d ici octobre Communication avec les électeurs 2005 Recommandation initiale n o 6.57 C Élections Canada devrait évaluer : l efficacité de sa stratégie de communication. Constatations du BVG en 2005 Élections Canada consacre beaucoup d efforts à la communication avec les électeurs. Le BVG a observé qu Élections Canada avait établi un plan distinct pour chaque type de communication. Or, il y a un certain chevauchement entre les divers moyens et types de communication utilisés en période électorale. L organisme doit donc mettre à jour et finaliser son cadre de communications, et y joindre des indicateurs de rendement, pour qu il devienne un cadre global capable d orienter ses diverses activités de communication. Étant donné l ampleur et le coût de ses activités de communication, Élections Canada pourrait tirer profit d une évaluation complète et intégrée du rapport coût-efficacité de ces activités. 20 Vérification de suivi Rapport de 2005 du BVG Élections Canada L administration du processus électoral fédéral

21 Vérification de suivi de 2008 En , le Secteur du rayonnement, des communications et de la recherche a évalué l efficacité de la stratégie de communication mise de l avant à la 39 e élection générale. Cette étape, combinée à l élaboration du plan stratégique quinquennal de l organisme, a mené à l inclusion de plusieurs activités clés aux plans d activités de l organisme, dont la mise au point d un cadre d évaluation de la publicité et d un cadre de rayonnement. Ces activités clés aideront Élections Canada à élaborer un cadre de communications intégré pour Ce dernier devra englober les activités de publicité et de rayonnement et contribuer à l exécution du Plan stratégique grâce à des initiatives stratégiques efficientes, intégrées et mesurables. Pour la 40 e élection générale, Élections Canada a mis en place un cadre général d évaluation du rendement qui repose sur les risques et sur les enjeux importants. Ce cadre inclut une évaluation de la campagne de publicité. Conclusion Dans le sillage de l approbation du Plan stratégique , le Secteur du rayonnement, des communications et de la recherche (RCR) travaille actuellement à l élaboration d un nouveau plan et cadre pour les activités de communication. Dans le plan stratégique, les communications constituent l un des facilitants clés des trois objectifs stratégiques : la confiance, l accessibilité et l engagement. La stratégie et le plan de communication auront de vastes incidences sur chaque secteur de l organisme. Le secteur du RCR prévoit donc l élaboration d un cadre de communications intégré assorti d un cadre de gestion du rendement. Par conséquent, on juge que la mise en œuvre de cette recommandation en est encore au niveau 2 Étape de planification. Recommandation n o 4 Il est recommandé d élaborer et d approuver un cadre de communications intégré, doté d indicateurs de rendement, en se fondant sur l évaluation du rapport coût-efficacité des différentes activités de communication. Réponse de la direction au suivi Le Secteur du rayonnement, des communications et de la recherche accepte cette recommandation et veillera à : concevoir, en , un cadre d évaluation pour ses activités de communication lors d une élection générale; élaborer un cadre de communications intégré en , doté d indicateurs de rendement, en se fondant sur le cadre de gestion du rendement de l organisme. 4. Observations et recommandations 21

22 4.5 Gestion du rendement 2005 Recommandation initiale n o 6.91 Élections Canada devrait améliorer la qualité de ses évaluations de rendement et établir des cibles et des indicateurs de rendement pour toutes ses activités. Constatations du BVG en 2005 Le BVG a conclu que les principaux éléments d un bon cadre d évaluation du rendement étaient en place à Élections Canada. Après chaque élection générale, des évaluations poussées étaient effectuées. Les résultats de ces évaluations permettaient de déterminer les améliorations que l organisme devait apporter à la prestation de ses services et à la gestion des élections. Élections Canada avait également établi des cibles et des indicateurs de rendement pour surveiller et évaluer le rendement de ses activités d administration électorale et de certaines de ses activités permanentes, notamment en ce qui concerne la couverture et l exactitude du Registre national des électeurs et la portée de sa campagne de publicité. Toutefois, le BVG a indiqué qu il restait des aspects à améliorer, particulièrement en ce qui a trait aux évaluations de rendement des activités de communication et des programmes d éducation populaire. Vérification de suivi de 2008 Dans son Plan stratégique approuvé par le directeur général des élections, Élections Canada affirme sa volonté de privilégier la gestion axée sur les résultats. Le plan prévoit l amélioration de l évaluation du rendement, la mise en œuvre d indicateurs de rendement et une stratégie d évaluation de toutes ses activités clés, dont la tenue des élections. Afin d améliorer la qualité des mesures de rendement, le processus de planification annuelle a été modifié, en 2008, de façon à mettre davantage l accent sur les résultats, la gestion du risque et les mesures de rendement. Ce nouveau processus permettra à l organisme de mieux rendre compte de ses résultats. Dans le but d évaluer son rendement au chapitre de la mise en application des nouvelles exigences d identification des électeurs (projets de loi C-31 et C-18), l organisme a élaboré des cadres d évaluation officiels ainsi que des modèles logiques connexes. Ces cadres ont été utilisés et perfectionnés au cours de sept élections partielles tenues récemment. Pour la 40 e élection générale, Élections Canada a élaboré un cadre général d évaluation du rendement qui repose sur les risques et sur les enjeux importants. Pour , l organisme continuera de progresser au chapitre de l évaluation du rendement en mettant davantage l accent sur ses activités et programmes permanents. 22 Vérification de suivi Rapport de 2005 du BVG Élections Canada L administration du processus électoral fédéral

23 Conclusion Comme l indique le rapport du BVG, Élections Canada a besoin d information sur le rendement pour prendre des décisions de gestion éclairées et atteindre les résultats attendus (paragraphe 6.86). Le Secteur des services intégrés prévoit actuellement l élaboration d un cadre de gestion du rendement pour À la suite de l examen et sur consultation de la Division de la planification générale et du rendement organisationnel, on juge que la mise en œuvre de cette recommandation en est au niveau 3 Préparatifs en vue de la mise en œuvre. Recommandation n o 5 Il est recommandé que l organisme poursuive ses efforts de mise en œuvre d un cadre de gestion du rendement qui fournira les renseignements nécessaires au contrôle du rendement et à la prise de décisions éclairées, et soumette périodiquement des rapports sur l avancement de ce cadre à la haute direction. Réponse de la direction au suivi Planification générale et rendement organisationnel : L organisme fait des progrès en vue de l élaboration et de la mise en œuvre d un cadre général et intégré de gestion du rendement. Le déclenchement de la 40 e élection générale a permis d accélérer le travail lié aux activités relatives au scrutin. En , Planification générale et rendement organisationnel poursuivra la mise en œuvre d un cadre de gestion du rendement. 4.6 Information communiquée au Parlement 2005 Recommandation initiale n o 6.98 Élections Canada devrait améliorer l information communiquée au Parlement sur son orientation stratégique future et sur les progrès réalisés par rapport à ses objectifs. Constatations du BVG en 2005 Élections Canada présente des rapports annuels sur ses plans, ses priorités et son rendement, et d autres rapports au Parlement concernant l administration des élections générales et les modifications législatives recommandées à la Loi électorale du Canada. Le BVG a déclaré que ces documents renfermaient des renseignements précis, mais qu ils ne montraient pas clairement le lien entre, d une part, les activités et les propositions et, d autre part, les buts et les objectifs stratégiques à long terme. On a donc conclu que l information présentée dans ces documents devait être mieux intégrée. 4. Observations et recommandations 23

24 Le BVG a également observé que le dernier plan stratégique d Élections Canada, au moment de la vérification en 2005, couvrait la période prenant fin en Il faut qu Élections Canada mette ce plan à jour et communique son orientation future en présentant plus d information stratégique sur les ressources dont il aura besoin, et sur la façon dont il évaluera son succès. Élections Canada informe le Parlement de ses résultats dans son rapport sur le rendement annuel et ses rapports postélectoraux. Cependant, le BVG a remarqué que les renseignements y étaient présentés sous forme d une liste d activités, sans qu on mentionne dans quelle mesure celles-ci avaient été un succès. Vérification de suivi de 2008 Afin d améliorer l information communiquée au Parlement sur son orientation stratégique future, Élections Canada a élaboré le Plan stratégique Ce plan, approuvé par le directeur général des élections, établit les priorités liées à trois objectifs stratégiques : la confiance, l accessibilité et l engagement. Le plan stratégique a été présenté au Comité consultatif des partis politiques en février 2008, et au Groupe consultatif sur le financement et la surveillance des hauts fonctionnaires du Parlement en mars Il sera utilisé comme outil de communication avec le Parlement, les intervenants, les employés d Élections Canada et les Canadiens au sujet de l orientation future de l organisme. Élections Canada a également amélioré l information qu il communique au Parlement en se concentrant davantage, et avec plus de clarté, sur les résultats et les avantages pour les Canadiens, et ce, à partir de son Rapport sur les plans et les priorités (RPP) et de son Rapport ministériel sur le rendement (RMR) de Enfin, Élections Canada a récemment adopté un nouveau cadre sur la rédaction du rapport qui doit être soumis à la Chambre des communes après chaque scrutin. Dorénavant, ce rapport ciblera davantage les résultats obtenus par l organisme dans sa conduite du scrutin, et les problèmes encourus. Cette nouvelle façon de faire sera reflétée dans le rapport sur les activités liées à la 40 e élection générale. Élections Canada établira des liens entre les problèmes encourus lors du scrutin et les améliorations proposées au Parlement. Conclusion Le Plan stratégique d Élections Canada améliore l information que communique l organisme au Parlement sur son orientation stratégique future, et servira de base à la reddition de comptes sur l atteinte des objectifs. Depuis , le RPP et le RMR d Élections Canada comprennent des renseignements plus simples et ciblés sur les résultats et les avantages pour les Canadiens. 24 Vérification de suivi Rapport de 2005 du BVG Élections Canada L administration du processus électoral fédéral

25 Les rapports déposés au Parlement à la suite d un scrutin ont été améliorés par une rationalisation du contenu et une plus grande couverture des résultats obtenus et des problèmes encourus. À la suite de l examen, on juge que la mise en œuvre de cette recommandation en est au niveau 4 Mise en œuvre en bonne partie réalisée. Recommandation n o 6 Il est recommandé que les rapports au Parlement énoncent les liens avec le plan stratégique, et indiquent dans quelle mesure ces initiatives ont réussi en fonction des indicateurs de rendement. Réponse de la direction au suivi Planification générale et rendement organisationnel : Une stratégie d évaluation du plan stratégique est maintenant prête, et la 40 e élection générale servira à établir des données de référence. En , l organisme poursuivra l élaboration d indicateurs de rendement relativement à ses activités et programmes permanents. Recommandation n o 7 Il est recommandé que les rapports soumis au Parlement à la suite d une élection générale comprennent des indicateurs de rendement et une description de la mesure dans laquelle les initiatives ont porté fruit. Réponse de la direction au suivi Planification générale et rendement organisationnel : L organisme s est donné un nouveau cadre de gestion du rendement pour la 40 e élection générale, ce qui répondra à la présente recommandation. 4. Observations et recommandations 25

26 4.7 Plan des ressources humaines et indicateurs de rendement 2005 Recommandation initiale n o Élections Canada devrait : élaborer et mettre en œuvre un plan des ressources humaines et un plan de relève qui seront liés à son orientation et à ses objectifs stratégiques à long terme; établir des indicateurs de rendement principaux et obtenir de l information sur son rendement pour gérer les ressources humaines. Constatations du BVG en 2005 Pour ce qui est des pratiques de planification et de gestion des ressources humaines à Élections Canada, le BVG indique qu elles sont en place, mais que l organisme doit mieux structurer sa planification des ressources humaines (RH), sa planification de la relève et son suivi et sa divulgation des données sur son rendement en gestion des ressources humaines. Le BVG souligne que l accès à un système de RH qui produit de l information pertinente et en temps opportun est essentiel à la prise de décisions. Le rapport affirme que les employés nommés pour une durée déterminée sont un élément important de l effectif d Élections Canada et que l organisme aura toujours besoin de ces employés pour effectuer des tâches précises et ponctuelles lors des élections. Il indique aussi que depuis quelques années, beaucoup de postes temporaires ont été convertis en postes permanents. Selon le BVG, Élections Canada se doit de bien définir le type de durée des postes avant d entamer leur dotation. Vérification de suivi de 2008 La Direction des ressources humaines, de la sécurité et de l administration, au sein du Secteur des services intégrés, a collaboré à l élaboration des plans de ressources humaines et de dotation de de chacun des secteurs de l organisme. Les plans des RH répondent aux besoins particuliers de chaque secteur, et sont axés sur le profil démographique, le nombre de départs à la retraite possibles, les départs, la planification de la relève et les résultats du sondage auprès des employés. Ces plans sont liés à l orientation stratégique et aux objectifs à long terme de l organisme, et ils établissent les mesures à prendre pour la planification de la relève des postes essentiels, l analyse des écarts, la stratégie de dotation globale et la gestion des ressources humaines dans chacun des secteurs en et après. Les plans des RH comprennent l élaboration d un plan de relève pour les postes clés en Ces plans sectoriels seront tous intégrés dans le plan global de RH de l organisme et soumis à la haute direction (COMEX). 26 Vérification de suivi Rapport de 2005 du BVG Élections Canada L administration du processus électoral fédéral

27 Les ressources humaines, un des facilitants clés mentionnés dans le Plan stratégique de l organisme, travaillent actuellement, aux fins du renouvellement des RH, à l élaboration de plans de RH à court et à long terme en Ces plans contiendront des indicateurs de rendement pour la gestion des ressources humaines. Conclusion L organisme a fait des progrès en vue de la mise en œuvre de cette recommandation en élaborant des plans de RH propres à chaque secteur. Il reste encore du travail à faire pour élaborer un plan de RH et de relève global, pour l ensemble de l organisme, et y inclure des indicateurs de rendement pertinents. Ce plan des RH et de relève permettra à l organisme de disposer d employés suffisamment qualifiés et de prévenir la perte de connaissances organisationnelles. Le plan des RH servira aussi à bien définir le type de durée des postes avant d entamer leur dotation. Enfin, avec des indicateurs de rendement, Élections Canada pourrait plus facilement évaluer les tendances et cerner les enjeux importants en matière de ressources humaines. On juge que la mise en œuvre de la première partie de cette recommandation en est au niveau 4 Mise en œuvre en bonne partie réalisée, et que celle de la deuxième partie en est au niveau 2 Étape de planification. Recommandation n o 8 Il est recommandé que l élaboration du plan de RH et du plan de relève intégrés soit achevée et approuvée, que ces plans comprennent des liens avec le plan stratégique à long terme, et qu ils assurent la définition correcte du type de durée des postes avant leur dotation. Réponse de la direction au suivi Direction des ressources humaines, de la sécurité et de l administration : Élections Canada a accompli beaucoup de travail à cette fin récemment. Il faut regrouper tous les efforts antérieurs pour aboutir à un plan stratégique viable des RH. D ici le troisième trimestre de , Élections Canada aura élaboré sa stratégie des RH pour Une ébauche de la stratégie a été présentée à tous les gestionnaires de l organisme au début de novembre Recommandation n o 9 Il est recommandé de mettre au point des indicateurs de rendement sur les enjeux importants en ressources humaines, d où sera tirée de l information pertinente et à jour essentielle à la prise de décisions éclairées. 4. Observations et recommandations 27

28 Réponse de la direction au suivi Direction des ressources humaines, de la sécurité et de l administration : Nous convenons qu il faut mettre au point des indicateurs de rendement pour la gestion des RH, mais nous devons actuellement composer avec les contraintes de nos systèmes organisationnels à cet égard. Par ailleurs, nous explorons activement les moyens d améliorer notre reddition de comptes à l égard de nos plans de dotation. 28 Vérification de suivi Rapport de 2005 du BVG Élections Canada L administration du processus électoral fédéral

29 5. Évaluation globale D une manière générale, la vérification a permis de constater des progrès en vue de la mise en œuvre de la plupart des recommandations, bien qu aucune d entre elles ne soit encore pleinement réalisée. Le nouveau plan stratégique d Élections Canada définit une orientation qui aidera à donner suite aux observations énoncées dans le rapport du BVG. De plus, certaines initiatives, comme le plan stratégique, le renouvellement de la TI et le cadre de gestion du rendement, auront une incidence sur tout l organisme et appuieront des mesures qui répondront à plus d une recommandation. Cependant, il a été observé que les plans d action et les échéances relatives à l application des recommandations ne sont pas toujours clairement établis. Pour donner suite aux recommandations, atteindre leur mise en œuvre complète et répondre aux attentes du BVG, des plans d action officiels assortis de dates d échéance fixées, de contrôles et de rapports d étape à la haute direction s imposent. Le rapport de 2005 du BVG soulevait à différentes reprises la question du rapport coût-efficacité : efficience accrue des activités de collecte et de gestion de données et réduction des coûts; rapport coût-efficacité des activités de révision ciblée; rapport coût-efficacité des activités de communication. À la suite de l examen des réponses et documents transmis par les secteurs, nous concluons que des mesures ont été entreprises ou menées à bien en vue d améliorer dans la mesure du possible le rapport coût-efficacité de diverses activités. Le mandat même d Élections Canada et les exigences législatives auxquelles il est soumis peuvent freiner sa capacité d améliorer le rapport coût-efficacité. Toutefois, l organisme aurait avantage à revoir le rapport coût-efficacité de diverses options tout en respectant les contraintes auxquelles il est soumis. 5. Évaluation globale 29

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