ÉTATS DES DÉBOURS ET DES ENCAISSEMENTS (MODÈLES ET INSTRUCTIONS) ANNÉE 2011 (PRVQ)

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1 ÉTATS DES DÉBOURS ET DES ENCAISSEMENTS (MODÈLES ET INSTRUCTIONS) ANNÉE 2011 Programme de revitalisation des vieux quartiers (PRVQ)

2 PROGRAMME DE REVITALISATION DES VIEUX QUARTIERS AIDE-MÉMOIRE Documents à transmettre à la SHQ au plus tard le 30 avril 2012 : Le Rapport de l auditeur indépendant pour chacune des phases du programme (ce rapport n'est pas requis si vous n'avez effectué aucun débours ni aucun encaissement au cours de la période de référence). L'État des débours et des encaissements pour chacune des phases du programme, signé par le représentant officiel de la Municipalité 1 ou par le responsable désigné par la Municipalité 2 (cet état n'est pas requis si vous n'avez effectué aucun débours ni aucun encaissement au cours de la période de référence). S'il y a lieu, un rapport de l auditeur indépendant indiquant les anomalies qu'il a relevées lors de l audit de l'état des débours et des encaissements. Le cas échéant, tous les renseignements pertinents permettant de concilier les débours et les encaissements lorsqu'il y a des écarts entre les montants inscrits dans l État des débours et des encaissements audité et ceux qui sont indiqués sur les réclamations transmises par la Municipalité, pour l'année Si aucun débours ni aucun encaissement n'a été effectué dans une phase, la Confirmation de la Municipalité signée par le représentant officiel de la Municipalité Le représentant officiel de la Municipalité est le directeur général, le secrétaire-trésorier ou toute autre personne en autorité à la Municipalité. 2. Le responsable désigné par la Municipalité est la personne qui a préparé l'état financier, la personne responsable du programme à la Municipalité ou toute autre personne désignée par la Municipalité.

3 PROGRAMME DE REVITALISATION DES VIEUX QUARTIERS INSTRUCTIONS À L'INTENTION DE L AUDITEUR INDÉPENDANT Rapport de l auditeur indépendant Un rapport distinct doit être produit pour chacune des phases du programme. L auditeur doit : auditer l'état des débours et des encaissements; certifier que son audit a été effectué conformément aux normes de d audit généralement reconnues du Canada; s'assurer de la conformité des débours et des encaissements aux termes et conditions de l'entente et aux règles administratives du programme. L auditeur doit utiliser le modèle de rapport de l auditeur indépendant présenté en annexe. Ce modèle de rapport a été préparé conformément aux Normes canadiennes d audit (NCA) en vigueur depuis le 14 décembre 2010 et aux dispositions contenues dans l entente de gestion conclue entre la Société d'habitation du Québec (SHQ) et la Municipalité. Au deuxième paragraphe de la partie Responsabilité de l auditeur de ce rapport : une mention a été ajoutée afin d'indiquer que l audit comporte l appréciation du respect des règles du programme (critères d'admissibilité, exigences reliées à l'exécution des travaux, modalités reliées au calcul et au versement de l'aide financière, suivi des engagements des propriétaires, etc.) et des clauses de l'entente. Les modifications appropriées doivent être apportées au modèle de rapport lorsque le vérificateur doit y inclure une restriction. Rapport de l auditeur indépendant indiquant les anomalies relevées lors de l audit de l'état des débours et des encaissements La SHQ demande à l auditeur de lui transmettre, s'il y a lieu, une copie du rapport indiquant les anomalies qu'il a relevées lors de l audit de l État des débours et des encaissements. Ce rapport devra aussi présenter les commentaires des représentants municipaux sur les remarques formulées par l auditeur. Rapport émis par la SHQ à la suite des audits effectués à la Municipalité Si la Municipalité a fait l'objet d un audit par un représentant de la SHQ, l auditeur devra prendre en considération, le cas échéant, les remarques formulées par la SHQ dans les

4 rapports qu'elle a transmis à la Municipalité. État des débours et des encaissements L'État des débours et des encaissements doit : être produit pour chacune des phases du programme, selon le modèle présenté en annexe; être préparé sur la base d'une comptabilité de caisse; être signé par le représentant officiel de la Municipalité 1 ou par un responsable désigné par la Municipalité 2 ; présenter distinctement les débours et les encaissements pour chacun des volets suivants : o «rénovation résidentielle»; o «mise en valeur du quartier». Notes complémentaires Comme le précise la note complémentaire numéro 2 de l État des débours et des encaissements, le montant des débours doit être établi en tenant compte des sommes récupérées ou à récupérer par la Municipalité au titre de la taxe sur les produits et services et, s il y a lieu, au titre de la taxe de vente du Québec. Par ailleurs, l auditeur doit ajouter dans les notes complémentaires toute information qu'il juge pertinente. Confirmation de la Municipalité L'État des débours et des encaissements n'a pas à être produit si aucun débours ni aucun encaissement n'a été effectué, pour une phase, au cours de la période de référence. Toutefois, la Municipalité doit confirmer cette situation par écrit en utilisant le modèle de confirmation de la Municipalité présenté en annexe. Ce document doit être signé par le représentant officiel de la Municipalité Le représentant officiel de la Municipalité est le directeur général, le secrétaire-trésorier ou toute autre personne en autorité à la Municipalité. 2. Le responsable désigné par la Municipalité est la personne qui a préparé l'état financier, la personne

5 responsable du programme à la Municipalité ou toute autre personne désignée par la Municipalité.

6 RAPPORT DE L AUDITEUR INDÉPENDANT À la Société d'habitation du Québec, Nous avons effectué l audit des débours et des encaissements de la Municipalité de Programme de revitalisation des vieux quartiers (PRVQ), phase, pour l exercice terminé le 31 décembre Les débours et les encaissements, tels qu ils sont définis dans l entente entre la Société d'habitation du Québec et la Municipalité de ont été établis conformément à cette entente. L état des débours et des encaissements a été préparé par la direction de la Municipalité de. Responsabilité de la direction pour les informations financières La direction est responsable de la préparation et de la présentation fidèle de ces informations financières conformément aux dispositions en matière d information financière stipulées à l entente entre la Société d'habitation du Québec et la Municipalité de, ainsi que du contrôle interne qu elle considère comme nécessaire pour permettre la préparation d informations financières exemptes d anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d erreurs. Responsabilité de l auditeur Notre responsabilité consiste à exprimer une opinion sur les informations financières, sur la base de notre audit. Nous avons effectué notre audit selon les normes d audit généralement reconnues du Canada. Ces normes requièrent que nous nous conformions aux règles de déontologie et que nous planifiions et réalisions l audit de façon à obtenir l assurance raisonnable que les informations financières ne comportent pas d anomalies significatives. Un audit implique la mise en œuvre de procédures en vue de recueillir des éléments probants concernant les montants et les informations fournis dans les informations financières. Le choix des procédures relève du jugement de l auditeur, et notamment de son évaluation des risques que les informations financières comportent des anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d erreurs. Dans l évaluation de ces risques, l auditeur prend en considération le contrôle interne de l entité portant sur la préparation et la présentation fidèle des informations financières afin de concevoir des procédures d audit appropriées aux circonstances, et non dans le but d exprimer une opinion sur l efficacité du contrôle interne de l entité. Un audit comporte également l appréciation du respect des règles du programme et des clauses de l entente, du caractère approprié des méthodes comptables retenues et du caractère raisonnable des estimations comptables faites par la direction, de même que l appréciation de la présentation d ensemble des informations financières. Nous estimons que les éléments probants que nous avons obtenus sont suffisants et appropriés pour fonder notre opinion d audit.

7 Opinion À notre avis, ces informations financières donnent, à tous les égards importants, une image fidèle des débours et des encaissements du Programme de revitalisation des vieux quartiers (PRVQ), phase, pour l exercice terminé le 31 décembre 2011, selon les termes et conditions de l entente intervenue entre la Société d'habitation du Québec et la Municipalité de. _ Date Nom de l auditeur Signature de l auditeur Auditeur permis no Adresse de l auditeur

8 PROGRAMME DE REVITALISATION DES VIEUX QUARTIERS ÉTAT DES DÉBOURS ET DES ENCAISSEMENTS Pour la période du 1 er janvier au 31 décembre 2011 NOM DE LA MUNICIPALITÉ NUMÉRO DE LA MUNICIPALITÉ _ PHASE DÉBOURS (voir la note complémentaire 2) Rénovation résidentielle Mise en valeur du quartier Sous-total (débours) ENCAISSEMENTS (voir la note complémentaire 3) Rénovation résidentielle Mise en valeur du quartier Sous-total (encaissements) EXCÉDENT DES DÉBOURS SUR LES ENCAISSEMENTS Les notes complémentaires font partie intégrante de l'état des débours et des encaissements. (Représentant officiel de la Municipalité ou responsable désigné par la Municipalité) DATE

9 PROGRAMME DE REVITALISATION DES VIEUX QUARTIERS NOTES COMPLÉMENTAIRES Pour la période du 1 er janvier au 31 décembre 2011 NOM DE LA MUNICIPALITÉ NUMÉRO DE LA MUNICIPALITÉ PHASE 1. STATUT ET NATURE DES ACTIVITÉS En vertu de l'entente concernant la gestion du Programme de revitalisation des vieux quartiers, la Municipalité administre sur son territoire son programme municipal de rénovation approuvé par la Société d'habitation du Québec (SHQ). L'administration du programme comprend l'examen de l'admissibilité d'un projet, le calcul, l'autorisation et le déboursement de l'aide financière ainsi que le contrôle du respect par le propriétaire des conditions du programme municipal, le tout en conformité avec les termes et conditions du programme de la SHQ. Par ailleurs, la SHQ rembourse à la Municipalité cinquante pour cent (50 %) des «débours», diminués des «encaissements», qui sont effectués en conformité avec l'entente. 2. DÉBOURS Les débours correspondent à l'aide financière versée par la Municipalité en vertu du programme, aux sommes d'argent déboursées par la Municipalité et aux dépenses assumées par cette dernière, lorsqu'il s'agit d'interventions de mise en valeur sur des biens de la Municipalité. De ces débours sont soustraites la taxe sur les produits et services et, s il y a lieu, la taxe de vente du Québec, récupérées ou à récupérer par la Municipalité. 3. ENCAISSEMENTS Les encaissements correspondent aux remboursements de sommes versées en trop par la Municipalité au demandeur dans le cadre du programme. Sont donc exclues les sommes reçues de la SHQ ou toute autre contribution reçue pour le financement du programme.

10 PROGRAMME DE REVITALISATION DES VIEUX QUARTIERS CONFIRMATION DE LA MUNICIPALITÉ 1 Pour la période du 1 er janvier au 31 décembre 2011 NOM DE LA MUNICIPALITÉ NUMÉRO DE LA MUNICIPALITÉ PHASE DÉBOURS 0,00 $ ENCAISSEMENTS 0,00 $ La Municipalité n'a effectué aucun débours ni aucun encaissement durant la période du 1 er janvier au 31 décembre 2011 et elle confirme s'être assurée du respect par le propriétaire des conditions du programme municipal, le tout en conformité avec les termes et conditions du programme de la SHQ. (Représentant officiel de la Municipalité) DATE 1. Ce document doit être produit uniquement si, dans une phase, aucun débours ni aucun encaissement n'a été effectué au cours de la période du 1 er janvier au 31 décembre 2011.