Mode d emploi : Mise à jour des dossiers administratifs en ligne

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1 SOMMAIRE 1 CONNEXION A L APPLICATION FORMULAIRE DE SAISIE ACCUEIL LES CHAMPS A VERIFIER LES CHAMPS A COMPLETER Saisie dans les différents onglets Onglet Informations personnelles Onglet Inscription Onglet Responsables et contacts Onglet Données financières Onglet Cursus scolaire Onglet Données sociales Validation finale RAPPEL ASSISTANCE Page 1 / 11

2 1 CONNEXION A L APPLICATION Vous avez reçu un mail de votre école vous communiquant les informations suivantes : - Date d ouverture du service - Date de fermeture du service - L adresse de connexion - Votre login et votre mot de passe - Le n à appeler si vous n arrivez pas à vous connecter A l adresse suivante : vous avez saisi vos identifiants et, une fois connecté(e), vous arrivez sur le formulaire de saisie de votre école. Exemple : Page 2 / 11

3 2 FORMULAIRE DE SAISIE 2.1 ACCUEIL Vous avez la possibilité de changer la langue du formulaire en cliquant sur les drapeaux en haut à gauche de votre écran : Les icônes en haut à droite de l écran affichent la date de fermeture du service, l aide en ligne et le bouton de déconnexion : ATTENTION : le bouton Déconnexion ne fait pas de sauvegarde. Vous devez avoir sauvegardé vos données auparavant. 2.2 LES CHAMPS A VERIFIER Avant de commencer votre saisie, vous devez vérifier les données déjà entrées dans l application en regardant le cadre gris comme ci-dessous : Un message rouge vous indique qu en cas d inexactitude des éléments renseignés, vous pouvez contacter l assistance à l adresse mail communiquée. Page 3 / 11

4 2.3 LES CHAMPS A COMPLETER Saisie dans les différents onglets Au-dessous, vous disposez de 6 onglets pour compléter votre dossier administratif (le 1 er onglet s affiche par défaut) : En bas de chaque onglet, vous pouvez : Ce bouton vous permet de sauvegarder les informations que vous avez commencé à saisir. Une fois les données sauvegardées, vous verrez apparaître ce cadre vert : Vous pourrez revenir plus tard sur l application pour finaliser la saisie. Ce bouton vous permet d imprimer le formulaire tel que vous l avez renseigné. Ce bouton vous permet de sauvegarder les données saisies sur l onglet en cours et de passer à l onglet suivant. Ce bouton vous permet de revenir sur les informations de l onglet précédent. ATTENTION : vous ne pourrez passer à l onglet suivant tant que les informations obligatoires, marquées d un astérisque rouge, ne seront pas renseignées. Une fenêtre s ouvrira vous indiquant les champs obligatoires restant à compléter. Page 4 / 11

5 ATTENTION : si après 30 minutes vous n avez pas sauvegardé ou validé votre dossier les données seront perdues. Un indicateur vous indique combien de temps il vous reste pour valider votre saisie Onglet Informations personnelles Pour certains champs, une saisie spécifique est nécessaire : - Si vous êtes né(e) à l étranger, pour le champ Département de naissance, veuillez sélectionner la valeur 99 Etranger - Si votre nationalité est différentes des 26 pays de l UE, vous devez saisir le n et la date de validité de votre titre de séjour. Si vous êtes dans l attente de votre titre de séjour, vous avez la possibilité de cocher la case «En attente de délivrance de mon titre de séjour par la préfecture». Page 5 / 11

6 2.3.3 Onglet Inscription Cet onglet affiche toutes les données d inscription administrative. Ces informations ne sont pas modifiables Onglet Responsables et contacts Dans cet onglet, on vous demande de renseigner les informations liées à vos parents appelés Responsables légaux. Si vous êtes majeur, vous pouvez renseigner le champ Agissant en qualité de à Moi-même. Dans ce cas, vous n aurez pas à donner de détail sur vos parents mais devrez renseigner à minima la catégorie socioprofessionnelle et la profession d au moins un de vos parents. Note : si l un de vos parents est décédé, cocher la valeur Oui du champ Statut père (Décedé) ou Statut mère (Décédée) et les champs Catégorie socio-professionnelle et Profession, qui sont obligatoires, disparaîtront. Page 6 / 11

7 Si vous êtes mineur, vous devez communiquer les informations d au moins un responsable légal en renseignant tout d abord le champ Agissant en qualité de avec les informations autres que Moi-même. Dans ce cas, vous devez renseigner les champs qui s affichent audessous en fonction de votre sélection Onglet Données financières Si vous payez vous-même votre scolarité, vous pouvez laisser le champ Moi-même à Oui, sinon vous devez sélectionner Non et renseigner les informations qui s affichent au-dessous. Ces informations sont liées au répondant financier. Elles sont aussi à renseigner de façon obligatoire si vous payez votre scolarité en plusieurs prélèvements même si c est vous qui réglez Onglet Cursus scolaire Cet onglet n apparaît pas en cas de réinscription car ces données ont été saisies l an dernier Onglet Données sociales Vous devez saisir votre numéro de sécurité sociale. Le numéro de sécurité sociale est une suite de 15 chiffres que vous pouvez retrouver sur votre carte vitale ou attestation de sécurité sociale. Si vous êtes en attente de votre numéro de sécurité sociale, veuillez cocher la case : Tous les autres renseignements demandés sont nécessaires. Page 7 / 11

8 Concernant l attestation d assurance Responsabilité Civile, vous devez déclarer être en possession d une attestation de responsabilité civile en renseignant les champs suivants : - Nom de la compagnie d'assurance (RC) - N de contrat - Police (RC) - éventuellement la Date de fin de validité de l'assurance (RC) si demandée - et en cochant la case «Je déclare détenir une assurance responsabilité civile pour l année académique » L assurance Responsabilité civile est obligatoire pour tout étudiant Validation finale A la fin de la saisie des informations du dernier onglet (onglet Données sociales), les boutons suivants sont disponibles : Ce bouton vous permet de revenir sur les informations de l onglet précédent. Ce bouton vous permet de sauvegarder les informations que vous avez commencé à saisir. Une fois les données sauvegardées, vous verrez apparaître ce cadre vert : Vous pourrez revenir plus tard sur l application pour valider définitivement votre dossier (non recommandé). Ce bouton vous permet d imprimer le formulaire. Si votre saisie est terminée vous devez valider votre dossier. Avant de réaliser la validation finale, il faut obligatoirement : Cocher toutes les cases qui se présentent à vous : Je certifie avoir bien pris connaissance et accepter. Vous pouvez avoir un ou plusieurs documents à valider selon votre école. Les documents sont téléchargeables, consultables au format PDF. Certifier que vous êtes bien en possession d une assurance de responsabilité civile pour l année universitaire de votre rentrée Cocher Je certifie sur l honneur que toutes les données saisies sont exactes, Page 8 / 11

9 Exemple : Puis cliquer sur le bouton Validation finale Un nouvel écran s affiche : Veuillez ne pas fermer votre navigateur jusqu à la page de confirmation Quand le traitement a abouti, l écran suivant s affiche : Page 9 / 11

10 Félicitations, votre mise à jour à bien été enregistrée. Vous pouvez garder une trace de votre saisie en cliquant sur le lien «Télécharger votre document récapitulatif». Vous recevrez ensuite un mail de votre école vous confirmant la validation de votre dossier. Note 1 : Si vous avez commencé votre saisie et que celle-ci n est pas terminée, vous recevrez un mail de relance tous les 7 jours après votre première connexion, ou un mail d alerte de fermeture, vous rappelant les dates de fermeture. Note 2 : Si vous essayez de vous reconnecter à l application après avoir cliqué sur le bouton Validation finale, que vos données ont été enregistrées, alors l écran ci-dessous s affichera : Toute correction est alors impossible, dans ce cas contactez l assistance à l adresse mail indiquée dans le pavé gris du premier onglet, ou celle indiquée dans le mail d ouverture de l application. Page 10 / 11

11 3 RAPPEL ASSISTANCE Si vous ne pouvez pas vous connecter, vous pouvez appeler le support informatique de l INSEEC au de 09h00 à 16h30. Si, pendant la connexion, vous ne savez pas comment renseigner un champ et que, en lisant ce mode d emploi, vous ne trouvez pas de solution à votre problème, vous pouvez sauvegarder et contacter l assistance sur l communiqué dans le cadre gris en haut de la page. Page 11 / 11