Les médecins du travail, représentés par le directeur de la DRH

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1 Date d application : 25/05/2016 Page : 1/6 Le contrat ci-dessous est établi entre : Les médecins du travail, représentés par le directeur de la DRH et Le Laboratoire de Biologie Médicale du CHRU de Montpellier (LBM), représenté par son responsable Ce contrat est établi pour une durée d un an à partir de sa signature, il est renouvelable par tacite reconduction après évaluation par le LBM selon la revue de contrat, exigible pour l accréditation du LBM selon la norme NF EN ISO

2 Date d application : 25/05/2016 Page : 2/6 1. Présentation 1.1. Objet Ce contrat formalise les conditions de la coopération entre la prescription des examens de biologie médicale dans le cadre de la médecine du travail et les biologistes du LBM, afin de faciliter le dialogue et la collaboration efficiente pour améliorer la prise en charge des agents du CHRU Domaine d'application Ce contrat s'applique à tous les examens de biologie médicale prescrits dans le cadre de la médecine du travail. Sont donc exclus la biologie délocalisée (au lit du malade) et l Assistance Médicale de Procréation Fondements, références - Ordonnance du 13 janvier 2010 relative à la biologie médicale, - Code du travail : * Article R Les examens complémentaires sont à la charge de l'employeur lorsqu'il dispose d'un service autonome de santé au travail et du service de santé au travail interentreprises dans les autres cas. Le médecin du travail choisit l'organisme chargé de pratiquer les examens. Ils sont réalisés dans des conditions garantissant le respect de leur anonymat. * Article R fonction publique hospitalière Les examens médicaux prévus à la présente sous-section sont à la charge de l'établissement ou du syndicat, lequel fournit au médecin du travail le moyen d'assurer le respect de l'anonymat des examens. Dans la mesure où ces examens ne peuvent être réalisés dans l'établissement ou le syndicat, le médecin choisit l'organisme chargé de les pratiquer

3 Date d application : 25/05/2016 Page : 3/6 1.4 Documents et outils mis à disposition des prescripteurs et des équipes soignantes (format papier ou électronique): - Manuel de prélèvement (Intranet/Accès rapide/prise en charge du patient/laboratoires/catalogue des actes de biologie) : avec les consignes explicatives sur le prélèvement : technique, étiquetage, ordre de prélèvement, renseignements cliniques, conservation, acheminement. - Catalogue des actes de biologie (Intranet/Accès rapide/prise en charge du patient/laboratoires/: modalités de fonctionnement du LBM, liste des examens réalisés sur le site du LBM avec les types de contenant, conditions et délais d acheminement, de rendu (garde) et réalisation (stabilité de l analyte dans l échantillon) documents liés, technique utilisée, les conditions particulières : entente préalable, RDV, consentement patient, restrictions fiches de consentement éclairé pour analyses génétiques et leur mode d obtention (lien informatique), liste des examens sous-traités à l'extérieur, - Mode opératoire "non-conformités à réception des échantillons biologiques" (Intranet/ Accès rapide/prise en charge du patient/laboratoires/catalogue des actes de biologie) - Procédures d'envoi d'échantillons à l'extérieur du CHU (IntranetQualité et gestion des risques/qualidoc/ Qualité et prévention des risques/laboratoires), et organismes sous- traitants. - Horaires de passage standard (Intranet). - Feuilles de demande. - Procédure transmission des résultats.

4 Date d application : 25/05/2016 Page : 4/6 2. Engagements respectifs Au terme de ce contrat, Le Laboratoire de Biologie Médicale s engage à : a) Dispositions générales - Assurer la veille technologique et réglementaire, et mettre en application la réglementation en vigueur. - Mettre en œuvre un système de management de la qualité, conformément à la norme NF EN ISO en particulier évaluer et améliorer en continu la qualité de ses prestations et prendre en compte les réclamations de ses clients. b) Dispositions pratiques - Réalisation des examens de biologie adaptés aux besoins des agents : choisir des méthodes dont les incertitudes de mesure sont en adéquation dans la mesure du possible aux besoins cliniques, compléter la prescription initiale : o en cas de demande orale du prescripteur/préleveur, o si les résultats incitent le biologiste médical à poursuivre l exploration. assurer la confidentialité de la prescription auprès de l employeur - Rendu des résultats : fournir au prescripteur les résultats des examens biologiques dans les délais appropriés spécifiés dans le catalogue des actes de biologie, en accord avec la réglementation, sur support papier, transmettre par téléphone par le personnel habilité, des résultats critiques influant sur l évolution de l état clinique dès qu'ils sont disponibles, en le traçant sur le compte rendu, avec signalement sur le Système Informatique Clinique, prévoir une procédure dégradée (restriction d accueil, moyens d information et de communication selon nature et gravité du dysfonctionnement) en cas d impossibilité d appliquer la procédure standard, assurer la confidentialité des résultats vis-à-vis de l'employeur bien qu il paye l examen

5 Date d application : 25/05/2016 Page : 5/6 - Conseils aux prescripteurs et soignants : préciser les recommandations particulières du manuel de prélèvement, du catalogue des actes de biologie, assurer les formations pour les prélèvements des échantillons, vérifier la pertinence de la prescription des examens, bonnes pratiques (HAS, sociétés savantes) ; le conseil en matière de choix des examens de biologie médicale peut conduire à l'adaptation éventuelle de la prescription après échange avec le prescripteur, sauf en cas d'urgence et d'indisponibilité (L ), dans le respect de la nomenclature des actes de biologie médicale ; gérer les redondances, interpréter les résultats validés. - Actions de formation et d information auprès des professionnels : rappeler les bonnes pratiques de prélèvement en les formalisant (rendezvous dans les unités de soins, formation à l Institut de Formation des Soins Infirmiers, plaquette d explication), mise à disposition d une base bibliographique, - Enregistrement et suivi des non conformités de prélèvement, des actions correctives immédiates, adaptées au risque. - Prise en compte des réclamations émanant des médecins du travail. - Réalisation et prise en compte des enquêtes de satisfaction. - Prise en compte des demandes d amélioration. Les médecins du travail du CHRU s engagent à : a) Dispositions générales Respecter les exigences des documents sus-cités : manuel de prélèvement, catalogue des actes de biologie, non conformités à réception des échantillons biologiques, b) Dispositions pratiques - Respecter les conditions de prescription des demandes d examen : renseignement des bons de demande conformes aux exigences, o heure de prélèvement, o identification univoque de l agent anonyme ou non, o identité de l UF, du prescripteur et du préleveur, o renseignements cliniques (traitements, ) pertinents nécessaires à l interprétation des résultats.

6 Date d application : 25/05/2016 Page : 6/6 utilisation du formulaire à disposition (sur intranet/catalogue des actes de biologie) en cas de modifications apportées a posteriori à la prescription initiale. - Respecter les bonnes pratiques de réalisation du prélèvement. - Respecter les modalités d acheminement des échantillons : traçabilité de l arrivage dans le dépôt d échantillons biologiques de l établissement (heure, nom de la personne), respect des conditions particulières : acheminement à + 4 C, abri de la lumière (cf. catalogue des actes de biologie). - Signaler tout événement susceptible d'altérer la réalisation de l'examen biologique, y compris un acheminement non conforme de l'échantillon. - Faire respecter la confidentialité lors de la circulation des informations. - En cas de modification de résultats, détruire l'exemplaire papier initial. - Mettre en place des actions correctives, en collaboration avec les biologistes. 3. Evaluation La revue de contrat sera effectuée à la demande d un des partenaires Elle portera principalement sur : - la communication des informations cliniques, - le bilan des non conformités pré analytiques, - les modalités d information pour les résultats critiques.