REGLEMENT INTERIEUR DES COMMISSIONS EXTRA MUNICIPALES

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1 REGLEMENT INTERIEUR DES COMMISSIONS EXTRA MUNICIPALES Vu l article L du code général des collectivités territoriales, Vu la délibération du Conseil Municipal du 16 avril 2014 portant création des commissions extra municipales, Vu la délibération du Conseil Municipal du 29 septembre 2014 portant adoption du règlement intérieur des commissions extra municipales, Vu la délibération du Conseil Municipal du 29 septembre 2014 portant désignation des membres des commissions extra municipales, PREAMBULE La mise en place des Commissions Extra Municipales s inscrit dans la politique de la ville de Vence en matière de démocratie participative et de communication. Pour la municipalité, la démocratie participative ne se limite pas à écouter les citoyens. Il s agit avant tout de faire des Vençois les acteurs de leur ville et de la construction du «mieux vivre ensemble». Les Commissions Extra Municipales sont un outil parmi d autres de la démocratie participative. Aussi, le Conseil Municipal a créé les neuf commissions suivantes en application des dispositions de l article L du code général des collectivités territoriales : - Commission extra municipale des acteurs économiques locaux : cette commission sera chargée du développement économique et de l emploi, des aménagements urbains, du stationnement, de la circulation, du tourisme et du commerce. - Commission extra municipale Protection Animale. - Commission extra municipale Environnement et Développement Durable. - Commission extra municipale Senior, Handicap et Dépendance. - Commission extra municipale Culture et Patrimoine. - Commission extra municipale Famille, Enfance, Jeunesse et Education. - Commission extra municipale Sport et Santé. - Commission extra municipale Laïcité et Vivre Ensemble. - Commission extra municipale «e-vence». Les commissions extra municipales consultatives sont des organes de réflexion et de proposition sur toute question d'intérêt communal. Règlement intérieur des CEM 1

2 Conformément à la délibération du 16 avril 2014, les commissions extra municipales sont composées du Maire, Président de Droit, d'un collège de 9 élus désignés par le Conseil Municipal et d'un collège composé de personnes n'appartenant pas au Conseil Municipal, notamment des personnalités qualifiées ou des représentants d'associations locales. La composition de la commission permet l expression pluraliste des élus siégeant à l assemblée communale. Chaque Commission Extra Municipale se réunira selon un calendrier propre pour réfléchir et formuler des propositions dans le domaine qui la concerne ou de façon ponctuelle et extraordinaire sur un projet précis dans le cadre de ce domaine. Les présentes règles sont définies par le Conseil Municipal qui pourra, si nécessaire, les amender. Le présent règlement intérieur est porté à la connaissance des membres des Commissions Extra Municipales. L ensemble des dispositions ci-après sont réputées être connues et acceptées par l ensemble des membres. OBJECTIFS Les Commissions Extra Municipales ont pour objectifs : D associer les citoyens volontaires à la vie de la commune en favorisant le dialogue avec les élus sur tous les domaines de la vie de la cité, D enrichir et d orienter l action municipale grâce aux propositions faites par les Commissions Extra Municipales, De faire bénéficier la ville de l expérience des vençois, de leurs compétences et de leur connaissance du terrain, De permettre l émergence de projets à l initiative de citoyens. MISSIONS ET LIMITES Les Commissions Extra Municipales travaillent sur des projets proposés au sein de chaque commission qui s inscrivent dans des axes définis par le Maire pour chacune d entre elles. Un projet est une action concrète confiée à un membre de la commission, dénommé porteur du projet, qui s entourera des compétences requises pour la faire aboutir dans un laps de temps prédéfini. Ces actions répondent au concept SMART (1). (1) : SMART Spécifique : le projet doit être spécifique à son porteur et ne pas dépendre d'éléments dont il n'a pas la maîtrise, Mesurable : le projet doit être mesurable, les indicateurs chiffrés devant être incontestables, Atteignable : le projet doit pouvoir aboutir dans le laps de temps prévu et avec les moyens à la disposition du porteur, Réaliste : le projet doit être réaliste, c'est-à-dire ne pas comporter dans son essence des éléments impossibles à réunir, Temporellement défini : le projet doit être inscrit dans le temps, avec une date de fin et éventuellement des points intermédiaires. Sauf exception un projet ne peut durer plus d un an. Règlement intérieur des CEM 2

3 Les Commissions Extra Municipales ont un rôle consultatif, mais non décisionnaire auprès du Maire. Le Conseil Municipal demeure seul habilité, sur proposition du Maire, à prendre les décisions au regard de l ensemble des aspects de la gestion de la ville. Les avis des Commissions Extra Municipales servent à éclairer les choix ou la stratégie politique des élus municipaux. Les travaux des commissions sont confidentiels et leur communication est réservée au Conseil Municipal. Chaque membre s engage personnellement à ne pas communiquer à des tiers la nature et le contenu des travaux de la commission. COMPOSITION Chaque Commission Extra Municipale est vice-présidée par un élu du conseil municipal désigné par le Maire. Le collège des élus comportera neuf membres. Le collège des personnes qualifiées sera composé de tout résidant vençois inscrit sur les listes électorales et ayant fait acte de candidature. Les mineurs de plus de 14 ans peuvent y participer avec autorisation parentale. Les demandes de participation peuvent concerner plusieurs Commissions Extra Municipales. Les demandes sont à adresser à Anne Ferrero, conseillère municipale déléguée à la démocratie participative. Les associations vençoises sont représentées par leur Président ; en tant que de besoin ce dernier désigne un suppléant. Le Conseil Municipal procède à la désignation des membres des Commissions Extra Municipales. La participation active, régulière et constructive ainsi que le respect de la présente Charte sont des conditions sine qua non d appartenance à une Commission Extra Municipale. Cette condition s applique à tous les participants, y compris les élus. Le Président a un pouvoir discrétionnaire pour exclure les membres qui ne respectent pas ces conditions. REGLES DE FONCTIONNEMENT Organisation des commissions extra-municipales Lors de la première réunion, Monsieur le Maire présente les axes sur lesquels il invite chaque commission à concentrer ses travaux. Le vice-président fixe les dates des réunions (en général trimestriellement) en fonction de l avancement des projets et établit l ordre du jour sur propositions des membres de la commission. La séance débute toujours par la validation du compte rendu de la séance précédente. La durée de présentation et de discussion de chaque point à l ordre du jour sera fixée dans ce dernier, de façon à ce que sauf exception les réunions n aient pas une durée supérieure à 90 minutes. Les réunions n ont pas pour objet de conduire effectivement les travaux, mais d évaluer, d orienter et de valider les travaux présentés par les porteurs de projets, ainsi que d examiner de nouvelles propositions de projets. Règlement intérieur des CEM 3

4 Les membres de la commission seront invités au moins deux semaines avant la date de la réunion. Sauf empêchement, le vice-président de la commission préside la séance. Il pourra, en accord avec le Maire, désigner un animateur qui mènera les débats. En cas d absence, il désigne un remplaçant parmi le collège des élus. Le vice-président désigne pour chaque réunion un rapporteur en charge d établir le compte rendu de la réunion. Le compte rendu est distribué aux membres présents ou non à la réunion, au plus tard quatre jours ouvrables après la réunion. Chaque membre dispose de dix jours ouvrables pour faire part de ses remarques, qui sont examinées lors de la séance suivante. Le compte rendu ainsi validé sera diffusé aux membres de la commission. Présentation des projets Les membres de chaque commission présentent des projets s inscrivant dans les axes définis par le Maire. Une fiche de présentation du projet (annexe 2) est établie préalablement au lancement de la démarche de réflexion. Ces projets sont soumis à l appréciation de chaque vice-président qui valide les projets en fonction de leur pertinence et de l intérêt pour la ville. Groupes de travail Lorsqu un projet est validé, le vice-président nomme un porteur de projet qui forme un groupe de travail composé de membres de la commission, volontaires et de compétences spécifiques. En tant que de besoin, le porteur de projet ou un membre de son groupe de travail dûment mandaté à cet effet, peut consulter des experts externes sur demande un ordre de mission pourra lui être accordé. Le porteur de projet anime et coordonne son groupe de travail. Il rend compte à la commission réunie en Assemblée plénière. L élu informe régulièrement le Maire de l avancée des travaux. Le porteur de projet anime et coordonne le groupe de travail. Le porteur de projet rend compte à la commission réunie en assemblée plénière. Afin de permettre le fonctionnement des Commissions Extra Municipales, la commune pourra mettre à disposition les moyens bureautiques et informatiques ainsi que les locaux nécessaires à l accomplissement de la mission. Sur décision de Maire, un budget spécifique pourra être alloué. Une «fiche Suivi de Projet» (annexe 3) est établie afin de permettre le suivi des projets étudiés. Cette fiche est mise à jour régulièrement afin de permettre au vice-président de la commission de suivre l évolution du projet. Un annuaire des membres des commissions extra-municipales sera élaboré afin de permettre de faciliter les relations entre les membres et les commissions. Cet annuaire comportera les coordonnées et l identification des compétences de chacun des membres. Il permet d assurer une transversalité dans les ressources des différentes commissions. Cet annuaire sera transmis aux membres des commissions extra municipales. Règlement intérieur des CEM 4

5 Lorsqu un projet arrive à son terme, le porteur du projet demandera sa présentation à l ordre du jour d une réunion exceptionnelle et consacrée à ce projet. Le porteur du projet dispose d une heure maximum pour présenter les résultats de ses travaux. Les points suivants devront obligatoirement figurer dans son rapport : Description du projet, Objectifs, Bénéfice pour la ville, Budget et sources de financement si nécessaires, Calendrier de réalisation. A l issue de cette présentation, le projet sera discuté. S il est approuvé, il sera présenté au Maire par le vice-président de la commission. Règlement intérieur des CEM 5

6 Annexe 1 Logigramme MODE DE FONCTIONEMENT DES COMMISSIONS EXTRA MUNICIPALES PRESIDENT DE LA CEM Maire de Vence Chaque CEM est présidée par un élu Vice-président Le vice-président reçoit et analyse les fiches PROJET Le PROJET est validé en fonction de sa pertinence et de sa faisabilité par le Vice-Président de la CEM Le vice-président nomme un porteur de PROJET Le Porteur de PROJET constitue et anime son groupe de travail, informe régulièrement le vice-président Le projet définitif est présenté à la commission extra-municipale Le vice-président le soumet au Maire Règlement intérieur des CEM 6

7 Annexe 2 FICHE DE PRESENTATION DE PROJET COMMISSION EXTRA-MUNICIPALE N Intitulé du projet Porteur du projet Date Fiche n 1 Description du projet Objectifs du projet Résultats attendus Moyens à mettre en œuvre Délais estimés Compétences et avis nécessaires Avis du Viceprésident Validation Date prévisionnelle de fin de projet Règlement intérieur des CEM 7

8 Annexe 3 FICHE DE SUIVI DE PROJET COMMISSION EXTRA-MUNICIPALE N Intitulé du projet Porteur du projet Date du compte rendu Fiche n Participants au projet Objectifs du projet Description des travaux réalisés ou de l avancement Difficultés rencontrées Travaux restant à réaliser Besoins particuliers pour la suite du projet Date prévisionnelle du prochain compte-rendu Date prévisionnelle de fin de projet Règlement intérieur des CEM 8