Pratiques de gestion fédérale et territoriale

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1 Pratiques de gestion fédérale et territoriale Livret à l attention des clubs Version 2 : 1 er trimestre 2016 Bernard FLAUJAC Trésorier Adjoint Mireille BIGARÉ Comptable Trésorerie du comité : Par le standard du comité : Option 4 Courriel ( ) : tg@cotedazur-rugby.com

2 1. Fonctionnement du système de gestion fédérale pour les clubs : Combien de relevés par saison? Pour une saison qui débute le 1 er juillet et se termine obligatoirement le 30 juin, 3 relevés : janvier (Comptes arrêtés au 31 décembre) ; avril (selon décision de la FFR) ; juin : solde de fin de saison. A quels documents se réfèrent la FFR et le comité territorial? «STATUTS ET REGLEMENTS» édités chaque saison par la FFR, disponible sur internet : A partir d un moteur de recherche, taper ffr.fr Cliquer sur l onglet Documentation Puis Publications officielles Règlements généraux Télécharger STATUTS ET REGLEMENTS 2-11

3 2. Fonctionnement du système de gestion du comité territorial pour les clubs : A quelles périodes le comité territorial intervient-il? Au mois d octobre pour la facture d engagement des équipes. Dès réception des 2 ou 3 relevés de la FFR. Comment le comité territorial retranscrit-il les écritures pour les clubs? A partir des relevés FFR, aux dates indiquées ci-dessus et des opérations complémentaires inscrites sur le «Grand livre comptable». Qu est-ce qu un «Grand livre comptable»? Une «photographie» détaillée et précise, à une date donnée, des débits et crédits. (Un grand livre par club, avec un numéro correspondant au code FFR et commençant par 01). Quels sont les documents envoyés aux clubs? La facture d engagement des équipes (octobre). Le relevé FFR + le relevé du comité territorial, à chaque arrêté (2 ou 3 / an) + la facture de frais de gestion sur les licences. 3-11

4 Quelles sont les informations du relevé FFR qui sont retranscrites dans la comptabilité du comité territorial? Un compte débiteur ou créditeur à la date du relevé. 3. Utilisation du système «intranet» à partir d un moteur de recherche : Comment accéder à votre compte club? a. Le club n a pas d identifiant et mot de passe : La demande est faite auprès de comité territorial (Stéphanie FERAUD). b. Le club a son identifiant et son mot de passe. 3. Utilisation d internet à partir d un moteur de recherche : Où trouver les informations? Sur le site : ffr.fr Après avoir rentré «l identifiant et le mot de passe», prendre dans le «Menu» (situé à gauche) l onglet «Compte ffr», cliquer : Le relevé FFR s affiche. 4-11

5 Comment interpréter les informations des relevés FFR? 1) Relevés intermédiaires (un ou deux) : - prendre la ligne «Abondement FFR» sur le relevé du comité territorial et comparer au solde du relevé FFR. 2) Relevé de fin de saison (un) : - prendre la ligne «Solde fin de saison FFR» et comparer au solde du relevé FFR. Comment comprendre les 2 ou 3 soldes des relevés FFR? Ils sont le résultat de toutes les opérations débitrices ou créditrices détaillées dans chaque relevé FFR. Journal DC4 : Dirigeant d association EBF : Educateur Brevet Fédéral ECF : Educateur en cours de formation LC : Licences Solde 2 RF : Règlement financier Soldes Indemnités kilométriques EF : Sanction disciplinaire AU : Opération diverse Solde 3 Nota : COT DIF COT : Cotisation DIF : Différence 5-11

6 4. Détail du relevé FFR : Que débite la FFR? Les affiliations sportives (Cotisations) ; LC Les assurances sportives ; LC La cotisation annuelle du club ; COT La solidarité «Fondation FERRASSE» ; COT La documentation (livrets + statuts) ; COT Les amendes fédérales ; EF Les régularisations intersaisons ; AU Les frais de directeur de matches ; RF Que crédite la FFR? Les remboursements d indemnité kilométrique ; RF Les frais divers de structure pris en charge ; AU Les forfaits en faveur du club ; AU La caisse de blocage des clubs F1, F2 et F3 ; RF Les subventions pour création de club ; SUB Les subventions pour labellisation de l école de rugby SUB 5. Détails du relevé du comité territorial : Que débite le comité territorial? Journal Le solde FFR créditeur ; Les mutations ; Les indemnités de formation lorsqu un(e) joueur(se) arrive au club en venant d un autre club ; Les amendes et sanctions ; Les frais d engagement d équipe ; Les frais de gestion facturés sur les licences ; Les facturations diverses (places de matches, repas de réception, ) ; Les timbres d affiliation ; Les frais de déplacement divers pour annulation de matches ; Que crédite le comité territorial? Les indemnités de formation lorsqu un(e) joueur(se) formé(e) au club part dans un autre club ; Les facturations de prestations au comité territorial ; L aide à l arbitrage ; Le solde FFR débiteur; 6-11

7 Comment interpréter le solde : Si la somme est suivi de moins(signe moins) Solde créditeur : le club ne doit rien au comité Si la somme n a pas de signe Solde débiteur : le club doit cette somme au comité territorial. 6. Remarque : Le solde débiteur ou créditeur du comité territorial représente la totalité des écritures du club (fédération + comité territorial). Solde comité territorial débiteur Solde comité territorial créditeur = = Solde club créditeur Solde club débiteur Nécessité à chaque relevé intermédiaire et en fin de saison de procéder au rapprochement des soldes. 7-11

8 7. Exemple de présentation d une comptabilité de trésorerie de club sur EXCEL : LOGO CLUB N COMPTE CLUB : 0000A DATE NATURE DE L'OPERATION DEBIT CREDIT SOLDE OBSERVATIONS 01/07/2013 Achats Mutations /08/2013 Indemnité de formation joueur X /10/2013 Licences septembre /10/2013 Cheque n 0001 SG règlement mutations /10/2013 cheque n 0016 SG règlement licences sept Facture n Engagements 31/10/2013 équipes /01/2014 Abondement FFR 1er relevé 1 723, ,00 02/02/2014 Indemnité de formation joueur X ,00 01/01/2014 Facture n frais licences 152, ,00 31/01/2014 chèque n 0030 règlement abondement + frais 1 875,00 34 Facture n Facture places 10/02/2014 Matchs 84,00 424,00 15/04/2013 Aide à l'arbitrage ,00 30/04/2014 Abondement FFR 2eme relevé , /05/2013 Facture au Comité repas écoles de Rugby /05/2014 Amende disciplinaire joueur X /06/2014 Abondement FFR 3eme relevé 3 258, ,00 15/07/2014 cheque n 0123 SG solde saison ,00 TOTAUX MOUVEMENTS , ,00 Ne convient pas aux clubs de fédérales, qui sont tenus à une comptabilité d engagement et à la présentation de comptes certifiés. 8-11

9 8. Annexe 1 : Licences. Comment est déterminé le coût de chaque licence? Par addition de 3 éléments :, Une affiliation + Perçues par la FFR Une assurance + Des frais de gestion Perçus par Le comité territorial Nota : A la réception du premier relevé FFR (31 janvier), dans lequel 80 à 90% des licences sont facturés, il fortement conseillé aux clubs de pointer le décompte par catégorie. Où trouver le montant de chaque licence (affiliation + assurance)? Se référer au «Statuts et Règlements» (procédure page 2 du présent livret) : Titre 6 Article Affiliation (cotisation). Article Assurance. A quoi servent les frais de gestion prélevés par le comité territorial? a. Formation des Educateurs et Bénévoles ; b. Gestion des affiliations. 9. Annexe 2 : Mutations. Où le club peut-il se procurer les documents (liasse de mutation) nécessaires à la mutation d un joueur entrant? Au comité territorial, auprès du service des affiliations et/où à la trésorerie, sous réserve de l acquittement complet de la liasse de mutation à sa délivrance. A quelle période le club peut-il se procurer ces documents? A partir du mois de juin pour la saison à venir. Jusqu au 31 décembre pour les fédérale 1, 2 et 3, 28 février pour les séries et au 30 juin pour les écoles de rugby. 9-11

10 10. Annexe 3 : Indemnités de formation. Quel est le principe de l indemnité de formation? a. Le club formateur reçoit l indemnité de formation, déduite de 20% correspondant aux frais de gestion reportés sur les comités en charge des dossiers. b. Le nouveau club paye l indemnité de formation au club quitté par l intermédiaire de son comité. Quelles sont les conditions requises pour qu un club puisse percevoir ou payer une indemnité de formation? Se référer au «Statuts et Règlements» (procédure page 2 du présent livret) : Titre 2 Titre 6 Article 260 et Article Annexe 4 : Indemnités kilométriques. Comment sont déterminés ces remboursements? Se référer au «Statuts et Règlements» (procédure page 2 du présent livret) : Titre 6 Article 641 et suivants. Qui détermine les indemnités kilométriques? Exclusivement le service de la FFR, dédié au calcul des indemnités kilométriques en fonction des compétitions. Où trouver le(s) montant(s) du (des) remboursement(s)? Sur le relevé FFR (voir exemple, page 4 du présent livret). Le comité territorial engage vivement les clubs à vérifier les éléments constitutifs des indemnités kilométriques qui leur sont versées, dès l émission de celles-ci, par la FFR, sur les comptes des clubs

11 12. Informations complémentaires : Les membres de la trésorerie du comité territorial sont à la disposition des clubs pour toutes informations complémentaires. Trésorerie du comité : Par le standard du comité : Option 4 Courriel ( ) : tg@cotedazur-rugby.com Adresse : Comité Territorial Côte d Azur de Rugby Maison Régionale du Rugby 579, Avenue Jean Moulin LE PRADET 11-11