«Purchase to Pay : la tête dans le Nuage et les pieds sur Terre» Jeudi 22 novembre Paris

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Juliette Lacroix
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1 «Purchase to Pay : la tête dans le Nuage et les pieds sur Terre» Jeudi 22 novembre Paris Animé par Laurent MAHEO, DFCG Île-de-France Xavier MAHEO Directeur Financier COMPUTACENTER Vincent LOUNAOUCI Directeur de la BU Purchase to Pay FLUCTICIEL Stéphane ROGULSKI Responsable applications SI PIERRE ET VACANCES Claude LEBRUN Associé KURT SALMON

2 Agenda Introduction : présentation des intervenants Définition de la notion de «Purchase to Pay» Thème n 1 : de la nécessité de l agilité en période de crise, Thème n 2 : Datamining ou comment apporter de l information et de la visibilité aux services financiers et notamment aux contrôleurs de gestion et à la fonction achat? Thème n 3 : le cloud computing comme alternative possible à l externalisation de la fonction comptable, la qualité en plus, Thème n 4 : le «Purchase to Pay» et les ERP s. Conclusion

3 INTRODUCTION Présentation des intervenants

Computacenter Présence internationale Présent dans 5 pays d Europe Royaume-Uni, Allemagne, France, Belgique & Luxembourg 11 000 collaborateurs 1 réseau mondial à travers 120

plus appropriée parmi un large éventail de fournisseurs gère leurs infrastructures technologiques en réduisant leurs coûts Nous servons nos clients dans 100 pays à travers le

4 Computacenter Présence internationale Présent dans 5 pays d Europe Royaume-Uni, Allemagne, France, Belgique & Luxembourg collaborateurs 1 réseau mondial à travers 120 pays Leader Européen des fournisseurs de Services en Infrastructures Informatiques, Computacenter conseille ses clients sur leur stratégie IT met en œuvre la technologie la plus appropriée parmi un large éventail de fournisseurs gère leurs infrastructures technologiques en réduisant leurs coûts Nous servons nos clients dans 100 pays à travers le monde et notre Service Desk Groupe gère plus de quatre millions de contacts par an en 18 langues. Groupe 3,3 Md 75 M de résultat avant impôts France 511 M collaborateurs

Groupe Pierre&Vacances CenterParcs 10000 employés CA : 1,5 M L

5 Groupe Pierre&Vacances CenterParcs employés CA : 1,5 M L activité Tourisme 5 marques : Pierre & Vacances, Maeva, Center Parcs, Sunparks et Adagio. 4 lignes de produits : résidences, domaines «all weather», villages clubs et résidences urbaines. L activité Immobilier

6 FLUCTICIEL est une société spécialisée dans l automatisation et la dématérialisation des processus «Purchase to Pay» par l intégration de solutions progicielles Plus de 130 projets menés : Des contextes différents : + de 250 ERP et systèmes métiers interfacés De 20 à utilisateurs De à plusieurs millions de pages de factures

7 1.9 million d acteurs potentiels Plus de clients Augmentation 53% 20.8m e-invoices en 2011 >50 formats supportés Clients / fournisseurs actifs dans l Open Network 130 Partenaires en interopérabilités Conformité TVA >50 pays $175 milliards de transactions par an sur notre réseau

8 Définition de la notion de «Purchase to Pay»

9 Thème 1 : de la nécessité de l agilité et du contrôle en période de crise

10 L agilité et le contrôle en période de crise La souplesse en période de crise est primordiale Possibilité de modifier les règles du workflow d approbation (montant, nature des factures ou des famille d achats) Gouvernance et souplesse dans le processus de contrôle des factures Lissage des pics d activité des factures entrantes avec une solution P2P Le contrôle permet de limiter les risques et les coûts Passage à une comptabilité d engagement (dès l émission de la commande) avec un focus sur les réceptions Le prévisionnel de la trésorerie est affiné Comptes fournisseurs mieux rapprochés (taux de 80% en automatique chez Computacenter) Mise en place de contrats pour les factures récurrentes

11 L agilité et le contrôle en période de crise Lutte contre la fraude Mise en place de contrôles fonctionnels (dans la solution P2P) Meilleure séparation des tâches entre les comptables, le trésorier, le directeur financier et le contrôle de gestion

12 Le 1 er P du PTP chez Pierre&Vacances CenterParcs La mise en œuvre de fonctionnalités Achats telles que l utilisation de catalogues PunchOut Et l envoi d Electronic PO

13 Le 2 ème P du PTP chez Pierre&Vacances CenterParcs

14 Thème 2 : Datamining ou comment apporter de l information et de la visibilité aux services financiers et notamment aux contrôleurs de gestion et à la fonction achat?

15 Le datamining Maîtrise totale de l information Toute l information est centralisée dans un point d entrée unique (données «papier» et électroniques) Les questions «où est cette facture? Où est cette commande?» ne se posent plus L exactitude des provisions en fin de mois est accrue et la clôture des comptes est plus aisée Le contrôle de gestion a un accès sur tout le processus P2P Piste d audit complète (valideurs, approbateurs, acheteurs ) Il peut contrôler à tout moment la chaîne P2P La gestion du risque est mieux maîtrisée Respect de la loi LME (nouvelle disposition au 01/01/2013 : forfait de 40 au 1 er jour de retard de paiement) Plus d achats sauvages et respect de la politique interne

16 Le datamining chez Computacenter Les factures sont dans la comptabilité, pas dans la nature! Saisie en temps réel et sans retard Fluidité du traitement Visibilité des litiges immédiate Prévisions de trésorerie affinées Capacité à proposer des règlements anticipés contre escompte Une illustration simple : Auparavant 80 % de l encours fournisseur était en charges à payer, maintenant c est l inverse En millions d euros Comptes Fournisseurs Charges à payer Total Factures non rapprochées

17 Le datamining chez Computacenter Les factures sont dans la comptabilité, pas dans la nature! Cela aide aussi les autres équipes : Une validation «on line» sans papier Plus de blocage des comptes fournisseurs et donc des clients mieux livrés et plus satisfaits Suivi en temps réel des écarts de rapprochement par le contrôle de gestion Fournitures de données tangibles aux achats pour les audits fournisseurs

18 Le datamining chez Computacenter Un taux de rapprochement de 79,1 % avec une tolérance de seulement 1 % Taux Rappro Facture JBA Non rapproché ou Annulées Rappro BR Rappro Manuel 3,2 % 78,8 % 18,0 % 2,5 % 77,3 % 20,1 % ,0 % 79,1 % 18,9 %

19 Le datamining chez Computacenter Des tableaux de bord qui fédèrent l ensemble des flux

20 Le datamining chez Computacenter Des tableaux de bord qui fédèrent l ensemble des flux dans un environnement Multi-systèmes En nombre de pieces Non traitées (automatique) scannées Non traitées (manuel) Factures en circulation Factures renvoyées/ann ulées Factures pretes pour transfert (Auto) Factures pretes pour transfert (Floues) Factures transférées Factures annulées 0 - SAX ,54 % A - Coût à la page ,81 % B - Achats JBA ,64 % C - Contrats sous traités ,21 % F - Formation interne ,00 % H - Prestations Hors People ,76 % I - Interim Plan Prest ,17 % P - Prestations People ,92 % S - Services généraux ,12 % Z - Frais généraux ,83 % Total Total

21 Thème 3 : Quelles sont les différentes alternatives dans la mise en place d un projet P2?

22 (R)évolution du monde des affaires : «...Aujourd'hui, entreprises et individus ne sont plus soumis à des contraintes de temps et de lieu. De nouvelles solutions informatiques permettent de travailler partout et à tout moment...» Source : Saugatuck Technologies Inc. la flexibilité Entreprise du 20 e siècle Entreprise limitée par des contraintes Economies d'échelle Production en volume Travailleurs industriels Entreprise régionale, nationale et internationale Intégration verticale Structures hiérarchiques Avions, trains et automobiles Entreprise du 21 e siècle Entreprise mondiale, libre et sans contraintes Réactivité Economies souples Travailleurs du savoir Entreprises mondiales Intégration virtuelle Réseaux distribués Dispositifs mobiles, navigateurs et Web

23 Alternatives techniques Cloud Computing (SaaS et ASP) ou «on premises» Le Cloud Computing amène de la flexibilité d un point de vue architecture technique (scalabilité, technologie de pointe à disposition des sociétés, TCO, mise à disposition de solutions de back-up très couteuses si elles étaient installées chez le client); Attention : le Cloud Computing (SaaS) n est valable que si les processus sont standards car les prestataires de service mutualisent leurs architectures ; Mobilité: accessibilité des données au travers des mobiles et/ou tablettes Déploiement aisé à destination des «itinérants»

24 Alternatives fonctionnelles CSP : gestion en interne ou BPO? CSP en France : possibilité de mieux valoriser son personnel avec des solutions d automatisation Changement de la fonction comptable avec une montée en compétence ; glissement vers des fonctions de gestionnaires de compte CSP en France ou à l étranger ; «provinceshoring» ou «offshoring»? Traitement des factures Papiers : en France ou à l étranger? Les factures doivent rester dans la CEE Le scan des factures et le vidéocodage peuvent être réalisés dans des zones défavorisées en province Factures électroniques : Green business (baisse de l empreinte carbone) Les données doivent rester dans la CEE

25 Le Cloud : un curseur à positionner Archivage physique Vidéo-codage Dématérialisation fiscale et archivage électronique Hébergement de la solution Réception, tri, numérisation des factures

26 Témoignage de Patrick Joly, Directeur des Systèmes d Information de Mondial Assistance France

27 Thème 4 : le «Purchase to Pay» et les ERP s.

28 Du projet Guichet Unique PV en 2010

29 au projet groupe Gaspar en 2012

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