Vous savez: Vous pouvez:

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1 Programme d encadrement des collaborateurs et de management des coûts Thèmes du dossier Analyse Stratégie Société Distribution Personnel Organisation Infrastructure Droit du travail Direction Marketing Informatique Production/logistique Finances Contrôle de gestion Communication Avantages immédiats Vous savez: 1. ce que sous-entendent exactement les notions d absentéisme et de gestion des cas 2. quels sont les avantages d une gestion des absences pour toute entreprise 3. comment fonctionnent les processus de gestion des absences et de Case Management 4. quelles sont les conditions requises pour l introduction d une gestion efficace des absences Vous pouvez: 1. être sûr de ne rien oublier lors de l établissement d un concept de gestion des absences dans votre entreprise 2. définir les différents rôles des acteurs impliqués dans le processus de gestion des absences 3. construire un rapport interne sur la base des principaux indicateurs RH 4. utiliser ce dossier dans le cadre de la mise en œuvre pratique de la politique de gestion des absences dans votre entreprise

2 Editrice Brigitte Staub Brigitte Staub compte à son actif de nombreuses années d expérience professionnelle dans le domaine des Ressources humaines aussi bien à l échelon national qu international. Depuis 2004, elle dirige et est associée à l entreprise Trianon Conseils SA à Zurich. Trianon Conseils SA compte actuellement plus de 60 collaborateurs à Lausanne et Zurich et se positionne sur le marché des services et de l informatique en tant que spécialiste dans les domaines de l outsourcing et du consulting pour les ressources humaines. L Absence Management Program est un programme RH de gestion des absences sur mesure. Madame Staub est responsable de ce centre de compétence à Zurich et exerce la fonction d Account Manager lors de l introduction et de la mise en œuvre de ce programme. A titre bénévole, Madame Staub est membre de l organe consultatif du programme d études «Disability Management» auprès de la haute école de Lucerne travail social. Brigitte Staub Gérante et associée Trianon Conseils SA Balsberg Balz Zimmermann-Strasse 7 Case postale CH-8058 Zurich aéroport Téléphone: +41 (0) Fax: +41 (0) Mobile: +41 (0) brigitte.staub@trianon.ch Votre interlocuteur en Suisse romande: Arpad Soos Trianon Conseils SA Ch. de la Rueyre Renens Téléphone: +41 (0) Téléphone direct: +41 (0) Fax: +41 (0) arpad.soos@trianon.ch Impressum Programme d encadrement des collaborateurs et de management des coûts Composition: Dimitri Gabriel Révision: WEKA Business Media SA Impression: ERNi Druck und Media AG, Kaltbrunn WEKA Business Media SA Hermetschloostrasse Zurich Tél Fax info@weka.ch Date de parution: 2007 VLB Reprise du titre dans le répertoire des œuvres disponibles ISBN: WEKA Business Media SA, Zurich Tous droits réservés. Toute reproduction complète ou partielle uniquement avec l autorisation de l éditeur.

3 Table des matières Table des matières 1. Une stratégie pour gérer les absences Concepts Gestion des présences ou gestion des absences? La roue réinventée? Gestion des absences imprévues Objectifs Une plus-value pour l entreprise et pour les collaborateurs Bases légales à respecter Rapport juridique employeur employé Rapport juridique médecin/patient employeur/gestionnaire de cas Certificats médicaux Rapport juridique entreprise/groupe de personnes assuré assureur Répartition des rôles Le département des Ressources humaines Cadres Introduction d une gestion des absences imprévues Analyse de la situation Formulation des objectifs Soutien de la direction Gestion de projet Communication Le processus de gestion des absences imprévues Annonce des absences Gestion des cas Le processus de gestion des cas Coordination des différents acteurs Un processus individuel Possibilités de réintégration Augmentation graduelle des prestations Mutation interne à l entreprise Etat des lieux professionnel Occupation de personnes présentant un handicap Adaptation du poste de travail Places de travail externes visant la réinsertion Retraite partielle et retraite anticipée L entret ien de bilan Absences douteuses Causes possibles

4 Table des matières 5. Indicateurs RH Les catégories d indicateurs Coûts Structure des absences non prévues Recrutement et départs Autres coefficients Exemples pratiques Evolution du nombre de collaborateurs, des absences et du taux d absence Réduction du taux d absences prolongées Evolution des absences (1 à 90 jours) Calculer les couts par unité organisationnelle Perspectives Documents pratiques/exemples Enquête de satisfaction Les acteurs et leurs intérêts L entretien de bilan

5 1. Une stratégie pour gérer les absences 1. Une stratégie pour gérer les absences L objectif de toute entreprise est d optimaliser l utilisation de ses ressources afin d augmenter sa productivité, et donc ses bénéfices. Alors que le taux de fluctuation est un indicateur reconnu, peu d entreprises disposent d une stratégie globale pour établir les indicateurs relatifs aux absences. Les coûts que supporte annuellement l économie suisse en raison des absences font certes régulièrement l objet de statistiques et de publications. Ces absences de sept jours en moyenne pour cause de maladie, d accident ou de démotivation équivalent à des coûts de près de 4,2 milliards pour l économie suisse, soit 4 à 5% de la masse salariale totale 1. Ces données statistiques sont claires: une gestion des absences est nécessaire et recèle un grand potentiel d optimalisation, peut-être même insoupçonné. Mais elles ne permettent pas de savoir quelles mesures concrètes prendre dans la situation spécifique de son entreprise. Important Coûts directs: Coûts indirects: Paiement du salaire en l absence Augmentation des primes d assurance du collaborateur Diminution de la satisfaction de l équipe Coûts engendrés par les collaborateurs temporaires et le travail supplémentaire Diminution de la satisfaction des clients C est pourquoi il devrait être dans l intérêt de chaque entreprise de déterminer le nombre d absences, d en connaître la raison et de planifier puis appliquer des mesures adaptées à l entreprise afin d en réduire le nombre. L enregistrement et l analyse des données sont en règle générale confiés à un prestataire interne ou externe. Un groupe de travail de la direction peut se charger d élaborer les mesures, mais l application de celles-ci se fait par les cadres, à tous les niveaux. L objectif de ce dossier business est de montrer les risques que représentent maladie et accident et de proposer des méthodes préventives et intégratives pour une gestion globale du risque. Tandis que le choix des mesures préventives dépend fortement de la situation de l entreprise, le processus de gestion des absences et de gestion des cas demande moins d adaptation au cas précis. 1 Fabienne, Bogadi, Le Temps, , Les coûts de l absentéisme sont colossaux, les entreprises organisent la riposte 5

6 1. Une stratégie pour gérer les absences 1.1 Concepts On entend par absence toute période durant laquelle la personne ne se trouve pas à son poste de travail, indépendamment de la cause et du paiement ou non d un salaire. En font donc partie les absences planifiées, sur lesquelles l employeur a une influence, telles que les vacances, les formations, les jours fériés, les vacances non payées, mais aussi celles sur lesquelles il n a aucune influence, comme le service militaire ou civil. L employeur peut en partie exercer un rôle sur certaines absences pour cause de maladie et d accident (par exemple en prenant des mesures en matière de sécurité au travail, en proposant le vaccin contre la grippe, etc.), mais ne peut rien contre d autres (accidents non professionnels, qui surviennent lors des loisirs p.ex.). Les absences imprévues sont celles découlant de maladie, de congé maternité et d accident. Notons que les accidents survenus pendant les loisirs peuvent générer des absences très fréquentes dans certaines branches et certains groupes d âge. Les absences abusives font également partie des absences imprévues, car on les justifie souvent par de présumés malaises physiques de durée variable. Par absentéisme, on entend les absences dues à un manque de motivation ou celles volontairement abusives 2. Nous entendons ici par présentéisme le fait d être physiquement à son poste de travail tout en étant moins productif en raison de problèmes de santé ou de surmenage professionnel. Les causes du présentéisme doivent souvent être recherchées dans le manque de motivation ou de tâches à accomplir ( «bored out» [malade d ennui] par analogie à «burn out»). Malgré la présence physique, la performance réduite de la personne influence tout autant la productivité de l entreprise qu une absence pour cause de maladie. La seule différence est qu il n est pratiquement pas possible d en mesurer les effets. De plus, la diminution de la capacité productive augmente le risque d accident. Important Axer la gestion des absences non planifiées uniquement sur la pression et le contrôle ne fait que renforcer la tendance au présentéisme. 1.2 Gestion des présences ou gestion des absences? S agit-il de deux concepts distincts ou d un simple raffinement de langage? On trouve aussi bien le concept de «gestion des absences» que celui de «gestion des présences» dans la littérature spécialisée et la pratique professionnelle. Il est cependant difficile de savoir si la distinction est faite de manière consciente et volontaire, ou s il s agit plutôt d un euphémisme censé dissimuler l attention portée aux absences non planifiées. 2 Hans Fischer, ipm Consulting, in Ganzheitliches Fehlzeitenkonzept, Safety Plus 1/07, p. 11 ss 6