Portail de Gestion des congés et Absences - Didacticiel Manager

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1 Portail de Gestion des congés et Absences - Didacticiel Manager INTRODUCTION Bonjour et bienvenue dans le didacticiel Portail dédié aux managers! Il a été construit afin de vous permettre de vous approprier le plus rapidement et le plus aisément possible cette application en qualité de manager. Pour toute question sur son utilisation, n hésitez pas à contacter, le service RH Problème de connexion : Contacter votre gestionnaire paie Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 1 / 17

2 Sommaire 1. GERER UNE DEMANDE DE CONGE OU D ABSENCE...3 Espace manager/demandes d absence à valider PRINCIPAUX MENUS...4 Menu de gauche... 5 Accueil / Actualités manager / Traiter les demandes d absence AUTRES MENUS DE L ESPACE MANAGER...8 Espace manager/demande d absence collaborateurs... 8 Espace manager/planning Espace manager/suivi des justificatifs d absence Espace manager/délégation Espace manager/soldes de congés Didacticiel Manager Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 2 / 17

3 1. Gérer une demande de congé ou d absence Espace manager/demandes d absence à valider Vous venez de recevoir un mail vous informant que l un de vos collaborateurs souhaite prendre des congés. Cliquez sur le lien et connectez-vous au Portail RH. Ou sinon, connectez-vous régulièrement sur le Portail : (se référer au Guide Utilisateur) Didacticiel Manager Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 3 / 17

4 2. Principaux menus Une fois connecté à l application, la page suivante apparaît. La page d Accueil / actualités manager est composée de 4 parties Menu de Gauche Traiter les demandes d absence Visualiser les plannings de mes collaborateurs Visualiser les actualités de mes collaborateurs Cette page rassemble l essentiel des infos nécessaires et peut servir de «tableau de bord. «Traiter les demandes d absence» Cf infra. Aussi accessible depuis le Menu de gauche «Visualiser les plannings de mes collaborateurs» Cf infra. Aussi accessible depuis le Menu de gauche «Visualiser les actualités de mes collaborateurs» Cet espace vous permettra, bientôt de suivre un certain nombre d informations utiles. Nous y reviendrons plus en détail dans une prochaine version du Guide Manager. Didacticiel Manager Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 4 / 17

5 Menu de gauche Le bandeau de gauche sert exclusivement à la navigation dans l application. Changer de mot de passe : cf Guide Utilisateur Déconnexion : pour fermer la session Accueil : les boutons / cachent ou font apparaitre les sousrubriques Cette rubrique sert de «tableau de bord» Cette rubrique vous permet d accéder à vos derniers messages et actualité Espace personnel : est composé d un ensemble de pages de portail. Cette page vous permet de poser vos congés et suivre l état d avancement de la validation de vos demandes. Cette page vous permet de visualiser votre planning de congés et d absences Cette partie n est pas utilisable pour l instant Cette rubrique vous permet d accéder à vos informations personnelles Espace Manager : est composé d un ensemble de pages de portail. Liens : Cette page vous permet de gérer les demandes de congés vos collaborateurs. Cette page vous permet de visualiser le planning de congés et d absences de vos collaborateurs. Cette partie n est pas utilisable pour l instant Vous permet de déléguer les validations de demandes de congés qui vous sont adressées à un autre manager Cette page vous permet de visualiser les soldes de congés de vos collaborateurs. Cette rubrique vous permet d accéder à vos informations personnelles cet espace sera utilisé pour mettre à votre disposition des documents (note de process, guides etc etc) Cette partie vous permet de télécharger les derniers guides Utilisateur et Manager Didacticiel Manager Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 5 / 17

6 Accueil / Actualités manager / Traiter les demandes d absence Cette rubrique rassemble les demandes d absence en attente de validation Cliquer sur la demande à traiter (un seul traitement à la fois) : Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs demandes pour les traiter en même temps Vous remarquerez que la demande en cours apparait dans le planning de l équipe en grisé. Une fois la demande cliquée, l écran de validation apparait : Il reprend l ensemble des informations relatives à cette demande. Didacticiel Manager Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 6 / 17

7 L option : demande : vous permet de d accéder à l historique de la L option : vous permet d afficher l éventuel commentaire saisi par votre collaborateur. Par défaut, le choix de la réponse est Accepter. Changer la décision en utilisant le bouton. Choisir la Décision, indiquer éventuellement un commentaire, puis Valider. Les décisions suivantes sont disponibles: Accepter: valide la demande d'absence ou la demande d'annulation, Refuser: la demande d'absence ou la demande d'annulation ne sera pas accordée, Retourner: la demande sera envoyée à son émetteur, Transmettre: envoyer la demande à un tiers. Didacticiel Manager Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 7 / 17

8 3. Autres menus de l Espace Manager Espace manager/demande d absence collaborateurs 3.1 Effectuer les demandes d absence pour vos collaborateurs Exceptionnellement, en tant que manager vous pouvez effectuer une demande d absence sur le portail à la place de votre collaborateur (collaborateur n ayant pas d accès internet à la crèche ou à domicile). Dans ce cas, il faudra obligatoirement que le collaborateur vous fasse une demande papier que vous archiverez dans son dossier après que vous l ayez signée. Vous aurez également la possibilité d indiquer une absence injustifiée. Attention il faudra impérativement annuler cette «demande» si vous recevez un justificatif. 1- Arrivée sur l espace : Manager Demandes d absence collaborateur Didacticiel Manager Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 8 / 17

9 2- Choisir le collaborateur concerné Cliquer sur le lien ou est inscrit le nom d un de vos collaborateurs. Dès que vous aurez cliqué la liste de vos collaborateurs apparait. Il vous reste plus qu à choisir le collaborateur concerné. Didacticiel Manager Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 9 / 17

10 3- Choisir le motif de l absence et la date et ajouter la demande Vous pouvez désormais choisir pour votre collaborateur le motif de l absence, le jour. Attention il est nécessaire d ajouter votre demande (flèche n 2) 4- Valider la demande d absence Après l ajout de la demande, vous devez la valider et la soumettre Didacticiel Manager Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 10 / 17

11 La demande vous est ensuite transmise par mail. Pour la valider il vous faudra, vous déconnecter du portail et vous reconnecter via le lien indiqué sur le mail. La validation de la demande est identique à la procédure initialement indiqué cidessus. Didacticiel Manager Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 11 / 17

12 5- Annuler la demande d absence Vous vous remettez sur l espace «manager demandes d absence collaborateur» et Vous choisissez le collaborateur concerné Et vous cliquez sur sa demande d absence Vous pouvez désormais annuler la demande. Didacticiel Manager Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 12 / 17

13 Il ne vous reste plus qu à soumettre la demande. Elle vous sera ensuite notifiée par mail. Pour la valider il vous faudra, vous déconnecter du portail et vous reconnecter via le lien indiqué sur le mail. La validation de la demande d annulation est identique à la procédure initialement indiqué ci-dessus. Didacticiel Manager Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 13 / 17

14 3.2 Consulter les soldes de congés de mes collaborateurs Vous pouvez consulter via le portail le solde des congés payés de vos collaborateurs. Le solde indiqué est en temps réel, ce qui peut expliquer un décalage avec les informations indiquées sur le bulletin de paie. Pour obtenir le solde il vous faut choisir le salarié concerné. Espace manager/planning Cet espace vous permet d afficher les plannings de vos collaborateurs. Les menus vous permettent d affiner les affichages (par ½ journée, par équipe etc etc).vous pouvez aussi exporter les plannings sous Excel. Didacticiel Manager Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 14 / 17

15 Espace manager/suivi des justificatifs d absence Nous y reviendrons plus en détail dans une prochaine version du Guide Manager. Espace manager/délégation Lorsqu un manager s apprête à s absenter pour un période, ou lorsqu il souhaite déléguer une partie de ses tâches, il se doit d indiquer le collaborateur le remplaçant : Le manager peut déléguer les tâches : validation des Demandes de congés et / ou validation des demandes d Annulation de congés. 1. Horodater sa délégation, éventuellement préciser un commentaire et déterminer si sa délégation peut être transmissible (c'est-à-dire déléguée par le remplaçant à un tiers). 2. Indiquer le nom de son remplaçant, cliquer sur l icône de recherche et vérifier dans la liste de choix le destinataire. 3. Cliquer ensuite sur le bouton Ajouter pour créer la délégation. Vous obtenez l écran suivant : Didacticiel Manager Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 15 / 17

16 Vous pouvez à tout moment et avant l échéance prévue mettre fin à cette ou ces délégations en cliquant sur les deux cases à cocher sous le bouton puis «Appliquer» Espace manager/soldes de congés Cette page vous permet de visualiser les soldes de congés de vos collaborateurs, soit de façon globale, soit de façon individuelle. En activant et puis en cliquant sur, vous pouvez visualiser leurs soldes individualisés ou théoriques. Vous pouvez aussi sélectionner un ou plusieurs salariés par l option. Didacticiel Manager Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 16 / 17

17 En cliquant sur l un des salariés listés, vous accédez au détail de ses compteurs. Pour revenir à l écran initial, utiliser l icône. Pour passer au salarié suivant, choisir l icône. Didacticiel Manager Portail Utilisateur RH Groupe P&B Page 17 / 17