Comment utiliser le logiciel exact Sobeys Atlantique Sommaire de livraison directe 882

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1 # $ Comment utiliser le logiciel exact Sobeys Atlantique Sommaire de livraison directe 882 Table des matières Instaurer les paramètres de l`utilisateur par défaut Créer une nouvelle transaction Supprimer une facture Éditer un numéro de lot Supprimer une transaction entière Format du fichier à importer Importer des factures Envoyer les factures par Internet Archiver les factures # HID_CONTENTS $ exact Sobey s Atlantic - Table des matières

2 Instaurer les paramètres par défaut de l utilisateur 1. Cliquez sur Défaut (haut de la fenêtre, côté gauche). 2. Entrez votre Numéro de DUNS (toujours 9 chiffres suivis par 4 zéros). 3. Entrez votre Département. Le numéro de département doit être 3 chiffres. 4. Si vous désirez recevoir confirmation que nous avons bien reçu votre facture, cochez la case Rappot de Confirmation. 5. Quand vous avez fini d entrer tous vos paramètres, cliquez sur Par défaut et vos propres paramètres seront établis. 6. Cliquez sur Fermer. # TC0 K Instaurer les paramètres par défaut de l utilisateur $ Instaurer les paramètres par défaut de l utilisateur

3 Créer une nouvelle transaction # K $ 1. Une transaction est un lot qui contient entre 1 et 20 factures. 2. Pour entrer des factures, cliquez sur Nouvelle (bas de la fenêtre). 3. Remplissez tous les champs obligatoires. Le poids est optionel. 4. Pour les Unités livrées, il faut aussi mettre L unité de mésure (UM). Pour les unités utilisez EA et pour les caisses utilisez CA. 5. Si votre facture est un crédit, cochez la boîte Crédit. 6. Si vous avez d autres factures à entrer, cliquez sur Suivante. Si non, cliquez sur OK. 7. Vous êtes maintenant dans la fenêtre principale du module de Sobeys Atlantique. Voir exemple Cliquez sur Enregistrer. 9. Une boîte de dialogue apparaîtra et vous demandera si vos totals sont valides. Si vous êtes certain(e) que vous n avez pas d erreurs, cliquez sur Yes. Si vous voulez reviser vos totals, cliquez sur No. 10. Sélectionnez la facture à reviser et cliquez sur Éditer. # TC1 K Créer une nouvelle transaction $ Créer une nouvelle transaction

4 11. Quand vous auriez finit vos corrections, cliquez sur Enregistrer. Notez : Nous sommes désolés mais YES et NO ne peuvent pas être traduits car ce sont des messages qui proviennent du système Windows et non de notre logiciel.

5 Supprimer une facture 1. À partir de la fenêtre principale de Sobeys Atlantique, repérez les factures à supprimer dans la section Factures (bas de la page). 2. Sélectionnez la facture que vous désirez supprimer et cliquez sur Supprimer. 3. Une boîte de dialogue vous informera de la facture à supprimer et vous invitera à confirmer la suppression. Cliquez sur Yes pour supprimer la facture ou sur No pour annuler le processus. 4. Vous pouvez supprimer plusieurs factures à la fois. Simplement sélectionnez tous les factures à supprimer. 5. Une transaction(lot) entière ne peut pas être supprimée à partir de cette fenêtre. La suppression d une transaction doit se faire à partir du logiciel exact. # TC2 K Supprimer une facture $ Supprimer une facture

6 Éditer un numéro de lot 1. Votre numéro de lot est sur le côté droîte de la fenêtre princiale Sobeys Atlantique. 2. Vous ne devez jamais utiliser le même numéro de lot. 3. Pour éditer le numéro de lot, cliquez sur Défauts. 4. Cliquez sur Éditer no. de lot. 5. Entrez le numéro que vous voulez utiliser pour votre prochain lot et cliquez sur OK. # TC3 K Éditer un numéro de lot $ Éditer un numéro de lot

7 Supprimer une transaction 1. La suppression d une transaction doit se faire à partir du logiciel exact. 2. Sélectionnez la facture que vous voulez supprimer dans la liste affichée dans la fenêtre du logiciel exact. 3. Cliquez sur Supprimer. 4. Une boîte de dialogue vous informera de la transaction à supprimer et vous invitera à confirmer la suppression. 5. Cliquez sur Yes pour supprimer la transaction ou sur No pour annuler le processus. Veuillez prendre note que lorsque la facture est supprimée, nous pouvons pas la restaurer. Voir exemple no 5. # TC4 K Supprimer une transaction $ Supprimer une transaction

8 Format du fichier à importer 1. Le fichier à importer doit avoir un format.csv (variables séparées par des virgules). 2. Th Les factures ne doivent comporter aucune ligne blanche (vide) ni aucun caractère supplémentaire entre chacune d elles. 3. Une fois importé, le fichier va être renommé à.don. 4. Veuillez ouvrir le fichier importé et cliquez sur Enregistrer. Ceci s assure que les données seront correctement transmises chez FAXinating. 5. Le fichier d importation doit avoir une ligne vide après la dernière ligne des données. 6. Le fichier champ doit se présenter dans l ordre suivant : Numéro de facture Date de facture Numéro de magasin Montant de la facture Montant de TPS Montant de taxe provinciale Poids totale Nombre de unités livrées Unité mesure pour le nombre de unités livrées Crédit («1» pour un crédit, «0» ou vide pour un débit 7. Le champ du Poids est pour les fournisseurs de viande seulement. 8. Pour que la facture devienne un crédit, il doit y avoir le numéro 1 dans le champ Crédit. 9. Exemple : 12345, ,1234,5.00,1.00,2.00,125,12,CS, , ,1234,5.00,1.00,2.00,125,12,CS, 12345, ,1234,5.00,,,125,12,CS, # TC5 K Format du fichier à importer $ Format du fichier à importer

9 Importer une transaction La fonction d importation saisit l information sur la facture qui est entrée dans un fichier à importer et des transactions sont créées pour chacune des factures. Le fichier à importer doit avoir un format de.csv. Voir Format du fichier à importer pour plus d information sur le fichier à importer. 1. À partir du logiciel exact, cliquez sur Importer. 2. Sélectionnez SobeysAtl Sommaire hébdomadaire. 3. Remplissez les champs, si nécessaire. 4. Cliquez sur Parcourir. 5. Sélectionnez le ficher à importer et cliquez sur Ouvrir. 6. Cliquez sur OK. 7. Si aucune erreur n a été détectée, ce message apparaîtra : Fichier a été renommé à.don. 8. Si des erreurs de validation sont détectées, elles seront toutes identifiées. Il faut corriger toutes les erreurs dans le fichier à importer et recommencer l importation. # TC6 K Importer une transaction $ Importer une transaction

10 Envoyer les factures à FAXinating Solutions par Intèrnet Vos factures sont maintenant prêtes à être envoyées chez FAXinating Solutions. Si vous avez un accès Internet, il serait préférable que vous utilisiez cette méthode; elle est plus efficace et plus rapide. Si vous n avez pas d accès Internet, vous pouvez envoyer vos factures en utilisant une connexion modem. 1. Si vous n avez pas déjà établi votre information d ouverture, suivez ces étapes : Cliquez sur FICHIER Cliquez sur PRÉFERENCES Cliquez sur INTERNET Si le programme vos demande pour un SOAP URL, copiez et collez : Entrez le nom d utilisateur et le mot de passe qui vous ont été envoyés par courriel. Cochez ENREGISTRER MOT DE PASSE. Cliquez sur TESTER URL. Un message devrait vous indiquer que la connexion est réussie. Cliquez sur ENREGISTRER. Vous devrez effectuer cette opération la première fois seulement que vous nous enverrez des factures. Si la connexion n est pas réussie, vérifiez si votre ordinateur est bien branché sur Internet. Si vous êtes en ligne et que ça ne fonctionne toujours pas, veuillez contacter le service à la clientèle. Fermez la fenêtre en cliquant sur le X (côté droit, en haut). 2. À partir de la fenêtre principale du logiciel exact, sélectionnez les factures que vous voulez envoyer. Les factures sélectionnées s afficheront en bleu. 3. Veuillez vérifier que le statut des factures indique NOUVEAU. Si le statut des factures n indique pas NOUVEAU, sélectionnez les factures et cliquez sur RESTAURER. 4. Cliquez sur ENVOYER. 5. Cliquez sur OUI. 6. Le message ENVOYÉ AVEC SUCCÈS devrait s afficher. # TC7 K Envoyer les transactions par Intèrnet $ Envoyer les transactions par Intèrnet

11 Archiver les factures 1. Si les factures anciennes prennent trop de place dans la fenêtre, vous pouvez les envoyer aux archives. 2. Sélectionnez les factures que vous voulez envoyer aux archives et cliquez sur le bouton Archiver. 3. Pour voir les factures déjà archivées, cliquez sur Afficher puis sélectionnez Formulaires mis aux archives. La liste des factures archivées apparaîtra. Vous pouvez restaurer et envoyer des factures à partir de la fenêtre Formulaires mis aux archives. 4. Si vous avez besoin d éditer et renvoyer une ancienne facture, il faut la Restaurer. Une fois restaurée, vous pouvez l éditer et l envoyer. 5. Notez que vous ne pouvez pas faire de nouvelles factures pendant que vous êtes dans les Archives. 6. Pour retourner à la fenêtre des factures actives cliquez sur Afficher et sélectionnez Formulaires courants. # TC8 K Archiver les factures $ Archiver les factures