Rédiger les définitions (ou descriptions) de fonctions. Dr Hervé LECLET, Martine MADOUX Santopta

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1 Rédiger les définitions (ou descriptions) de fonctions Dr Hervé LECLET, Martine MADOUX Santopta Le référentiel de labellisation des cabinets et services d'imagerie médicale (Version 2.3 de juin 2009) impose à la direction du cabinet/service d'imagerie de rédiger les définitions de fonctions pour toutes les catégories de personnel du cabinet/service d imagerie, y compris les médecins. Nous rappelons ci-dessous dans l'encadré le libellé de cette exigence Les définitions de fonctions sont rédigées pour toutes les catégories de personnel du cabinet/service d imagerie, y compris les médecins. Cette fiche technique vous explique comment vous y prendre en pratique. Qu'est-ce qu'une définition (ou description) de fonctions? Une définition (ou description) de fonctions est un document écrit qui sert à présenter un poste (et à l'annoncer si besoin pour une embauche). Si elle est bien faite, une définition (ou description) de fonctions doit donner une image claire et fidèle du travail que doit faire le salarié, des compétences qu'il doit avoir pour ce poste et de ses conditions de travail. Elle décrit les missions que le salarié doit remplir et les compétences qu'il doit posséder pour être performant dans cette fonction. La définition (ou description) de fonctions peut également servir d'outil d'évaluation des personnels par leur supérieur hiérarchique et d'outil de communication entre les salariés et l'encadrement. C'est un document vivant qui peut être remis à jour autant que de besoin. La définition (ou description) de fonctions doit être un document maîtrisé du système qualité et être traité comme tel. Il ne faut pas confondre définition (ou description) de fonctions et fiche de poste. Cette dernière est une description partielle et technique des tâches à réaliser. La fiche de poste n'est pas obligatoire. Quand elle est nécessaire, elle est rédigée en complément de la définition (ou description) de fonctions qu'elle complète. Présentation d'une définition (ou description) de fonctions Une description de fonction ne se résume pas à cinq lignes sur une feuille volante. C'est un document structuré qui comprend un certain nombre de rubriques (en général 5 à 10) dans un document mis en forme. En général, il convient d'y faire apparaître tout ou partie des rubriques suivantes, selon vos besoins et vos spécificités : Identification et intitulé de la fonction, Résumé de la fonction, Description des fonctions essentielles, Compétences professionnelles requises, Qualités personnelles requises, Liens hiérarchiques, Coordinations fonctionnelles, Difficultés liées à la fonction, Page 1 sur 5

2 Moyens disponibles, Horaires, Critères de performance. Nous vous proposons à titre d'exemple un modèle de définition (ou description) de fonctions pour les manipulateurs de radiologie et une fiche métier (ou fiche de fonction, équivalent de fiche de poste) d'auditeur interne. Page 2 sur 5

3 Description de fonctions : Manipulateur radio Identification et intitulé de la fonction Manipulateur radio et/ou scanner et/ou IRM. Description des fonctions essentielles Le manipulateur : prend en charge les patients à partir de la salle d'attente, organise et réalise les actes de radiologie standard, développe les clichés, contrôle l'identification des films, contrôle la qualité des clichés qu'il a réalisé, les range et organise les dossiers des patients, réalise et assiste les médecins radiologues pour les examens spécialisés, planifie son travail, informe et oriente les patients (hospitalisés ou consultants). Autres responsabilités Le manipulateur : assure l'application du système qualité et l'exécution des procédures qui le concerne, assure l'entretien et le nettoyage régulier des matériels et équipements dont il a la responsabilité, réalise toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du cabinet/service et relevant de ses compétences. Un manipulateur désigné par le surveillant : réalise les clichés au bloc opératoire, en réa et dans les unités de soins, est responsable de la gestion de la pharmacie et du matériel stérile et à usage unique, est chargé d'encadrer et de former les élèves manipulateurs. Compétences professionnelles requises Diplôme de Manipulateur d'electroradiologie (BTS ou DE). Eventuellement, des formations complémentaires : scanner, IRM, personne compétente en radioprotection, toute autre formation complémentaire nécessaire à la fonction. Aptitude au travail en équipe. Bonne résistance physique. Apte à porter car manutention possible des patients. Qualités personnelles requises Savoir gérer de façon adaptée et discerner les priorités de son travail et du cabinet/service d'imagerie. Savoir évaluer de façon juste les besoins des patients et respect des êtres humains. Disponibilité. Ecoute de l'autre, discrétion et empathie. Objectivité, calme et tolérance. Esprit d'initiative et capacités de progrès. Page 3 sur 5

4 Liens hiérarchiques Les manipulateurs travaillent sous la responsabilité : des médecins radiologues pour l'exécution des actes d'imagerie, du surveillant pour les plannings horaires, les congés payés et l'organisation générale du cabinet/service. Coordinations fonctionnelles internes (dans le service de radiologie) et externes (entre services de l'établissement de santé et avec les partenaires extérieurs) Les manipulateurs assurent, dans le cadre de leurs fonctions, la coordination avec : les médecins radiologues, les secrétaires du cabinet/service d'imagerie, les unités de soins, les secrétariats médicaux, le laboratoire de biologie, le bloc opératoire, la pharmacie, la stérilisation. Moyens disponibles Le plateau et les équipements d'imagerie (tables de radio, scanner, IRM, ). L'ensemble des petits matériels nécessaires à l'exécution des tâches. Horaires 38 H hebdomadaires (avec une base annuelle de 35 H par semaine) si travail de jour. Couverture des 24 H (matin, après-midi, nuit). Horaires continus (ou discontinus). Pour la nuit : base annuelle 35 H, amplitude moyenne : 10 H. Critères de performance et d'appréciation L'évaluation du manipulateur est réalisée une fois par an par le surveillant du service d'imagerie, sur la base : de l'atteinte des objectifs fixés, du respect des règles d'organisation du cabinet/service, de son comportement général, sa capacité de travail en équipe, de son autonomie au travail, la coopération avec ses collègues, son degré d'organisation, son esprit d'initiative, sa stabilité, sa motivation. Page 4 sur 5

5 Fiche Métier : Auditeur interne Appellation Auditeur interne Définition Exerce un examen méthodique et indépendant des dispositions du système qualité. Vérifie la conformité aux dispositions préétablies et leur aptitude à atteindre les objectifs. Relations hiérarchiques Amont : la direction, les médecins radiologues, le responsable qualité. Aval : aucune. Relations fonctionnelles Internes au cabinet/service : personnes et unités auditées pour lesquels l'auditeur interne est investi d'une autorité à propos et sur la chose auditée. Externes au cabinet/service : aucune. Description de la fonction L'auditeur interne : utilise les outils et applique les méthodes d'audit dans les domaines suivants : hygiène, sécurités, radioprotection, réalisation des actes et des soins en imagerie, prise en charge des urgences, système qualité, système documentaire, sait mener un entretien et possède les techniques appropriées, vérifie la conformité et l'efficacité du système qualité, crée la confiance et participe à la démarche d'amélioration continue du processus, rédige le rapport d'audit, en assure le suivi (juge de la pertinence et de l'efficacité des actions correctives). Aptitudes requises pour la fonction Sens de la planification et de l'organisation. Qualités relationnelles. Sens de l'observation. Qualité d'écoute. Capacités d'analyse et de synthèse. Rigueur. Objectivité. Compétences rédactionnelles. Indépendance. Curiosité. Formation souhaitée Professionnel interne au cabinet/service d'imagerie ayant bénéficié d'une formation spécifique à l'audit (formation interne ou mieux externe par un organisme habilité). Expérience Connaissance du milieu professionnel (ou de la fonction) concerné(e) par l'audit. Avoir pratiqué l'audit en tant qu'auditeur en second. Page 5 sur 5