Guide utilisateur Entreprise V 8.3

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1 ban Guide utilisateur Entreprise V 8.3

2 Table des matières Accéder à l interface Page d accueil Outils Module Ma Paie Module RH Module Historique Module Inscriptions DSN Module DUCS Module DADS Module Banques Documents Entreprise Documents Salarié Messagerie Préférence Module Administration Module Reporting P3 P4 P7 P9 P24 P32 P34 P36 P45 P48 P50 P51 P54 P57 P60 P73 2

3 Accéder à l interface Rendez-vous sur le site En haut à droite, cliquez sur Connectez-vous Cliquez sur et module d authentification s affiche Saisissez votre identifiant et votre mot de passe habituels en respectant les majuscules et les minuscules et cliquez sur Envoyer. Votre numéro client ne vous est plus demandé. Dans le cas où vous avez oublié votre mot de passe, vous avez la possibilité de le changer en appuyant sur le lien en-dessous du bouton Envoyer. 3

4 Page d accueil Accéder rapidement aux principales fonctions de l interface Rue de la Paye Le module Ma Paie vous donne une vision instantanée de l état de vos dossiers La zone INFORMATIONS vous renseigne sur les dernières évolutions du site La zone Mon gestionnaire vous donne l identité de votre gestionnaire de paye et vous permet de rédiger un message Le module DOCUMENTS donne accès aux documents par entreprise et par salarié Le module RH pour la gestion des mouvements de salariés (sortie, entrée, retour, modification) Le module DÉCLARATIF permet la gestion des DSN, DUCS, DADS La zone PAIE vous renseigne sur les alertes paie ADMINISTRATION vous renseigne sur la répartition des dossiers en marque blanche 4

5 Page d accueil > Eléments Les notifications à lire avant toute opération Le nom et prénom de l utilisateur connecté sont en haut à droite. Le pictogramme permet la déconnexion La barre de menu donne un accès direct aux différents modules Présent sur toutes les pages, le pictogramme vous permet de revenir sur la page d accueil L alerte a la signification suivante en fonction de sa position : - Sur Paie : des actions en retard sur la paye - Sur RH : des actions en retard sur la RH (sortie de CDD par exemple) - Sur Messagerie : un nouveau message. Grâce à ce rappel, vous savez sur quelle entreprise vous êtes connecté et la date de dernière connexion Sous la barre de menu, on vous indique votre position sur le site La zone d alerte vous renseigne sur les actions à réaliser rapidement ou déjà en retard. 5

6 Page d accueil > Pavé Ma Paie D un seul coup d œil, le pavé Ma Paie vous renseigne sur l avancement de vos établissements Le chiffre dans chaque bulle représente soit : - Le nombre de salariés si vous n avez qu un établissement - Le nombre d établissements, si vous en avez plusieurs En cliquant le chiffre de l a branche A saisir/à valider, vous visualisez la liste des établissements dont la paie doit être saisie ou validée Cliquez sur le nombre En cours pour visualiser les dossiers de paie validés, en cours de traitement par votre gestionnaire Rue de la paye Cliquez sur le nombre Documents disponibles pour visualiser les établissements dont les documents ont été livrés et qui peuvent être approuvés Cliquez sur le nombre Approuvés pour accéder aux documents de la période En cliquant sur les flèches de part et d autre du mois, vous accédez aux mêmes informations sur les dossiers restés ouverts sur les périodes précédentes ou suivantes 6

7 Outils > filtrer, trier, rechercher Sous chaque tête de colonne, nous mettons à votre disposition des outils de filtre, recherche et tri. Pour choisir un filtrer les colonnes, cliquez sur l entête de la colonne et sélectionnez les valeurs de votre choix Vous pouvez également utiliser la recherche texte en cliquant sur sous l entête de colonne Sélectionnez les valeurs et cliquez sur OK La case affiche Cliquez sur cette même case pour modifier la recherche Cliquez sur pour trier les valeurs dans chaque colonnes Pour supprimer le filtre ou la recherche, cliquez sur 7

8 Outils > Sélecteur Grâce au Sélecteur, vous pouvez choisir de ne voir qu une sélection de dossiers. Cette sélection reste active sur tous les modules de l interface. Au-dessus de la barre de menu, cliquez dans la zone de saisie du sélecteur Dossier(s) en cours Saisissez le nom de l établissement ou sélectionnez-le dans la liste proposée Renouveler l opération pour enrichir votre sélection Cliquez sur le bouton Votre sélection est maintenue sur tous les modules 8

9 Module Paie > Accueil La page d accueil du module Ma Paie vous permet de gérer la paie de vos établissements. Cette page récapitule : - la liste des établissements - le nom des établissements - la période en cours - le statut des payes - la date de modification du statut En cliquant sur vous choisissez une période Vous permet de voir les paies urgentes Établissements dont les variables de paye sont à saisir Établissements dont les variables doivent être validées par le client ou vous Établissements dont les variables de paie ont été validées par le client et doivent être validées par vous pour traitement Établissements sont les paies sont en cours de traitement par votre gestionnaire Rue de la Paye Établissements dont les paies ont été livrées une fois et pour lesquelles vous avez demandé une modification par votre gestionnaire Établissements dont les documents ont été livrés avec un filigrane en attente d approbation par vous ou votre client Établissements dont vous avez délégué la validation des paies à votre client en partageant les documents avec filigrane Établissements dont la paie est terminée, non modifiable et dont les documents sont disponibles sans filigrane 9

10 Le Cycle de la Paye Pour chaque période, le traitement de la paye suit le cycle suivant : 1 Saisie des variables - 1 : Le manager ou vous, le responsable paie, saisit les variables. Vous pouvez les modifier autant que vous le souhaitez. - 2 : Vous validez les saisies et les instructions sont transmises à votre gestionnaire Rue de la Paye. Elles ne sont plus modifiables. - 3 : Votre gestionnaire Rue de la Paye réalise les bulletins de paie et déclarations sociales. Il les mets à votre disposition avec le filigrane A approuver. - 4 : Vous pouvez demander des modifications. - 5 Votre gestionnaire traite les modifications et remet les documents à votre disposition avec le filigrane A approuver. Vous pouvez demander des modifications. - 6 : Vous approuvez les paies et déclaration sociales. Après cette étape aucune modification n est possible. Les demandes seront prises en compte pour la prochaine période. - 7 : La DSN est envoyée automatiquement. Les documents sont mis à votre disposition sans filigrane. 7 Envoi DSN Documents disponibles 6 Approbation de la paye 5 Eventuelle modification de la paye 4 Eventuelles demandes de modification 2 Validation des payes 3 Traitement de la paye 10

11 Module Paie > Sélection des salariés Depuis la page Accueil / Paie, accéder à la liste des salariés dont la paie est à saisir en cliquant sur Le volet de sélection des salariés s ouvre : - Sélectionnez tous les salariés, en cliquant sur - Sélectionnez un salarié, en cliquant sur la ligne - Sélectionnez en plusieurs en maintenant la touche «Ctrl» enfoncée et en cliquant sur les salariés - Pour désélectionner un salarié, maintenez la touche «Ctrl»enfoncée et cliquez sur la ligne correspondante Pour commencer la saisie, cliquez sur Saisir 11

12 Module Paie > Saisie des variables Vous êtes maintenant sur la page de saisie des variables de paye Cliquez sur les variables ou saisissez-les dans les cases correspondantes Utilisez les flèches dans les colonnes de droite et de gauche pour voir les salariés suivants Cliquez sur pour rajouter une ligne en haut ou en bas de bulletin Pour donner des instructions spécifiques à votre gestionnaire de paie, utilisez les commentaires individuels ou par dossier Cliquez sur pour enregistrer les données Si vous choisissez les variables ne sont plus modifiables et son envoyées au gestionnaire Rue de la Paye 12

13 Module Paie > choisir les lignes du bulletin Cliquez sur pour rajouter une ligne en haut ou en bas de bulletin Cochez ou décochez les cases en face des libellés de votre choix Cliquez sur pour enregistrer le nouveau paramétrage de vos bulletins de paye. 13

14 Module Paie > Modification du salaire Il est possible de modifier le salaire de base depuis la saisie de paie Cliquez sur le salaire dans la colonne Salarié. Le volet SALAIRE DE BASE s ouvre Choisissez si le salaire indiqué est Brut ou Net Choisissez si le salaire est Horaire ou Forfaitaire Saisissez le montant du salaire ou cochez SMIC (le montant sera revalorisé automatiquement) Si le salaire est horaire, saisissez le nombre d heures mensuel de base sans heure supplémentaire Pour valider, cliquez sur 14

15 Module Paie > Déclaration des absences Pour déclarer un congé ou une absence, cliquez sur Absences et congés Choisissez le type d absence et les dates de début et de fin d absence Le nombre de jours et d heures se calcule automatiquement mais reste modifiable manuellement Cliquez sur pour rajouter une absence ou un congé Pour valider l ensemble des absences et congés, cliquez sur 15

16 Module Paie > Exporter le tableau Excel L import-export de tableau Excel vous permet d extraire la matrice de saisie des variables de paye au format Excel et de la réintégrer une fois remplie. Dans le module Ma Paie cliquez sur «A saisir» puis à nouveau cliquez sur A saisir en face de l établissement de votre choix. Sélectionnez les salariés de votre choix sur le volet de droite Cliquez sur 16

17 Module Paie > Choisir les lignes du bulletin Vous pouvez ensuite choisir les lignes de bulletin à faire apparaitre dans le tableau Excel Sélectionnez les lignes de bulletin de paye de votre choix Cliquez sur Choisissez ensuite les rubriques que vous souhaitez exporter. Choisissez si vous préférez vos salariés triés par numéro de matricule ou par ordre alphabétique Choisissez si vous souhaitez afficher le code de chaque ligne Cliquez sur Le tableau Excel est exporté automatiquement sur votre ordinateur Ouvrez le fichier Excel téléchargé 17

18 Module Paie > Remplir le tableau Excel Le tableau Excel téléchargé vous permet de saisir rapidement les variables avant de les réintégrer à l interface. Remplissez les variables selon vos souhaits Attention : les jours de congés sont calculés sur la base des jours ouvrés et un temps de travail de 35 heures hebdomadaires. Vous pouvez modifier manuellement le nombre d heures. Il est recommandé de ne pas modifier les formules de calcul et l intitulé de chaque ligne. Une fois les variables saisies et le tableau enregistré, vous pouvez importer le fichier sur l interface. 18

19 Module Paie > Importer le tableau Excel Pour importer le tableau Excel, dans le module Ma Paye, cliquez sur A saisir Puis à nouveau cliquez sur A saisir ou A valider en face de l établissement de votre choix. Cliquez sur Attention : seul le fichier Excel que vous avez préalablement exporté est importable sur votre interface Cliquez sur Les variables sont intégrées. Pour finaliser l envoi des variables, cliquez sur Ou 19

20 Module Paie > Validation La validation des paies d un dossier n est possible qu après que toutes les paies de l établissement ont été enregistrées Elles sont présentées de la même façon que la saisie Cliquez sur pour retourner au volet de sélection des salariés Cliquez sur pour enregistrer les modifications sans les transmettre au gestionnaire Cliquez sur pour enregistrer les modifications et les transmettre au gestionnaire. Cliquez sur Oui dans la boite de dialogue après avoir vérifié que les informations envoyées sont correctes. Après validation, les variables ne sont plus modifiables et votre gestionnaire de paye commence le traitement. Le dossier passe en statut sur la page Accueil Paie et la Page d accueil générale 20

21 Module Paie > Visualiser les documents Une fois les paies traitées, les dossiers passent au statut Vous pouvez y accéder depuis la Page d accueil ou par l Accueil Paie Les documents non visualisés sont affichés en gras Pour visualiser les documents, cliquez sur le statut Les documents apparaissent sur une nouvelle page de votre navigateur avec le filigrane «A approuver» 21

22 Module Paie > Modification-Approbation Une fois les documents visualisés vous pouvez choisir : - De demander une modification - De les approuver définitivement Depuis la page Accueil Paie vous pouvez sélectionner plusieurs dossiers et approuver définitivement un groupe de documents en cliquant sur 22

23 Module Paie > Demande de modification Quand le dossier est au en statut, après vérification des documents, vous pouvez demander une modification en cliquant sur Une boite de dialogue s ouvre pour vous permettre d envoyer un message à votre gestionnaire de paye Le dossier change de statut pour Dès que votre gestionnaire a traité les modifications, le dossier repasse au statut 23

24 Module Paie > Approbation de la paie Quand les dossiers sont au statut vous devez approuver la paye Cliquez sur l un des deux statuts et depuis le volet s ouvrant à droite, vérifiez les documents et cliquez sur Attention : L approbation clôt le processus de paie. Une fois approuvée, la paie n est plus modifiable et le processus déclaratif est enclenché. L ensemble des documents de paye est maintenant disponible sans filigrane dans le Module Documents 24

25 Module RH > Accueil RH Le module RH vous permet de gérer les entrées et sortie de salariés et vous donne des informations statistiques. Accédez à l Accueil RH depuis la barre de menu, en cliquant sur RH puis en choisissant le sous-menu Accueil RH Ce tableau récapitule : - l effectif par établissement - la répartition en fonction du sexe et du contrat En cliquant sur vous pouvez déclarer une entrée de salarié En cliquant sur l Etablissement ou l Effectif, vous accédez à la liste des salariés de l établissement 25

26 Module RH > Salariés Ce tableau présente l ensemble des salariés qui ont travaillé dans l établissement, présents ou non dans l effectif Le salarié surligné en orange est en cours de création Cliquez sur pour déclarer la sortie du salarié Cliquez sur pour déclarer un retour salarié Voir uniquement les salariés en CDD Voir uniquement les salariés en CDI Les fiches salarié en brouillon Les salariés en contrat Les salariés qui ne sont plus en poste Les contrats de CDD finissant dans les 15 jours En cliquant sur le nom ou le prénom, vous accédez au volet des informations sociales du salarié 26

27 Module RH > Volet informations sociales Ce volet récapitule l ensemble des informations sociales du salarié Cliquez sur pour faire la sortie du salarié Cliquez sur pour modifier les informations sur salariés Cliquez sur pour accéder aux documents du salarié Cliquez sur pour imprimer la fiche salarié 27

28 Module RH > Entrée DPAE 1/3 Pour déclarer l entrée d un salarié dans l effectif de l établissement rendez-vous sur le menu RH, sous menu Entée(s). La fenêtre d entrée s affiche. Une fois l établissement choisi et validé, vous accédez à la page Entrée(s). Vous pouvez aussi y accéder depuis l Accueil RH, ou la page Salariés en cliquant sur Demandez ou non l établissement de la DPAE 28

29 Module RH > Entrée DPAE 2/3 Les champs avec * sont obligatoires Cliquez sur pour avoir plus d information sur la saisie du champ 29

30 Module RH > Entrée DPAE 3/3 et Retour Une fois les informations renseignées, cliquez sur pour enregistrer le salarié en tant que brouillon Cliquez sur pour annuler la saisie Cliquez sur pour valider l entrée du salarié et demander la DPAE ou l envoi DSN Pour un retour de salarié : Rendez-vous sur le menu RH, sous menu Entée(s). Sur la fenêtre, choisissez Retour, choisissez l établissement ou le salarié Ou cliquez sur depuis la liste des salariés. Toutes les coordonnées du salarié sont reprises pour la déclaration d entrée 30

31 Module RH > Sortie STC 1/2 La déclaration de sortie d un salarié se fait depuis la liste des salariés ou depuis la fiche salarié Cliquez sur pour commencer la saisie de la sortie du salarié Les champs avec * sont obligatoires Cliquez sur pour avoir plus d information sur la saisie du champ 31

32 Module RH > Sortie STC 2/2 Choisissez les documents à établir Cliquez sur pour annuler la saisie Cliquez sur pour valider la sortie du salarié et demander les documents 32

33 Module Historique 1/2 Le module Historique permet de visualisez toutes les actions sur l interface de paie en ligne Accédez à l Historique depuis la barre de menu Pour filtrer les colonnes, cliquez sur leur titre en tête de colonne Cliquez l action recherchée dans la colonne Type Action pour accéder au détail de l action. Cliquez sur le pictogramme PDF pour créer un document PDF 33

34 Module Historique 2/2 En cliquant sur l action recherchée dans la colonne Type Action le volet de détail s ouvre Il récapitule l ensemble des modifications faites + rajout d une information xxx > yyy remplacement de l information xxx par yyy 34

35 Module Inscriptions DSN 1/2 Le module Inscriptions DSN vous permet de gérer l inscription, désinscription de vos établissements à la DSN ainsi qu au télérèglement. Pour accéder à la totalité du module Inscriptions DSN, cliquez sur Déclaratif dans la barre de menu puis sur Inscriptions DSN dans le menu déroulant Vous accédez à la page présentant l ensemble de vos établissements En cliquant sur le bouton en bout de ligne, vous déployez le volet de Modification DSN 35

36 Module Inscriptions DSN 2/2 Sur le volet Modification DSN, vous pouvez choisir l inscription DSN de votre établissement. Attention : l inscription DSN est définitive après la première échéance. Si vous n avez pas encore saisie la paye de la période en cours, vous pouvez modifier le mode de règlement en cochant ou décochant le télérèglement. Si vous décochez Télérèglement, vous vous engagez à payer directement vos charges à l organisme par virement ou par chèque. Vous pouvez également modifier la banque à débiter. Si les payes de la période ont déjà été saisies, vous pouvez changer les informations bancaires pour la période suivante. A noter : Les DSN et le télérèglement sont envoyés automatiquement lors de l approbation des payes. 36

37 Module Ducs Le module DUCS vous permet de gérer l inscription, désinscription de vos établissements à la DUCS EDI ainsi que de valider les DUCS mensuelles ou trimestrielles. Pour accéder à la totalité du module Ducs, cliquez sur Déclaratif puis sur Ducs dans le menu déroulant Vous pouvez également cliquer sur les raccourcis disponibles sur la page d accueil 37

38 Déclaratif > Ducs > Accueil Visualisez l ensemble des dossiers classés par numéro Pour les classer par Raison sociale, cliquez sur Dans la colonne Période, la période de référence des documents La colonne Documents renseigne sur la disponibilité des DUCS ou des bordereaux documents disponibles documents non disponibles pas de documents La colonne EDI dossier inscrit EDI inscrire le dossier en EDI non éligible ED 38

39 Déclaratif > Ducs > Accueil Cliquez sur les chiffres pour voir les autres résultats Pour afficher plus de résultats par page, utilisez le menu déroulant Le calendrier récapitule : La date du jour La date de la prochaine échéance En passant sur la date de prochaine échéance, le détail s affiche Il est possible d exporter toutes les listes du site sur Excel et PDF 39

40 Déclaratif > Ducs > Liste des organismes Visualisez l Organisme, Type d organisme et Numéro d affiliation de chaque dossier Pour les classer et les filtrer, cliquez sur l entête de la colonne Cliquez sur l Organisme pour en avoir les coordonnées. Il est possible d exporter les informations sur un tableau au format Excel ou PDF 40

41 Déclaratif > Ducs > Liste des organismes Visualisez l Organisme, Type d organisme et Numéro d affiliation de chaque dossier Pour les classer et les filtrer, cliquez sur l entête de la colonne Cliquez sur l Organisme pour en avoir les coordonnées. Il est possible d exporter les informations sur un tableau au format Excel ou PDF 41

42 Déclaratif > Ducs > Liste des organismes En cliquant sur le nom de l organisme, accédez aux détails de l organisme Cliquez sur pour accéder aux documents relatifs à cet organisme Cliquez sur pour fermer le volet 42

43 Déclaratif > Ducs > Inscription EDI Cliquez sur inscription/désinscription EDI Cliquez sur pour ouvrir le volet d inscription Choisissez le Motif d inscription et le mode de paiement Pour payer par virement, saisissez l IBAN du compte à débiter. Cliquez sur pour confirmer l inscription. Elle sera effective sous 48H 43

44 Déclaratif > Ducs > Synthèse EDI Cette page vous permet de visualiser les inscriptions aux différentes DUCS par établissement ainsi que leurs échéances. signifie que les documents seront envoyés à l organisme signifie que les documents ne seront pas envoyés à l organisme N/A signifie que l organisme n est pas éligible à l EDI. Cliquez sur le statut pour accéder au Détail EDI 44

45 Déclaratif > Ducs > Validation DUCS EDI Cliquez sur Détails EDI Dans la colonne Statut, cliquez sur le statut A valider Pour valider, visualisez les informations et cliquez sur Pour demander une modification, cliquez sur Cliquez sur Accéder aux documents pour voir et télécharger les DUCS Le statut En cours de modification, signifie la prise en compte de votre demande 45

46 Déclaratif > DADS Accédez aux DADS en cliquant sur Déclaratif puis DADS dans la barre de menu Vous visualisez les DADS inscrites en EDI Dads à valider Consulter la DADS Dads modifiée 46

47 Déclaratif > DADS > Validation En cliquant sur vous visualisez la DADS en cours Vous pouvez choisir de la valider en cliquant sur Demander une modification en cliquant sur Une fenêtre s affiche pour recueillir votre demande de modification 47

48 Déclaratif > DADS > Détails En cliquant sur le numéro de dossier ou Détails vous accédez à la page suivante : Sur cette page, vous visualisez l état d avancement de l ensemble des DADS en cours pour une société. La colonne vous renseigne sur l étape en cours pour chaque DADS. 48

49 Banques Accédez aux Banques depuis la barre de menu. Ce module vous permet Cette page vous sert à rajouter jusqu'à 3 banques par établissement pour le paiement de vos charges. Cliquez sur le bouton en face de l établissement concerné. Le volet Gestion des banques se déploie. Cliquez sur La fenêtre suivante s affiche. Remplissez les informations bancaires et cliquez sur Enregistrer Une fois les banques ajoutées rendez-vous sur la page Gestion DSN pour affecter une banque au paiement des prochaines DSN 49

50 Pour modifier ou supprimer les coordonnées d une banque : Banques Cliquez sur le bouton Cliquez ensuite sur le pictogramme pour la modifier Cliquez sur le pictogramme Attention : Si la banque est affectée au paiement de la DSN d une prochaine période, seul le nom est modifiable. Vous ne pouvez pas la supprimer. 50

51 Documents > Entreprise Accédez aux Documents entreprise depuis la barre de menu ou le pavé Documents de la page d accueil ou depuis les pages Déclaratif Utilisez les filtres et la recherche en haut de chaque colonne Triez les colonnes avec Utilisez le calendrier à droite de l écran pour sélectionner la période des de rattachement des documents. visualisez le document téléchargez le document Téléchargez tous les documents présents sur la page : 51

52 Documents > Salarié Accédez aux Documents salarié depuis la barre de menu ou le pavé Documents de la page d accueil ou depuis les pages RH et Paie Utilisez les filtres et la recherche en haut de chaque colonne Triez les colonnes avec Utilisez le calendrier à droite de l écran pour sélectionner la période des de rattachement des documents. visualisez le document téléchargez le document Téléchargez tous les documents présents sur la page : 52

53 Documents > Calendrier Choisir l année en cliquant sur les flèches à droite et à gauche Cliquez sur le mois pour filtrer les documents sur une période Pour afficher les documents d un trimestre, cliquez sur le Trimestre Pour afficher les documents de plusieurs mois consécutifs, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche «Maj» enfoncée et cliquez sur le dernier mois Pour afficher les documents de plusieurs mois non consécutifs, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche «Ctrl» enfoncée et cliquez sur les autres mois 53

54 Messagerie La messagerie vous offre la possibilité de communiquer directement avec votre gestionnaire de paie, nos juristes et le service client Pour accéder à la messagerie, cliquez sur dans la barre de menu. Les messages non-lus apparaissent en gras Les premières colonnes rappellent, le numéro du message, l établissement concerné par la demande et le sujet du message La colonne «Demandé par» rappelle la personne à l origine du message La colonne «Attribué à» la personne en charge de la prochaine action La colonne statut vous indique l état du message : Message à clôturer par le destinataire Message à traiter par le destinataire 54

55 Messagerie > les filtres Par défaut, vous ne voyez que les messages qui vous sont attribués. Pour voir tous les messages concernant vos dossiers, décochez le bouton Pour voir les messages attribués à vos collègues, cliquez sur le bouton Pour voir les messages concernant vos clients attribués au service paye, cliquez sur Vous pouvez aussi choisir de filtrer les messages par utilisateur ou par groupe en cliquant sur l entête de la colonne Vous pouvez supprimer tous les filtres en cliquant sur En cliquant sur vous pouvez changer l attribution du message à l un de vos collègues. 55

56 Messagerie > Nouveau message Pour envoyer un nouveau message, cliquez sur «Messagerie» et sélectionnez Nouveau message pour écrire à votre gestionnaire ou un de nos juristes. La fenêtre de création de message s ouvre Choisissez l établissement concerné, le sujet et, si nécessaire le salarié Un message par défaut s affiche. Vous pouvez le modifier selon vos souhaits Vous pouvez attacher un fichier en cliquant sur La taille maximum est de 3Mo Cliquez sur pour transmettre le message à votre gestionnaire 56

57 Messagerie > Traiter les messages Sur la liste des messages, cliquez sur celui que vous souhaitez consulter ou traiter Si, en tant qu exécutant de la demande vous avez répondu à la demande, vous pouvez cliquer sur Si en tant que demandeur, la réponse de l exécutant vous convient, vous pouvez cliquer sur Une fois clôturé, le message n est plus modifiable. Il est transféré dans le module Historique Vous pouvez renvoyer un message complémentaire sans changer le statut en cliquant sur Cliquez sur ou sur pour demander une réponse Cliquez sur pour télécharger le fichier en pièce jointe Cliquez sur pour remettre le message en gras dans votre boite de messagerie En cliquant sur vous choisissez vos préférences de notification pour ce message. Pour en savoir plus, référez-vous à la page suivante. 57

58 Préférences > Notifications par Il est possible de recevoir un pour toute création ou clôture de message. Pour les spécifier, cliquez sur l onglet Préférences en haut à droite de l interface et choisissez Mon profil. Création : envoi d un pour toute création d un message sur un dossier sur lequel vous avez des droits Changement de statut : envoi d un pour changement de statut (à traiter à clôturer) d un message sur un dossier sur lequel vous avez des droits Ajout d un commentaire : pour tout ajout de commentaire sur un message concernant vos dossiers Changement d attribué : pour tout changement d attribution d un message concernant vos dossiers Clôture : pour toute clôture de message concernant vos dossiers Clôture automatique : pour toute clôture automatique d un message concernant vos dossiers. NB : Elle intervient 5 jours ouvrés après le passage au statut A clôturer. Vous pouvez spécifier vos préférences sur chaque message en particulier, en cliquant sur directement sur le message. 58

59 Préférences > Modifier mon profil Vous pouvez, à tout moment, modifier les nom, prénom et adresse correspondants à votre identifiant. Utilisateur Test1 Pour les spécifier, cliquez sur l icône en haut à droite de l interface et choisissez l onglet Mon profil. Cliquez sur le crayon en haut à droite pour modifier vos nom, prénom, et photo. Appuyez sur pour enregistrer. Attention, votre identifiant n est pas modifiable. Pour des raisons de sécurité, il est possible de changer votre mot de passe via le bouton. Il devra impérativement comporter 8 caractères dont une minuscule, une majuscule et un chiffre. Ce mot de passe est strictement personnel. Il reste inconnu de nos services. 59

60 Administration > accès L accès au Module Administration se fait via l onglet en haut à droite sur votre interface. Il est destiné uniquement aux utilisateurs avec un statut Administrateur. 60

61 Module Administration > accueil Le panneau de bord de votre module Administration s affiche de la manière suivante. Il comprend les 2 menus principaux à gauche : Personnalisation et Utilisateurs. Utiliser la barre de recherche en haut pour trouver des utilisateurs ou des établissements. Tapez sur pour retourner sur votre interface paye. L onglet vous permet de visualiser et gérer votre profil Administrateur ou de vous déconnecter. Dans le pavé en bas vous allez trouver l historique de vos activités. 61

62 Module Administration > Personnalisation Le menu Personnalisation vous offre un aperçu général de votre entreprise, avec le statut de vos établissements, les interlocuteurs Rue de la Paye par service, l historique de vos établissements et éventuellement l utilisateur assigné par défaut pour un nouvel établissement. 62

63 Module Administration > Utilisateurs La liste de vos Utilisateurs s affiche en cliquant sur le deuxième menu principal. Pour chacun d entre eux, vous pouvez voir quelques informations comme nom d utilisateur, nom et prénom, adresse , ainsi que son statut : actif ou inactif. Le petit bouton ouvre un menu vous donnant la possibilité, pour chaque utilisateur, de changer son statut ou de modifier ses informations. 63

64 Module Administration > Utilisateurs En cliquant sur le Nom prénom d un utilisateur dans la liste, vous arrivez directement sur son profil. Ici aussi vous pouvez changer son statut ou modifier ses informations. De plus, via le bouton GESTION DES DROITS, vous pouvez lui assigner des établissements ainsi que personnaliser ses droits sur ces établissements (voir page 67). Dans le pavé Activité vous pouvez visualiser l historique des activités de cet utilisateur. 64

65 Module Administration > Utilisateurs Afin de créer un nouvel utilisateur, vous devez appuyer sur le bouton en dessous de votre liste des utilisateurs. Vous remplissez ensuite les champs avec les informations du nouvel utilisateur. Vous pouvez également choisir s il peut recevoir des s ou pas. La création du nouvel utilisateur sera finalisée en appuyant sur 65

66 Module Administration > Utilisateurs Un écran de confirmation sera ensuite affiché, avec le profil de votre nouvel utilisateur et l enregistrement de sa création dans l historique des activités. ATTENTION! Toutes les actions possibles dans le cadre du Module Administration ne prennent pas effet immediatement! Il faut prévoir un délai de 4 5 minutes pour la propagation des modifications. 66

67 Module Administration > Utilisateurs GESTION DES DROITS Vous pouvez ajouter des établissements dans la gestion de votre utilisateur via le bouton Une fenêtre avec la liste de vos établissements s ouvre. Vous pouvez choisir ceux à assigner à cet utilisateur. 67

68 Module Administration > Utilisateurs La liste des établissements ajoutés pour votre utilisateur s affiche ensuite. Ici vous pouvez personnaliser le profil de votre utilisateur pour chacun des établissements. Pour cela, il faut aller avec la souris sous la colonne Profil. En cliquant sur le bouton, vous pouvez choisir entre les quatre types de profils collaborateur cabinet standard (voir page suivante). Si votre entreprise comprend plusieurs établissements, le bouton vous donne la possibilité de copier ce même profil pour tous les autres établissements dans la liste. Si vous choisissez de cloner l accès pour tous les établissements, une confirmation de cette opération va s afficher ensuite. 68

69 Module Administration > Utilisateurs Comme vous avez pu voir dans les précédentes images, vous pouvez choisir entre 4 profils standards à assigner à vos utilisateurs. Chaque profil standard correspond à une certaine combinaison de droits d accès prédéfinie pour les différents services (paie, RH, déclaratif ). Cela veut dire qu en assignant un de ces profils à un collaborateur, vous lui donnez automatiquement les droits indiqués dans ce tableau : PROFILS standards SERVICES Paie RH Déclaratif Messagerie Trésorerie Administration Responsable financier Tout (accès bloqué) Vue DSN Tout Tout (accès bloqué) Directeur RH Saisie Tout (accès bloqué) Tout (accès bloqué) (accès bloqué) Responsable paie Tout sans logs Tout sans logs Tout sans logs Tout Tout (accès bloqué) Comptable (accès bloqué) (accès bloqué) Tout Tout Tout (accès bloqué) Voici par la suite comment vous pouvez modifier ces profils standards en choisissant vous-même les droits que vous voulez donner à un collaborateur pour chaque service concerné. 69

70 Module Administration > Utilisateurs Le profil assigné à un utilisateur peut être personnalisé pour chaque établissement. Pour cela, vous appuyez sur le bouton tout en haut à droite. Pour définir le logo de l interface, cliquez sur Administration sur la barre de menu Le profil choisi s affiche ensuite plus en détail, avec sa combinaison de droits par service. Les groupes de droits parramétrés par défaut dans le profil peuvent être modifiés selon vos besoins (voir page suivante). 70

71 Module Administration > Utilisateurs Par exemple, en ce qui concerne la gestion de la paie, afin de personnaliser les droits accordés par défaut à l utilisateur, vous devez cliquer longuement sous la colonne Paie et choisir dans le menu deroulant un autre groupe de droits parmi ceux indiqués. Vous pouvez également bloquer l accès de l utilisateur aux actions liées à la gestion de la paie. De même pour tous les autres services, y compris la partie Administration. Les profil standards choisis par défaut ne donnent pas de droits d administration (comme tous les profils standard d hailleurs). Si vous survolez cette colonne avec la souris, le bouton apparaît. En cliquant dessus, vous pouvez assigner des droits d administration à votre utilisateur. 71

72 Module Administration > Utilisateurs ATTENTION! Ce que vous assignez sous chaque service (Ex. : Saisie, Entrée salarié, Vue DSN, Tout ) répresente un groupe de droits. Pour voir tous les droits compris dans chaque groupe de service, vous devez consulter la Légende d accès, accessible via le bouton en haut à droite. Elle comprend le détail des droits inclus dans chaque groupe affiché dans le menu déroulant. Voici par exemple les précisions affichées pour la catégorie Paie. 72

73 Module Reporting Le nouveau Module Reporting de vote interface paye vous permet d établir un suivi de la masse salariale de votre entreprise, de préparer votre Bilan Social et votre Bilan Social individuel. Vous y accédez via le bouton dédié dans la barre violette. Dans les premières colonnes du module vous pouvez visualiser le numéro de votre dossier, le nom de votre l entreprise, le nombre des établissements à jour, la période concernée, la date de mise à jour du dossier. 73

74 Module Reporting Vous avez la possibilité de visualiser le rapport rassemblant toutes les statistiques liées à votre masse salariale via le bouton Visualisation. Vous avez aussi la possibilité de partager le lien du rapport avec des tiers ou de visualiser le statut des partages via l un des boutons : si le rapport n a pas encore été partagé si le rapport a déjà été partagé au moins une fois 0 74

75 Module Reporting La liste des liens partagés pour l établissement s affiche ensuite. Afin de partager le rapport avec un tiers, vous devez cliquer sur le bouton. Vous allez pouvoir ensuite remplir les coordonnées de la personne à laquelle vous voulez transmettre le rapport. Elle va le recevoir par sous la forme d un lien. 75

76 Module Reporting Le message «Partagé avec succès» s affiche et votre partage s enregistre dans la liste des liens partagés. Pour chaque partage vous avez l option d annuler ou de réinitialiser via les deux boutons dédiés : ou. Un message de sécurité sera affiché à chaque fois. Afin de partager le même rapport avec une autre personne il suffit bien-sûr de cliquer sur et de répéter les mêmes étapes. 76

77 Service Client