GUIDE D UTILISATION MY DHL PARCEL

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1 DHL PARCEL BENELUX GUIDE D UTILISATION MY DHL PARCEL Contenu Ce guide d utilisation vous donne plus d information sur les fonctionnalités de my.dhlparcel.be. Les sujets suivants vous y sont expliqués : 1. Définir vos préférences 2. Créer un nouvel envoi 3. Réserver un enlèvement 4. Importer des adresses ou des données d envoi 5. Track & trace 6. Ajouter plusieurs utilisateurs 7. Rapports Se connecter Vous recevez votre lien d activation pour my.dhlparcel.be par . Vous pouvez ensuite composer vousmême un mot de passe et vous connecter. Le lien d activation expire après 48 heures. Après, vous pouvez demander un nouveau mot de passe sur my.dhlparcel.be en cliquant sur le lien Avez-vous oublié votre mot de passe?. Après l activation de votre compte, vous vous connectez toujours sur my.dhlparcel.be. Pour une utilisation optimale, nous vous recommandons d utiliser Google Chrome.

2 Étape 1 : Définir vos préférences Cliquez sur Préférences dans le menu. Définir votre langue et configurer une imprimante à étiquettes Sur cette page vous pouvez modifier la langue de l application et configurer votre imprimante à étiquettes en choisissant Utiliser une imprimante à étiquettes. Sélectionnez le format d étiquette 10 x 21 cm dans vos préférences d impression. Si vous utilizer une imprimante normale, indiquez combien d étiquettes vous voulez imprimer sur une page A4 (maximum 3 étiquettes par page). Conseil: lors de la configuration de votre imprimante à etiquettes, créez une préférence pour une étiquette DHL avec un format de 10 x21 cm. Si vous utilisez une imprimante normale, sélectionnez l orientation paysage (landscape) et taille réelle (actual size). Définir des standards pour vos envois Si vous expédiez toujours le même type d envoi, il peut être intéressant de définir quelques standards ici. Vous pouvez choisir un type d adresse standard (adresse privée ou professionnelle), un type d envoi standard et indiquer un ou plusieurs services supplémentaires standard.

3 Ces préférences seront automatiquement appliquées à chaque nouvel envoi (si possible en combinaison avec le type d envoi). Vous pouvez facilement sélectionner ou désélectionner les services supplémentaires par envoi. Définir une adresse d envoi standard Pour faire d une adresse votre adresse d envoi standard, il est important qu elle se trouve dans votre carnet d adresses. Cliquez sur Carnet d adresses dans le menu et ajoutez une adresse en cliquant sur le bouton rouge. Après, cliquez sur Préférences dans le menu et sélectionnez l adresse et le numéro de client associé. Cliquez ensuite sur '+' pour ajouter l adresse comme adresse d envoi standard. Le cercle jaune indique quelle est votre adresse d envoi standard. Il est possible d ajouter plusieurs adresses d envoi standard. Toutes les adresses que vous ajoutez ici peuvent être utilisées comme adresse d envoi dans Nouvel envoi et comme adresse d enlèvement quand vous réservez un enlèvement. Étape 2 : Créer un envoi Créer un nouvel envoi Cliquez sur Envois dans le menu et choisissez Nouvel envoi. Indiquez le type d envoi et le nombre de colis ou de palettes dont il se compose. Saisissez les coordonnées du destinataire manuellement ou sélectionnez-le dans votre carnet d adresses. Précisez s il s agit d une adresse professionnelle ou privée. Vous verrez apparaître directement à droite les services supplémentaires disponibles.

4 Une fois tous les champs complétés, vous pouvez conserver l adresse du destinataire en cochant la case Enregistrer dans le carnet d adresses. Lors de votre prochain envoi, ces informations apparaîtront automatiquement dans les champs si vous effectuez une recherche par prénom, nom de famille ou nom de société dans la barre grise. Le bouton rouge situé en bas à droite de l écran vous permet d imprimer directement l étiquette de cet envoi. Votre envoi se trouve à présent dans les Envois expédiés. Vous pouvez également enregistrer votre envoi dans Brouillons, de manière à pouvoir imprimer ensuite plusieurs étiquettes simultanément. Votre étiquette d envoi (onglet internet ou PDF) s affiche sur un nouvel écran. Des envois que vous ne voulez plus voir dans l aperçu Envois expédiés peuvent être archivés. Ces envois ne seront plus repris dans les rapports, mais vous pourrez toujours les consulter sous Envois archivés. Créer un envoi de retour Option 1: Étiquette de retour pour un nouvel envoi Si vous voulez donner au destinataire la possibilité de facilement retourner son envoi, cochez le service supplémentaire Étiquette de retour. Vous imprimer ensuite deux étiquettes : l étiquette d envoi pour coller sur votre colis et une étiquette de retour que vous pouvez mettre dans le colis. Ce service est uniquement disponible pour les envois à une adresses privée. Si cette option n est pas disponible et vous souhaitez joindre une étiquette de retour à vos envois aux consommateurs, veuillez vous renseigner auprès de votre contact DHL. Option 2: Créer un retour manuellement Vous voulez créer un envoi de retour pour une adresse professionnelle ou privée? Choisissez Nouvel envoi dans le menu et adaptez l adresse d envoi manuellement ou choisissez une adresse professionnelle ou privée de votre carnet d adresses. Sélectionnez ensuite votre propre adresse comme adresse de livraison. Conseil : vous voulez faire enlever un colis ou une palette? Cliquez sur Réserver un enlèvement dans le menu et indiquez l adresse d enlèvement et le nombre de colis et/ou palettes que nous devons enlever.

5 1 Option 3: créer une étiquette de retour pour un envoi expédié Votre destinataire veut renvoyer son colis? Cliquez sur Envois expédiés dans le menu. Sélectionnez l envoi que votre destinataire veut retourner et choisissez ensuite Imprimer étiquette de retour. Le destinataire recevra son étiquette de retour par . Étape 3 : Réserver un enlèvement Choisissez Réserver un enlèvement dans le menu. Sélectionnez une adresse (au sein du Benelux) dans votre carnet d adresses, ainsi que le numéro de client. Indiquez la date à laquelle nous pouvons venir chercher votre envoi et le nombre de colis ou de palettes dont il se compose. Ajoutez éventuellement un commentaire pour notre chauffeur, par exemple, le lieu exact où il doit se présenter à l adresse renseignée. Cliquez ensuite sur le bouton jaune Réserver l enlèvement, de manière à ce que les responsables de notre planning reçoivent un message et sachent que votre envoi est prêt à être enlevé. Vous recevrez une confirmation au bas de l écran lorsque votre réservation a été effectuée avec succès.

6 * Votre personne de contact habituelle et vous avez convenu des jours où notre chauffeur passerait chez vous? Dans ce cas, ces accords restent d application. Vous ne devez donc plus réserver d enlèvement. Étape 4 : Importer des adresses ou des données d envoi Importer des adresses Téléchargez ici le template pour les fichiers d adresses. Créez votre fichier d adresses dans ce template et sauvegardez-le au format txt ou csv 'comma delimited' (EN) ou 'séparateur : virgule' (FR). Toutes les colonnes sont obligatoires, à l exception du numéro de boîte et du numéro de téléphone. Le nom de société est uniquement obligatoire pour les envois professionnels. Cliquez sur Carnet d adresses dans le menu et choisissez Importer des adresses. Importez votre carnet d adresses. Nommez le fichier, puis liez les colonnes du fichier aux champs de l application. Après avoir effectué cette opération une première fois, vous pourrez utiliser facilement un schéma précédemment enregistré.

7 Les adresses importées figurent désormais dans le Carnet d adresses. Il vous est loisible à tout moment de modifier une adresse ou d ajouter une nouvelle adresse. Importer des données d envois Téléchargez ici le template pour les fichiers de données d envoi. Préparez votre liste d envois dans ce template et sauvegardez-le au format txt ou csv 'comma delimited' (EN) ou 'séparateur : virgule' (FR). Toutes les colonnes blanches sont obligatoires. Les colonnes grises sont facultatives (le nom de société est toutefois obligatoire pour les envois professionnels). Les colonnes jaunes vous permettent d ajouter des services supplémentaires à un envoi à destination d une adresse privée. Utilisez les colonnes rouges pour un envoi à destination d une adresse professionnelle. Les services supplémentaires peuvent également être sélectionnés plus tard, de manière manuelle, dans l application.(voir page 2 définir des services supplémentaires standard) Pour importer des données d envoi, cliquez sur Envois dans le menu et choisissez Importer des envois. Importez votre fichier de données d envoi. Nommez le fichier, puis liez les colonnes du fichier aux champs de l application. Après avoir effectué cette opération une première fois, vous pourrez utiliser facilement un schéma précédemment enregistré.

8 Les envois importés figurent désormais parmi les Brouillons. Sélectionnez un ou plusieurs envois et imprimez vos étiquettes. Vous pouvez toujours ajouter un nouvel envoi en cliquant Nouvel envoi dans le menu. Étappe 5 : Suivre un envoi via track & trace Choisissez Envois dans le menu et cliquez sur Envois expédiés. Ici vous pouvez suivre vos envois via track & trace. Vous verrez quand nous avons réceptionné l envoi, s il est en livraison ou quand il a été livré.

9 Souhaitez-vous recevoir de plus amples renseignements sur votre envoi? N hésitez pas à contacter notre service clientèle par parcelbe.cs@dhl.com ou par téléphone : Étape 6 : Ajouter plusieurs utilisateurs Cliquez sur Préférences dans le menu et choisissez Gérer. Cliquez ensuite sur le bouton jaune Ajouter pour ajouter un nouvel utilisateur. Ici vous pouvez directement accorder des droits supplémentaires à l utilisateur et sélectionner le numéro de client qu il peut utiliser. Les User Managers peuvent créer des utilisateurs et les Reporting Managers peuvent consulter des rapports. Attention : vous ne pouvez qu une seule fois définir les droits d un utilisateur.

10 Étape 7 : Rapports Choisissez Rapports dans le menu et cliquez sur Envois. Envois Selectionnez un ou plusieurs numéro de client. Indiquez également la période pour laquelle vous souhaitez recevoir un rapport d envoi. Vous recevrez un aperçu de tous les envois qui ont été expédiés dans cette période, mentionnant leur numéro de suivi, la date d expédition et la date de livraison. Cliquez sur le bouton jaune Download pour exporter les données au format PDF ou csv 'comma delimited' (EN). Rapport du Jour Vous pouvez également exporter un rapport du jour en PDF.

11 FAQ Questions fréquemment posées Vous avez des questions au sujet de notre application? Vous trouverez de nombreuses réponses à vos questions dans la FAQ.