Politique: RESSOURCES HUMAINES ET SANTÉ ET SÉCURITÉ Révision 15 septembre 2008 Révision 8 décembre 2008 Révision 14 décembre 2009 Dernière révision

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1 Politique: RESSOURCES HUMAINES ET SANTÉ ET SÉCURITÉ Révision 15 septembre 2008 Révision 8 décembre 2008 Révision 14 décembre 2009 Dernière révision et date d approbation par le Conseil d administration 26 septembre 2011

2 TABLE DES MATIÈRES 1. OBJET ET ÉNONCÉ PRINCIPAL DE CETTE POLITIQUE CHAMPS D APPLICATION Responsabilités de la Direction générale Responsabilités des gestionnaires Responsabilités des agents des ressources humaines Responsabilités des employés Code de conduite Les employés du CSC H/N doivent : DROITS DU PERSONNEL POLITIQUE EN MATIÈRE DE DISCRIMINATION, DE VIOLENCE ET DE HARCÈLEMENT EN MILIEU DE TRAVAIL CHAMPS D APPLICATION BUTS ET OBJECTIFS DEFINITIONS DISCRIMINATION LA LOI OU FONDEMENT JURIDIQUE LA VIOLENCE FAMILIALE MISE EN APPLICATION NON-TOLERANCE D ACTE DE VIOLENCE, DE DISCRIMINATION OU DE HARCELEMENT EN MILIEU DE TRAVAIL RESPONSABILITES RESPONSABILITÉS DES GESTIONNAIRES/SUPERVISEURS : RESPONSABILITÉS DES EMPLOYÉS : SIGNALEMENT EN CAS D INCIDENT DE VIOLENCE, DISCRIMINATION ET DE HARCELEMENT AU TRAVAIL CONFIDENTIALITÉ REPRESAILLES LE PROGRAMME DE PREVENTION DE VIOLENCE ET DE HARCELEMENT EN MILIEU DE TRAVAIL SOUTIEN AUX VICTIMES DE VIOLENCE RESPONSABILITE DE DIFFUSER CETTE POLITIQUE L EMPLOI CATÉGORIES D EMPLOIS ET DE POSTES LIENS FAMILIAUX ENTRE EMPLOYÉS RECRUTEMENT ET SÉLECTION (PROCÉDURE D EMBAUCHE) Responsabilité des recrutements (voir la procédure d embauche et la procédure des achats de service) Demande de permanence pour un contractuel Demandes d emploi Affichage des postes vacants Sélection L offre d emploi ORIENTATION ET PROBATION Orientation Probation LE TRAVAIL AU QUOTIDIEN LANGUE DE COMMUNICATION TENUE VESTIMENTAIRE ASSIDUITÉ ET ABSENTÉISME Rôle de l employé absence imprévue : Absence causée par des circonstances météorologiques LA PRÉSENCE AU TRAVAIL ALCOOL ET DROGUES LE DOSSIER DE L EMPLOYÉ CESSATION D EMPLOI Cessation d emploi par démission Révisée 26 septembre de 51

3 4.8 LICENCIEMENT NON MOTIVÉ LA RÉMUNÉRATION ÉCHELLES SALARIALES ET MAJORATION DES SALAIRES L indexation L augmentation HEURES DE TRAVAIL Obligation des employés d aviser leur superviseur lors de changement d horaire Obligation de prendre une pause Obligation de faire approuver les heures additionnelles et les changements d horaire Interdiction de travailler plus de 44 heures par semaine Entente sur les heures de travail REMBOURSEMENT DES DÉPENSES ENGAGÉES LORS D ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES Frais de déplacement Frais de cellulaire ÉVALUATION DE PERFORMANCE ET MESURES DISCIPLINAIRES ÉVALUATION DE PERFORMANCE Fréquence des évaluations Rôle de l employé MESURES DISCIPLINAIRES Types de mesures disciplinaires RÉSOLUTION DE CONFLITS FORMATION ET PERFECTIONNEMENT BOURSE D ÉDUCATION CONFLITS CONFLITS D INTÉRÊTS Relations personnelles avec un subordonné Relations personnelles avec la clientèle Relations avec les bénévoles et les stagiaires Contact personnel d un employé par un client Pourboire ou autre argent reçu de la clientèle Cadeaux des clients Informations confidentielles EMPLOI EXTÉRIEUR LES AVANTAGES SOCIAUX ASSURANCES COLLECTIVES REÉR PLAN DE PROMOTION DE LA SANTÉ LES CONGÉS CONGÉS ANNUELS Rémunération des congés Jours fériés pendant les congés annuels Maladie durant les congés annuels Absence juste avant ou après un congé annuel ACCUMULATION DE CONGÉS ANNUELS EN PÉRIODE D ABSENCE Lors d une absence pour congé de maternité, d adoption ou parental Absences couvertes par l assurance-maladie de courte et de longue durée Congés sans solde CONGÉS D INDISPONIBILITÉ CONGÉ FAMILIAL POUR RAISON MÉDICALE CONGÉS POUR ÉVÉNEMENTS FAMILIAUX CONGÉS SANS SOLDE AUTRES TYPES DE CONGÉS Congé de maternité et de paternité Révisée 26 septembre de 51

4 Congé de maternité Congé de paternité Congé pour fonctions judiciaires Congés compatissants Absence autorisée pour motif de vote Respect des pratiques religieuses JOURS FÉRIÉS Éligibilité à être payé pour un jour férié SANTÉ ET SÉCURITÉ PRÉAMBULE CADRE JURIDIQUE/ FONDEMENTS RESPONSABILITÉS DES SUPERVISEURS ET DES EMPLOYÉS FORMATION ET ÉDUCATION : PERSONNEL, BÉNÉVOLES ET STAGIAIRES DROITS DES TRAVAILLEURS COMITÉ MIXTE DE SANTÉ ET DE SÉCURITÉ PHYSIQUE (CMSSP) MANDAT RESPONSABILITÉS DES COMITÉS MIXTES DE SANTÉ ET SÉCURITÉ FORMATION ET ORIENTATION AUTORITÉ DÉCISIONNELLE AVIS AU CSMMP INSPECTION DES LOCAUX PLANS D INTERVENTION EN CAS D URGENCE RESPONSABILITÉS DU CENTRE EN MATIÈRE DE SÉCURITÉ-INCENDIE ÉVACUATION EN CAS D ALERTE D INCENDIE ALERTE À LA BOMBE ET OBJET SUSPECT SITUATIONS VIOLENTES RÉELLES OU POTENTIELLES : CODE BLANC EN CAS DE BLESSURE OU URGENCE MEDICALE PANDÉMIE RAPPORT D ACCIDENT ET D INCIDENT DÉFINITION: MATIERES DANGEREUSES SIMDUT FORMATION INVENTAIRE DES SUBSTANCES DANGEREUSES ET FICHES SIGNALÉTIQUES (FS) L ACHAT DE PRODUITS DANGEREUX ENTREPOSAGE ET ÉTIQUETAGE DES SUBSTANCES DANGEREUSES CONTRÔLE DES INFECTIONS VACCINATION VACCIN CONTENANT LES ANATOXINES DIPHTÉRIQUES ET TÉTANIQUES VACCIN CONTRE L HÉPATITE B VACCIN CONTRE LA GRIPPE VACCIN ROUGEOLE-OREILLONS-RUBÉOLE (ROR) TESTS DE DÉPISTAGE DE LA TUBERCULOSE ET SUIVI FORMATION EN RÉANIMATION CARDIO-RESPIRATOIRE (RCR) POLITIQUE POUR UN ENVIRONNEMENT SANS PARFUMS TABAGISME Révisée 26 septembre de 51

5 1. OBJET ET ÉNONCÉ PRINCIPAL DE CETTE POLITIQUE Ce manuel 1 comporte deux politiques : gestion des ressources humaines et santé et sécurité au travail. Il est conçu pour fournir des directives fonctionnelles aux employés du Centre de santé communautaire Hamilton/Niagara ci-après appelé CSC ou Centre. Elle n est en aucun cas destinée à contrevenir aux lois de l Ontario ou du gouvernement fédéral. En cas d incompatibilité entre cette politique et la législation en vigueur, cette dernière s appliquera. 1.1 CHAMPS D APPLICATION Les politiques dans ce manuel s adressent à tous les employés permanents et contractuels, à temps partiel ou à temps plein. Ce document a pour but d instaurer des relations de travail efficaces, ordonnées et agréables entre le CSC et les employés. La Direction générale est chargée de l application quotidienne de ces politiques. Le Conseil d administration peut modifier la présente politique en se basant sur les recommandations formulées par la Direction générale, issues de sa propre initiative ou rapportées à la demande des employés. Le Conseil d administration révisera ce manuel au moins une fois tous les trois ans ou au besoin en cas d urgence ou lorsque requis par une modification de la législation Responsabilités de la Direction générale La Direction générale s assure de la mise en place de la politique, de faire des suivis et recommande des amendements auprès du Conseil d administration qui entérine et voit à l adoption de la politique Responsabilités des gestionnaires Les gestionnaires assument un important rôle de leadership organisationnel quant à l application da la présente politique. Ils adhèrent aux valeurs et aux principes de gestion de ressources humaines et les véhiculent auprès de leurs employés et partenaires internes et externes, et ce, dans le but d assurer un service de qualité tout en soutenant la mission de CSC Responsabilités des agents des ressources humaines Les agents des ressources humaines sont tenus de voir à la dotation et au recrutement du personnel. Ils veillent à l orientation des nouveaux employés et à les informer de la présente politique et des programmes qui en découlent. Ils fournissent au besoin de l aide aux gestionnaires pour son application Responsabilités des employés Code de conduite Les membres du personnel sont au cœur de cette politique. Ils ont plusieurs droits et privilèges ainsi que des responsabilités identifiés dans cette politique. Le CSC s engage à maintenir des normes élevées d excellence en ce qui a trait à la prestation de services à la clientèle. Pour ce faire, le CSC a dressé une liste de normes de conduites auxquelles chacun doit se conformer afin de sauvegarder l excellence des services et des bonnes relations avec la clientèle et les autres membres du personnel. 1 NB : Dans le texte qui suit, le masculin et le féminin sont utilisés de façon interchangeable et le choix de l un ou l autre n a pour but que d alléger le texte ou de refléter le sexe des titulaires de postes. Révisée 26 septembre de 51

6 1.1.5 Les employés du CSC H/N doivent : Respecter les obligations quant à la confidentialité et déclarer à leur superviseur toutes erreurs ou omissions commises par rapport à cette politique Respecter les politiques et procédures du CSC Signaler à la Direction toutes transgressions volontaires des règlements Signaler les fautes professionnelles telles que décrites dans la politique Responsabilités des employés. Signaler sous les formes prescrites, tout acte de discrimination, harcèlement ou violence (incluant les menaces et la violence potentielle) contre un employé, stagiaire ou bénévole du Centre tel que prescrit dans la politique et procédure à ce sujet Signaler sous les formes prescrites, tous les conflits d intérêt potentiel Signaler sous les formes prescrites les changements quant à l emploi secondaire Signaler à son superviseur toute plainte reçue à son nom par un client ou un bénévole du Centre De plus il est interdit : D établir des relations intimes avec des subordonnés, les clients, les bénévoles et les stagiaires du CSC H/N De s engager dans des actes de prosélytisme au niveau religieux, politique ou autres au nom du CSC ou sur les lieux de travail 1.2 DROITS DU PERSONNEL Le personnel du Centre de santé communautaire Hamilton/Niagara, dispose d un grand nombre de droits, en majorité décrits dans ce manuel. Les membres du personnel du CSC H/N ont droit : à des relations fondées sur l équité, la dignité, la considération et le respect; à ce que les attentes soient énoncées clairement en regard des tâches assignées et des résultats désirés, et à des commentaires en temps opportun concernant leur rendement ; à une rémunération appropriée en fonction des responsabilités assumées et des services rendus ; à la reconnaissance de leur contribution ; à une participation significative aux décisions qui les concernent et qui les touchent directement ; à la confidentialité de leurs renseignements personnels et à l accès à ces renseignements ; à être informés et à comprendre les processus, les procédures et protocoles de l organisation ; à l information, à l équipement et aux autres ressources qui leur permettent de faire leur travail ; à du soutien pour se perfectionner et acquérir les connaissances et compétences nécessaires dans le cadre de leur travail ; à une résolution de conflits équitable et en temps opportun ; à un environnement de travail propre et sécuritaire. Révisée 26 septembre de 51

7 2. POLITIQUE EN MATIÈRE DE DISCRIMINATION, DE VIOLENCE ET DE HARCÈLEMENT EN MILIEU DE TRAVAIL CHAMPS D APPLICATION La politique en matière de discrimination, de violence et de harcèlement en milieu de travail s applique à l ensemble du personnel employé ou bénévole, de la clientèle et des membres du Conseil d administration du CSC. Les personnes en visite et tout autre intervenant ou intervenante étant en relation directe avec le CSC doivent également respecter cette politique. 2.2 BUTS ET OBJECTIFS Le Centre de santé communautaire Hamilton/Niagara (CSC H/N) met tout en œuvre pour s assurer que chacun de ses employés travaille dans un environnement sans violence, sans harcèlement et sans discrimination. La sécurité des employés du CSC H/N est d importance primordiale. La présente politique et la procédure qui en découle visent à établir un cadre d intervention dans le cas de situations impliquant la discrimination, des menaces, du harcèlement et des actes de violence commis à l égard de tous ceux et celles qui entrent dans nos lieux de travail et participent à nos activités. Elles visent aussi la prévention des risques afin d accroître la protection de tous ceux qui sont concernés. Le CSC H/N effectuera de façon constante une évaluation de violence en milieu de travail et recensera les facteurs qui contribuent à la violence en milieu de travail. (Voir aussi la procédure de signalement et de prévention de violence et de harcèlement en milieu de travail). 2.3 DEFINITIONS Plaignant : personne qui dépose une plainte officielle par écrit aux termes de la présente politique. Employé : personne qui a un lien d emploi avec le CSC H/N. Intimé : personne visée par des allégations d actes qui pourraient constituer une contravention à la présente politique. Lieu de travail : Tout endroit où des activités professionnelles sont exercées, notamment les locaux, les endroits où se déroulent des activités sociales liées au travail, les autres endroits que les locaux du CSC H/N où du travail doit être effectué ainsi que les déplacements, les conférences et les séances de formation liées au travail. La violence au travail se définit comme suit : a) «l emploi par une personne contre un travailleur, dans un lieu de travail, d une force physique qui pourrait lui causer un préjudice corporel ; b) tentative d employer contre un travailleur, dans un lieu de travail, une force physique qui pourrait lui causer un préjudice corporel ; c) propos ou comportement qu un travailleur peut raisonnablement interpréter comme une menace d employer contre lui, dans un lieu de travail, une force physique qui pourrait lui causer un préjudice corporel.» 3 2 Cette politique s inspire de l échantillon dans le manuel de référence Programme de prévention de la violence en milieu de travail de l Association Ontarienne pour la sécurité en éducation, Toronto 3 Projet de Loi 168, Chapitre 23 Lois de l Ontario 2009, Imprimé par l Assemblée législative de l Ontario, page 1. Révisée 26 septembre de 51

8 Voici des exemples de violence au travail : Menacer verbalement d attaquer un travailleur ; Laisser des messages de menace ou envoyer des courriels de menace ; Menacer quelqu un du poing ; Brandir une arme ; Frapper ou essayer de frapper quelqu'un ; Lancer un objet à un collègue. Le harcèlement au travail : est le «fait pour une personne d adopter une ligne de conduite caractérisée par des remarques ou des gestes vexatoires contre un travailleur dans un lieu de travail lorsqu elle sait ou devrait raisonnablement savoir que ces remarques ou ces gestes sont importuns.» 4 Il peut se produire au travail ou bien dans un endroit ou lors d une activité en rapport avec le travail, notamment dans un cadre social. De plus, le Code des droits de la personne de l Ontario et cette politique protègent les employés de tout harcèlement au travail en raison de leur race, leur ascendance, leur lieu d origine, leur couleur, leur origine ethnique, leur citoyenneté, leur croyance, leur sexe, leur orientation sexuelle, leur âge, l existence d un casier judiciaire, leur état matrimonial, leur partenariat avec une personne de même sexe, leur état familial ou leur handicap. Toute personne a le droit d être à l abri de comportements humiliants, agressifs ou ennuyeux. Le harcèlement peut comprendre, mais n est pas limité à : des blagues dégradantes ou des remarques non désirées (offensantes) sur l apparence, les traits physiques, l appartenance religieuse, l origine ethnique, l orientation sexuelle, un handicap ou autres ; des blagues ou des insinuations destinées à rabaisser, ridiculiser, intimider ou offenser ; tyranniser ou persécuter quelqu'un ; faire des appels téléphoniques ou envoyer des courriels malveillants ou destinés à intimider de façon répétée; l affichage d illustrations ou de photos de nature sexuelle et explicite, racistes ou sexistes ou autrement offensantes ou désobligeantes (p. ex affiches ou courriels); et le vandalisme. Le harcèlement implique des remarques ou gestes souvent répétés. Ceci peut comprendre les comportements visant à intimider une personne ciblée, à la tenir à l écart ou même à faire de la discrimination contre elle. La violence ou agression sexuelle est définie comme tout acte de nature sexuelle commis par un individu pouvant causer un préjudice corporel à une autre personne qui n y a pas consenti. Le harcèlement sexuel : incident ou série d incidents liés à des avances sexuelles, des demandes de faveurs sexuelles ou tout autre comportement, paroles et gestes à caractère sexuel offensifs, désagréables et non désirés. Le harcèlement sexuel est une forme de violence sexuelle et peut comprendre, mais n est pas limité à : 4 Ibid. Révisée 26 septembre de 51

9 des contacts physiques non voulus : attouchements, pincements, tapotements, agrippements, frottements contre une autre personne, etc. ; du chantage sexuel qui pourrait être interprété comme étant lié à une possibilité d avancement, des remarques, des invitations ou des sollicitations inopportunes à caractère sexuel ; des blagues ou remarques sexistes, des farces grossières et dégradantes ; des propositions ou des avances sexuelles non désirées ; des regards qui mettent mal à l aise, des signes explicites à connotation sexuelle, des sifflements. 2.4 DISCRIMINATION Selon le Code ontarien des droits de la personne, la discrimination est une distinction d une personne ou d un groupe de personnes, fondée sur des motifs illicites. Dans ce cadre, le Code mentionne quinze motifs de discrimination : la race, l'ascendance, le lieu d'origine, la couleur, l'origine ethnique, la citoyenneté, la croyance (religion), le sexe (y compris la grossesse), l'orientation sexuelle, le handicap, l'âge (18 ans et plus, 16 ans et plus de l'occupation d'un logement), l'état matrimonial (y compris un partenariat avec une personne de même sexe) et l'état familial, ( noter que le CSC est tenu d exclure toute personne ayant un casier judiciaire qui peut raisonnablement porter à croire un risque à la sécurité de la clientèle ou aux biens du CSC). Les distinctions discriminatoires ont pour effet d ériger des obstacles, de créer des obligations ou des désavantages qui empêchent ou limitent l accès à des chances d emploi, d avancement, d apprentissage, de bénéfices ou d avantages accessibles aux autres membres du personnel et des clients du CSC. À titre d exemple, la discrimination dans le milieu de travail comprend entre autres, mais n est pas limitée à : refuser d embaucher une personne parce qu elle n est pas citoyenne canadienne ; refuser de coopérer ou de travailler avec une personne à cause de son orientation sexuelle; refuser d accorder une promotion à une personne en congé de maternité. Discrimination systémique : toute pratique, politique, directive ou règlement d apparence neutre qui exclut les membres de certains groupes pour des motifs sans rapport avec l emploi ou non justifiés par la sécurité ou le bon fonctionnement du CSC. La discrimination systémique peut comprendre, mais n est pas limitée à : des obstacles physiques empêchant l accès à un bâtiment ou à un service; des critères de sélection d embauche injustes et non fondés sur les compétences requises ou sans rapport avec l emploi ; des congés parentaux prévus pour les femmes seulement. Climat malsain : comportements, gestes, paroles ou activités qui ne visent pas nécessairement une personne ou un groupe en particulier, mais qui rendent le milieu de travail offensant, hostile ou tendu. Le climat malsain peut comprendre, mais n est pas limité à : des comportements, l utilisation d un langage ou d une terminologie condescendante qui renforce les préjugés, mine l estime de soi ou qui affecte négativement les conditions de travail ; la circulation ou l affichage de matériel dégradant, offensant, à connotation sexuelle ou raciste ; Un langage inconvenable et/ou diffamatoire. Révisée 26 septembre de 51

10 * Les termes utilisés ici détiennent la signification qui leur est donnée dans le Code des droits de la personne de l Ontario. L.R.O. 1990, art. H.19, tel qu amendé (le «Code»); les protections contre la discrimination et/ou le harcèlement fondé sur ces particularités seront interprétées en vertu de ce Code. 2.5 LA LOI OU FONDEMENT JURIDIQUE En vertu de la Loi sur la santé et sécurité au travail (15 juin 2010),le CSC interdit toute forme de violence et de harcèlement en milieu de travail. En plus, d autres lois peuvent s appliquer telles que les lois fédérale et provinciale en vigueur en matière de harcèlement et de discrimination et (Loi canadienne sur les droits de la personne, Code canadien du travail,), Charte canadienne des droits et libertés, Code ontarien des droits de la personne). Le Code criminel établit aussi une protection contre les agressions physiques et sexuelles. 2.6 LA VIOLENCE FAMILIALE La violence familiale envahit le milieu de travail, mettant à risque les victimes et leurs collègues et entraînant des pertes sur le plan de la productivité, des coûts plus élevés en matière de santé, un absentéisme accru et une hausse du taux de roulement du personnel. Pour les besoins de la présente politique, la violence familiale désigne tout ensemble de mesures coercitives utilisées par un individu pour faire du mal à une autre personne avec qui il a une relation personnelle (conjoint, ami, parent) pour l intimider. Dans le but d acquérir du pouvoir sur sa victime et de la dominer, l individu peut utiliser, entre autres, la force physique, le harcèlement verbal ou la manipulation. 2.7 MISE EN APPLICATION La présente politique s applique dans toutes les situations impliquant des actes de harcèlement, discrimination ou de violence commise par des membres du personnel, des bénévoles, des stagiaires, des clients ou des visiteurs du CSC H/N sur les lieux de travail, ou dans le cadre d activités officielles ou de toute autre activité notamment à caractère social, ou encore de façon électronique. 2.8 NON-TOLERANCE D ACTE DE VIOLENCE, DE DISCRIMINATION OU DE HARCELEMENT EN MILIEU DE TRAVAIL Aucun acte de discrimination, de harcèlement, de comportement agressif, de violence, ou encore aucune menace verbale ou gestuelle, n est toléré au CSC H/N. Le CSC H/N s engage à diffuser à tous les employés, superviseurs et gestionnaires une déclaration énonçant son opposition à tout acte de violence, y compris la violence familiale. Toute violation de la présente politique peut résulter en une mesure disciplinaire, notamment une suspension, une cessation d emploi, l interdiction d entrer dans l édifice et/ou la déposition d accusations criminelles. 2.9 RESPONSABILITES Le CSC H/N veille à la mise en œuvre et au maintien de la présente politique et à ce que tous les employés et les superviseurs disposent des renseignements et directives nécessaires pour se protéger contre la violence au travail. Le CSC H/N favorise la création d un environnement de travail libre de toute violence et de tout harcèlement. Révisée 26 septembre de 51

11 Responsabilités de la Direction : 1. Assurer la formation et l éducation de tous les employés en relation avec la présente politique. 2. Favoriser la création d un environnement de travail libre de toute discrimination, violence et de tout harcèlement. 3. Effectuer une évaluation des risques en milieu de travail afin de définir les risques que des incidents violents surviennent. L évaluation doit tenir compte des situations qui se retrouvent dans des milieux de travail semblables et de celles qui sont particulières à l environnement de travail du CSC H/N. Le comité de santé et de sécurité doit être informé des résultats de l évaluation. 4. Le CSC H/N procédera à une réévaluation des risques de violence en milieu de travail aussi souvent que nécessaire afin de garantir la protection constante des employés contre la violence. Les résultats de la réévaluation seront transmis au comité de santé et de sécurité. 5. Transmettre à certains employés des renseignements, y compris des renseignements personnels, au sujet d une personne ayant des antécédents de comportements violents si on peut prévoir que les employés rencontreront cette personne dans le cadre de leur travail et que le risque de violence en milieu de travail est susceptible de les exposer à des lésions corporelles. 6. Prendre toutes les précautions raisonnables dans les circonstances pour la protection de l employé si le CSC H/N est informé d une situation de violence familiale qui est susceptible d exposer l employé à des lésions corporelles dans le milieu de travail. 7. Passer en revue l ensemble des rapports concernant de la violence en milieu de travail de façon rapide et objective, en faisant preuve de tact. 8. Faciliter l obtention de soins médicaux et du soutien approprié par toutes les personnes visées directement ou indirectement par un incident en milieu de travail. 9. Informer le comité santé et sécurité de tous les cas de violence en milieu de travail dans les quatre (4) jours de l incident; le comité les passera en revue et élaborera des recommandations afin d éliminer les risques et les dangers potentiels RESPONSABILITÉS DES GESTIONNAIRES/SUPERVISEURS : 1. Prendre connaissance, comprendre et agir selon les directives de la Direction quant aux responsabilités de l employeur en matière de la prévention de la discrimination, du harcèlement et de la violence au travail et d intervention appropriée. 2. Informer le travailleur de l existence de tout danger éventuel ou réel dont il a connaissance et qui menace la santé ou la sécurité du travailleur. 3. Prendre toutes les précautions raisonnables dans les circonstances pour assurer la protection du travailleur. 4. S assurer que les nouveaux employés ont reçu une formation sur cette politique. 5. S assurer que les politiques du CSC sont suivies par les membres de leur équipe RESPONSABILITÉS DES EMPLOYÉS : 1. Agir de façon respectueuse à l égard des autres au travail et dans le cadre de toute activité liée au travail. 2. Assurer leur propre sécurité dans l immédiat en cas de violence imminente en milieu de travail, puis signaler l incident à la police ou à un superviseur/directeur, selon la nature de la situation. Les employés sont tenus de signaler immédiatement tout acte de violence ou toute menace qui, pour une personne raisonnable, pourrait être considéré comme potentiellement dangereux, commis à leur égard ou dont ils ont été témoins. 3. Aussitôt que possible, la personne qui a été témoin ou qui a signalé l incident doit compléter le formulaire Signalement d incident de discrimination, violence et harcèlement en milieu de travail. Révisée 26 septembre de 51

12 4. Collaborer à toute activité d enquête et de résolution de problèmes dans le cadre de la présente politique. 5. Participer à des programmes d éducation et de formation et être en mesure de réagir correctement à tout cas de violence, harcèlement ou discrimination en milieu de travail. 6. Dans le cas où il n y a aucun danger immédiat, l employé doit procéder à un signalement confidentiel en complétant le rapport de Signalement d incident de violence et harcèlement en milieu de travail. 7. Comprendre et respecter la présente politique et l ensemble des procédures connexes SIGNALEMENT EN CAS D INCIDENT DE VIOLENCE, DISCRIMINATION ET DE HARCELEMENT AU TRAVAIL La Direction s engage à enquêter sur tous les incidents et les plaintes de violence, harcèlement et discrimination au travail et à intervenir d une manière équitable et rapide en respectant le plus possible la vie privée de tous les intéressés, selon les procédures établies. Les rapports de signalement d incident de violence, discrimination et de harcèlement au travail (lorsqu il n y a pas de danger imminent) doivent être acheminés à un agent des Ressources humaines qui agira comme la personne ressource pour l application de la procédure pour la prévention de la violence, discrimination et du harcèlement en milieu de travail. L agent des Ressources humaines distribue le rapport aux membres du comité d enquête mis en place pour examiner tout incident possible de violence et de harcèlement en milieu de travail, tel que décrit dans la procédure connexe. (Voir la procédure sur le Signalement de la prévention de la discrimination, de la violence et du harcèlement au travail) CONFIDENTIALITÉ Afin de protéger l intérêt de la personne plaignante, de celle dont on se plaint et des autres personnes qui peuvent signaler des cas de discrimination, de harcèlement ou un incident de violence et qui témoignent lors d une enquête relative à ces plaintes, les conversations, discussions et autres formes de communication relatives à ces cas sont confidentielles sauf si la divulgation de certains renseignements est absolument nécessaire à l'étude efficace d une plainte. Toutes les réunions, entrevues et autres communications verbales se rapportant à une plainte se font à huis clos. Tous les documents informatiques relatifs à une plainte ne sont accessibles que par la personne mandatée à l étude de cette plainte et conservée électroniquement. Ces disquettes et tous les autres documents relatifs à une plainte sont datés et conservés sous clef pour une période de 5 ans puis détruits par la personne mandatée à traiter les plaintes. Seules les personnes dûment mandatées à traiter les plaintes déposées ont accès à ces documents REPRESAILLES Le CSC H/N ne tolère aucune mesure de représailles contre quiconque signale un incident possible et fournit un compte-rendu en toute bonne foi, tel que prévu à la présente politique. Cependant, toute personne qui soumet intentionnellement un rapport frauduleux et calomnieux peut faire l objet d une mesure disciplinaire. Ces mesures de protection s appliquent à toute personne qui collabore à une enquête sur une plainte. Révisée 26 septembre de 51

13 Des mesures disciplinaires peuvent aussi être prises contre toute personne qui exerce des représailles contre quiconque signale un cas de discrimination, de violence ou de harcèlement en milieu de travail LE PROGRAMME DE PREVENTION DE VIOLENCE ET DE HARCELEMENT EN MILIEU DE TRAVAIL Tous les employés du CSC H/N sont informés de la présente politique et formés de façon à connaître les procédures à suivre pour signaler des incidents de violence et de harcèlement en milieu de travail. Cette orientation inclut une formation quant à la violence familiale et l impact sur les victimes et le milieu de travail. Des copies de la Politique en matière de violence et harcèlement en milieu de travail sont affichées dans des endroits visibles et accessibles aux employés, bénévoles, stagiaires, clients et visiteurs du Centre, de même que des affiches fournissant des renseignements pertinents et d autres documents d intérêt. Le programme de prévention de violence et de harcèlement dans le milieu de travail du CSC H/N comprend un plan d action pour mettre en œuvre les recommandations de l évaluation des risques, des formations régulières pour le personnel, un programme d orientation pour les nouveaux employés, l investissement du CSC H/N dans le développement professionnel de ses employés et de ses gestionnaires quant à plusieurs sujets incluant la gestion des crises, la communication au bureau, le travail avec les clients posant des risques de sécurité SOUTIEN AUX VICTIMES DE VIOLENCE La procédure découlant de cette politique identifie le soutien que l employeur met en place pour toutes victimes de violence et de harcèlement en milieu de travail. De plus, le CSC H/N s assure que ses politiques et pratiques ne sont aucunement discriminatoires à l égard des employés victimes de violence en milieu de travail incluant la violence familiale, et nous sommes sensibles à leurs besoins. Nous fournissons à tous les employés du CSC H/N des renseignements sur les services disponibles afin de les aider à composer avec les problèmes se rapportant à la violence en milieu de travail incluant la violence familiale. Des renseignements au sujet de ces ressources sont affichés sur les babillards de santé et sécurité du CSC H/N RESPONSABILITE DE DIFFUSER CETTE POLITIQUE La Direction du CSC H/N s assure que tous les gestionnaires et superviseurs appliquent la présente politique et en distribuent des copies à tous les employés dès son entrée en vigueur et aux nouveaux employés par la suite dans la trousse d orientation. Une copie de la politique de prévention de violence en milieu de travail signée par la Direction générale est affichée dans les salles de réception des points de services Hamilton et Welland. Révisée 26 septembre de 51

14 3. L EMPLOI 3.1 CATÉGORIES D EMPLOIS ET DE POSTES Les membres du personnel sont répartis en trois catégories fonctionnelles d emploi. Direction : Directeur général (la Direction générale), directrice, coordonnateur ou coordonnatrice de secteur et chef des finances. Services administratifs : Secrétaire, secrétaire/réceptionniste, adjointe administrative, secrétaire administrative, commis à la comptabilité, commis aux comptes à payer, agent des ressources humaines, gérante de bureau, agent de communication, commis à la gestion et au classement des dossiers. Services directs : Tous les intervenants qui travaillent directement avec les clients, la communauté ou les bénévoles. Les termes suivants qualifient les conditions d emploi des employés du CSC tels que précisées dans leur contrat ou lettre d embauche : Emploi probatoire : Personne embauchée par le CSC qui est en période de probation de quatre-vingtdix (90) jours civils consécutifs d emploi, (douze mois pour la Direction générale). Permanent : Personne embauchée par le CSC pour combler un poste pour une période de temps indéterminée (c est-à-dire pour lequel le CSC reçoit un financement annualisé) et ayant terminé avec succès sa période probatoire (à temps plein ou à temps partiel). Contractuel : Personne embauchée par le CSC pour une période déterminée, pour un travail spécifique. S applique surtout, mais pas nécessairement exclusivement, aux personnes embauchées grâce à des fonds fiscaux ou ponctuels. Temps plein : Personne embauchée par le CSC dont les heures de travail totalisent trente-cinq (35) heures par semaine. Cette personne peut combler un poste permanent ou être à contrat. Temps partiel : Personne embauchée par le CSC dont les heures de travail totalisent moins de trentecinq (35) heures par semaine (permanent ou contractuel). N.B. Les personnes travaillant à titre de surnuméraires ou selon un achat de service ne sont pas considérées comme des employés du Centre et sont donc régies par une entente de service distincte de cette politique. 3.2 LIENS FAMILIAUX ENTRE EMPLOYÉS Le CSC se réserve le droit de limiter les recrutements à un emploi vacant provenant de parenté proche entre des membres du personnel ou du Conseil d administration. On entend par parenté proche les parents de premier degré (parents, enfants et conjoint). Un conjoint est défini comme toute personne avec qui l employé réside dans une relation de fait, incluant les conjoints de même sexe. Les membres de la famille immédiate d employés ou de membres du CA tels que définis ci-dessus peuvent être embauchés, pourvu qu il n y ait aucun conflit d intérêt réel ou possible quant aux liens hiérarchiques. Aucune responsabilité de supervision ne peut être donnée à un employé envers un membre de sa famille. Un employé ne peut être membre d un jury de sélection pour un poste vacant lorsqu un des candidats est membre de sa famille immédiate. L embauche d enfants d employés et de bénévoles pour des emplois d été est acceptable, pourvu qu il n y ait pas de liens hiérarchiques ou de supervision. Révisée 26 septembre de 51

15 3.3 RECRUTEMENT ET SÉLECTION (PROCÉDURE D EMBAUCHE) La Direction générale est habilitée à doter le CSC de personnel dans les limites du montant des salaires et des assurances collectives approuvées annuellement par ses bailleurs de fonds Responsabilité des recrutements (voir la procédure d embauche et la procédure des achats de service) Le Conseil d administration est responsable d embaucher la Direction générale de son choix selon un processus décrit dans la politique de gouvernance du CA. La Direction générale est responsable de l embauche des employés pour combler les postes prévus à l organigramme du CSC, des contractuels, des achats de services incluant les surnuméraires. Le volet des ressources humaines est avisé dans toutes les instances où un secteur veut embaucher un employé ou procéder à un achat de service. Les gestionnaires sont tenus de suivre les procédures en vigueur. Les demandes d embauche doivent provenir du gestionnaire et non pas d un employé ou d un responsable d équipe. Le recrutement d un candidat en tant qu employé au CSC est basé uniquement sur les qualifications de cette personne et sa capacité de répondre aux besoins du poste tels que définis par le Centre. Le CSC s assure de garantir aux personnes handicapées les mêmes chances que les autres candidats et de s assurer que tous les moyens appropriés soient fournis et adaptés au processus d embauche. (Loi sur l accessibilité des personnes handicapées). Les critères de sélection sont établis par la Direction et sont conformes aux principes directeurs des bailleurs de fonds ou à ceux énoncés par le CSC dont celui de non-discrimination indiqué précédemment. Ils sont rédigés en fonction de chaque poste à pourvoir de façon à obtenir les résultats escomptés. L agent des ressources humaines, en collaboration avec la Direction générale ou les gestionnaires de secteur seront responsables de rédiger l annonce du poste à combler Demande de permanence pour un contractuel Un gestionnaire qui souhaite convertir un poste de contractuel en un poste à terme indéfini (permanent) doit obtenir l autorisation écrite de la Direction générale et du Chef des finances en complétant le formulaire de Demande de permanence. Le formulaire est ensuite envoyé à un agent des ressources humaines qui préparera la documentation nécessaire pour l offre d emploi à terme indéfini Demandes d emploi Toute demande d emploi au CSC, spontanée ou en réponse à une annonce, doit parvenir aux ressources humaines Affichage des postes vacants Afin d atteindre un nombre important de francophones qualifiés, le CSC affichera par voie électronique les postes vacants ou nouvellement créés le plus largement possible. Cet affichage pourra varier selon la nature du poste, qu il s agisse d un poste à temps plein ou à temps partiel, et selon le budget disponible pour le recrutement. Les postes vacants peuvent être annoncés localement ou à l échelle de la province par le biais de journaux, de sites internet, de courriels envoyés à des Centres de santé communautaires, ou à des organismes francophones, Révisée 26 septembre de 51

16 ou par tout autre moyen jugé nécessaire. Un affichage au niveau national peut être nécessaire pour des postes spécifiques. Toutes les annonces de postes vacants ou nouvellement créés seront diffusées (certaines exceptions désignées par la Direction pourront s appliquer) par: Affichage interne : L offre d emploi est affichée sur l Intranet avec une date et une heure de clôture clairement indiquées. Une note de service est envoyée par courriel à tous les employés du CSC dès que l offre d emploi est disponible. Affichage externe : (ex. le site Web du CSC, les médias et les associations) Un poste vacant où nouvellement créé ne doit pas être annoncé à l extérieur du CSC avant que la note de service n ait été envoyée aux employés. L offre d emploi est affichée pendant une période d au moins dix (10) jours ouvrables (des exceptions peuvent être indiquées par la Direction) avec une date et une heure de clôture clairement indiquées Sélection Le CSC reconnaît et respecte la nature confidentielle de l information recueillie durant le processus de sélection des candidatures aux postes vacants. Le CSC s engage à prendre toutes les précautions requises afin de protéger la confidentialité de l information personnelle communiquée par les candidats. L information reçue et recueillie durant la sélection préliminaire est utilisée à la seule fin de déterminer si le candidat est qualifié, capable et apte à s acquitter des fonctions du poste qu il envisage occuper. Un comité de sélection est formé pour chaque recrutement à un poste permanent et comprend les membres suivants : la Direction générale ou son représentant, le gestionnaire du secteur concerné et un agent des Ressources humaines. Pour les postes contractuels, le comité de sélection sera constitué d au moins 2 personnes, dont le gestionnaire de secteur. Pour les postes de gestion, le comité de sélection sera constitué d au moins 3 personnes, dont le directeur général, un membre du comité du CA et un représentant des ressources humaines ou un expert-conseil de l extérieur. A l issue de la période d affichage, l ensemble des candidatures reçues est rassemblé et soumis au comité pour sélectionner celles qui seront retenues pour une entrevue. Au cours de l entrevue, les candidats devront démontrer leurs compétences et leurs qualifications dans les domaines requis sur la description de poste et fournir un minimum de trois références. Une fois que le comité de sélection aura choisi le candidat le mieux qualifié, l agent des ressources humaines doit s assurer que le Centre obtienne des références satisfaisantes de l employeur actuel ou précédent ainsi que le rapport de vérification des antécédents judiciaires du candidat. De plus, il faut s assurer que les compétences professionnelles du candidat sont à jour. Les pièces justificatives à cet effet doivent être conservées dans le dossier personnel de l employé. Ces permis d exercice et les preuves d assurance responsabilité doivent être confirmés chaque année pour les professions qui les exigent. Pour les professions de la santé réglementées, le directeur général ou l agent des Ressources humaines doit vérifier le statut professionnel du candidat auprès de son organisme d attribution et dans le cas des médecins, exiger que le candidat fournisse un certificat de conduite professionnelle à jour et provenant du Collège des médecins et chirurgiens de l Ontario, avant l embauche. Révisée 26 septembre de 51

17 Toute information recueillie au cours de la vérification des références de candidats demeurera confidentielle et ne sera utilisée qu à la seule fin de déterminer si le candidat correspond bien aux exigences du poste envisagé. Le processus de sélection se termine par l offre du poste au candidat choisi au moyen d une lettre d embauche qui précise la date de début du nouvel emploi, le point de service de l emploi, le salaire de base et toute autre condition particulière. Un rapport de vérification des antécédents judiciaire est exigé pour tous les candidats retenus pour des postes à temps plein ou à temps partiel au Centre. Cette pratique vise à protéger le Centre et ses clients, particulièrement ses clients vulnérables. (Voir la Procédure références et autorisations professionnelles) L agent des Ressources humaines s assure que les démarches sont entreprises pour l obtention dudit rapport dès l embauche du candidat, mais le Centre acceptera d un nouvel employé un rapport d antécédents judiciaires déjà existant depuis une période de six (6) mois maximum L offre d emploi L agent des Ressources humaines préparera une offre d emploi, sous forme prescrite par la Direction, pour chaque poste offert au CSC, incluant un renouvellement de contrat. Cette lettre inclura au minimum, le salaire proposé, la date de début de l emploi, le statut de l emploi (contractuel ou période indéfinie) ainsi que le nom du superviseur hiérarchique et le lieu de travail. L offre d emploi doit être signée par la Direction ou son délégué et envoyé au candidat. Le candidat doit aussi signer son acceptation de l offre d emploi et la retourner aux Ressources humaines avant sa date d entrée en fonction. Si la lettre ne peut être signée avant la date d entrée en fonction, celle-ci devrait être reportée. 3.4 ORIENTATION ET PROBATION Orientation Le CSC s engage à offrir au nouveau personnel une orientation personnalisée et approfondie de l organisme. Cette orientation permet aux employés de connaître : la philosophie du Centre, sa vision et sa mission ; ses valeurs, ses croyances et ses principes directeurs ; l engagement du Centre auprès de ses clients et clientes ; les programmes et les services disponibles au CSC; la structure hiérarchique y comprit le rôle du Conseil d administration ; la politique et les procédures des Ressources humaines ; la santé au travail et les droits relatifs à la sécurité. En étroite collaboration avec les Ressources humaines, le superviseur hiérarchique assurera l orientation de tout nouvel employé selon un plan d orientation prédéterminé qui sera revu lors de son entrée en fonction, régulièrement les premières semaines de travail, et revu complètement avec l employé avant la fin de la période de probation. Une trousse d orientation contenant la présente politique de Ressources humaines sera remise lors du premier jour de travail. Chaque nouvel employé devra reconnaître formellement sur un formulaire d attestation avoir reçu, pris connaissance et compris la présente politique des Ressources humaines. Révisée 26 septembre de 51

18 3.4.2 Probation Une période probatoire de quatre-vingt-dix (90) jours civils consécutifs d emploi doit être réalisée après le recrutement (douze mois pour la Direction générale), période au cours de laquelle le rendement et l adéquation de l employé à son nouveau poste seront suivis et évalués par le superviseur hiérarchique (par le Conseil d administration en ce qui concerne la Direction générale). Si ces derniers jugent, à leur discrétion, que la personne ne correspond pas aux exigences du poste disponible, qu elle ne s acquitte pas de ses fonctions de manière satisfaisante, refuse ou n est pas en mesure pour une raison quelconque d effectuer les tâches demandées ; ne répond pas à tout autre critère jugé important, tel l esprit d équipe, relations avec ses collègues, etc., ils pourront alors mettre fin au service de cette personne à tout moment durant la période probatoire. Le superviseur hiérarchique de l employé concerné, avec l accord de la Direction générale, pourra choisir de prolonger la période probatoire jusqu à quatre-vingt-dix (90) jours civils consécutifs supplémentaires. L employé en question sera prévenu de cette décision par écrit. Si l employé a bénéficié d un congé de maladie en cours de probation, sa période probatoire pourrait être prolongée d un nombre équivalent au nombre de jours civils consécutifs utilisés durant son congé de maladie. Pour les employés embauchés à contrat, la période de probation sera adaptée à la durée du contrat : 2 semaines pour contrat de 3 mois; 1 mois pour contrat de 6 mois; 90 jours civils pour contrat d un an et plus. 4. LE TRAVAIL AU QUOTIDIEN 4.1 LANGUE DE COMMUNICATION La langue de communication au CSC, entre les employés d une part, et entre les employés et les clients d autre part, doit être le français. Un client qui adresse la parole en anglais à un employé recevra une réponse en français. Le CSC doit en tout temps garder son identité française. 4.2 TENUE VESTIMENTAIRE En tant que représentants du CSC, les membres du personnel doivent présenter une image positive et professionnelle à la clientèle qui participe aux programmes du Centre, de même qu à la communauté. Le Centre exige que les employés du CSC H/N adoptent une tenue vestimentaire professionnelle, reflétant les valeurs du Centre ainsi que leur fonction dans le Centre. Le port de jeans sera accepté seulement lors de la journée identifiée comme journée de détente. 4.3 ASSIDUITÉ ET ABSENTÉISME L absentéisme représente un coût significatif pour l organisme, à la fois en indemnités de congé de maladie et en heures de remplacement ou heures supplémentaires. Le CSC est soucieux du bien-être de ses employés qui, en raison d une maladie, d une blessure ou d une urgence personnelle, s absentent de leur travail de manière légitime. Le régime de congés d indisponibilité en vigueur protège les employés, d une perte de revenus occasionnée par de telles absences. Révisée 26 septembre de 51

19 4.3.1 Rôle de l employé absence imprévue : Il est de la responsabilité de l employé de se rendre à son lieu de travail en toutes circonstances et selon son horaire pour y effectuer ses heures de travail. En cas de maladie, d urgence personnelle ou familiale il doit : a) Signaler son absence à la Réception aussitôt que possible. La Réception avisera le superviseur. Les rendez-vous avec les clients doivent être annulés par la Réception ou par le secteur selon les ententes en vigueur. Cependant, ceci doit toujours être confirmé par la Réception. Le personnel est informé par l entremise du tableau de présences que l employé est absent. b) L employé qui est absent doit aussi contacter son superviseur si c est une exigence de son secteur. c) En toute instance, la Réception doit aviser le superviseur (ou le responsable d équipe en son absence) que l employé sera absent. La Réception doit envoyer un courriel plutôt que laisser un message sur le répondeur du superviseur si ce dernier ne répond pas à son téléphone. d) L employé doit aviser la Réception et le gestionnaire si la date prévue de son retour au travail change. e) L employé doit envoyer la demande de congé à son superviseur dès le premier jour de son retour au travail. Les employés qui réclament une journée d indisponibilité pour une fausse raison pourraient être sujets à des mesures disciplinaires Absence causée par des circonstances météorologiques En cas de circonstances météorologiques défavorables telles que tempête, grêle, etc., une modification à l horaire ou une reprise de temps peut être autorisée par le superviseur hiérarchique suite à l approbation de la Direction générale. L employé absent sera payé uniquement si, pour des raisons particulières, la Direction générale déclare le Centre fermé. Normalement, le Centre ne ferme ses portes que si les bureaux des ministères provinciaux sont fermés (c'est-à-dire à Hamilton les bureaux du MSSC et au Niagara les bureaux de «Ontario Works»). 4.4 LA PRÉSENCE AU TRAVAIL Les employés du Centre ne doivent pas être simplement présents au travail, mais ils doivent aussi s assurer de toujours consacrer leur temps à leur travail pour le CSC. Il incombe à chaque employé de communiquer avec son superviseur s il n a pas assez de travail pour le garder occuper. L employé qui utilise le temps du travail pour s occuper de ses affaires personnelles risque d être sujet à des mesures disciplinaires qui pourraient inclure le congédiement. L employeur interdit l usage personnel de FACEBOOK et autres réseaux sociaux au bureau. Les recherches personnelles sur l Internet, l écriture et la lecture de courriels personnels au travail sont aussi des exemples où l employé est présent au bureau, mais ne travaille pas. Ces pratiques peuvent aussi compromettre la sécurité du TS et peuvent entraîner des mesures disciplinaires. 4.5 ALCOOL ET DROGUES Il est interdit aux employés du CSC : Révisée 26 septembre de 51

20 d être sous l influence, d utiliser, d être en possession, de vendre, ou d être impliqués dans toute transaction de drogues illégales, d abuser d alcool, ou d abuser de l utilisation de médicaments réglementés, durant leur présence au CSC ou tout autre site utilisé pour un programme du Centre et/ou lorsqu ils s acquittent de leurs fonctions. 4.6 LE DOSSIER DE L EMPLOYÉ Le CSC tient à jour un dossier personnel pour chaque employé. L information contenue dans les dossiers personnels papier et électroniques est confidentielle. Tous les dossiers papier sont conservés en sécurité et sous la responsabilité d un agent des Ressources humaines. Les employés peuvent demander à consulter leur dossier papier à tout moment. La consultation doit cependant se faire en présence, soit du superviseur, ou d un agent des Ressources humaines. Aucun dossier de personnel ne doit quitter le Centre de santé pour quelque raison que ce soit. Aucune information qui va à l encontre de la législation sur les droits de la personne ou toute autre législation provinciale ou fédérale sur l information concernant une personne n est enregistrée ou diffusée. Les dossiers (papier) du personnel seront conservés pendant une durée de trois ans après la cessation d emploi. Bien qu il n existe présentement aucune exigence légale à cet effet, lesdits dossiers seront déchiquetés et détruits adéquatement après la période de conservation prévue. À partir de 2012, les dossiers du personnel seront conservés en format électronique. Suite à leur formation, tous les employés pourront en tout temps voir leur dossier électronique. Les employés auront un accès limité afin d effectuer des changements concernant leurs renseignements personnels tels que le numéro de téléphone, l adresse, etc. Les personnes ressources auront accès strictement pour leur permettre de traiter les demandes de congés et les demandes de formation. Cet accès ne leur permettra pas de voir les renseignements personnels de l employé tels que le salaire. Le gestionnaire pourra voir tous les renseignements concernant les aspects de la paie d un employé, incluant les changements apportés depuis son embauche Les administrateurs des dossiers électroniques (Finance, Ressources humaines) auront accès à tous les renseignements afin d effectuer toutes leurs fonctions. Cependant, ces employés sont assujettis à la politique de confidentialité comme tout autre employé du Centre. Le visionnement des renseignements personnels d un employé par une personne autorisée demeure sur une base de «besoin de savoir.» 4.7 CESSATION D EMPLOI Exception faite du congédiement motivé résultant d une mesure disciplinaire développé ci-dessous, il y a cessation d emploi pour un employé permanent du CSC : s il démissionne ou se retire volontairement; Lorsqu un employé désire démissionner de son emploi au CSC, il doit donner un préavis de deux (2) semaines. Toutefois, si l employé et l employeur en conviennent mutuellement, la période de préavis peut être réduite. De même, si une clause contractuelle stipule autrement, le contrat prime. s il est renvoyé conformément à la Loi sur les normes de l emploi ; s il s absente sans permission pendant trois (3) jours ouvrables ordinaires consécutifs ou trois (3) périodes de travail consécutives, à moins que le CSC considère cette absence comme étant raisonnablement justifiable ; s il se sert d un congé d absence non autorisé ou d un congé d absence à des fins autres que celles pour lesquelles il le réclame ou pour lequel on le lui a accordé ; s il refuse de continuer à travailler pendant une urgence et que ce refus nuit à la capacité du CSC d offrir des soins suffisants aux clients, à moins qu il soit en mesure de fournir au CSC une raison satisfaisante. Révisée 26 septembre de 51

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