Pratiques langagières exemplaires dans les entreprises de la grande région de Québec

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1 Pratiques langagières exemplaires dans les entreprises de la grande région de Québec Appel d offres pour le choix d un fournisseur Chambre de commerce de Québec Comité Québec multilingue Juillet 2009 Le comité Québec multilingue de la Chambre de commerce de Québec souhaite établir un standard pour l évaluation des compétences langagières dans la région. Pour ce faire, le comité veut créer des outils pour permettre aux entreprises d évaluer les compétences en français et en anglais de leurs employés. Nous vous invitons aujourd hui à soumettre une proposition dans le cadre du présent appel d offres : Pratiques langagières exemplaires dans les entreprises de la grande région de Québec Demande d offre de services 10 juillet 2009 Réception des offres de services 24 juillet 2009 Choix du fournisseur 21 août 2009 Rencontre de démarrage du projet (échéancier, Semaine du 24 août 2009 plan de travail, canevas de rencontre, etc.) Fin du projet 10 mars 2010 Plusieurs membres de votre organisation peuvent avoir reçu ce message. Nous vous demandons de nous confirmer néanmoins la réception du présent envoi et de nous fournir, à cette même occasion, les coordonnées de la personne avec qui toute correspondance ultérieure, s il y a lieu, s effectuera. Veuillez prendre note que l entreprise dont les services seront retenus doit être membre de la Chambre de commerce de Québec ou s engager à le devenir. Jérémie Normandeau Chargé de projet pour le comité Québec multilingue Chambre de commerce de Québec Adresse : 17, rue Saint-Louis (Québec) G1R 3Y8 Téléphone: (poste 240) Fax: jnormandeau@ccquebec.ca

2 Appel d offres pour le projet Pratiques langagières exemplaires dans les entreprises de la grande région de Québec Version française

3 Pratiques langagières exemplaires dans les entreprises de la grande région de Québec Appel d offres pour le choix d un fournisseur Chambre de commerce de Québec Comité Québec multilingue Juillet 2009

4 1. INFORMATIONS GÉNÉRALES Titre du projet Pratiques langagières exemplaires dans les entreprises de la grande région de Québec Responsable* Chambre de commerce de Québec pour le Comité Québec multilingue Adresse 17, rue Saint-Louis, Québec, G1R 3Y8 Chargé de projet Jérémie Normandeau Téléphone (418) poste 240 Télécopieur (418) Adresse électronique *Toute correspondance relative au projet doit être acheminée directement et uniquement à l organisme responsable du projet. Promoteur Directeur général Adresse Site Web Community Table John Buck 1493 Route 138, P.O. Box 1911, Huntingdon (QC) J0S 1H0 Comité d encadrement Un Comité d encadrement composé de l exécutif du Comité Québec multilingue de la Chambre de commerce de Québec est en place afin de : Assurer la réalisation complète du présent projet ; Réaliser et gérer l appel d offres allant permettre de contracter la firme impliquée au projet, et d en assurer l encadrement et le suivi adéquat ; Soutenir, encadrer et fournir conseils au fournisseur à chacune des étapes du projet ; S assurer de l approbation du promoteur tout au long de la réalisation du projet. Le Comité d encadrement est coordonné par M. Martin Gougeon, coordonnateur GRAPPE et responsable de projets spéciaux ainsi que du dossier du multilinguisme à la Chambre. Le Comité d encadrement est composé de représentants de : Groupe Perspective Voice of English-speaking Quebec (VEQ) Community Economic Development and Employability Committee Québec et Chaudière- Appalaches (CEDEC) Pôle Québec Chaudière-Appalaches Parc Technologique du Québec métropolitain Chambre de commerce de Québec 2

5 2. CONTEXTE L emploi et la main-d œuvre bilingue et multilingue demeurent l un des principaux enjeux sur lequel intervenir afin d assurer des assises solides au développement de notre région. Il existe un lien étroit entre la capacité des entreprises à prendre de l expansion et exporter leurs produits et services (ou attirer plus de touristes) et l adoption de compétences langagières exemplaires. De plus, aucun outil d évaluation des compétences langagières n est actuellement accessible, reconnu et utilisé sur une base globale, dans la région de Québec/Chaudière-Appalaches. L orchestration d une stratégie d évaluation et d amélioration des compétences langagières devient ainsi un enjeu important sur lequel intervenir rapidement. Une étude («La langue seconde dans les entreprises de la MRC de Portneuf et de la ville de Québec» Québec, mars 2007) commandée par le Comité Québec multilingue et réalisée avec le soutien de DEC, Service Canada, Emploi-Québec, le CEDEC Québec Chaudière-Appalaches et la Chambre de commerce de Québec, révèle que 31% des entreprises de fabrication, 30% des compagnies qui offrent des services aux entreprises (une catégorie qui inclut les entreprises technologiques) et 20% des entreprises qui offrent des services dans les secteurs de la finance, des assurances et de l immobilier considèrent que «l utilisation d une langue autre que le français est un critère nécessaire à leur expansion». 3. OBJECTIFS Améliorer les compétences langagières de la main d œuvre de la grande région de Québec/Chaudière-Appalaches ; Accroître également la capacité des entreprises de la région à répondre correctement aux attentes des clients qui utilisent l anglais et, par conséquent, leur capacité à exporter leurs produits et services ; Favoriser l utilisation de compétences langagières exemplaires dans nos organisations et entreprises régionales ; Favoriser la productivité des organisations en les aidant à mieux réussir l adéquation entre les exigences langagières associées à un poste et l offre de compétences langagières ; Développer des outils de compétences langagières exemplaires en vue d une application possible au sein des organisations et entreprises de divers secteurs d activité économique de la région ; Favoriser le développement d outils pouvant devenir un standard à l échelle régionale, provinciale et nationale et en assurer l implantation et la diffusion ; Favoriser le développement de la communauté anglophone de Québec, ainsi que l attraction et la rétention de la main d œuvre migrante et immigrante. 4. MANDAT ET ÉCHEANCIER 4.1 Mandats : Le fournisseur devra : 1. Produire deux (2) outils pour l évaluation des compétences langagières (un pour l évaluation de la langue anglaise et un pour l évaluation de la langue française) Les outils doivent être applicables dans tous les secteurs économiques de la région et tout type d organisation ; Développer un outil permettant l arrimage entre les compétences langagières et les objectifs et exigences d un poste donné, dans une entreprise œuvrant dans un secteur spécifique; 3

6 Les outils d évaluation doivent être en mesure d évaluer les éléments suivants : o Le niveau de compétences requis en français oral et écrit et en anglais oral et écrit pour occuper un poste donné dans une entreprise particulière (ex. : un concepteur de logiciels dans la société XYZ devrait posséder des habiletés en anglais oral de niveau 8, mais l employé actuel se situe seulement au niveau 6) ; o Le niveau de compétences en français oral et écrit de leurs employés anglophones et allophones ; o Le niveau de compétences en anglais oral et écrit de leurs employés francophones et allophones ; o Vérifier la qualité de l adéquation entre les besoins langagiers et l offre de compétences langagières dans l entreprise (ex. : contrairement à ce qu on croyait, ce candidat anglophone a une connaissance suffisante du français pour faire son travail adéquatement) ; 2. Créer un guide permettant aux entreprises de développer, en lien avec les outils d évaluation, un plan d action et d intervention permettant d optimiser et d accroître ellesmêmes l utilisation et la gestion des compétences langagières dans leur organisation. Le guide doit : Détailler l utilisation des outils d évaluation de compétences langagières ; Permettre aux gestionnaires d évaluer et d arrimer avec précision le niveau des compétences langagières requises pour les différents postes présents dans l entreprise et le niveau de compétences langagières détenu par les employés de l organisation ; Fournir aux entreprises une démarche méthodologique (plan d action/opérationnalisation (de l auto-diagnostic à l intervention)) permettant l optimisation et l amélioration des compétences langagières présentes dans l organisation et nécessaire à son expansion le plan d action doit pouvoir être utilisé librement et de façon autonome par l entreprise. Il s agit d une démarche de type «clef en main»; 3. Réalisation de dix (10) projets pilotes Le fournisseur doit tester les outils développés dans dix (10) entreprises de la région ; Raffiner ou modifier les outils selon les résultats obtenus. 4. Création d une version web des outils d évaluation et du guide Proposer et développer une application web des outils développés dans le cadre de ce projet ; L outil web doit permettre de comptabiliser en continu l utilisation des outils pour déterminer quelles entreprises en font usage. 5. Promotion et diffusion de tous les outils développés dans le cadre de ce projet Assurer, par la réalisation d un plan de positionnement stratégique et médiatique régional, la promotion, diffusion et intégration des outils développés dans le cadre de la présente et des objectifs qui y sont associés. 6. Déploiement des outils d évaluation dans cinquante (50) entreprises de la région de Québec/Chaudière-Appalaches Le fournisseur doit s assurer d avoir au minimum un groupe témoin de cinquante (50) entreprises qui utilisent activement les outils d évaluation développés dans le cadre de ce projet. Le groupe témoin doit être composé d entreprises de différentes tailles et de différents secteurs économiques. Le groupe témoin doit obligatoirement contenir des entreprises technologiques et touristiques. 7. Produire un rapport final dans les deux (2) langues officielles 4

7 8. Être disponible, tout au long du mandat, pour participer, et initier au besoin, des rencontres de travail avec des membres du comité Québec multilingue, et ce à chacune des étapes du projet. 4.2 Échéancier : Demande d offre de services 10 juillet 2009 Réception des offres de services 24 juillet 2009 Choix du fournisseur 21 août 2009 Rencontre de démarrage du projet (échéancier, Semaine du 24 août 2009 plan de travail, canevas de rencontre, etc.) Fin du projet 10 mars CLIENTÈLE ET TERRITOIRE 5.1 Clientèle : La clientèle doit être composée d entreprises de différentes tailles et de différents secteurs économiques. Toutefois, cette clientèle doit obligatoirement contenir des entreprises technologiques et touristiques. 5.2 Territoire : Capitale-Nationale et Chaudière-Appalaches. 6. VISIBILITÉ 6.1 Entente de visibilité : Tous les documents liés au mandat doivent indiquer clairement que Développement économique Canada, Community Table, la Chambre de commerce de Québec et le Comité Québec multilingue de la Chambre de commerce de Québec sont responsables du présent projet. Les logos, ainsi que les règles d utilisation s y appliquant, seront fournis à la firme retenue. 7. INSTRUCTIONS AUX FOURNISSEURS 7.1 Budget disponible Le budget disponible pour la réalisation entière et complète de la présente étude se limite à $ (avant taxe). 5

8 7.2 Délai de présentation de l appel d offres et modalités de réception des offres Les propositions concernant le présent appel d'offres doivent être présentées par courriel avant 15 h, le 24 juillet 2009 à l'attention de Jérémie Normandeau, chargé de projet pour Québec multilingue : jnormandeau@ccquebec.ca. À noter que les offres de service doivent être transmises en un fichier en format PDF de préférence, ou RTF (Rich Text Format) contenant l évaluation des coûts pour l exécution du travail (devis estimatif). La CCQ s engage à transmettre par courriel aux soumissionnaires une confirmation de la réception de leur soumission. 7.3 Représentant de la Chambre de commerce de Québec (CCQ) Afin d'assurer une uniformité d'interprétation des documents d'appel d'offres et pour faciliter les échanges d'information, la CCQ désigne les seules personnes suivantes pour la représenter : Jérémie Normandeau, chargé de projet pour Québec multilingue, ainsi que Martin Gougeon, coordonnateur GRAPPE et responsable des projets spéciaux. Les demandes d information devront être adressées par courriel et une réponse sera envoyée à tous les soumissionnaires. Le cas échéant, les informations complémentaires transmises aux soumissionnaires seront considérées comme faisant partie de l appel d offres. 7.4 Élaboration et présentation de l offre Le fournisseur doit présenter par courriel une seule offre en se conformant aux exigences du présent document d appel d offres. 7.5 Format de la proposition Chaque offre de service doit obligatoirement inclure les éléments suivants : Un recensement d outils d évaluation des compétences langagières utilisés dans la région, au Québec et ailleurs au Canada (aucune limitation territoriale exigée) ; Une description détaillée (avantage, valeur ajoutée, efficience) de l outil proposé par le fournisseur comme étant la meilleure proposition possible pour assurer l atteinte des objectifs du présent projet ; Les démarches que le fournisseur prévoit entreprendre et les coûts rattachés à chacune des étapes du projet : o Création des outils d évaluation des compétences langagières ; o Création d une version web des outils d évaluation des compétences langagières ; o Exécution de dix (10) projets pilotes ; o Création d un guide d évaluation et d amélioration des compétences langagières ; o Utilisation des outils d évaluation langagiers dans cinquante (50) entreprises de la région ; o Diffusion et promotion régionale des objectifs du projet et des outils réalisés dans le cadre de celui-ci. 6

9 7.6 Critères de sélection et grille d évaluation L évaluation des offres de services sera effectuée en fonction de la grille suivante : Critères de sélection Connaissance des enjeux du multilinguisme et des acteurs régionaux Accès aux différents réseaux d entreprises nécessaires à la réalisation du projet Professionnalisme général de la proposition Capacité de la firme à bien guider le comité d encadrement Efficience et pertinence de la stratégie de diffusion et de positionnement régional des outils à réaliser dans le cadre du présent projet Expertise de la firme dans la réalisation de mandats similaires Capacité à réaliser chacune des étapes du projet et de produire tous documents reliés au projet dans les deux langues officielles Qualité de l offre de service (respect du format demandé et le niveau de détail) Efficience et pertinence de l outil d évaluation proposé Méthodologie proposée pour réaliser chacune des étapes du projet et assurer l atteinte des objectifs de celui-ci Total Points accordés 5 points 5 points 5 points 15 points 20 points 100 points En cas d égalité, les propositions seront départagées sur la base du prix et le contrat sera accordé au soumissionnaire ayant souscrit le prix le plus bas. 7.7 Conditions d admissibilité et conformité Toute offre ne satisfaisant pas à l une ou à l autre des conditions décrites ci-après sera jugée non conforme et automatiquement rejetée : 1. La firme doit être membre de la Chambre de commerce de Québec ou s engage à le devenir / Advenant l obligation pour la firme de contracter des sous-traitants, ces derniers ne sont pas restreints à cette obligation ; 2. L offre doit être présentée dans le délai prescrit ; 3. L offre ainsi que les documents afférents doivent être rédigés en français ou en anglais; 4. L offre doit être transmise par courriel en un fichier constitué de la description des services et de l évaluation des coûts ; 5. L offre ne doit en aucune façon être conditionnelle ou restrictive. 7.8 Réserve La Chambre de commerce de Québec ne s'engage à accepter aucune des offres reçues. 7

10 8. CONDITIONS GÉNÉRALES 8.1 Résiliation Les promoteurs et le responsable du projet se réservent le droit de résilier le contrat qui sera signé pour l un des motifs suivants : 1. Le fournisseur fait défaut de remplir l un ou l autre des termes, conditions ou obligations qui lui incombent en vertu du présent contrat; 2. Le fournisseur cesse ses opérations de quelque façon que ce soit, y compris en raison de la faillite, liquidation ou cession de ses biens; 3. Le promoteur et/ou le responsable se retirent du projet. Dans un tel contexte, le fournisseur sera payé pour les travaux réalisés jusqu à la date de la résiliation du contrat. 8.2 Protection des renseignements personnels ou confidentiels CONFIDENTIALITÉ Tous les travaux réalisés par le Fournisseur en vertu de la présente convention, y compris tous les accessoires de même que tous les renseignements, matériel ou documents portés à la connaissance du Fournisseur sont confidentiels et ne pourront en aucun cas être divulgués ou utilisés sans le consentement préalable et écrit du comité d encadrement de ce projet. PROPRIÉTÉ MATÉRIELLE DES DOCUMENTS Les documents, données, rapports, notes, manuscrits ou toutes autres pièces documentaires produites en vertu du présent contrat deviennent la propriété exclusive du comité d encadrement. 8

11 Appel d offres pour le projet Pratiques langagières exemplaires dans les entreprises de la grande région de Québec Version anglaise

12 Exemplary Linguistic Practises in The Greater Quebec City s businesses Call for Tenders To Select a Supplier Chambre de commerce de Québec Comité Québec multilingue July 2009

13 1. GENERAL INFORMATION Project Title Exemplary linguistic practices in the Greater Quebec City s businesses Accountable Entity* Chambre de commerce de Québec on behalf of Comité Québec multilingue Address 17 St. Louis Street, Québec, G1R 3Y8 Project Officer Jérémie Normandeau Telephone Number (418) extension 240 Fax Number (418) Address jnormandeau@ccquebec.ca *All project related correspondence must be directly addressed to the organization accountable for the project. Promoter Executive Director Address Website Community Table John Buck 1493 Route 138, P.O. Box 1911, Huntingdon (QC) J0S 1H0 Supervisory Committee A supervisory committee composed of the Executive Board members of the Comité Québec multilingue of the Chambre de commerce de Québec, has been created in order to: Ensure the execution of this project; Carry out and manage this call for tenders, thus allowing to contract the firm for the project and to ensure its appropriate supervision and follow-up; Support, supervise and provide guidance to the firm during each step of the project; Ensure meeting with the promoter s needs in relation to the project deliverables, throughout the execution of the project. The supervisory committee is coordinated by Mr. Martin Gougeon, GRAPPE coordinator and special projects lead, including the multilingual file of the Chambre de commerce. The Supervisory Committee is composed of representatives from: Groupe Perspective Voice of English-speaking Quebec (VEQ) Québec Chaudière-Appalaches Community Economic Development and Employability Committee (CEDEC) Pôle Québec Chaudière-Appalaches Quebec Metro High Tech Park Chambre de commerce de Québec 2

14 2. CONTEXT The employment of the bilingual and multilingual workforce is a key issue on which actions can be taken to lay a sound foundation for our regional development. Business ability to develop and to export their products and services (or attract tourists) and the adoption of exemplary linguistics practices are closely related. Moreover, no language skills assessment tool is currently available, sanctioned, and used on a large scale in the Quebec/Chaudières-Appalaches region. Orchestrating a language skills assessment and improvement strategy has become a significant issue needing quick action. A study («La langue seconde dans les entreprises de la MRC de Portneuf et de la ville de Québec» Québec, March 2007) requested by the Comité Québec multilingue and conducted with the support of Canada Economic Development, Service Canada, Emploi-Québec, the Québec Chaudière-Appalaches CEDEC and the Chambre de commerce de Québec reveals that 31 percent of manufacturing businesses, 30 percent of business services companies (a category that includes technology trading businesses), and 20 percent of financial services, insurance and real estate businesses deem that using a language other than French is an essential growth factor. 3. OBJECTIVES To improve the language skills of the Greater Quebec/Chaudières-Appalaches region s workforce; To increase business capacity to adequately meet the expectations of English-speaking customers and to export goods and services; To promote the use of exemplary linguistic skills in our regional organisations and businesses; To promote productivity in organisations by helping them make a link between the linguistic requirements for a job to the job offer; To develop linguistic skills tools that might be used by organizations and businesses in various economic activity sectors of the region; To promote the development of standard tools that can be used on a regional, provincial and national scale, and to ensure their implementation and distribution; To promote the development of the English-speaking community of Quebec, as well as attract and retain the migrating and immigrating workforce. 4. MANDATE AND SCHEDULE 4.1 Mandate: The firm must: 1. Create two (2) language skills assessment tool (one to assess the English language skills and one to assess the French language skills) The tools must be appropriate for every economic activity sectors and all types of organizations; To develop a tool that allows linking language skills to the objectives and requirements of a given position in a business operating in a specific sector; The assessment tools must allow the assessment of skills according to the following points: 3

15 o The required level of skills in oral and written French and oral and written English to obtain a certain job in a particular business (i.e.: a software designer working for Corporation XYZ should have level 8 oral English skills but the current employee is only ranked level 6); o The level of oral and writing skills of allophone and English-speaking employees; o The level of oral and writing skills of allophone and francophone employees; o To verify the relationship between the linguistic need and the linguistic skills offer within the business. (i.e.: Contrary to our initial hypothesis, this English-speaking candidate has a sufficient knowledge of French to do his job suitably) ; 2. Create a guide that will enable businesses to develop, in relation with the assessment tools, an action plan aimed to optimize and to increase the use and management of the linguistic skills within the organization. The guide must: Describe in detail how to use the linguistic skills assessment tools; Enable managers to assess and precisely link the level of linguistic skills for various positions in the business to the level of linguistic skills of the employees of the organisation ; Provide a methodological approach (action plan, operationalization (from self-diagnosis to intervention)) to the businesses that leads to the optimization and improvement of the necessary linguistic skills within the organization to enable expansion the business must use the action plan freely and autonomously. It is a «package» approach; 3. Carry out ten (10) pilot projects test the tools in ten (10) businesses in the region; Refine or modify the tools according to the test results. 4. Create a web version of the assessment tools and guide Propose and develop a Web application for the tools developed for this project; The web tool must keep a record of users of the tools to determine which businesses use them. 5. Promote and distribute the tools Ensure the promotion, distribution and integration of the tools developed during this project and its related objectives through the execution of a strategic positioning plan. 6. Distribution of the assessment tools to fifty (50) businesses in the Quebec/Chaudière- Appalaches region Ensure to have a minimum of 50-businesses in a control group that actively use the assessment tools developed for this project. The control group must be composed of businesses of various sizes and in various economic sectors. The control group must include tourism and technology businesses. 7. Write a final report in the two official languages. 8. Be available to participate in, and if need be, initiate working meetings with the members of the Comité Québec multilingue throughout the mandate and during each step of the project. 4

16 4.2 Schedule: Call for proposal July 10, 2009 Proposal reception deadline July 24, 2009 Supplier selection August 21, 2009 Project start up meeting (schedule, work plan, Week of August 24, 2009 meeting plan, etc.) End of project March10, CLIENTELE AND TERRITORY 5.1 Clientele: The clientele must be composed of businesses of various sizes and from various economic sectors. However, the clientele must include tourism and technology businesses Territory: Capitale-Nationale and Chaudière-Appalaches. 6. VISIBILITY 6.1 Visibility Agreement All mandate related documents must clearly state that Canada Economic Development, Community Table, the Chambre de commerce de Québec and the Comité Québec multilingue are accountable for this project. Logos and usage rules to take into account will be provided to the selected firm. 7. INSTRUCTIONS TO SUPPLIERS 7.1 Available Budget The budget allocated to see the project to completion is limited to $75,000 (before taxes). 7.2 Time allotted to present the call for tenders and receipt procedure All proposals related to this call for tenders must be ed before July 24, 2009 at 3:00 pm to Jérémie Normandeau, project officer for Québec multilingue, at the following address: Please note that the proposals must be submitted either in a PDF format or RTF (Rich Text Format). The proposals must include a cost estimate to carry out the work (bid estimate). The Chambre de commerce de Québec commits to confirm reception of the bids to the bidders by . 5

17 7.3 Chambre de Commerce de Québec (CCQ) Representative In order to standardize the interpretation of the invitations to tenders and to ease information sharing, the Chambre de commerce de Québec designates only the following representatives: Jérémie Normandeau, project officer for Québec multilingue, and Martin Gougeon, GRAPPE coordinator and special projects lead. Information requests must be submitted by and a response will be sent out to all bidders. In such case, complementary information given to the bidders will be considered as part of the invitation to tenders. 7.4 Development and Presentation of the Bid The tenderer must submit by only one bid that satisfies the requirements of this invitation to tenders document. 7.5 Proposal Format Each proposal must include the following items: A listing of linguistic skills assessment tools used in the region, in Quebec, and elsewhere in Canada; A detailed description (benefits, added value, efficiency) of the tool suggested by the supplier as being the best possible tool that ensures reaching the objectives of the project; The steps and projected related costs for each step of the projects according to the supplier s proposal: o Creation of linguistic skills assessment tools; o Creation of a web version of the linguistic skills assessment tools; o Carrying out of ten (10) pilot projects; o Creation of a guide of linguistic skills assessment and improvement tools; o o Implementation of the assessment tools in 50 businesses in the region; Regional distribution and promotion of the objectives of the project and the tools developed through it. 6

18 7.6 Selection Criteria and Evaluation Grid The assessment of the proposals will be conducted with the following evaluation grid: Selection Criteria Knowledgeable of the issues of multilingualism and regional players Access to the business networks essential to the completion of this project General professionalism of the proposal The supplier s capacity to advise the supervisory committee well Appropriateness and efficiency of the regional distribution and positioning strategy of the tools developed through this project. The supplier s expertise in achieving similar mandates Capacity to carry out each step of the project and generate all project-related documents in both official languages Quality of the proposal (on meeting the required format and detail level) Efficiency and relevance of the proposed assessment tool Proposed methodology to achieve each step of the project and assurance of meeting its objectives Total Allocated Points 5 points 5 points 5 points 15 points 20 points 100 points In case of a tie, the selection criterion will be the price and the contract will be awarded to the lowest bidder. 7.7 Eligibility Conditions and Conformance Any proposal that does not meet all requirements listed below will be deemed nonconforming and will be automatically discarded: 1. The firm must be a member of the Chambre de commerce de Québec or commit to become one. / In case the firm must hire a sub-contractor, the subcontractors are not bound by this requirement; 2. The proposal must be presented within the time prescribed; 3. The proposal and relating documents must be written in French or English; 4. The proposal must be submitted by in a file that includes the service description and the cost estimate; 5. The proposal must not entail conditions or restrictions. 7.8 Safeguard Clause The Chambre de commerce de Québec does not commit to accept any submitted proposal. 7

19 8. GENERAL CONDITIONS 8.1 Cancellation The promoters and the project officer may terminate the contract for one of the following reasons: 1. The supplier does not meet all the terms, conditions, or obligations relating to this contract; 2. The supplier terminates the business because of bankruptcy, liquidation, or assignment; 3. The promoter or the project lead withdraws from the project. In such situation, the supplier will be paid for the work done until the cancellation of the contract. 8.2 Protection of personal or confidential information CONFIDENTIALITY All the work carried out by the supplier under this convention, including all accessories as well as all information, material or documents known to the supplier are confidential and cannot be divulged or used without the prior consent in writing of the supervisory committee of this project. Material Ownership of the Documents Documents, data, reports, notes, manuscripts or any other hard copy generated under this contract automatically becomes exclusively owned by the advisory committee. 8