ASSOCIATION CANADIENNE DE LA SURDICÉCITÉ ONTARIO MANUEL DES POLITIQUES ET DES PROCÉDURES

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1 OBJET : 4.1 HEURES SUPPLÉMENTAIRES PAGE 1 DE 1 SECTION : AVANTAGES SOCIAUX ENTRÉE EN VIGUEUR : OCTOBRE 2006 DATE DE RÉVISION : Politique Pour les employés admissibles, les heures supplémentaires sont les heures travaillées en plus des heures normales dans la journée ou en plus de la semaine de travail normale de l organisation. Les heures supplémentaires seront calculées à 1 fois et demie du taux horaire normal après 44 heures de travail par semaine, conformément à la législation sur les normes d emploi en Ontario. Toutes les heures supplémentaires doivent tout d abord être approuvées par le directeur administratif ou son délégué. Le besoin d heures supplémentaires doit être planifié avec soin et celles-ci doivent être utilisées tel qu autorisé lorsque les échéances opérationnelles rendent les heures supplémentaires inévitables. La planification des heures supplémentaires sera souple et prendra en compte les engagements personnels de l employé.

2 OBJET : 4.2 HEURES COMPENSATOIRES PAGE 1 DE 2 SECTION : AVANTAGES SOCIAUX ENTRÉE EN VIGUEUR : MAI 2010 DATE DE RÉVISION : Objectif Cette politique offre une structure qui permettra aux employés admissibles de planifier des congés au lieu d être rémunérés pour les heures supplémentaires travaillées. Champ d application Les employés à salaire horaire ne sont pas concernés par cette politique. Politique Des heures compensatoires ne peuvent être réclamées pour toute période de moins de 30 minutes dans une journée de travail. Le superviseur de l employé doit autoriser toutes les heures supplémentaires avant que l employé les effectue, afin d être admissible à l accumulation de ces heures en heures compensatoires. Ces heures doivent être documentées à des fins de suivi. Procédure a) Les demandes de congé des employés pour les heures supplémentaires accumulées seront accordées à la discrétion du superviseur, en prenant en compte les exigences opérationnelles. b) Toutes les demandes d heures compensatoires doivent être effectuées par écrit et approuvées par le superviseur direct de l employé avant la date de début du congé. c) Les heures compensatoires ne peuvent être prises avant d avoir travaillé les heures supplémentaires. d) Les heures compensatoires accordées, selon les heures supplémentaires accumulées, doivent être prises dans le mois suivant leur obtention. e) Le superviseur est responsable de la surveillance du nombre d heures compensatoires et il doit s assurer que ces congés soient effectivement pris. f) Toutes les heures compensatoires, qui ne sont pas prises dans la période d un mois suivant leur obtention, ne peuvent être reportées. Processus 1. Le superviseur d un employé doit autoriser toutes les heures supplémentaires avant que l employé les effectue afin d être admissible à l accumulation de ces heures en heures compensatoires (voir le formulaire de suivi des heures compensatoires).

3 2. Les heures doivent être documentées à des fins de suivi par le superviseur direct et le membre du personnel (voir le formulaire de suivi des heures compensatoires). 3. Les demandes d heures compensatoires accordées, selon les heures supplémentaires accumulées, doivent être soumises par écrit au superviseur direct à des fins d examen et d approbation. 4. Les demandes de congé des employés pour les heures supplémentaires accumulées seront accordées à la discrétion du superviseur, en prenant en compte les exigences opérationnelles. 5. Après approbation, un exemplaire du formulaire de demande d heures compensatoires signé par toutes les parties (personnel, superviseur direct et personnel offrant la couverture) sera transmis au directeur des ressources humaines, à la gestion des employés et santé & sécurité, avant ledit départ en congé. 6. Le superviseur est responsable de la surveillance du nombre d heures compensatoires et il doit s assurer que ces congés soient effectivement pris (voir le rapport mensuel sur les heures compensatoires). 7. Toutes les heures compensatoires, qui ne sont pas prises dans la période d un mois suivant leur obtention, ne peuvent être reportées.

4 OBJET : 4.3 JOURS FÉRIÉS PAGE 1 DE 1 SECTION : AVANTAGES SOCIAUX ENTRÉE EN VIGUEUR : OCTOBRE 2006 DATE DE RÉVISION : JANVIER 2014 Politique Tous les employés admissibles selon la Loi sur les normes d emploi seront payés les jours fériés. L employé doit s acquitter de son quart de travail prévu avant et après le jour férié pour avoir droit à la rémunération d un jour férié. Les journées de vacances approuvées sont considérées comme des journées «travaillées» dans ce contexte. Les jours suivants sont reconnus comme étant des jours fériés payés : Le jour de l An Le jour de la Famille Le Vendredi saint La fête de la Reine La fête du Canada Le Congé civique La fête du Travail L Action de grâces Le jour de Noël Le lendemain de Noël Les employés qui doivent travailler lors d un jour férié seront payés selon la législation sur les normes d emploi.

5 OBJET : 4.4 CONGÉS PAYÉS PAGE 1 DE 3 SECTION : AVANTAGES SOCIAUX ENTRÉE EN VIGUEUR : MAI 2010 DATE DE RÉVISION : JANVIER 2014 Objectif Pour s assurer que les employés soient au courant des congés payés auxquels ils ont droit, ainsi que du processus de réservation et d approbation de jours de congé payés. Politique L ACSC Ontario reconnaît l importance de prendre la période de vacances allouée comme étant un moyen de maintenir un équilibre sain entre le travail et la vie privée. Des congés payés sont accordés tous les ans, selon le poste et les années de service effectuées au sein de l organisation. Ces vacances doivent être prises à un moment qui convient à l ACSC Ontario. Afin de s assurer que tout le personnel puisse demander des congés pendant les mois d été, les demandes de vacances seront limitées à deux (2) semaines en juillet et en août pour tous les employés. Droit aux congés payés Employé à salaire horaire ou des services administratifs (non-cadres) Le droit aux vacances est le suivant : Pour une nouvelle recrue, pendant la première année partielle de service, les jours de vacances seront calculés au prorata du nombre de mois travaillés. Pour la première année, la durée maximale des congés payés sera de 2 semaines (4 %). 2 semaines (4 %) jusqu à la 5 e année de service. 3 semaines (6 %) après 5 années de service. 4 semaines (8 %) après 10 années de service. Superviseurs, gestionnaires, directeurs Le droit aux vacances est le suivant : Pour une nouvelle recrue, pendant la première année partielle de service, les jours de vacances seront calculés au prorata du nombre de mois travaillés. Pour la première année, la durée maximale des congés payés sera de 3 semaines. 3 semaines jusqu à la 5 e année de service. 4 semaines après 5 années de service. 5 semaines après 10 années de service.

6 Soumission et approbation L année de calcul des congés payés pour les employés à salaire horaire commence le 1 er avril pour se terminer le 31 mars de l année suivante. L année de calcul des congés payés pour le personnel salarié commence le 1 er janvier pour se terminer le 31 décembre. Les congés payés seront pris au fur et à mesure qu ils sont accordés. Les employés doivent planifier leurs vacances à des fins d examen et d approbation par leur superviseur direct. Les demandes pour la haute saison (juillet et août) doivent être soumises au plus tard le 31 mars au directeur des ressources humaines, à la gestion des employés et santé & sécurité, et toutes les autres demandes de vacances doivent être soumises au plus tard le 30 avril au superviseur direct. Les demandes de vacances pendant la haute saison (juillet et août) doivent être soumises en blocs d une semaine, jusqu à un maximum de deux semaines. Les employés doivent soumettre un premier choix, un second choix et un troisième choix pour leurs vacances. Tous les efforts raisonnables seront déployés pour approuver le premier choix, mais aucune garantie ne pourra être faite en ce sens. Les conflits concernant les demandes de vacances seront considérés selon les critères suivants : Les postes ne peuvent être en congé en même temps. On doit couvrir les besoins opérationnels de l organisation. En cas de conflit, l ancienneté sera utilisée pour déterminer le résultat. Une demande de vacances ne pourra être approuvée tant qu elle n aura pas été autorisée par le superviseur et le service de la paie. Bien qu elle essaie d accommoder toutes demandes pour la période de vacances choisie, la direction se réserve le droit, selon les besoins de l organisation, de limiter le nombre d employés en vacances au même moment. Tout conflit concernant les demandes de vacances sera résolu selon la durée de service. Les demandes de vacances soumises après le 30 avril doivent être effectuées 30 jours à l avance et elles seront accordées selon le principe premier arrivé, premier servi. Les employés sont encouragés à utiliser leur droit aux congés payés dans l année au cours de laquelle ils sont accordés. Les employés à salaire horaire qui n utilisent pas tous leurs jours de congé seront payés pour le restant, à la fin de l année de calcul des congés.

7 Si un employé change de poste au sein de l organisation, l ACSC Ontario se réserve le droit de modifier les vacances approuvées afin de répondre aux besoins opérationnels de l organisation. Les employés salariés qui n utilisent pas tous leurs jours de congé ne seront pas payés pour le restant à la fin de l année de calcul des congés, et ne pourront les reporter. Un employé dont le contrat est résilié à tout moment durant l année de calcul des congés précédant ses vacances a le droit d être payé pour les congés qu il a accumulés à cette date. Si un employé prend des jours de vacances avant de les avoir accumulés, et qu il démissionne, il devra rembourser ces congés. Procédure de demande de congés payés 1. Les employés doivent soumettre leur formulaire de demande de congés payés à leur superviseur immédiat à des fins d examen et d approbation. 2. Le superviseur s assurera de la présence de couverture au sein du programme/bureau afin de garantir le maintien des niveaux de service ou d activité selon les lignes directrices établies. 3. Un exemplaire du formulaire de congés payés signé par toutes les parties (le personnel, le superviseur direct et le personnel assurant la couverture) sera remis au service de la paie avant le début des congés. 4. Le service de la paie vérifiera le nombre de jours de congés payés disponibles et il le confirmera au superviseur direct. 5. Le superviseur direct doit communiquer à l employé le statut de la demande dans le mois de réception de la demande. 6. En l absence de nouvelles de votre superviseur après 21 jours (3 semaines), vous devez directement le contacter pour un suivi. Procédure pour des congés payés en haute saison 1. Les employés doivent soumettre leur formulaire de demande de congés payés en haute saison au directeur des ressources humaines, à la gestion des employés et santé & sécurité, au plus tard le 31 mars à des fins d examen. 2. En consultation avec le superviseur, le directeur des ressources humaines s assurera de la présence de couverture au sein du programme/bureau afin de garantir le maintien des niveaux de service ou d activité. 3. Un exemplaire du formulaire de congés payés signé par le directeur des ressources humaines sera remis au superviseur. 4. Le superviseur direct doit communiquer à l employé le résultat de sa demande de congés payés. 5. Toutes les demandes de congés payés seront examinées au plus tard le 30 avril.

8 OBJET : 4.5 TRAVAIL À LA MAISON PAGE 1 DE 2 SECTION : AVANTAGES SOCIAUX ENTRÉE EN VIGUEUR : MAI 2010 DATE DE RÉVISION : Cette politique offre une structure qui permettra aux employés admissibles de travailler à la maison de façon fréquente ou ponctuelle. Généralités Pendant qu ils travaillent à la maison, les employés seront disponibles pour communiquer avec leur superviseur ou leurs subordonnés pendant les heures normales de travail. Champ d application Les employés à salaire horaire ne sont pas concernés par cette politique. Politique Accommodements pour du travail à la maison de façon ponctuelle : a) De façon ponctuelle, et en fonction de l approbation du superviseur direct, un employé peut travailler à partir de son domicile. Des exemples d accommodements pour du travail à la maison de façon ponctuelle peuvent inclure les circonstances suivantes : En cas de mauvaises conditions météorologiques. Pendant des périodes lors desquelles des tâches particulières peuvent être effectuées de façon plus efficace en dehors du bureau. b) Les circonstances suivantes ne sont pas des raisons valables pour qu un employé demande des accommodements pour effectuer du travail à la maison : S il est malade. Si un enfant ou un membre de sa famille est malade. c) Des accommodements pour du travail à la maison de façon ponctuelle peuvent uniquement être pris lorsque le travail peut raisonnablement être effectué à la maison. Responsabilités 1. L employé doit : a. Discuter et rechercher l approbation du superviseur direct pour tout accommodement pour du travail à la maison au moins 24 heures à l avance. b. S assurer d un contact continu avec le bureau pendant qu il travaille à la maison.

9 c. S organiser en ce qui a trait aux exigences de soins de jour et de services aux aînés (le cas échéant) afin que le travail à la maison puisse être effectué sans interruption. 2. Le superviseur doit : a. Examiner et autoriser toutes les demandes de travail à la maison de façon appropriée. b. Assurer un contact avec l employé, s il le juge nécessaire.

10 OBJET : 4.6 AVANTAGES SOCIAUX COLLECTIFS PAGE 1 DE 1 SECTION : AVANTAGES SOCIAUX ENTRÉE EN VIGUEUR : OCTOBRE 2006 DATE DE RÉVISION : Assurance maladie complémentaire Les prestations d assurance maladie complémentaire sont décrites dans la brochure sur les avantages sociaux des employés. Invalidité de longue durée Les prestations d invalidité de longue durée sont décrites dans la brochure sur les avantages sociaux des employés. Prestations pour soins de santé Les prestations pour soins de santé sont décrites dans la brochure sur les avantages sociaux des employés. Prestations pour soins dentaires Les prestations pour soins dentaires sont décrites dans la brochure sur les avantages sociaux des employés. Prestations d assurance vie et de garantie en cas de décès ou de mutilation par accident Les prestations d assurance vie et de garantie en cas de décès ou de mutilation par accident sont décrites dans la brochure sur les avantages sociaux des employés.

11 OBJET : 4.7 ABSENCE AUTORISÉE PAGE 1 DE 2 SECTION : AVANTAGES SOCIAUX ENTRÉE EN VIGUEUR : OCTOBRE 2006 DATE DE RÉVISION : Politique Une absence autorisée, payée ou non, peut être accordée pour des absences comme un congé pour raisons familiales, un congé pour décès, un congé pour fonctions judiciaires ou un jour d élection. Tous les employés permanents qui ont terminé leur période d essai ont droit aux absences autorisées décrites dans cette section. Toutes les demandes d absence doivent être soumises au gestionnaire direct dès que possible afin que des arrangements de remplacement puissent être pris et qu une date de retour soit établie. Les demandes d absence autorisée seront étudiées au cas par cas et les circonstances du moment seront prises en compte. Les facteurs pris en compte incluent les absences autorisées précédentes, la disponibilité de personnel de remplacement adéquat, le moment de l année, la durée de service, etc. Congé pour décès On peut accorder à un employé un congé pour décès payé allant jusqu à 3 jours pour un décès dans la famille immédiate (ce qui inclut : le conjoint, le conjoint de fait, le conjoint de même sexe, les parents, les beaux-parents, les enfants, les enfants du conjoint, les gendres, les bellesfilles, les frères et sœurs et les grands-parents). Une absence d une demi-journée ou d une journée peut être accordée pour assister aux funérailles d un membre de la famille élargie (tante, oncle, neveu, nièce, cousin). Jour d élection Les employés qui sont autorisés à voter pour des élections fédérales, provinciales ou municipales ont droit à trois heures consécutives pour voter, pendant que les bureaux de scrutin sont ouverts. Dans l éventualité où les heures de travail ne le permettent pas, on doit accorder à l employé une absence payée pour compenser les trois (3) heures consécutives. Par exemple, si les bureaux de scrutin ferment à 19 h et que la journée de travail normale se termine à 17 h, on doit accorder à l employé une heure d absence payée commençant à 16 h. Un employé qui est convoqué pour faire partie d un jury ou qui reçoit une citation à comparaître ou à témoigner lors d une procédure judiciaire (dont il n est pas à l origine) doit en informer immédiatement son superviseur direct et présenter la preuve de la citation. Aucun membre du personnel ne peut être démis de ses fonctions du fait de ses devoirs de juré ou d une citation à témoigner.

12 Congé d urgence Un employé peut demander une absence autorisée non payée allant jusqu à dix (10) jours pour des raisons personnelles comme une maladie, une blessure ou une urgence médicale, le décès d un membre de la famille immédiate ou afin de pouvoir s occuper d affaires urgentes concernant un membre de la famille immédiate (ce qui inclut : le conjoint, le conjoint de fait, le conjoint de même sexe, les parents, les beaux-parents, les enfants, les enfants du conjoint, les gendres, les belles-filles, les frères et sœurs et les grands-parents). Toute demande d une durée de plus de 10 jours sera traitée au cas par cas selon les besoins opérationnels de l organisation. L employé doit fournir au gestionnaire un préavis aussi détaillé que possible lorsqu il demande une autorisation d absence non payée.

13 OBJET : 4.8 CONGÉ DE MATERNITÉ ET CONGÉ PAGE 1 DE 2 PARENTAL SECTION : AVANTAGES SOCIAUX ENTRÉE EN VIGUEUR : OCTOBRE 2006 DATE DE RÉVISION : Congé de maternité et congé parental Le but du congé de maternité ou du congé parental est d offrir à des employés à temps partiel ou à temps plein une absence autorisée en cas de grossesse ou pour des soins à un nouveau-né ou à un enfant venant d être adopté, conformément aux lois sur les normes d emploi. Les employés doivent répondre aux exigences d admissibilité établies par la Loi sur les normes d emploi de l Ontario. Congé de grossesse Les employées enceintes ont droit à un congé de maternité d une durée de 17 semaines sans paie. Les employées doivent donner à leur superviseur direct un préavis par écrit, deux mois avant le début du congé de maternité. Cette lettre doit inclure les dates de début et de fin du congé de maternité. La demande doit être associée à une lettre du médecin indiquant la date prévue pour l accouchement. L employée doit avoir travaillé pour l ACSC Ontario pendant au moins treize (13) semaines avant la date prévue pour l accouchement. Les employées qui doivent arrêter de travailler plus tôt, en raison de complications au cours de la grossesse ou d un accouchement prématuré, doivent en informer l entreprise par écrit deux semaines avant l arrêt de travail, si possible, et inclure un certificat du médecin. Les employées ont droit à un congé de maternité non payé d au moins 17 semaines, mais elles peuvent choisir d en prendre moins. Le congé de maternité doit être pris en une seule fois. L employée continue à accumuler de l ancienneté et elle reste admissible aux avantages sociaux durant le congé de maternité. À la fin du congé de maternité, l employée doit reprendre le poste qu elle a quitté, à condition qu il existe encore, ou un poste comparable si celui-ci n existe plus. Si une employée souhaite avancer sa date de retour au travail, elle doit donner un préavis par écrit à l ACSC Ontario au moins quatre (4) semaines avant la date souhaitée pour le retour au travail. Si elle souhaite reculer sa date de retour au travail, elle doit donner un préavis par écrit au moins quatre (4) semaines avant la date de retour au travail prévue initialement. Congé parental et congé d adoption L un des parents, ou les deux parents, peuvent prendre un congé parental s ils travaillent pour

14 un employeur qui est couvert selon les lois sur le travail de l Ontario. Un «parent» est l homme ou la femme qui est le parent biologique d un enfant, qui adopte un enfant ou qui entretient une relation durable avec le parent d un enfant et qui a l intention de traiter l enfant comme le sien. Si l employée est une mère qui prévoit prendre un congé de maternité et un congé parental, elle doit spécifier par écrit à l employeur qu elle prendra un congé parental. Ce préavis doit être donné au moins deux semaines avant la fin de congé de maternité. L employée peut prendre un congé parental allant jusqu à 37 semaines si elle n a pas pris un congé de maternité. Le congé parental doit commencer dans les 52 semaines après la naissance de l enfant ou à la date à laquelle la garde, la charge et la supervision de l enfant ont été transférées à l employée. L ACSC Ontario ne paie pas de salaire lorsque l employée est en congé parental. L employée doit s inscrire directement au régime d assurance-emploi pour recevoir une «prestation parentale» pendant le congé parental. L employé doit donner un préavis par écrit au moins deux semaines avant la date de début du congé parental et il doit indiquer la date prévue pour le retour au travail. Pendant le congé parental, l employé doit donner un préavis par écrit au moins quatre semaines en cas de changement en ce qui concerne le congé parental. Si un employé doit commencer subitement un congé parental, car le bébé ou l enfant est arrivé plus tôt que prévu, il dispose de deux semaines après avoir cessé de travailler pour en informer par écrit l ACSC Ontario; l avis doit indiquer les raisons pour lesquelles il a dû commencer subitement le congé parental, ainsi que la date prévue pour le retour au travail. Les employés qui adoptent un enfant doivent donner un avis le plus tôt possible. Le congé parental doit être pris en une seule fois. L employé continue à accumuler de l ancienneté et il reste admissible aux avantages sociaux durant le congé parental. L employé conservera ses avantages sociaux par prépaiement de la portion des primes avec des chèques postdatés avant le début du congé. Un employé a le droit de retrouver son emploi ou un emploi similaire lorsqu il revient d un congé parental.