Votre référentiel documentaire. STS.net Solution de gestion et de conservation des actifs documentaires de l entreprise

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1 Votre référentiel documentaire STS.net Solution de gestion et de conservation des actifs documentaires de l entreprise

2 STS group le groupe STS Créé en 1984 Autonomie et stabilité financière Partenaire de l industrie aéronautique pour la sécurisation de la documentation technique des avions Certifiée ISO 9002 et XP pr EN9100 (norme aéronautique) Partenaire Technologique Microsoft et EMC Présent en France, Espagne, Belgique, Luxembourg et Suisse nos métiers Éditeur de la Solution : gestion et conservation de tout objet électronique durant tout son cycle de vie. Prestataire de Service : notre spécialisé : la sécurisation de la documentation de l entreprise nos clients Toutes les fonctions de l entreprise et des administrations : juridique : gestion et protection de son patrimoine contractuel technique : création des dossiers dans le cadre du système qualité commercial : gestion et conservation des dossiers marketing et communication comptabilité-finances : amélioration de la productivité administrative et conservation des documents à but de preuve personnel : dossier individuel de personnel et respect des dispositions légales Et les métiers : experts-comptables, avocats, experts assurances, syndics immobiliers, greffes, notaires notre mission Garantir au meilleur coût l accessibilité au dossier électronique durant tout son cycle de vie nos produits * WEB, solution globale collaborative et distribuée dédiée à la gestion des actifs documentaires. Les composants permettent : la capture multi-canal (papier ou tout objet numérique) la lecture des documents et leur indexation automatique (RAD, LAD ) la recherche multi-axes et multi-critères l automatisation des processus documentaires (Workflow) la sauvegarde et l archivage la conservation sécurisée la conservation normalisée (valeur probante ou légale) * : Plan et Méthodologie d Archivage Sécurisé nos avantages compétitifs Simplicité d installation : pas de déploiement Facilité d utilisation Productivité administrative et financière Tarification illimitée en nombre d utilisateurs : - à la page archivée (pay per page) sans aucun investissement logiciel - achat d armoires électroniques ou d entrepôts électroniques - acquisition d une licence d utilisation : pour les besoins d une fonction de l entreprise - illimitée en nombre de documents Rationalisation de l archivage papier Sécurité et confidentialité dans la consultation des documents électronique Réponse globale aux obligations légales de conservation des documents

3 STS.net : solution g des actifs documenta Qu est-ce qu un actif documentaire? Pour Web un actif documentaire est composé de : documents papiers (tous formats : A3, A4, B2 ) que l entreprise reçoit documents bureautiques ou informatiques que l entreprise génère courriels et pièces jointes que l entreprise échange en interne ou avec des tiers objets multimédia photo, audio ou vidéo (SMS,MMS, AVI, MPEG,MPI ) objets numériques de tout type (XML, fichiers, programmes, base de données, ) tous types d objets électroniques que l entreprise trouve intéressant de gérer et de conserver. Pourquoi organiser et gérer ses actifs documentaires? L organisation et la gestion électronique vous apportent : un encombrement réduit un classement multi-critères une recherche aisée sur le poste de travail, l accessibilité à tous - ou aux seuls - utilisateurs autorisés. une réponse immédiate, la garantie de la restitution à l'identique, copie fidèle de l original une restitution sur des supports multiples : écran, imprimante, fax, internet... une gestion dynamique des délais de conservation la création de copie(s) de sécurité. Pourquoi les archiver et les conserver? La conservation et l organisation du patrimoine informationnel des entreprises est devenu une priorité. Voici les cinq finalités principales qui justifient la mise en œuvre d une politique d archivage et de conservation : la fonction de preuve : l entreprise doit apporter la preuve de ses engagements et de l exécution de ses obligations vis-à-vis d un grand nombre de partenaires : actionnaires, fournisseurs, clients, salariés, etc. l archivage va bien plus loin que le stockage surtout si l on veut que les informations stockées prennent une valeur légale. l archivage valeur probante doit garantir l intégrité des données, l identité des personnes impliquées (émetteur, récepteur) et l horodatage de l échange ou du stockage. la fonction de mémorisation : c est assurer, à partir du rassemblement d éléments antérieurs, une base de référence en vue d une action opérationnelle. la fonction de compréhension : c est aider à la décision stratégique par l appréhension de l environnement de l entreprise. la fonction de communication : c est en permanence se poser la question de l image de l entreprise, d hier à demain, tant en direction de l interne que de l externe. la fonction de sécurité : c est sécuriser la conservation des documents avec l objectif d atteindre les durées de conservation nécessaires. Pourquoi une solution collaborative et distribuée est-elle nécessaire? Votre solution doit répondre à tous vos besoins en matière de gestion documentaire et doit s intégrer au sein de votre système d information. Au-delà des fonctionnalités propres à toute gestion documentaire, votre solution devra : être bâti sur une architecture standard, ouverte, fiable, robuste et pérenne permettre à l ensemble des utilisateurs interne ou externe à l entreprise d accéder à l information mise à leur disposition de manière naturelle (accès via un navigateur internet selon des droits sécurisés). être simple et intuitive à l utilisation Les fonctions collaboratives vont structurer l organisation autour de votre référentiel documentaire. Les fonctions de distribution vont permettrent, sans nécessité d installer des logiciels sur les postes de travail, à des utilisateurs internes ou externes (clients, fournisseurs ) d accéder à l information mise à leur disposition de manière naturelle.(accès via un navigateur internet selon des droits d accès sécurisés). Quel sera mon retour sur investissement? La Gestion de vos actifs documentaires vous permettra des gains économiques de plusieurs types : gain de temps dans le traitement des documents entrants (factures, commandes, courriers ) suppression des frais de photocopie, postaux, d impression, de routage, gain dans l amélioration de la productivité administrative des utilisateurs gain dans les délais de circulation et de diffusion avec amélioration de la relation client La flexibilité du mode de tarification de STS vous permettra de constater des l implantation de votre solution un retour sur investissement très rapide.

4 lobale de gestion ires durant tout leur cycle de vie sécurité q Les éléments de type Firewall Antivirus, Proxy, Authentification sont des options d installation de WEB. Il est possible en plus d assurer l implémentation du chiffrement des données et/ou d utiliser la signature électronique avec l aide de systèmes d authentifications tels que la biométrie, les cartes à puce etc. r r confidentialité A travers le module ADMINISTRATION, WEB permet la gestion de la confidentialité des documents stockés dans l entrepôt électronique en utilisant : les groupes d utilisateurs les utilisateurs les natures de documents les droits d accès aux documents les rôles des utilisateurs traçabilité Avec WEB vous mettrez en œuvre le niveau de traçabilité souhaitée par votre entreprise. Tous les accès et actions des utilisateurs pourront être identifiés et conservées. interface utilisateur (client léger) WEB : un simple navigateur internet suffit. Son interface intuitive élimine le besoin de formation des utilisateurs. interface applicatif WEB est une application développée en ASP. Les bases de données et de documents sont accessibles par des applications extérieures (web services). Compatiblité avec les formats historiques et les standards (TXT, CSV et XML).

5 STS.net, vos dossiers en ligne Documents papiers archivés et entrants Applications bureautiques (MS office, lotus, fax, multimedia, applications métiers ) Applications de l'entreprise (ERP, output management, document management ) Documents messagerie Système d'information Agent clients HCD PKI LAD/FORM VIP CII Mail ILM WFL : gestion processus documentaire - Workflow WEB : application d'un scellement PKI : signature electronique WEB : Plan et Méthodologie Archivage et Sauvegarde Sécurisé Capture, classement, recherche, consultation, diffusion et restitution des objets numériques à l'aide d'un navigateur Tiers certificateur View Print Autres apllications WEB Capture, classement, consultation AR Archivage, restitution Simplicité : de mise en œuvre d utilisation Facilité : de recherche et de consultation de diffusion électronique d installation et de déploiement Sécurité intégrée et confidentialité assurée Gestion des processus documentaires Suivant les obligations légales et la durée de conservation : AR, archivage sécurisé sur le support d archivage valeur probante le plus économique. Référence aux normes nationnales et internationnales

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